著者：エミリー・フィンレー
リモートワークは今や生活の一部となっています。より多くの企業が在宅勤務にシフトしたり、在宅ワークの選択肢を提供したりする中で、価値の高いチームマネジメントスキルを知り、保有していることが成功への鍵となっています。
チームマネジメントスキル：ベストプラクティス
以下に、現在リモートワークを管理している人に必須の10のチームマネジメントのベストプラクティスを概説しました。ご覧のように、これらは典型的なチームマネジメントスキルですが、リモートワーク環境に並び替えています。
複数の従業員を管理することはそれ自体が課題ですが、リモートチームならではの課題もあります。あなたは、業務の結果だけでなく、リモートワークする部下の感情的な幸福や士気にも責任があります。まだリモートチームで実際仕事をしたことがない場合、新たな要求に対応するのに苦労するかもしれません。
効果的なチームマネジメントスキルは、あなたのマネジメント労力を集中させるのに役立ちます。この新しい環境に合わせてスキルを調整することは、あなたと部下の両方を助けることになります。リモートワークへの移行に伴う生産性ややる気の低下を回避することができます。以下に紹介するリモートチームマネジメントスキルを使えば、どのような状況でもチームを満足させ、成功させることができます。
1. 職場の雰囲気づくり
オフィスでは、社員はチーム内の誰とでもすぐに連絡を取り合い、簡単なチャットや質問をすることができます。チームがリモートでも、同じ建物の中にいるかのように接しましょう。全員と頻繁に連絡を取り合い、必要なことがあれば何でも「オープンドア」であることを示しましょう。仕事でも世間話でも、全員がつながっている状態を維持できるようなリモートコラボレーションツールを提供しましょう。雑談がコミュニケーションチャネルを奪ってしまうことを心配している場合は、個人的な会話のために別の機会をつくりましょう。
2. 対人コミュニケーションに焦点を当てる
リモートチームマネジメントの最大の課題の一つは、全員のつながりを維持することです。現場での仕事とは異なり、コミュニケーションは自己発生的に起こるものではありません。その代わりに、明確な共有と理解を確保するための戦略を立てましょう。
毎日の最初または途中にチーム全体のミーティングを開き、重要な情報をキャッチアップして共有します。一日を通して必要とされるガイドラインを設定します。個人の成功を維持するために、定期的なレポート提出や一対一のスケジュールを立てる。そして、上で述べたように、簡単な接続をやりやすくするために必要なコミュニケーションツールを提供します。
3. 期待を共有する
リモートワークはあなたにとっても初めての経験ですが、チームにとっても未知の世界です。期待することを明確に伝えることで、ストレスや不安を和らげましょう。従業員には、以下を含め、仕事のあらゆる面で何を期待しているかを伝えましょう。
- ドレスコード
- スケジュール
- 在宅ワークスペース
- 納品物
- ミーティング
- コミュニケーション
- イベントへの参加
これらのために、あなたと会社が社員に求めるものの概要を示す一連のルールを作成することができます。その他の場合は、何を求めているかを示す例を作成することを検討してください。そうすることで、全員の意見が一致し、期待通りの結果が得られるようになります。
4. 柔軟性を保つ
2020年の教訓として、予期せぬ事態を想定しておく必要があります。このような変化の中でチームを導くために、あなたを頼りにしているのですから、追加の必要が生じた場合に備えて、できることをしておきましょう。最も重要なことは、どのような変化にも前向きな姿勢を保つことです。不満や心配事は正直に話しても構いませんが、解決策を探すときには不動の姿勢を崩さないようにしましょう。
適応性は、チームからの提案にも適用されます。プロセスに関するフィードバックを奨励し、全員にとって最適な選択肢を見つけましょう。最大の成果を生み出すためには、個々のニーズに対応することが大切です。どのような移行期であっても、チームの満足度を維持するために、すべてのことにオープンマインドを持ち続けましょう。
5. 意図的に関与する
チーム構築は、どのようなプロフェッショナルなグループにとっても非常に重要です。バーチャルチームでは違って見えるかもしれませんが、チームの人間関係を積極的に構築するために時間を割くべきです。これには、すべてのミーティングを前座から始めてみたり、ポジティブな出来事を共有する機会を設けたりすることも含まれます。また、仕事以外の活動を行うこともできます。
例えば、週の終わりには、チーム全体の交流を促進する活動を開催することができます。従業員が交代で趣味のクラスを教えたり、好きな料理を作ったりすることもできます。特にストレスの多い週であれば、30分前にオフィスを閉めて、自宅でハッピーアワーを楽しむこともできます。
何をするにしても、チームメンバーとのつながりを築くことに集中しましょう。ライフイベントや家族のことを聞いてみましょう。ストレスの原因となっている具体的な問題がないかどうかを確認しましょう。チームメンバーを個人的に大切にしていること、彼らの幸福のために投資していることを伝えましょう。
6. 目標に基づいた評価の優先順位をつける
物理的な監視の欠如は、多くのリモートチームマネージャーにとって苦戦の種となっています。それを補うために、いくつかは、分単位で従業員の活動を追跡するソフトウェアを使用することを選択する方もいます。しかし、多くの場合この戦略は裏目に出てしまいます。部下は、この侵襲的なツールによって過度のストレスと、侵害されたと感じ、生産性の低下を可能にする抜け穴を見つけてしまう人もいます。
また、リモートワーク特有の状況も考慮に入れていません。新しいリモートワークをはじめた多くは、子どもの世話をしなければならない親でもあったりします。また、他にリモートワークする人や手助けが必要な学生と小さなスペースを共有している人もいます。このような混沌とした状況の中で、典型的なオフィスアワーの時間内に一貫して仕事をすることができない同僚もいます。
活動を重視するのではなく、結果で成功を測りましょう。例えば、一定の活動を一定の時間内に完了させるなど、従業員が生産性の要件を満たす目標を設定できるように支援しましょう。会議への出席を義務付ける以外にも、チームメンバーが自分の限界内でスケジュールを組めるようにすることもできます。品質の高く、仕事が記事までにできていれば、マイクロマネジメントの代わりに目標に基づいたリーダーシップを発揮することができます。
7. 業績を評価する
良いコミュニケーションには、チームが素晴らしい仕事をしていることを認めることも含まれます。定期的にお祝いの時間を設けることで、チームに感謝の気持ちを伝えましょう。このような感謝の気持ちを伝えることで、チームが孤立感を感じたり、見られていないと感じたりすることを防ぎます。
大きなプロジェクトを完了させたり、新規顧客を獲得したりするなど、大きな成果を上げたときには、それを称えるようにしましょう。目標を達成したことや顧客からの好意的なフィードバックを得たことなど、小さな成果にも注目しましょう。チーム内での成果を祝うだけでなく、従業員を全社的に表彰しましょう。社内報や次回の大きな会議では、そのマ成果を盛り込みましょう。達成者には、デザートやギフトカードなどのささやかなご褒美を贈りましょう。
これらのご褒美は、従業員を良い気分にさせ、最善の努力を続けることを奨励します。例えば、全社的なインセンティブプログラムでは、従業員は様々な素晴らしい賞品を獲得するために競争することができます。このような楽しい競争は、生産性を向上させると同時に、全員が楽しみながら仕事をすることができます。
8. チームに投資する
チームが新しい環境に慣れてきたら、自分と従業員が持つ専門的な目標を見失わないようにしましょう。セミナーや会議に出席する必要はないかもしれませんが、チームの成長を促すことはできます。
例えば、従業員が昇進を希望している場合は、必要なスキルや知識を身につけるのに役立つリソースを見つけましょう。また、資格を必要としている社員には、テストの更新や新しい要件を常に把握しておくことで、社員を常に軌道に乗せることができます。
特に在宅勤務への大幅な移行期には、これらの個人的な目標に投資することで、従業員を個人的に大切に思っていることが伝わります。自分の目標と社員の目標を一致させることで、社員の仕事やチームへの関与を促すことができます。従業員はより幸せになり、自分自身の満足度も高まります。
9. 正しいツールを使う
今日では、あらゆるバーチャルチームのニーズに対応するツールがあります。接続性と生産性を維持するためのリソースを調査し、入手することで、チームを成功に導きましょう。すべてのリモートチームに必要不可欠なツールには、以下のものがあります。
- ビデオ、オーディオ、ウェブ会議ソフトなどのコミュニケーションツール
- プロジェクト管理ツール
- コラボレーションツール
- 強力なインターネット接続
- パソコン、ノートパソコン、タブレットなどのモバイル機器
作業員が初日からこれらのリソースにアクセスできるようにすることで、潜在的な問題を取り除きのましょう。使用するツールを標準化することで、トラブルシューティングがより簡単になり、非互換問題を回避することができます。チームはリソースについて心配する必要がなくなるため、生産性を維持し、常につながりを保つことができます。
10. 自分のニーズに合わせたケアをする
あなたはチームのリーダーですが、リモートワークでは自分自身の課題にも対処しなければなりません。リモートワークによってもたらされるコミュニケーションと管理のニーズが増える中、自分のニーズを管理することは、チームの成功のために非常に重要です。
まずは組織の優先順位を決めることから始めましょう。プロジェクトのタイムライン、ミーティング、個々人の成果を常に把握しておくための戦略を立てます。集中力を高め、必要なときに利用できるように、気が散らないワークスペースを作りましょう。計画通りに物事が進まないときには、迅速かつ効率的に対応するために必要なスペースを確保することができます。
次に、自分のキャパシティを見極めましょう。すべての要求に追いつくのに苦労しているのであれば、できる限りのタスクを委譲しましょう。それぞれの仕事に最適な人を決めて、その人に任せましょう。新たに空いた時間を使って、最優先事項の決定や問題に集中しましょう。あなたは、チームのニーズにもっと寄り添うことができ、チームがプロジェクトや問題に簡単に取り組むことができるようになります。
リモートでのチームマネジメントは、関係者全員が苦労するものです。どのような状況であっても、バーチャルチームには、一般的なオフィス環境で使用されるものとは異なる新しいチームマネジメントスキルが必要になります。バーチャルチーム管理のルールブックはありませんが、上記のベストプラクティスを参考にすることで、自分に最適なプロセスを見つけることができます。あなたがチームと共に成長し、学び、適応していく中で、これらの戦略はあなたの成功の基盤となるでしょう。
この記事は、10 team management skills for remote workers | JANUARY 21, 2021 を翻訳したものです。
