著者:リアンヌ・アームストロング
チームのコミュニケーションは情報伝達がすべてです。しかし、他人もしくは第三者を介して指示や指示を伝えた(あるいは「伝言ゲーム」をした)ことがある人ならば、情報伝達ミスやアイディアの誤解がいかに簡単に起こるかを知っているはずです。
このような1対1のコミュニケーションの問題を、グループ全体のメッセージングのレベルにまで拡大してみれば、成功する組織において優れたチームコミュニケーションが、重要な役割を果たしていることが理解できるでしょう。
チームメンバーと明確かつ一貫したコミュニケーションを取れるかどうかは実績に大きく影響します。
効果的なチームコミュニケーションは、目標達成への道を開くだけではありません。
- やる気の創出
- 仕事上の人間関係の強化
- 帰属意識の醸成
ほとんどのビジネスリーダーは、継続的な仲間からのフィードバックと貢献が成果を上げるための鍵であることに同意しています。しかし、調査によると、個人の声が届いていると感じている社員は、最高の仕事をするため環境が整っているとほぼ5倍感じることがわかっています。
これまで以上に多くの従業員がリモートで仕事をするようになったことで、つながりを保ち、共通の目標に向かって協力して仕事をすることに焦点が当てられるようになってきています。そこで、チームコミュニケーションの重要性と、チームをまとめる力をどのように活用するかについて、もう少し深く掘り下げてみましょう。
チームコミュニケーションを分解すると
日々の交流は、素晴らしいチームワークの基礎を形成し、それに伴うすべての相乗効果をもたらします。業界を問わず、他の人と協力してリソースを共有することで、仕事量を共有し、貴重なフィードバックを集め、優れた成果を生み出すことが容易になります。
とはいえ、良好なコミュニケーションは通常、単に起こるものではありません。それには、適切なツール、改善に焦点を当てた環境、そして効果的なチームコミュニケーションが実際にどのようなものであるかを十分に理解していることが必要です。
チームコミュニケーションとは
2人以上の人が一貫して自分の言いたいことを表現し、自分の言葉を正しく解釈できるようになれば、効果的なコミュニケーションができていると言えるでしょう。
チームコミュニケーションとは言えないこと
時々(または頻繁に)コミュニケーションの壁に遭遇するチームは、コミュニケーションがうまくいっていないことがあります。
- 共有されているドキュメントや、誰が何のために責任を負うのかの理解を見失う
- 質問への回答やフィードバックをタイムリーに提供できず、結果的に締め切りに間に合わない
- 争いに巻き込まれたり、計画が不十分なプロジェクトの管理に苦労させられる
これを具体的な数字に置き換えてみると、以下のような結果が出てきます。
- コミュニケーションの障害が原因で生産性が低下した場合の年間コストは、労働者一人当たり約 26,000 ドル
- 100人の従業員を抱える企業では、コミュニケーションを明確するために毎週平均17時間(年間53万ドルのダウンタイム)を費やす
- 職場でのコミュニケーション不足は、プロジェクトの失敗や納期未達(約44%)、士気の低下(31%)、目標の未達(25%)、売上の減少(18%)を招く可能性があります。
ここでの一番のポイントは、あなたのチームメンバー間の交流を整理し改善することが、職場共通のコミュニケーションの問題を優れた利益を得るのに変えていくことが最良の方法であるということです。
効果的なチームコミュニケーションの3つの大きなメリット
コミュニケーションが意図的であればあるほど、一緒に仕事をする人たちの熱意と生産性は高まります。
ここでは、全員が効果的なコミュニケーションを習慣化することを学ぶことで、あなた、あなたのチーム、そしてあなたのビジネスが体験できる3つのメリットをご紹介します。
1. 生産性の向上
コミュニケーションと目的が明確であれば、自然と生産性が向上します。全員の意識が統一されます。
- チームメンバーが自分のタスクやワークフローに集中して管理できるようになる
- 解決すべき問題があるとき、または成果物がある領域で遅れているときに、チーム全体が迅速に結集することを可能にする
効果的にコミュニケーションをとることで、仕事のプロセスが中断したり、売り上げが落ちたり、顧客が別の船に飛び乗って競争相手に逃げられたりする前に、迫り来る問題やエスカレートする問題を先取りして、より良い手を打つことができます。
2. より明確で達成可能な目標
チームで協力することの最大の利点の一つは、一人の人間がすべてに秀でていたり、共有された目標を達成するためにすべての責任を負う必要がないということです。
例えば、短期的な目標や長期的な目標は、関係者全員が協力することで、より達成しやすくなることがわかります。
- 日々の仕事や共同での取り組みの中で、自分に何が期待されているのかを常に把握しておく
- 同じ情報にアクセスし、フィードバックや提案を提供するための相互チャネルを持つ
- タイムラインと期日に関する定期的な更新情報を受け取る
チームコミュニケーションは、仕事と責任の分担を明確にするだけでなく、個々の強みや経験、知識を活かして現実的な目標を設定し、達成するために重要な役割を果たします。
3. 争いが少ない
コミュニケーションスキルとツールは、誰もが耳を傾け、全体像を理解し、自分がどこに、どのように収まるかを理解できるようにすることで、社員の小競り合いを回避させるのに役立ちます。
特にグループの設定では、以下のような様々な理由で紛争が発生する可能性があります。
- 個々人の結果や責任に対する不合理な期待
- 誰が自分を支えているのか、いないのかという点で欠陥のある認識
- 仕事のプロセスやフィードバックが果たす役割についての誤解
日常的なソリューションを提供するために頼りにしている人たちが、自分の考えやアイディア、コメントを正直かつ外交的に共有できるだけの安心感を得られれば、効果的なチームコミュニケーションを実現する道筋が見えてきます。
良いコミュニケーションがパフォーマンスを向上させる理由
より良いチームコミュニケーションのために努力した結果として期待できるものの一つは、全体的なパフォーマンスを向上させることです。
その仕組みは次の通りです:
コミュニケーションにおいて、お互いが公平でサポート的であり、信頼できることを学んだチームメイトは、ポジティブな交流をする可能性が高くなります。オープンで信頼できるやりとりは、物理的または仮想的な職場での信頼度を高めるのに役立ちます。信頼度の高い組織の従業員は、当然ながら生産性が高く、仕事への活力が増し、同僚との協働も良くなります。
その結果、以下のような結果が得られます:
コミュニケーションのとれたチームは・・・
- 個人の強み、弱み、働き方をよりよく理解
- 共通の目標に向かって計画を立て、成功させる能力の開発
- 仕事の満足度向上
効果的なチームコミュニケーションは、単に仕事を共有し、効率的に問題を解決するだけではありません。また、お互いの成果を声に出して祝うことも大切です。
達成した課題や越えたハードルに気づいたり、励ましたり、仲間に手を差し伸べたりすることで、交流の質が向上し、ひいてはチームとしてのパフォーマンスも向上します。
COVID-19以降のチームコミュニケーションの重要性
柔軟な職場環境の一部としてバーチャルに交流する分散したチームにとって、良好なコミュニケーションは特に重要です。調査によると、COVID-19の間、88%の企業が従業員にリモートワークを奨励したり、義務付けたりしていますが、74%の企業は、感染症流行後も従業員の少なくとも一部を自宅で恒久的に勤務させる予定です。
ここでは、新たなリモートワーク対策の結果として明らかになったコミュニケーション上の課題をいくつか紹介します。
- タイムゾーンを超えてコラボレーションする必要性
- 誤解や誤解を防ぐための十分なコミュニケーションの確保
- 過度の会議やメッセージングによる情報過多の緩和
- 様々な技術の欠点(トレーニング不足や間違った道具の使い方など)
COVID-19およびそれ以降のチームコミュニケーションは評価できないほど重要です。
手助けや確認のために同僚のオフィスに物理的に立ち寄れないリモート協働は、個々のチームメンバーのリスクを高めることになります。
- 日々のコミュニケーションの文脈の見落しや誤解
- 同僚や共有しているはずの目標からの疎外感
- 計画やプロジェクトのパフォーマンスへの低い貢献度
もしあなたがオンラインでチームをまとめて維持する責任があるならば、新しいコミュニケーションの期待とスキルのセットを管理する準備をしておく必要があります。
バーチャルチームのコミュニケーションを最大限に活用する
私たちが仕事でお互いにコミュニケーションをとる伝統的な方法について考えてみましょう。私たちはメモや指示、チェックリストを書いて共有します。ミーティングのスケジュールを立てたり、電話をかけたり、オフィスや廊下で会話をしたりします。
しかし、文字でも口頭でも、これらのコミュニケーション戦術はすべてバーチャルな環境でデジタル的に置き換えることができます。
重要なのは、チームのコミュニケーションチャネルを慎重に検討して選択することです。
- 異なる地域にまたがる従業員の勤務時間の調整
- 多様なコミュニケーションやワークスタイルへの対応
- 可能な限り簡単で便利なグループや1対1の交流
バーチャルコミュニケーションにおいて、適切なバランスをとることは非常に重要です。
理想的には、聞き役に徹し、チームメンバー全員の相互作用や情報交換を促進し、個人が常にインプットを求められたり、仕事に必要な一人の時間を確保できなかったりしないように、十分なコミュニケーションの自律性を提供することで、総てのチャネルコミュニケーションをオープンかつアクティブに保つことを目指すべきです。
忘れないでください。チーム内での連絡の取り方、連絡の取り方、会話の仕方は、個人の生産性に影響を与え、パフォーマンスに大きな違いをもたらす可能性があります。
これで、相互作用の成功とは何かを理解した上で、チームのコミュニケーションを改善し、誰もがベストを尽くすことができるツールを探し始めることができるようになります。
MindManager をまだお持ちでない場合は、30 日間無償トライアルでお試しください。
この記事は、How team communication helps power performance | JANUARY 28, 2021を翻訳したものです。