著者：ニコラス・ミストレッタ
あなたが新製品を作ったり、新しいビジネスを始めたり、新しいプロジェクトを立ち上げたりしていることを少し想像してみてください。最初の手順は何でしょうか? MindManager ブログの読者なので、すでにかなり聡明な方だと思いますし、この記事の内容がタイトルで判るので、ネタバレしてしまっているかと思います。答えは「必要な要件をすべて集めること」です。この記事では、あなたが成功するために必要な要件収集のテクニックのすべてについてお話します。
このシリーズの前の記事を読んでいない人のために、要件収集とは、プロジェクトを成功させたり、ビジネスを始めたり、新製品を作ったりするために「必要なものは何か」という質問に答えることです。もし、あなたが必要としているものを正確に把握していないのであれば、どこから手を付ければいいのか、どう知ることができるでしょう？
今回説明する要件収集のテクニックは、上の質問に答えてくれるので、成功の確率を上げることができます。誰も失敗するつもりで新しくベンチャーを始める人はいないと思います。
要件収集で確認すべきの質問
しかし、「何(What)」以外にも知っておくべき要件収集のための問いかけがいくつかあります。プロジェクトが何であるかを知ることは明白です。しかし、他にも次のような問いかけがあります。
- 誰(Who)のためのプロジェクトで、誰が実行に関与するのか
- いつ(When)までにプロジェクトを完了させる必要があるのか。期限はあるのか。複数のマイルストーンはあるのか。
- なぜ(Why)このプロジェクトをするのか。これはモチベーションにもつながり重要ですが、時には見落とされることもあります。
- どこで(Where)は該当するかどうかはわかりませんが、もし該当するならば聞くべきでしょう。
人類の歴史の中で最も一般的なプロジェクトが失敗した後のいい訳をご存じでしょうか？
「要件が明確でなかったもので。」
要件収集に必要な10の手順
すべての新しい製品、ベンチャー、ビジネス、ソフトウェア製品から娘とその友人のための裏庭のブランコに至るまで、要件を特定する必要があります。次の要件収集の手順では、このプロジェクトの成功を確実にするために必要なすべての情報と正しい方法でアプローチすることを確認します。
手順1：プロジェクトの目標や目的は何か？
場合によっては当たり前のことのように感じるかもしれませんが、それでもこの手順を当然と思ってはいけません。この最初の手順を間違えると失敗は確実で、この後9つの手順の時間とお金を無駄にし、正しい道からどんどん外れてしまいます。
あなたのプロジェクトは単純だとしましょう – あなたの娘は、裏庭のためのブランコを望んでいるが、彼女は近所の他の子が持っているような通常のブランコを望んでいません。彼女は何かユニークなものを望んでおり、この目的を知ることは、彼女が楽しみにしているブランコを送ることを確認するのに役立ちます。
この例では、あなたの娘さんは利害関係者です。通常のビジネス環境では、利害関係者は、ビジネスパートナー、メーカー、役員、または部門のマネージャーがこれにあたります。このプロジェクトは誰のためのものなのか、彼らの目的や目標は何なのかを理解しておきましょう。
有用な要件収集の技術のひとつとしてブレーンストーミングがあります。あなたが問題を解決しようとしているか、または機会を特定しようとしているかどうか、できるだけ多くのアイディアを取得したいと思うでしょう。ブレインストーミングを効果的にするには迅速かつ、すべてのアイディアが書き留められるようにします。後に検証しよくないものは取り除くことができます。
手順2：すべての要件を文書化する
あなたの利害関係者はこのプロジェクトに何を求めていますか？利害関係者にインタビューし意見を求めることは要件を集めるプロセスの重要な手順ではありますが、正しく行う必要があります。そうでなければ、目標と目的について十分わかっているつもりになり、その会議を去り、後で物事があなたが考えていたほど明確ではないことに気づかせられることでしょう。
この手順での最初の要件収集のテクニックは詳細なメモを取ることですが、これではまだ十分ではありません。特に何かについてわからないことがある場合は、必ずフォローアップの質問をするようにしてください。当たり前と思ってはいけません。決めつけてもいけません。
あなたの娘さんが普通のブランコは嫌だと言ったら、彼女の普通とは何かを理解する必要があります。それ以外に娘は理想のブランコに何かを求めているのでしょうか？
手順3: ドキュメントに透明性があるか
あなたが利害関係者との会合にいることを想像してみてください。あなたは質問をしメモを取ります。彼らがほしいと思うものを彼らが理解する。彼らの条件を理解する。完璧ですね。
しかし、あなたの理解が彼らと違っていたらどうでしょう。あなたの利害関係者は、要件に対するあなたの理解や解釈を知りたがるでしょう。これが、全員が意識統一されることを保証する方法です。これが賛同を得る方法であり、数週間後や数ヶ月後に「これは私たちが求めていたものではありません。」と聞くのを回避する方法です。
各利害関係者の会合の後であなたのメモを復習しましょう。無関係な要件を取除き、理解し関連した要件を書き加えてください。基本的に、チームに展開する前にメモをきれいにしましょう。
完璧な裏庭のブランコのあなたの娘の考えがタイヤのブランコであり、タイヤのブランコを保持するのに十分な大きさの木を伐採してプロジェクトを開始した場合、あなたの娘さんは驚くだけかもしれないですが、あなたのビジネスの利害関係者はおそらくそういう態度をとらないでしょう。
手順4：不足している部分を考慮する
要件収集の手順の中で見落とされがちなのは、重要な全員からの入力を得ることを確認することです。そこで、あなたが一緒に話をするべき人が他にいるかどうか、自分自身と利害関係者に尋ねてみてください。
エンドユーザーからのインプットを得るべきか。主要な意思決定者ではないが、まだ影響力を持っている隠れた利害関係者はいないか。他の人の意見が重要な場合があり、利害関係者と会う際には、これを重要な要件収集の質問と考えてください。
エンドユーザーや隠れた利害関係者がいる場合は、彼らからフィードバックを得ます。もしかしたら、あなたが得るのは正しい道を歩んでいるかどうかの検証だけかもしれませんが、すでに持っていなかった新たな要件が明らかになるかもしれません。
娘さんの友人の意見が娘さんにとって重要なものであれば（えっ、もちろんそうですよね）、始める前に相談してみるのもいいかもしれません。
手順5：何も仮定しない
あなたの要件収集プロセスに焦点が当てられてきており、みんなが何を望んでいるか理解されつつあると思いますが、本当にそうでしょうか？この要件収集の手順は、すべての当事者が目標と目的を理解し、岩が手つかずのままにされていないことを確認することについてです。
あらゆる利害関係者の会合のメモに目を通しましょう。尋ねられなかった未練のある質問はないでしょうか。本当に彼らが望んでいるものに耳を傾けていますか？(結局、人間にとって聞くことは完璧ではありません。話をする順番を待っている方が得意です。) すべての人の意見を考慮し、重要な声をすべて聞き、関係者全員からの意見をすべて集めたことを確認してください。
フォローアップの質問をするべきなのに思い込みをしてしまっては要件収集のテクニックは無意味になってしまいます。
手順6：行間に耳を傾ける
ここは成功する要件収集のステップバイステップガイドの重要な部分であるため、私たちはリスニングに多くのことに焦点を当てています。あなたの利害関係者が言うことだけに耳を傾けてはいけません。また、彼らが言わないことにも注意を払ってください。(少し禅的に聞こえますが）。
透明性を確保することは困難であり、人々はしばしば誤解されたり、話すことや仮定をすることを恐れています。そのようなことをすべて断ち切って、問題の核心に迫りたいと思うでしょう。アクティブリスニングは、重要な要件収集のテクニックであり、通常のリスニングスキルをはるかに超えたものです。
「何を言ったかではなく、どう言ったかが重要だ」と言われたことはありませんか？利害関係者とのミーティングでは、このことも考えてみてください。要件収集プロセスの全体像を把握するのがあなたの仕事であり、これには、利害関係者自身が気づいていないかもしれない未明の目的や痛みのポイントを発見することも含まれます。
娘さんがどのようなブランコを望んでいるかだけではなく、娘さんが何を望んでいないのかを聞いてみてください。また、娘さんが欲しがっていないものは何かを聞いてみてください。それを知ることで、軌道に乗り、より良い準備をして、彼女にほこりまみれになることのないブランコを与えることができます。
ブランコのアイディアを提案し、「いいね」と娘さんが腕組んで言う。それは、ブランコを構築を開始するための招待状ではありません。それは、もっと質問をするための招待状です。
手順7：ウィッシュリストはゴールではない
クライアントや利害関係者は気難しいもので、それを回避することはできません。月を求めていても、月はちょうど今利用できないことを伝える必要があります。
あなた（と彼らは）目標と願望の違いを理解していることを確認してください。サンタクロースはいません。願いをかなえるジプシーがボトルに隠れていることもありません。利害関係者が次のように言う状況に遭遇するかもしれません。「_____はあって越したことはないが、_____はありえない。」
可能な限り明確で透明性のあるものにして、可能な目標や目標に優先順位をつけましょう。サンタクロースへで始まる手紙の様な願望にしてはいけません。そして、それを誰もが理解できる方法で伝えましょう。
手順8：ツールではなく、要件に焦点を当てる
要件収集の手順を経る際には、正しい考え方をしていることを確認してください。今のあなたの仕事は、あなたが何が要件だと理解していることを確認することです。どのように実現するかは後になります。だから、頭の中では先に飛ばしてプロジェクトをどのように実行するかを考しまいたい衝動と戦ってください。
あなたの娘さんが欲しいものと欲しくないものを言っていて、彼女のボディランゲージを読み取っているなら、ホームセンターで必要な材料リストを考え始めることはできません。
すべてをおさえるようにします。要件収集は、やることではなく、聞くことがほとんどです。
手順9：確認する
ああ、なんて幸せな日なんだろう。あなたは耳が落ちそうになるまで聞い出した。話したいという自然な衝動と戦い、身振り手振りや言われなかったことに注意を払った。傾聴のジェダイになった。そして、これはあなたの要件収集のテクニックのすべてがようやく報われる手順です。
これはあなたの利害関係者とすべてを見直す時間です。詳細のすべて。すべてを提示します。正式なゴーサインが出るのを待ちます。そして、大きな安堵のため息をつくのです。
手順10 機敏さを保つ
もう一つの手順は何でしょうか、自問していることでしょう？答えは簡単、 人間は本質的に誤りやすいものということです。
あなたが要件収集プロセスですべてを正しく行った場合でも、あなたが見逃しているかもしれないものがまだあります。優先順位は変わるかもしれませんし、計画も変わるかもしれません。あなたはこれに備える必要があります。
このようなことが起こる可能性が高いことを理解し、予期せぬ状況に備えて時系列に余裕を持たせてください。そうしなければ、あなたの時系列は長くなり、予定よりも時間がかかることを利害関係者に伝えなくてはなりません。
顧客と同じように利害関係者も常に正しいということを忘れないでください。だから、これだけ（彼女と彼女の友人に確認した後。念のため）やって、仕事が半分済んだところで、娘さんがブランコの代わりにポニーが欲しいと決めたといわれる。そうなることを予測するのに計画性や先見の明が必要です。
