リモートによる協働：分散型チームのための入門書

著者：リアンヌ・アームストロング

パンデミックが流行する以前から、企業はリモートワークチームを活用して営業経費の削減、離職率の低下、人材プールの拡大を図ってきました。今日では、グローバルCEOの78%が、リモートによる協働への最近の大きなシフトは今後も続くと考えています。

リモートによる協働が直面する最大の課題の一つは、個々人の意思疎通とそれを維持することです。オフィスをベースとした環境では、協力的な関係はかなり有機的に生まれますが、離れて仕事をしている人たちは、お互いや共有している目標から切り離されていると感じることがよくあります。

離れた場所からチームを管理するのが初めての方も、コツをつかみ始めたばかりの方も、このガイドを参考にして、リモートによる協働の入門としてご活用ください。

このガイドでは、リモートによる協働とは何か、どのような課題に遭遇することが予想されるか、そして、あなたとあなたのチームが共に前進し続けるために役立ついくつかの基本原則について掘り下げていきます。

目次

リモートによる協働とは？

リモートによる協働するための3つの基本原則
1. コミュニケーションの明快さが重要
2. 協力的な仕事のプロセスは不可欠です
3. 実績のあるデジタルツールは必須

リモートによる協働の課題と解決策
問題点1：コミュニケーションのミスとつながりのなさ
問題点2：非人間的な仕事の進め方問題点
問題点3：技術的な混乱

生産性について一言

 

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リモートによる協働とは何か

協働がチームワークであるとすれば、リモートによる協働とは、物理的に離れた場所にいるチームが共通の目的に向かって作業することです。

バーチャルチームのメンバーは、自宅で仕事をしたり、異なる都市や国にある専用のワークスペースで仕事をしたりします。しかし、最新のソフトウェアやクラウドベースの通信技術のおかげで、今日のリモートチームは、オフィスを共にするワーカーと同じように効果的にによる協働できる可能性を秘めています。

例えば、すでにMicrosoft TeamsのようなコミュニケーションプラットフォームやZoomのようなビデオ会議ツールを使用して、部署や支店間の距離を縮めているかもしれません。しかし、可視化ソフトウェアを活用すると、重要なアイデア、プロジェクト、計画についてチームメンバーの連携を図ることもできることをご存知でしょうか。

明確なコミュニケーション、協力的な作業プロセス、そしてバーチャルチームの強力なリモートによる協働を実現するための適切なツールになります。

リモートで共同作業をするための3つの基本原則

物理的なスペースではなくデジタルスペースを共有するということは、通常、同期と生産性を維持するための新しい方法を見つけることを意味します。自分とチームがどのように連携して仕事をするかを再評価する際には、以下の3つのリモートによる協働の原則を心に留めておきましょう。

1. コミュニケーションを明確にすることが重要

リモートチームのメンバーは、さまざまな相互作用の課題に直面しています。例えば、離れた場所でのコミュニケーションは、同僚と対面で話すのとは大きく異なります。一つには、視覚的な手がかりが少ないために、内容を理解したり、他の人の言葉の緊急性を判断したりすることが難しくなることがあります。

ハーバード・ビジネス・レビュー（HBR）によると、今日のデジタル・コミュニケーション・チャンネル特有の要求をよりよく反映したアプローチで、効果的に協働する方法を再学習する必要があるかもしれません。

例えば、破線を引いたような短文のメールが何を意味するのか、受信者が理解してくれると仮定して時間を節約しようとするのではありません。

• 余分な時間をかけて、コミュニケーションが明確になるようにしましょう。
• グループや個人が前進するために必要とされる可能性の高いすべてのリソースを含むか、またはリンクすることで、フォローアップの質問を先取りする。
• 情報をより少ない明確なメッセージにまとめることで、継続的なコミュニケーションをより効率的にします。

また、いつ、なぜ、どのように使用するかという点で、さまざまなコミュニケーションチャネルのプロトコルを前もって確立しておくとよいでしょう。チームの定期的なチェックイン、緊急ではない連絡時間、緊急の連絡などの観点から考えてみましょう。また、リモートチームが交流したり、一緒にお祝いしたりする時間と余裕を作ることも忘れないでください。

2. 協力的な作業プロセスが重要

リモートによる協働の成功は、多くの場合、異なる場所からでも協力関係や課題を管理できるかどうかにかかっています。例えば、リモートタスク管理、文書化、チームフィードバックを改善するには、以下のようなプロセスを再評価する必要があるかもしれません。

• ブレインストーミング、問題解決、計画立案
• スケジューリングとファイル共有
• プロジェクト管理

MindManager のビジネス可視化およびマインド マップ ソフトウェアは、チームに共同の問題、優先順位、進捗状況、目標を特定して理解する手段を提供することで、 これらの分野のすべてに役立つことに注目いただけたらと思います。MindManager の共有オプションと協働ツールのスイートにより、新しいプロジェクト計画の作成や毎日のワークフロー アジェンダの設定など、リモートワークに最適です。

どのようなルートやプラットフォームを選択したとしても、共有作業プロセスを可視化する方法を見つけることで、全員がより良い連携とつながりを保つことができることを覚えておいてください。

3. 実績のあるデジタルツールは必須

リモートによる協働は、直感的なソフトウェアやクラウドベースのテクノロジーに支えられた環境で成功を収めることができます。しかし、やってはいけないことは、多くのデジタルツールを採用しすぎて、チームの効率を高めるどころか、むしろ低下させてしまうことです。

市場に出回っているすべてのリモートツールに手を出すのはコストがかかるだけでなく、トレーニングと使用の両面でチームの貴重な時間を削ってしまい、気が散ったり、チームを混乱させたりすることにもなりかねません。

選択肢を慎重に検討し、特定の業界に関連しているか、または幅広い共同作業の状況で実用的であることが証明されているテクノロジーへの投資を制限するようにしましょう。

例えば、以下のようなものを検討してみてはいかがでしょうか。

• リモートタスク管理ツール
• タイムトラッキングデバイス（チームメンバーが自分のスケジュールとプロジェクトのタイムラインの両方を管理するのに役立ちます
• ドキュメントストレージと協働プラットフォーム

重要なのは、利害関係者の関与を維持し、フィードバックや提案に対応しながら、リモートチームがリアルタイムで協力しやすくなるようなツールセットを見つけることです。

リモートによる協働の課題と解決策

リモートによる協働に付随する課題の多くは、コミュニケーション不足、大雑把な手順、技術的なトラブルなどが原因です。ここでは、これらの問題のいくつかと、その解決方法、または防止方法を見てみましょう。

問題1: コミュニケーションの不備とつながり不足

誰かが肩越しに見てくれていたり、おしゃべりに立ち寄ってくれたりしないなど、リモート社員はしばしば社会的に孤立していると感じたり、自分たちが行っている仕事の文脈がはっきりしないことがあります。

HBR は、コミュニケーションのデジタル化が進むにつれ、新たな形のミスコミュニケーションや誤解が生じる可能性があることを認識しているだけでなく、リモートチームの幸福と生産性を高めるためには、共感と有意義な交流が不可欠であることが明らかになっています。

解決策

このような課題を解決するには、2つの方法があります。チームのメンバーを軌道に乗せるために説明すると同時に、お互いに刺激を与えて学ぶように促すことです。

以下が、それを実現するための提案をいくつか紹介します。

• 1対1のビデオ通話と協働を可能な限り有効にする
• MindManager のような仕事管理ツールを使用して、割り当てのマイルストーン、目標、およびタイムラインを明確にする
• 指定された時間に各チームのメンバーが直接あなたにチェックインするように依頼する
• 営業時間外に定期的にバーチャルな懇親会を予定する

また、勤務時間中にあまり形式的ではないインスタントメッセージングを使用したり、SharePointのようなツールを使用して、情報やアイデアの共有を促進する専用のチームサイトを構築したりすることで、対人関係の優先順位を上げることもできます。

問題2: 非人間的な仕事のプロセス

多くのプロセスで物理的な存在を必要としなくなったため、リモートチームのメンバーは、組織の目標に対する緊急性やコミットメントの感覚を失ってしまうことがあります。

解決策

業務に従事し賛同を高めるためには、すべての活動、ワークフロー、手順が可能な限り視覚的で透明性のあるものであることを確認してください。

これには以下のようなものがあります。

• 仮想的なブレーンストーミングをスケジュールする
• プロジェクトの目標に関する定期的な意見やフィードバックを求める
• 有意義なオンラインミーティングを実施することで、個人、共同、会社全体の進捗状況や成果についてチームに最新の情報を提供する

また、障害物やボトルネック、その他の遅延の可能性を警告する機能が内蔵されている作業プロセスソフトウェアを使用すると便利です。

問題3: 技術的な混乱

現代の進歩は、効果的な協働には欠かせません。しかし、技術的な不具合、特定の技術への慣れのなさ、古き良き画面疲労などにより、リモートチームのメンバーが効率的に作業したり、必要な助けを得たりすることができなくなることがあります。

解決策

担当者全員が協働ツールを最大限に活用できるようにしましょう。

• すべてのチームメンバーが迅速で信頼性の高いITサポートを利用できるようにする
• オンライントレーニングセッションを設定し、ユーザーヘルプやチュートリアルを簡単に利用できるようにする
• バーチャルミーティングやその他のインタラクティブなセッションを短く簡潔にまとめる

それをしている間、チームメンバーの定期的な、意図的な休憩を義務付けることを忘れないでください。あなたは、彼らが実際に従業員のスケジューリングソフトウェアを活用することによって、彼らが必要とする回復のための時間を取っていることを確認することができます。

生産性について一言

ここで述べた課題にもかかわらず、適切なツールとテクニックがあれば、リモートチームは生産性を最大化することができます。実際、リモートチームは物理的なスペースを共有しているワーカーよりも生産性が高いという研究結果も数多くあります。

ある研究では、リモートチームの従業員はオフィスの従業員よりも毎月平均1.4日多く仕事をし、毎日の気晴らしに費やす時間も少なくなっていることがわかりました。別の例では、Best Buy が導入したフレキシブルワークプログラムにより、生産性が35%向上しました。

リモートによる協働テクノロジーは、個人が最も生産性の高い時間帯に柔軟に勤務時間を設定できるだけでなく、タイムゾーンを超えてチームメンバーが文字通り組織の勤務時間を延長することを可能にします。

協働コミュニケーション、ツール、ワークプロセスのオプションを検討する際には、役に立つ無料リソースが満載のサポートキットをチェックしてみてはいかがでしょうか。リモートワークへの移行をシームレスに、生産的に、そして成功へと導くことができます。

MindManager をまだお持ちでない場合は、30 日間無償トライアルでお試しください。

 

この記事は、 Remote collaboration: a primer for distributed teams | LEANNE ARMSTRONG | NOVEMBER 30, 2020 を翻訳したものです。