ビジネスプロセスの図式化は、組織の成功を左右する重要な活動であり、特に今日のグローバル市場で競争力を維持しようとする企業にとって重要であることを、ますます多くの経営者が認識するようになってきています。特に、今日のグローバル市場で競争力を維持しようとする企業にとってそうです。さらに、同じ企業が、仕事を成し遂げるためには適切なプロセス図式化ツールが必要であることを認識し始めています。
では、なぜビジネスリーダーはビジネスプロセス図式化を重要視しているのでしょうか。その答えの前に、まずビジネスプロセス図式化とは何かを定義しておきましょう。
ビジネスプロセス図式化とは
ビジネスプロセス図式化とは、「何をするのか」「誰がそれを行うのか」「どのような基準でプロセスを完了させるのか」「プロセスが正常に行われたかどうかをどのように評価するのか」を視覚的に定義する方法です。
ビジネスプロセス図が普及した理由は、これらの要素を慎重に検討することで、プロセス内の潜在的な問題やボトルネックを排除し、組織全体の効率化を図ることができることをリーダーが発見したからです。
このように、あらゆる業界の企業がさまざまな理由でビジネスプロセス図式を利用しています。最も一般的なのは、新入社員の教育、全社的な標準の確立、問題解決のためのメカニズムとして利用されることです。
もちろん、ビジネスプロセス図式化を始める前に、適切なツールを用意することが重要です。この記事では、この点について説明します。また、現在利用可能なビジネスプロセス図式化ツールの一部についても説明します。
まず、プロセス図式化ツールとは何かという定義から始めましょう。
ビジネスプロセス図式化ツールとは
ビジネスプロセス図式化ツールは、特定のプロセスの概要を視覚的に把握することを容易にするものです。例えば、次のようなことを表現することができます。
- プロセスの始点と終点
- プロセス全体を通して実行されるタスクとアクティビティ
- プロセスの流れ
- プロセスの開始、終了、またはリダイレクトのきっかけとなるイベント
- プロセスの流れを変更する可能性のある意思決定
- プロセス内でタスクを実行する人またはシステム
これらの要素が明確に図式化されていれば、新しいチームメンバーもプロセスの展開についてすぐに理解することができます。また、ある部署で成功したプロセス(例えば、ポジティブな社員表彰など)を全社的に導入する場合にも有効です。
なぜビジネスプロセス図式化ツールが重要なのか
ビジネスプロセスの図式化は、効率的な組織を運営するために不可欠な要素です。予測可能なビジネスプロセスが視覚的に表現されていないと、従業員はどのベストプラクティスに従えばよいのかわからなくなります。
予測可能なビジネスプロセスの図式化ツールがなければ、チームメンバーはしばしば独自のプロセスを作成することになります。これは、タスクの所有者が明確に割り当てられておらず、作業が重複している場合、混乱と非難を招くだけです。
ここでは、ビジネスプロセス図式化の利点をいくつか紹介します。
- プロセスの明確化
- プロセス機能の管理
- 業務規範の確立
- 重複タスクの排除
- プロセスの可視性の向上
- 業界標準への適合性向上
プロセス図式化ツールの例
プロセス図式化ツールには、描こうとする内容に応じて、いくつかの種類があります。
ここでは、様々なプロセスを表現するためにビジネスでよく利用されるプロセス図式化グツールの例を紹介します。
1.フローチャート
フローチャートとは、あるプロセスを段階的に示した図です。各ステップは、簡単な説明を含むシンボルとして表示されます。また、フローチャートは、プロセスがどう進むかを矢印で表現します。
たとえば、次の図は、仮想の電子商取引販売プロセスを示す MindManager® で作成したフローチャートです。これは、ユーザーが会社の Web サイトから商品を購入する際に取る可能性のある各ステップの概要を示しており、成功した場合と失敗した場合のフローが含まれています。
フローチャートの中には、記号が特定のタスクを表しているものがあります。例えば、菱形は決定すべきことを表し、逆三角形は実際のコンピュータファイルを表し、アクティビティは四角形でよく表現されます。
2.コンセプト図
プロセス図式化のもうひとつのタイプがコンセプト図です。コンセプト図とは、異なる概念やアイディアの関係を、それらのアイディアを相互にリンクして視覚的に表現した図です。デザイナー、エンジニア、テクニカルライターなどが、知識やプロセスを整理して構造化するためによく使用します。
アイディアはページ上にレイアウトされ、特定の関係性に基づいてつながりを示す線が描かれます。これらの関係は、「原因」、「必要」、「可能」などのリンクしたフレーズで定義されます。
例えば、コンセプト図は、特定のトピックやプロセスを様々な角度から図解し、説明し、理解するのに役立ちます。関係性がわかりやすく視覚的に示されるため、複雑なトピックをより確実に理解するために、コンセプト図はチームメンバーにとって最適な方法なのです。
あるプロセスやコンセプトを説明する長い文書を読むことを想像してみてください。読み進めるのが面倒なだけでなく、理解するのにコンセプト図をざっと読むよりはるかに時間がかかるはずです。
3. プロセス図
他のプロセス図の例と同様に、プロセス図はプロセスを視覚的に表現した図です。専門家ではないユーザーに対して、コンセプトやワークフローを説明するのに適しています。視覚的に説明することで、より理解しやすくなります。
プロセス図には、同じような機能を表すものであっても、さまざまな形状があります。
例えば、MindManagerには、いくつかのビジネスプロセス図のテンプレートが用意されています。これらのテンプレートを利用することで、ビジネスプロセス図を初めて作成する企業でも、簡単にビジネスプロセス図を作成することができます。
以下の画像は、プロセス図の作成に使用できる MindManager のテンプレートの一部です。
放射状マップ、右マップ、およびツリー マップは、プロセスの表現が若干異なるものの、すべてプロセス図の例であることに注意してください。
以下は、MindManager を使用して作成されたプロセス図の例です。
この図は、プロジェクト実行の各段階におけるさまざまなプロセス要件を示しています。プロジェクトの各フェーズには、具体的なタスクとそれに対応する完了日やリードタイムが図式化されています。このようなプロセス図は、プロジェクトのワークフロー全体を示すと同時に、タスクの完了とタイムラインを追跡するために使用することができます。
以下は、MindManagerを使用して作成されたプロセス図のもうひとつの例です。
このプロセス図は、インバウンドトランザクションのための財務プロセスの概要を示しています。これは、支払いプロセスの各段階を示し、そのプロセスに関連する未解決のタスクを組み込んだ、シンプルなプロセス図です。このプロセス図には、リソース配分、タスク情報、および予算計算が含まれており、この図を単純な図解からビジネス プロセス最適化ツールに変身させています。
プロセス図式化ツールとしての MindManager
プロセス図は、どのようなビジネスや組織でも、特定の仕事とそれに関連するステップを定義するのに役立ちます。ステップを詳細に記述することで、ワークフローに変更を加えることが容易になり、品質を落とすことなく時間を短縮することができます。
ビジネスプロセスの図式化にはいくつかの方法があります。そのうちのひとつがMindManagerです。
使いやすいビジネスプロセス図式化のテンプレートが用意されているため、プロセス図式化を初めて行う組織や、現在のプロセスを強化したい組織にとって、ビジネスプロセス図を簡単に作成することができます。
MindManager では、プロセス図式化に必要な数の詳細を各ステップに添付することができ、図を行ったり来たりして情報を移動する必要はありません。
無料トライアルをダウンロードして、いますぐ MindManager をプロセス図式化ツールとしてご活用ください。