LinkedInの最近の調査では、女性の74％、男性の61％、ミレニアル世代の71％が仕事上のストレスを感じていることが明らかになっており、仕事上の成功をよりよくコントロールするためには、時間管理戦略が必須です。
予定されている会議を回避したり、遠隔地や対面でのチーム活動を行ったりするなど、日々のToDoリストの要求がどのようなものであっても、時間管理のテクニックを使えば、以下のことが可能になります。
- 決められた時間内に仕事を完了させる。
- 気が散ってしまうなど、時間管理で陥りがちな問題を回避する。
- 義務や期限に追われることによるストレスを軽減する。
行動科学的には、目標を小さな行動に落とし込んでいくことが成功の鍵となります。そこで今回は、時間を有効に使うための、小さくても効果的な行動をいくつかご紹介します。
その前に、なぜ時間管理のコツを使って仕事の計画を立て、スケジュールを管理することが重要なのかを簡単に説明します。
職場における時間管理戦略の重要性
限られた時間の中でより多くの仕事をこなすため、確立された時間管理戦略は、特に納期が厳しいときに、一生懸命仕事をするのではなく、賢く仕事をすることを容易にします。
この記事でご紹介するタイムマネジメントのヒントは、仕事のスケジュールをよりコントロールしやすくするためのもので、以下のようなことが可能になります。
- タスクのタイミングのバランスを保つ。個人の仕事とチームの仕事を両立させなければならない社員は珍しくありません。ミーティングの合間に軽いタスクを入れたり、重いタスクを最も生産性の高い時間帯に入れたりすることで、自分にとって最適な1日のToDoリストを作成することができます。
- 仕事の効率が上がる。似たような作業（データの入力、チェック、報告など）を連続して行うことで、時間を節約し、精神的な集中力を維持し、集中力の切り替えによる混乱を最小限に抑えることができます。また、短い休憩時間を設けることで、作業の中断に対応しやすくなります。
- より質の高い成果を得る。急ぎの仕事でなければ、綿密で正確な仕事ができる可能性が高くなります。時間管理戦略は、スケジューリングを組織的に行うことで、プロジェクトを積極的に進める時間を増やし、何かあったときに対応する時間を減らすことができます。
時間管理がうまくいかないと、目標を達成できなかったり、業績が悪化したりする可能性があります。一方で、より良い時間管理の方法を学び、実行することで、ストレスが軽減され、自信を持つことができ、結果的に仕事上の地位を向上させることができるという研究結果もあります。
次の4つの方法で時間を管理する
どんなスキルでもそうですが、時間管理を上手にできるようになるには練習が必要です。そのため、以下の4つの戦略には、時間管理を習慣化するための実行可能な提案が含まれています。
1. オンラインカレンダーを使って時間を管理する
先を見越したスケジュール管理が時間管理の鍵となるため、GoogleやZoho、Calendarなどのオンラインカレンダーを使って、1日の予定を立てたり、記録したりしましょう。
デジタルアジェンダを使えば、分かりやすく編集可能なスケジュールを作成でき、ほとんどのデバイスからすぐに更新できます。また、紙のカレンダーのように置き場所に困ることもありません。
オンラインカレンダーでは、下記が可能です。
- 他のチームメンバーとリアルタイムにスケジュールを共有。
- 繰り返し行われるイベントやアクティビティ、デジタル会議への招待、オンラインやEメールで確認された予定を自動的にスケジュール。
- 会社の会議室やミーティングルームを単発や定期的なミーティングのために簡単に予約し、場所を確保。
- 自分がどこで、どのように時間を使っているかを分析することで、より生産性を高めること。
オンラインカレンダーを使えば、自分が不在にしておきたい時間を簡単にブロックできます。そうすれば、集中して取り組まなければならない重要な仕事を、より少ない中断時間でこなすことができます。
また、多くのデジタルアジェンダでは、イベントの種類を色分けしているので、会議やアポイントメント、頭を使う仕事などをすぐに特定し、その間に軽くて短時間の仕事を入れることができます。
2. 新しい時間管理手法を試す
時間をうまく管理するためには、自分がいつ一番仕事をするのかを理解する必要があります。早朝に仕事をするタイプですか、それとも一日の後半に頭が冴えてくるタイプですか？
生産性の高い時間帯と低い時間帯を把握し、生産性の低い時間帯には小規模で単純なタスクを、生産性の高い時間帯には難易度の高いタスクをスケジュールすることを習慣化しましょう。
それでも決められた時間内に仕事が終わらない場合は、チャンキング時間やポモドーロ・テクニックなど、これまでにない時間管理方法を試してみてください。
チャンキング時間とは
チャンキングとは、時間を区切って、特定の仕事に集中して取り組むことです。
複数の仕事を同時にこなすことは、より多くの仕事をこなすための良い方法のように思えます。しかし、研究によると、作業を中断したり開始したりすると、生産性が低下するだけでなく、ミスが発生する可能性も高くなります。
それよりも、一つの仕事に全力で取り組むために、時間を区切って集中できるようにしましょう。
チャンキング時間を実践することで、以下のことが可能になります。
- 集中力の切り替えや、タスクの開始プロセスの繰り返しによる時間の遅れを回避できる。
- より綿密で正確な仕事をすることができる。
- 特定のタイプのタスク（データ入力とブレインストーミングなど）を一定期間行う際に、分析的な考え方と創造的な考え方など、最適な考え方を維持することができる。
企業によっては、毎日、あるいは毎週、会議のない時間を設けて、スタッフが個人作業に集中できるようにしています。
ポモドーロ・テクニックとは
フランチェスコ・シリロが開発したポモドーロ・テクニックは、物理的なタイマーを使って、25分間の集中作業セッション（ポモドーロ）と5分間の休憩を交互に行い、その後、4セッションごとに20～30分間の休憩を取ります。
この人気の時間管理法を活用するには、3つの簡単なルールを守る必要があります。
- ポモドーロ4回以上かかると予想される作業は、小さなタスクに分割する。
- ポモドーロ１回以下で終わると思われる作業は、他の短い作業と組み合わせる。
- 各ポモドーロを中断せずに完了する。(やむを得ず中断した場合は、5分間の休憩を取ってからセッションを再開し、中断した時間を記録することで、今後の中断を避けることができます）。
ポモドーロ・テクニックは、先延ばしにしたり、散漫になったり、精神的に疲れたりしないように、持続的な仕事の努力をすることで、時間を有効に使うことができるように設計されています。
3. 専用のプロジェクト管理ツールを導入する
プロジェクト管理専用のツール（MindManagerなど）を導入すると、必要な主要タスクを分解し、期限を設定し、追跡することができます。視覚的にプロジェクトを計画（共有）しやすくすることで、全体としての生産性を向上させることができます。
プロジェクト管理ツールを使うと、以下のことが可能になります。
- 大規模で多面的な活動を、小さなサイズの目標に分割することで、タスクへの取り組みやスケジュール管理が容易になる。
- 最初に取り組むべきタスクを明確にすることで、時間を浪費する「分析麻痺」を解消する。
- どのタスクが他のタスクの完了に依存しているかを確認し、それに応じて関連するタスクに優先順位をつけ、スケジュールを立てる。
原則として、プロジェクトのタイムライン上では、緊急性の高い重要な仕事を、重要性の低い雑用よりも優先し、その間に迅速で単純な仕事をスケジューリングするべきです。
また、プロジェクト管理ツールを使って、特定のタスクを追跡し、そのタスクにどれくらいの時間がかかるかを知ることで、自分のスケジュール管理の習慣を逆に改善することもできます。これらの知識をもとに、自分自身やチームのために、より現実的で達成可能な目標を設定しましょう。
注：時間管理ツールについては、今後の記事で詳しくご紹介します。
4. 整理整頓されたワークスペースをつくる
タイムマネジメントを向上させるためには、整理整頓されたワークスペースを維持することの重要性を過小評価してはいけません。作業に必要なものがすぐに見つかるほど、作業時間は短縮され、作業中に気が散ることも少なくなります。
仕事中に整理整頓するためのヒントをいくつかご紹介します。
- 手帳やメモ帳を使って、アイディアやメモ、連絡先などを常に書き留める。
これらの情報は、スケジュールを立てる際に役立ちます。また、これらの情報を一箇所にまとめておくことで、作成したメモを探す時間の無駄を防ぐことができます。 - ファイル命名規則を統一することで、必要な書類を簡単に保管・検索する。
また、メールのチェックと返信のスケジュールを決めて、新しいメッセージが自動的に届くフォルダを作り、フォルダを使ってメールを整理すると、古いメッセージを簡単に見つけることができ、効率的にメールを管理できます。 - 重要な仕事をしている間は、気が散るウェブサイトをブロックし、電話の電源を切るかミュートにする。
ソーシャルメディアや電子的な通知、友人や家族の存在がスケジュールを狂わせるのを防ぐことができます。
自分に小さなご褒美を与えることは、スケジュールを守り、タスクを効率的に管理するための効果があります。
友達とメッセージを交換したり、好きな飲み物を飲んだり、外を散歩したりして、1日の仕事の達成感を味わうと、モチベーションが維持できます。
この記事は、4 time management strategies to boost professional success | DECEMBER 1, 2021 を翻訳したものです。
