著者:リーン・アームストロング
企業のナレッジをマップ化することは、情報を構造化して共有するための最良の方法であり、迅速に理解でき、簡単に実践につなげられます。これを効果的に行うには、自分とチームに最適なナレッジ マップ作成ツールを使用する必要があります。
ナレッジマップ作成は、情報の流れを視覚的に示すだけでなく、動的なプロセスでもあります。つまり、適切なナレッジマップ作成ソフトウェアとツールを使用すると、リアルタイムでナレッジリソースを調整および改善し、最新の情報を維持し、有用な状態に保つことができます。
ナレッジマップ作成を活用してプロジェクトの成功と計画をよりよく進める準備はできましたか?次に、ナレッジマップ作成ツールとプログラムをいくつか見てみましょう。
ナレッジ マップ作成ツールを使用してパフォーマンスを向上させる
ナレッジ マップ作成ツールは、基本的に生産性が向上するように設計されています。これは、プロジェクトの計画、スケジュール作成、戦略の概要、またはアイディアを生成するためのさまざまなブレーンストーミング手法の使用など、構造化し方向性を明確にすることによって実現します。
どのナレッジ マップ作成 テンプレートや視覚化を使用して作業を行う際に使用する場合でも、ユーザーとチームは次の作業を容易にする必要があります。
- 思考、アイディア、ナレッジをデジタル形式に変換
- 目標に最も関連するコンセプトを決定
- 重要なアイディアを特定の行動に分割
単一のワークフローシステムから部門全体の再設計まで、重要な企業ナレッジを文書化して更新する最も効果的な方法として、赤信号、連携の弱い部分、情報のボトルネックを特定できます。
ナレッジマップ作成ソフトウェア:仕事のための適切なツール
ナレッジマネジメントが適切に処理されている場合に限りナレッジは重要な戦略的資産となり得ます。
あまりにも多くのデータを利用できるようにしてしまうと、ユーザーは目の前のタスクを完了する前に圧倒され、気が散ってしまう可能性があります。適切なツールを使用して適切なタイミングで適切な情報を提供すると、すべてのプロジェクトがよりスムーズに実行されます。
最適なナレッジマップ作成ソフトウェアは、分散したリソースをひとつのプラットフォームに集めることで、特定のプロセスの情報を管理できるソフトウェアです。
ナレッジマップ作成ソフトウェアは、マップ作成プロセスのコミニュケーションを合理化するだけでなく、次のような資産を統合および管理するための柔軟なフレームワークを提供します。
- ドキュメントとテンプレート
- 図とチャート
- 表計算(スプレッドシート)
- 連絡先
多くのビジネスプロフェッショナルは、プロジェクトの優先順位を追い、必要な操作をしたりやめたりするために、ナレッジマップに依存しています。これら毎日使われているツールは、スタンドアロンサポートから包括的なナレッジマップ作成システムまで様々です。
両方について簡単に見てみましょう。
4 つのナレッジ マップ作成ツール
ナレッジ マップ作成ツールを使用して、特定のプロセスに関連付けられたステップとリソースを統一されると、ユーザーが知る必要があるすべての情報が接続され、一貫性があり、説明可能となります。
複数のナレッジ マップ作成ツールを使用するとメリットが得られる可能性は高くなりますが、ニーズに合った適切な組み合わせを見つけることは、最終的にマップ化の目的によって異なります。
ここでは、組織で検討できるナレッジ マップ作成 ツールの 4 つの例を示します。
1. 表計算プログラム
データ収集のニーズが比較的基本的な場合、単純な表計算プログラムは、ナレッジをマップ作成するためのツールとして十分に適している可能性があります。
Microsoft Excel などの表計算プログラムは、データの整理、並べ替え、分析、保存を行う機能を備えており、プロジェクト予算の作成から特定のナレッジ リソースに関するグラフやグラフの作成まで、あらゆる機能をサポートします。
表計算プログラムの主な強みは、数式を使用して値を計算する能力にあることを覚えておいてください。
また、特定のアプリケーションでは非常に便利な機能ですが、ブレーンストーミングのような概念的なナレッジマップ作成技術を使用する必要がある場合は、Excel のようなツールを単独で使用するには制限となります。代わりに、Excel のような表計算プログラムと、より多用途なデジタル キャンバスにデータをシームレスに転送できる、より堅牢なソフトウェアを組み合わせるのが最善となります。
2. 図解ツール
生産性を向上させるには、表計算ツールと図表プラットフォームをペアリングすることを検討してください。図表ツールは多くの形式をとり、その多くはコラボレーションを行い、アイディア、コンセプト、関連するナレッジデータ間の関係を簡単に視覚化しマップ化できます。
一般的に使用されるダイアグラムツールの例としては、次のようなものがあります。
- 特性要因図
- ブロック図
- 組織図、フローチャート、およびディシジョン ツリー(決定木)
- タイムラインとカレンダー
- ワイヤーフレームとモックアップ
ナレッジ マップ作成プロセスでのダイアグラム作成ツールの使用方法の 2 つの例を見てみましょう。
例 1: 特性要因図表テンプレート
例 2: フローチャートテンプレート
図解プロセスをナレッジマッピングツールとして使用する最大の利点の1つは、脳が自然に機能する方法と同様に、高速で非線形である点です。その結果、図表は、アイディアを素早く流動的に捉えることができ探求するため、楽しく魅力的な方法になります。
3. ガントチャート
プロジェクトのスケジュール設定と管理に関しては、ガント チャートは、タイムラインとアクティビティ間の依存関係を示す多くの組織のツールです。
ソフトウェアを使用して、インタラクティブなガント チャートをナレッジ マッピング プロセスに含めるだけでなく、特定のプロジェクトの全体的なスケジュールと予想完了日を表示できるだけでなく、個々のタスクの順序と期間を把握するのに役立ちます。
4. ナレッジマップ作成テンプレート
プロセスまたはプロジェクトをマップする既製のビジュアル レイアウトとして、次の目的でナレッジ マッピング テンプレートが非常に役立ちます。
- 特定のトピックに関するアイデアや情報の組み立てを通じてグループを導く
- ナレッジマップを標準化し、カスタマイズ、再利用を行うことができます。
ナレッジマップ作成テンプレートは、実際には、MindManagerのような多くのソフトウェアプログラムの製品に組み込まれている便利なツールであり、すぐに始めて、はるかに速くできることを可能にします。
ナレッジマップ作成ソフトウェアと一緒にすべてを
複数のツールを 1 つのプログラムに組み合わせた特殊なコラボレーション ソフトウェアは、通常、ナレッジ マッピングが提供するあらゆるものを活用する最良の方法です。
少なくとも、選択するナレッジ マップ作成ソフトウェアは、ファイル、画像、リンク、メディア、およびその他のナレッジ リソースの追加、関連付け、表示を容易にすることで、視覚的な作業管理を促進する必要があります。
また、次の機能を使用して、インタラクティブなマップ、チャート、およびダイアグラムを作成できる必要があります。
- マインドマッピング、コンセプトマッピング、ブレーンストーミング機能
- アクティビティとナレッジマップ作成テンプレート
- プロジェクトコスト追跡
一部のナレッジ マップ作成ソフトウェアはさらに進み、クラウドベースの共同編集、広範なモバイル アプリケーション、堅牢な条件付き書式、仮想コンテンツをワンクリックでキャプチャする機能などの高度な機能を提供しています。
著者について:
リーン・アームストロングはマインドマネージャーの寄稿者です。財務と起業家精神のバックグラウンドを持ち、インバウンドマーケティングの認定を受け、今日のビジネスモデルの多くを推進するツール、トレンド、テクノロジーについて定期的に執筆しています。リーンのブログ記事は、幅広い業界のウェブサイトに掲載されています。
この記事は、4 knowledge mapping tools you should know about を翻訳したものです。
