著者: ジル・フエッティッチ
組織のナレッジ マネージメント フレームワークについて考えた場合、どのナレッジ マネージメント ツールが成功に不可欠かと考えることでしょう。企業ごとに異なりますが、大規模な組織が一般的に使用するいくつかの種類のナレッジ マネージメント ツールがあります。
この記事では、これらのナレッジ マネージメントツールについて説明し、ナレッジ マネージメント プロセスでこれらのツールを使用する場合について関連する例をいくつか示します。
まず、ナレッジ マネージメント プロセスのさまざまな段階を見てみましょう。その際、ナレッジ マネージメントのフレームワークを開発している組織が実行できる手順を確認できます。
ナレッジ マネージメント プロセスの段階
ナレッジ マネージメント プロセスの段階は、次で構成されます。
- ステップ 1: 収集 –最初の収集フェーズでは、マネージャーが収集されるデータとその方法について決定します。また、この段階で企業が収集するデータをどこに保存するかも計画します。
- ステップ 2: 整理 –保存される情報は、ユーザーが必要なときに探しているものを実際に見つけられないと役に立ちません。このステップは、ナレッジマネージメントを成功させるために不可欠です。ナレッジ マネージメント プロセスの編成段階では、組織によって確立されたルールを使用してデータを論理的に配置していきます。たとえば、顧客関連のすべてのデータは、ひとつのデータベースに、別のデータベースには売上データなどになります。
- ステップ 3: まとめ –この段階で情報をまとめます。一片の情報や断片的なデータにするのではなく、ものによっては表、円グラフ、またはその他の図表として情報が表示されるようにします。視覚的にまとめることで、データをすばやく確認できるようになります。
- ステップ 4: 分析 –ナレッジ マネージメント プロセスのこの時点で情報が分析されるため、相関関係とパターンを明らかにすることができます。そこで、ナレッジマネジメントの最大のメリットが実現し始めます。
- ステップ 5: 統合 –いったん情報が分析されると、情報は単なる異なったデータの集まりではなくなります。組織にとって真の価値があり全体的な運用を改善するために使用できます。これは統合段階と呼ばれ、収集された情報が実際に組織全体で使用できるナレッジとなります。
- ステップ 6: 意思決定 –ナレッジ マネージメント プロセスの最終段階では、関係者が収集した集合的な知識を使用して、企業としてどのように進めるかについての意思決定を行うときに使用されます。
ナレッジ マネージメント プロセスを定義したので、ナレッジ マネージメント フレームワークを確立するときに企業が使用する一般的なツールの種類をいくつか見てみましょう。
ナレッジ マネージメント ツールの種類
特に企業では数多くのナレッジマネージメント ツールが一般的に使用されています。これらのツールには、次のようなものがあります。
1. コンテンツリポジトリ
コンテンツ リポジトリを使用すると、収集したデータを簡単に整理できます。この良い例は、コンテンツ管理システムまたは CMS です。CMS とは、Wordpress などのデジタル コンテンツの管理に使用されるソフトウェアのひとつです。
2. ナレッジ検索
情報を保存したら、その情報にアクセスする方法が必要です。この目的には、優れたナレッジ検索ツールが不可欠です。組織によっては、複数のデータ ソースを検索できるナレッジ検索ツールへ投資する場合もあります。
3. コミュニケーション
コミュニケーション ツールは、組織の情報をキャプチャして格納するために使用されます。そのため、このツールの種類には、電子メール、インスタント メッセージング、ビデオ会議、MindManager などのコラボレーション ツールが含まれます。
4. ソーシャルソフトウェア
ソーシャル ソフトウェア ツールを使用すると、組織は関連するナレッジを簡単に共有できます。ここでの良い例は、Salesforce などの顧客関係管理 (CRM) ソフトウェアで、企業はすべての顧客とのやり取りを追跡し、組織全体でその情報を共有できます。ご想像の通り、この簡単にアクセスできる顧客データは、顧客関係の管理を向上させるだけでなく、意思決定を容易にします。
5. ナレッジの見える化
多くの場合、企業が収集する情報は、テキストやデジタルデータではなく、視覚的な図表を使用して表示されると、より迅速に理解および分析できます。
MindManager ならソフトウェアのビジュアル マップ作成機能を使用して、組織はナレッジ マネージメント プロセス全体で発生する重要なタスクの多くを簡単に実行できます。
MindManager なら、収集される情報とその格納方法を視覚的にマップ作成できます。さらに、仮想ホワイトボードで企業は情報をシームレスに移動し、明確かつ誘導しやすいマップを作成できるためナレッジマネージメントプロセスが簡素化されます。
さらに、MindManager のリンク機能と添付ファイル機能により、マップを収集データおよび視覚化プラットフォームから、実用的なタスクと情報を格納する一元化されたダッシュボードに変換できます。これにより、チームは重要な情報をすべて一か所に集中管理し、計画からアクションに簡単に移行できます。
プロジェクトで繰り返し、そして完了までを管理するために使用できる MindManager ダッシュボードの例を次に示します。重要なプロジェクト情報、タスク、コストなどは、手動で、またはリンクと添付ファイルを使用して、このダッシュボードに取り込むことができます。この情報がすべて一元化されると、プロジェクト マネージャーはワークフローの実行中にこのダッシュボードを使用できます。
これらの理由により、ほとんどの企業は、その規模に関係なく、優れたナレッジ可視化ツールを重要視しています。
6. 意思決定支援
大量のデータを収集する場合データを分析する良い方法が必要です。そこで意思決定支援ツールが使用されています。意思決定支援ツールには分析やレポート作成ソフトウェアなどが含まれており、ご想像に難くなくナレッジ マネージメント プロセスの分析段階で使用されます。
7. ビッグデータ
ビッグデータはまさにその名前の通りです…大量のデータのことです。1970 年代以降、企業は保存するデータの量を毎年 3 倍に増やしてきました。これらの企業がリレーショナル データベースを使うようになり、データが多すぎるため企業として管理する選択肢がなくなっています。
たとえば、Google のような企業が追跡する必要がある膨大なデータ量が想像できますか? 大量のデータの意味を見える化させる必要のあるよい例でしょう。また、ビッグデータについて言えば、その膨大な量のデータを管理するために実際に使用するアプローチについて説明します。
ご覧のとおり、データの取り込み、保存、および取り出しをはるかに簡単にするさまざまなナレッジ マネージメント ツールがあります。しかも、沢山の選択肢がありナレッジ マネージメント プロセスを作成または修正するのは仕事が膨大すぎると思えるかもしれません。そして、これこそナレッジマネジメントの中核的な課題のひとつなのです。これらすべてのデータと管理の選択肢のなかで、どこから始めたら良いのでしょう?
我々は MindManager で始めてみることをお勧めします。MindManager のビジュアル マップ作成機能を使用すると、職場でのナレッジマネージメントを改善する方法をブレーンストーミングし、ソフトウェアを使用してナレッジ マネージメント プロジェクトを管理できます。さらに、MindManager はリスクなしでいますぐ使い始めることができるのです。
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この記事は、Knowledge management tools: what do businesses need and why? を翻訳したものです。
