ナレッジマネジメントとは何か、なぜそれが不可欠なのか

ナレッジマネジメントは、組織の成功にもっとも重要な要素のひとつです。これは、ナレッジマネジメントがなければ、チームの各メンバーが持っているナレッジを正確に取り込んで共有できず、組織は時間の問題解決、進行、最適化が不可能ではないにしても、困難になるためです。

ナレッジマネジメントは、組織内の重要な情報を作成、取り込み、保存、共有、使用、および管理するプロセスとして定義されます。ナレッジマネジメントが正しく行われないと、組織は非効率的になり、従業員や会社全体の専門知識のレベルを上げることができなくなります。

実用的なナレッジマネジメントツールを導入することで、組織は情報をうまく広め、将来にわたって実践の効率を向上できます。さらに、ナレッジマネジメントの実践により、重要な情報を適切な人が適切なタイミングで利用できるようになり、組織の価値と有効性が高まります。

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組織の成功に重要な役割を果たすナレッジには、次の種類があります。

• 暗黙知:時間をかけて学習されたアイディア、スキル、経験、能力とその組み合わせ
• 顕在知:研究レポート、ドキュメント、ハンドブック、データシートなど、簡単に保存、分類、共有できる文書化された情報

パン作りを例に、これら2つのカテゴリのナレッジを考えてみてください。インターネット、フォローしているレシピ、および取ったメモは、顕在知の例です。暗黙知には、パン屋としての経験と、試行錯誤を通じて過去に学んだ関連するパン作りの技術またはスキルが含まれます。この暗黙知は、「実践による学習」から得た教育です。

暗黙知と顕在知の両方が、組織のナレッジマネジメントを成功させる上で重要な役割を果たします。ただし、こうしたナレッジを取り込み、保存、共有するための適切なツールがなければ、ナレッジは簡単に失われ、忘れさられてしまいます。ナレッジと情報が失われると、組織にとってダメージとなります。

組織のナレッジマネジメントは、次の 3つの主要な領域に分けることができます。

1. ナレッジを蓄積する、あるいは取り込む
2. ナレッジを蓄える
3. ナレッジの共有もしくは伝達

組織のナレッジを蓄積して保管することで、企業のリーダーは過去に組織を成功に導いた情報を理解し、活用できます。さらに、この情報を組織がチームや部門間で共有することで、従業員は古いプロセスを継続的に反復してパフォーマンスを向上させたり、より優れた新しい戦略を生み出したりできます。

組織にとってナレッジマネジメントが重要なのはなぜか

組織を生命体と考えれば、ナレッジマネジメントが企業の健全性、効率性、寿命に不可欠であることは容易に理解できるはずです。ナレッジマネジメントを適切に行うことで意思決定能力が向上し、社員はより迅速かつ情報に基づいた意思決定を行うことができ、より会社全体の利益となるのです。

ナレッジマネジメントが正しく行われると、従業員全員が簡単にアクセスできる蓄積されたナレッジに基づいて意思決定が行われるようになります。このような意思決定が、イノベーションの加速、顧客サービスの向上、従業員の離職率の低下など、組織を前進させる原動力になるのです。

市場の競争が激化するにつれ、ナレッジの蓄積、分類、管理がさらに重要性を増しています。組織は、適切なナレッジマネジメントツールに投資することで、競合他社の先を行くことができます。さらに、問題への対応と問題解決が早ければ早いほど、組織内でイノベーションが早く起こります。

ナレッジマネジメントには、次のような多くの利点があります。

• コミュニケーションの改善
• 組織の改善
• 製品とサービスの向上
• 問題解決の迅速化
• 集団的知的資本の増大
• 収益性の向上
• より良い意思決定
• 専門知識のより簡便な共有
• 従業員の育成と成長の支援
• イノベーションの向上
• ビジネスプロセスの改善

ナレッジマネジメントは、組織全体で情報を共有するのに役立ちます

ナレッジマネジメントは、単なるドキュメントの共有ライブラリではありません。これは、チーム、同僚、組織、および対象ユーザーと情報とプロセスを積極的に共有する方法です。組織の役員全員でナレッジに簡単にアクセスできるようになれば、上記の利点やそれ以上の効果が期待できます。組織で実用的なナレッジマネジメントシステムを導入するには、それを可能にし、簡単にできる環境をつくる必要があります。職場でナレッジを共有するのに役立つ次の5つの戦略から始めみてはいかがでしょうか。

1.ナレッジの共有に報酬を与え、認める

現実を直視しましょう–肯定的に進めることは人生のあらゆる局面で効果を発揮します。組織内で適切なナレッジマネジメントを奨励する最良の方法のひとつは、達成されていることを認め、成功している社員に報酬を与えることです。そうすることで、他の社員もやる気にさせます。

組織のナレッジマネジメントの取り組みに積極的に協力した社員には、年度末、四半期末、またはその他の決まった期間に少額のボーナスやプレゼントを提供することを検討してください。タスクにインセンティブを付けることで、企業のモラルとイノベーションを向上させられます。

2.模範を示す

企業の上層部がナレッジマネジメントや共有システムを活用しなければ、組織の他のメンバーがそれに続くことはありません。模範を示して、他のメンバーにとっても同様に重要であることを示すことが重要です。

ナレッジ共有活動は、まず組織のスタッフのシニアメンバーから始めるべきです。先輩社員が参加すればするほど、そのナレッジが文書化され、後輩や新入社員に伝えやすくなります。

3.ナレッジ共有ツールの提供と活用

ナレッジマネジメントツールは、データと情報の蓄積と共有を成功させるのに不可欠なものです。正しく使用すれば、従業員がオフィスにいてもリモートでも、ナレッジの共有はシームレスです。

MindManager® は、あなたとチームがナレッジを作成、共有、および習得できるようにするソフトウェアです。カスタマイズ可能なブレーンストーミング、生産性向上、プロジェクト計画、プロセス、タスク、ワークフローのテンプレートが豊富に用意されており、貴重な企業データや重要なナレッジを整理して蓄積させるのに役立ちます。さらに、チームメンバーやプロジェクト関係者とのコミュニケーションを推進し、ナレッジマネジメントを向上させられます。

4.従業員間のコミュニケーションを管理

組織が成功するには、社員間や部門間の効果的なコミュニケーションが不可欠です。社員間の情報共有に障壁があると、会社は苦戦を強いられるでしょう。明確で効果的なコミュニケーションは、ナレッジマネジメントプログラムを成功させるための鍵です。コミュニケーションが推進されると、ナレッジの共有が効果的に行われます。

5.ナレッジ共有環境を育成

ナレッジの共有と管理の目標は、それが「普通」であり、組織に定着し、社員全員にとってごく自然なことであるということです。コラボレーションを強化し、さまざまなチーム間およびチーム間で重要な学習を共有するために、社員のタスクにさまざまなアクティビティを含めることを検討してください。さらに、社員がお互いの役割と責任をよく理解していれば、ナレッジの共有はより自然に行われるようになります。

MindManager でナレッジマネジメントを協働するには

MindManager は、組織内の情報とナレッジの管理を簡素化します。このマインドマップおよびデータ視覚化ソフトウェアを使用すれば、共有されたナレッジと貴重な情報を簡単に整理し、すべてを最新の状態に保ち、集中管理して利用できます。このアクセシビリティにより、組織内の理解とコミュニケーションが大幅に向上します。

MindManager は、整理された数十種類の視覚的表現で情報がどうつながっているかユーザーに示します。マインドマップやその他の種類の図表を使用すると、ユーザーはMindManagerの迅速、簡単、柔軟な構造化機能を使用して、さまざまなビジネスシステムやプロセスでも、共有情報を迅速かつ効率的に導くことができます。

その他MindManager を使ってユーザーが協働ナレッジマネジメントできる方法には次があります。

• 画像、ハイパーリンク、詳細なテキストメモ、およびWebコンテンツを組み込んで、情報が失われることなく、互いの関連性を示すように記録
• 活発な思考と情報の効果的な構造化を可能にし、グループとして整理し、意識を整合
• 長期的な理解と透明性のあるコミュニケーションの推進
• チャートや図表などの視覚的表現を使用したコミュニケーションを支援

ナレッジマネジメントワークスペースとしての MindManager

MindManager は、あらかじめ組み込まれたビジュアル図を使って、ワークフロー プロセス、社内の方法論や手法、重要な参照とリソース、さらには将来の計画をマップすることで、チームが組織のナレッジを管理できるようにします。視覚的な図は、チームが内部知識を取り込み管理するのに役立つため、生産性と情報が失われません。

MindManager には、カスタマイズ可能なさまざまなビジュアルテンプレートが用意されており、チームはこれを内部プロセスの合理化とナレッジ管理の向上に役立てることができます。

言うまでもなく、MindManager の共同編集機能により、チームの恊働が簡素化され、チーム メンバーは物理的な場所に関係なく、ワークフロー プロセス マップや同様の社内ナレッジの取り込みにリアルタイムで貢献できます。

また、MindManager では、ビジュアル図を Web サイトやドキュメントなどにリンクできるため、すべての重要な情報を一元化されたドキュメントまたは場所に集約できます。MindManager は Outlook と SharePoint のデータを同期することもでき、ユーザーは SharePoint、OneDrive、Microsoft の各チームを使用して共同編集できます。

MindManager の 30 日間無料トライアルで組織内のナレッジ、情報、および重要なデータを合理的に蓄積させてみましょう。

この記事は、What is knowledge management and why is it essential? | JANUARY 31, 2023 を翻訳したものです。