署名：マイケル・フライデンバーグ
少し前に、効果的な会議の仲介法についてのワークショップで、こんな質問を受けました。 それを聞いて「どうすればいいのか」と考えました。 答えを出す前に、まず考えなければならないのは、会議でフリップチャート(大きな紙をつるして使うスタンド)を使うときに仲介者は何をしようとしているのか、ということです。
つまり、フリップチャートは何の役に立っているのでしょうか？
フリップチャートが仲介者の味方であることは間違いありません。仲介者は、対面式のミーティングでフリップチャートを使用して、次のことを行います。
- 参加者のエネルギーを共通のタスクに集中させる
- 参加者の注目を集めることで、参加者の関心を引きつける
- 参加者が共有する情報の流れを文書化
- 情報を有益な方法で整理
私が出した結論は、フリップチャートは単なるツールであり、仲介者がこれらの特定のタスクを達成するために使用するツールであるということです。
次に、このツールをバーチャル会議室に導入した場合、オンライン会議にはどのような問題があるのかを考える必要がありました。
オンライン会議はエネルギー曲線を平らにします。 対面式のミーティングでは、参加者はより物理的なものになりますが、それを助ける社会的な力学があります。 仲介者は、参加者を椅子から立たせて互いに交流させたり、壁に掛けられたフリップチャートの紙を使って交流させたりすることができます。 また、参加者がフリップチャートの周りに立ってトピックについて話そうとする熱意があれば、そのポジティブなエネルギーがグループ全体に広がっていきます。
参加者がオンラインミーティングに参加するのは簡単ですが同時に離脱も簡単です。 私がトレーニング・ワークショップで聞くバーチャル・ミーティングに対する不満の第一位は、「参加者の関心を維持することができない」というものです。 対面式のミーティングでは、参加者との間には、参加してもらうという社会的な契約がしっかりと結ばれています。 また、インターネット上で参加者の行動を観察できないことは、マルチタスクの誘惑にもつながります。 対面式のミーティングでは、誰かが注意を払っていないことを察知して何かをすることができます。 バーチャル・ミーティングでは、インターネット接続の向こう側で参加者が何をしているのかが見えないことがよくあります。
オンライン会議は、話すには良い場所ですが、会議の後に簡単に使えるようにメモを取るのは難しい場所です。 さらに難しいのは、参加者の創造性を取り込むことです。 創造性は、想像力とアイディアの関連付けを組み合わせることで生まれます。 参加者が目の前にあるのがタイプされたワープロの文書だけである場合、創造的な思考プロセスをダイナミックにするのは困難です。
オンライン会議は情報を生成みだすのは得意ですが、それをまとめるのはあまり得意ではなく、特に生成された意見をまとめるのは苦手です。 バーチャル会議室には、参加者のインプットを整理する方法として紙を掛ける壁がありません。 また、参加者にとっては、メモ係が文書の中の資料をカットアンドペーストするのを受け身で待たなければならないのは、精神的に疲れるものです。
そこでマインドマップが役立ちます。 それは私が見つけたフリップチャートの最高の代用品です。 オンライン会議の中にフリップチャートを入れることができるのです。 フリップチャートが得意とするすべての作業は、バーチャル会議でマインドマップを使えば簡単にこなせます。 つまり、仲介者のツールになり、そうすることで新しい仲介者の味方になるのです。
マインドマップのために作成された情報の枝は、参加者のエネルギーを集中させるために会議室の壁にぶら下げたフリップチャートの紙を代替になります。 このエネルギーは、最初に全体像に焦点を当て、その後、詳細なノードのより深い意味を議論し、注釈を付けるなどの共通のタスクにエネルギーを再度集中させるために集中させることができます。
参加者がマインドマップで共同作成するプロセスは、人間の行動の最も強力な動機の2つをおさえています。 人には動きに従う本能があります。 ノードが作成され、マップが拡がると同時に議論が前に進みます。そうすると、人はグループから取り残されることを恐れます。 マップが造られると同時に私達の仲間についていくために注意を払う強力な本能があり、マインドマップで共同作成することはこれらの本能を使うのです。
マインドマップを使えば、参加者が共有した情報の流れを簡単に記録することができます。 マインドマップは、フリップチャートよりもさらに強力なメモ取りになります。 まず、フリップチャートと同様に、参加者の入力を短い言い換えを使ってノードとして追加することができます。 さらに優れているのは、マインドマップソフトに搭載されている「ノート」機能です。 あるポイントで取り込む必要がある詳細情報がある場合、仲介者は、そのノードに添付されたノートを開き、必要な追加情報を追加するだけです。 つまり、マインドマップでは、フリップチャートに箇条書きにするだけではなく、ノードに入力された箇条書きのポイントと、添付のノートに入力された詳細情報の2つの方法で貴重なインプットを得ることができます。 かなり巧妙ですね!
マインドマップソフトウェアは、仲介者が入ってきた情報を取り込むだけでなく、ノードを移動して論理的な順序で配置することで、簡単に情報を整理することができます。 これは整理するのに便利なだけでなく、私のグループがチームとしてマインドマップを整理するときに、彼らのエネルギーとエンゲージメントがロケットのようになることを発見しました。
要するに、マインドマップはオンライン会議を円滑に進めるためのツールとして最適なのです。 ここでは、マインドマップを仮想フリップチャートとして使用するためのベストプラクティスをいくつか紹介します。
- マインドマップの構築方法について、会議参加者にトレーニングとコーチングを行います。最初にこのトレーニングを行い、その後にミーティングを開いて内容を説明するのがベストです。
- マインドマップのため、よいきっちりとした言葉で書かれた種になる質問を作成しておきます。ミーティングの終わりまでにグループが何を作成するのかを理解していればいるほど、物事はうまくいきます。 グループが問題の内容を把握していなくても心配しないでください。問題を明瞭にすることはマインドマップの派生物なのです。
- 会議の参加者によって共同編集できるマインドマップソフトウェアを用意しましょう。フリップチャートとしてのマインドマップは、私がグループのためのすべて入力してもいいですが、参加者自身が入力できたほうがより効果的です。この共同作業は時に目を見張るものになります。
- それらを組織するプロセスからの考えを発生させるプロセスを、最高のあなたができるように、分けなさい。
- マインドマップが記入されたら、ちょうど作成した地図の意味そして戦略的な洞察力をグループで考察してみましょう。マインドマップに別の枝を作成するか、あるいは、これらの結論を収集するために別のマインドマップを作成するようにしてみてください。
- 会議の終わりの近くで、グループに次のステップを論議し決定させることは賢明でなやり方です。会議からの最終的な具体的な成果物の作成につながる「次は何をすべきか」、「次に取るべき行動…」、「対処すべき質問」などの質問に答えるために、マップの別のブランチとしてこれを入力するだけでいいのです。
- 会議の前に、マインドマップを最終報告書で使用するためのエクスポートするための最良の形式は何かを決定します。通常はワープロ文書ですが、スプレッドシートやガントチャートのような計画文書が必要な場合は、会議の最初からそれを決めておくと良いでしょう。
オンライン会議におけるマインドマップの価値は、マインドマップそのものではありません。 このツールを使って、グループの創造性と生産性を高め、グループが望むポジティブな未来を創造することができます。 マインドマップは、あなたが会議室でフリップチャートを使っているように、次のオンライン会議で使えるツールなのです。
著者について：
マイケル・フライデンバーグは、『Mastering Online Meetings – 52 Tips to Engage Your Audience and Get the Best Out of Your Online Meetings (会議への積極的な参加を促すツールとテクニックのワンストップショップ レビュアー：ローラ・ジョンソン)』の著者です。
この記事は、How to integrate “flip charts” into your online meetings | MindManager Blog | JULY 23, 2020 を翻訳したものです。
