コラボレーションワークは過去10年間で着実に増加し、電子メール、インスタントメッセージ、電話やビデオ通話などのタスクは、平均的な個人の1週間の仕事の85%
以上を占めるようになりました。コラボレーションは重要ですが、過度または不必要なコラボレーションへの要求は、イノベーションと俊敏性を高めるためのビジネスの努力を妨げています。
チームワークは組織の成功に不可欠ですが、コラボレーションタスクの過負荷は、かえってチームの効率と生産性を低下させる可能性があります。幸いなことに、適切なツールを使用すれば、コラボレーションの過負荷を防ぎ、チームの生産性とコミュニケーションを向上させることができます。
コラボレーション生産性ソフトウェアプラットフォームは、データ共有、共同作業、チーム全体の相乗効果に焦点を当てることで、より生産的なチームを育成するのに役立ちます。例えば、Salesforceを使用しているチームは、Quipを使用してコラボレーションと生産性を向上させることができます。
Quip は、Salesforce を利用した仮想コラボレーションツールで、チームメンバーにワークスペースを提供し、共有ドキュメント上でリアルタイムにコラボレーションを行うことができます。リアルタイムのCRM データ、テンプレート化されたドキュメントやスプレッドシートを使用することで、Quipはチームのつながりを保ち、連携し、ビジネスゴールを達成するための生産性を向上させることができます。
この記事では、コラボレーション機能を実現または強化するプラットフォームが、ビジネスチームにとっていかに理想的なツールであるかについて説明します。また、MindManager®などのソリューションが、コラボレーションの過負荷によるストレスを感じることなく、チームの生産性と効率性を向上させるのに役立つことも紹介します。
ビジネスチームにコラボレーション生産性ソフトウェアが必要な理由
チームの生産性はコミュニケーションから始まります。チームメンバーが非効率的なコミュニケーションをとっていたり、効率的に情報を共有していない場合、このコミュニケーション不足は次のようなデメリットにつながります。
- プロジェクトの失敗や納期遅れ
- モラルの低下
- 目標の未達成
- 売上の損失
単一の統合されたプラットフォームでデータにアクセスし、共有することができれば、ワークフローのボトルネックを防ぐことができます。これは、従業員がバラバラのデータの壁で検索する時間を減らし、より多くの時間を重要なタスクに費やすことができるようになるためです。情報を一元化することで、探しているもの
を見つけるためにさまざまなプラットフォームや電子メールを誘導したり、同僚の邪魔をしたりするのではなく、一箇所で必要なものに簡単にアクセスすることができます。
多くの企業にとって、競
争よりもコラボレーションを進めることが重要です。競 争 は 分 離 を 生 み 、情 報 共 有 を 妨 げ る こ と に な り ま
す 。
協力的な職場環境を作ることで、社員は自分の成功が他のチームや部署の成功にいかに貢献するかを理解することができます。このことは、チームメンバーにとっても、会社全体にとっても、いくつかの利点があります。
- チームのオーナーシップと責任感の創出
- 知識の共有と協力の促進
- 部門やチームを超えたコミュニケーションの促進
すべての従業員が同じ認識でいる場合、チームメンバーはタスクやワークフローを管理し、トラブルシューティングや問題解決に協力することが容易になります。
MindManager を使用してコラボレーションおよび生産性向上ツールを活用する方法
ワークプロセスとビジネス成果を向上させるために、企業はチームコラボレーションと生産性向上ツールを使用することで利益を得ることができます。数多
くの会社がさまざまなコラボレーション ツールやソフトウェアを提供していますが、MindManager
には、ビジネス チームの組織、コラボレーション、および生産性を向上させるのに役立つ機能がすでに多数用意されています。
- クラウドベースの機能
- 部門を超えたコラボレーション
- 直感的でモバイルフレンドリーなインターフェイス
クラウドベースの機能
チームメンバーが遠隔地にいる場合でも、オンプレミスにいる場合でも、あるいはその両方を兼ねている場合でも、誰もがさまざまなファイルやドキュメントにシームレスにアクセスできる必要があります。クラウドベースのファイルストレージを利用すれば、ユーザーは共有ドキュメント上でリアルタイムにコラボレーションを行い、互いの変更点を随時確認することができます。
MindManager は、マルチユーザーコラボレーション機能を備えたクラウドベースのドキュメント管理を実現します。マインドマップやダイアグラムは共通のデジタルロケーションに保存され、チームメンバーによって加えられた変更は自動的にクラウドに保存されます。
クラウドベースの共同編集機能により、MindManager では、全員が使用しているプラットフォームに関係なく、チームメンバーがファイルに対して一緒に作業することができます。これには、MindManager for web や Chromebook、Windows、Mac、および Microsoft Teams などのプラットフォームが含まれます。
もちろん、MindManager を使用していないときに、ひらめきが生じることもあります。MindManager Snap キャプチャーツールを使用すると、デスクトップ、ブラウザ、またはモバイル デバイスで見つけた画像、リンク、およびテキストを保存することができます。また、Snap のチーミング機能を使用してコンテンツを他の人に送信し、同僚やグループと常に接続することができます。これらのデータはすべて、次にMindManager を使用するときに Snap Queue で待機しています。
部門を超えたコラボレーション
MindManager のクラウドベースのワークスペースを使用してドキュメントを送信、共有、編集できるため、ユーザーはリアルタイムでコラボレーションを行い、互いの変更内容を随時確認することができます。機密情報を保護し、最終的なドキュメントの整合性を維持するために、ユーザーはコンテンツコントロール機能を使用して権限設定を調整することができます。
コンテンツコントロールは、偶発的なエラーや不要な変更からコンテンツを保護します。他のユーザが操作できるマップ要素を簡単に制御したり、パスワード保護機能を使用して特定のユーザに完全な編集権を拡張したりすることができます。
MindManager は Microsoft Teams とも協調します。個人が仲間のチームメンバと通信したり、共同作業したりするための一元化された空間を作成します。内蔵のエディタを使用して、ユーザーはアプリから離れることなく、マップやダイアグラムを迅速かつ簡単に作成できます。コミュニケーションを効率化するために、MindManager の各タブにはディスカッションスレッドが含まれ、継続的なコラボレーションを可能にします。
MindManager for Microsoft Teams を使用すると、ユーザーは電子メールを検索して情報、プロジェクトフィードバック、およびその他の連絡方法を探す必要がなく、Teams 環境にとどまることができます。ユーザーは、マップ内でタグを付けてチームメンバーにタスクを割り当て、どこでどのように貢献することが期待されているのかを全員に示すことができます。リアルタイムのコラボレーションにより、チームメンバーはコメントを追加したり、同じプロジェクトに取り組んでいる他のメンバーが即座に閲覧できるように編集することで、タスクを簡単に効率化することができます。
直感的でモバイルフレンドリーなインターフェイス
チームのコラボレーションと生産性を向上させる最善の方法は、社員がオフィスでも外出先でもアイディアを取り込み、タスクを管理し、ファイルを共有できるようにすることです。これにより、社員が複数のデバイスから作業を行い、プロジェクトを常に更新し、軌道に乗せることができるダイナミックな作業環境が実現します。
MindManager は、iOS と Android の両方のアプリがあり、ユーザーはスマートフォンやタブレットで情報を視覚的に捉え、整理することができます。一度共有されたファイルは、Web ブラウザで開く必要はありません。チームメンバーは、自分の好きなデバイスとプラットフォームを使って、いつでもファイルを開いて編集することができます。
MindManager は複数のマップビューをサポートしており、ユーザーは自分自身とビジネスニーズに合った方法でアイテムを表示および配置することができます。また、主要なオンラインストレージ プロバイダと統合されているため、場所やデバイスを問わず、コンテンツを開き、保存し、同期することができます。
チームで共同作業を行う際、ドキュメント全体ではなく、マップや図式の一部分のみを共有したい場合があります。MindManager のマップパーツ共有機能を使用すると、マップ内のトピックを選択して、チーム全体、特定のチームメンバー、または自分自身のダッシュボードに送信することができます。この直感的な機能により、チームやプロジェクト全体での情報共有が効率化されます。
MindManager の生産性とコラボレーション機能でチームワークを強化する
データを整理し、プロジェクトを管理し、情報を視覚的に表示するツールを備えた MindManager は、あらゆる規模のチームがコラボレーションを促進し、生産性を向上できるよう支援します。MindManager は、特定のニーズに合わせて簡単にカスタマイズできるダイアグラムとテンプレートを備えた、仮想コラボレーション ツールのオールインワンプラットフォームです。
MindManager の共同編集機能により、同僚間のリアルタイムのドキュメントコラボレーションが促進されます。追加されたコメントや変更は、全員が即座に見ることができるため、不必要な往復のコミュニケーションを排除することができます。
シームレスなコラボレーションを実現するために、MindManager ではチームが非線形な方法で作業することができます。計画、プロジェクト、およびプロセスを実行する際に、トピックを移動したり、異なるアイデア同士を関連付けたり、関連するファイル、ノート、およびリンクを戦略的に配置したりすることが簡単にできます。
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この記事は、How Quip and other platforms can improve team collaboration and productivity |
JUNE 22, 2022 を翻訳したものです。