著者：ジル・ヒューティッチ
在宅勤務をする従業員が増えている現在、企業にとって生産性はさらに大きな関心事となっています。つまり、従業員を日々監視することができないとしたら、どのようにして従業員をうまく軌道に乗せてあげることができるのでしょうか？
これは重要な問題です。幸いなことに、良いニュースがあります。生産性の低下を心配するのは無理もないことですが、在宅勤務の従業員はオフィスで働く従業員よりも多くの時間を費やしています。
例えば、ある調査によると、在宅勤務者はオフィスで働く従業員よりも月に1.4日余分に働いています。これは、年間16.8日も余分に働いていることになります。
しかし、このような結果を得るためには、従業員が成功するために必要な生産性ツールを持っている必要があります。また、生産性を最大化しながら、先送りを最小限に抑えるための生産性テクニックを従業員に教えることも重要です。
そのために、この入門ガイドでは、生産性向上のための最高のツールやテクニックについて説明します。
生産性向上のテクニックにはどのようなものがあるのか？
先送りをなくし、チームの集中力を維持し、仕事の生産性を最大化するのに最適な、非常に効果的な生産性向上テクニックがいくつかあります。ここでは、その中でも特に人気の高いものをいくつかご紹介します。
1. カエルを食べてしまえ！
最初にブライアン-トレイシーの本で流行した、「カエルを食べてしまえ！」は多くのファンがいます。
それはこのように動作します…毎朝、あなたは最初の日のあなたの最も望ましくない業務を完了します。通常、これはあなたがしなければならないものの、本当にしたくない業務です。やりたくない仕事をしないように仕事を忙しくする傾向をなくしてくれます。
2. スイスチーズ法
業務によっては、膨大なものがあり圧倒されてしまうことがあります。もちろん、明らかな解決策は、少しずつそれらに取り組むことです。
しかし、通常はそうはいきません。何時間も時間がなければ、大きなプロジェクトを始めるべきではないと考えてしまい、先延ばしにしてしまいがちです。
そんな時に役立つのが「スイスチーズ法」です。このテクニックを使用するには、大規模なプロジェクトをサブタスクに分割し、10-45分で完了するサブタスクを目指します。
サブタスクを特定したら、紙を一枚取り、その上に円を描きます。あなたがサブタスクを完了すると、穴に色を付けます。この方法は単純に見えるかもしれませんが、無限に思われる大規模なプロジェクトを管理可能にするのに最適な方法であり、先送りを排除するのに役立ちます。
3. 80/20ルール
この規則はまたパレートの主義として知られている、結果に対して努力を量る。80/20ルールは、入力の20％が出力の80％を担うという哲学に基づいています。
だから、このルールを利用するには、まず、あなたの最も重要な優先順位が何であるかを決定したいと思います。そして、優先順位の高い上位20％にあなたの努力を集中させます。そうすることで、複数の目的に注意が散漫になるのを防ぎ、最高の結果をもたらす活動を確実に進めることができます。
チームの生産性向上に役立つツールにはどのようなものがあるか？
従業員がリモートで仕事をしているときに、ビジネスが戦略的な目標を達成し続けるために、ぜひ使っておきたい4つのチーム生産性ツールをご紹介します。
4. カレンダー
営業電話、Zoomミーティング、チームの活動を追跡するためには、チームメイト用のカレンダーやスケジューラーを用意することが重要です。これは、リモートで仕事をしているときに管理しなければならないすべての責任を従業員が把握しておくのに役立ちます。
例えば、チームカレンダーを作成できるGoogleカレンダーのようなものを試してみてはいかがでしょうか。チームカレンダーを使えば、どのチームメンバーがいつどのように仕事をしているかを確認することができます。さらに、Google カレンダーは MindManager などの他の生産性ソフトウェアと連携できるため、仕事に関連するすべてのデータを中央の場所に整理しておくことができます。
5. コミュニケーション ツール
チームがリモートで仕事をしている場合、優れたコミュニケーションツールはそれだけ重要になります。つまり、個人的なメール、ソーシャルメディア、テキストなど、自分の好きなコミュニケーション方法を自由に使っている場合を考えてみてください。これはプロ意識に欠けているだけでなく、重要な情報を見失ったり、セキュリティ侵害につながる可能性もあります。
このような可能性を防ぐには、チャンネルと呼ばれる専用のスペースに会話を整理する Slack のようなコミュニケーション ツールを検討するとよいでしょう。もう 1 つの優れたオプションとして、MindManager の共同編集アドオンがあります。 共同編集機能を使用すると、安全なクラウドベースの設定で、動的な計画セッション、ナレッジ共有、ブレインストーミングなどが容易にな ります。
6. プロジェクト管理ツール
チーム全体が同じ認識を持つことは重要です。そこで、プロジェクト管理ソフトウェアの登場です。
プロジェクト管理ツールを使えば、チームはプロジェクトのスコープと要件を定義し、その進捗を追うことができます。さらに、プロジェクトをリソース、タスク、タイムラインなどで表示することで、リスク、赤信号、ステータスなどを360度見える化することができます。
これらの理由から、優れたプロジェクト管理ツールは、チームメイトが実際にオフィスにいなくても、ビジネスを正しい方向に導くことができます。
7. ワークフローツール
ワークフローツールは、チームメンバーがデータを見える化する必要がある場合に不可欠です。例えば、ワークフローツールを使用して、ワークフロー図、フローチャート、コンセプトマップ、タイムライン、ビジネスダイアグラムなど、想像できるあらゆるタイプのチャートを作成することができます。
さらに、ワークフローツールでできることはたくさんあります。例えば、適切なツールを使用することで、ブレインストーミング、プロセスのマッピング、ミーティングの計画、新製品の発売、予測、予算、プレゼンテーションの作成、そして「全体像」の概要を一目で把握することができます。
ご覧のように、リモートワークを強化するために使用できる生産性ツールやテクニックは数多くあります。これらの生産性ツールやテクニックをワークプレイスに取り入れることで、従業員が物理的に存在していなくても、組織の目標に向かって前進しているという確信を持つことができます。
とはいえ、生産性に関しては、適切なソフトウェアによる影響が大きいです。。たとえば、MindManager を使用すると、チームのカレンダー管理、プロジェクトの進捗状況の追跡、ワークフローの可視化、リモート コミュニケーションの改善などが可能になります。
この投稿は、7 essential productivity tools and techniques for remote work JILL HUETTICH MAY 19, 2020 を翻訳したものです。
