著者:エミリー・フィンレイ
効率的な職場を実現したいのであれば、従業員が迅速かつ容易に協働を行えるようにする必要があります。リモートチームやハイブリッドチームでは、各自の業務に関連する情報に全員がアクセスできるようにすることが重要です。
しかし、チームメンバー間でデータを共有することでさえ、時には問題が生じることがあります。さまざまなソースからの情報を使用するため、多くの関係者は必要なデータにアクセスするために、さまざまな文書やファイルを見つけなければなりません。正しい情報を探している間に、貴重な時間と生産性が失われてしまう可能性があります。
2019年の調査では、従業員は必要なデータを他の人が送ってくれるのを待つのに週平均5時間費やしていることがわかりました。それをチームメンバー全員で足し合わせると、毎週相当な時間を失っていることになります。
社員が情報を待ったり探したりするたびに、作業中のタスクやプロジェクトが遅れ、効率が犠牲になり、その結果、チームの勢いが失われる可能性があります。
また、社員の多くが古いバージョンのファイルを参照していたため、異なる結果になり、仕事をさらに遅らせることになります。
結局、このような非効率性によって、お客様を待たせたり、重要なプロジェクトのスケジュールを変更せざるを得なくなったりして、会社やチームの印象を悪くしてしまいます。
この記事では、データリンクの実践を紹介します。データリンクとは何か、どのように使用するか、そしてデータリンクがあなたのチームにもたらす多くの利点について学びます。
データリンクとは
データリンクとは、情報源を添付したり、リンクしたりすることです。これにより、あなたの行動に文脈が与えられ、あなたが何を参照しているのかを他の人が簡単に確認できるようになります。
例えば、お客様のためにウェブサイトを構築しているときに、あるウェブページにエラーがあることに気づいたとします（何かがプロジェクトの要件と一致していない）。そこで、そのタスクを担当するチームメンバーにメッセージを送ります。
しかし、元の要件が記載された文書を添付していなかったため、その社員はファイルを探して関連情報を探すのに時間を費やさなければなりません。大きな遅れではないものの、作業を中断させ、タスクを必要以上に長引かせてしまうのです。このようなことが定期的に起こると、多くの時間を無駄にすることになります。
同じような状況で、クライアントから、作成中のWebサイトの基本機能の一つを変更するように求められたとします。Webサイト制作を担当するチームメンバーが、クライアントからの要望を尋ねると、あなたは「要件定義書を参照してください」と答えます。
しかし、元のドキュメントに新しい変更を加えてデータリンクでチームメンバーに送信しなかった場合、チームメンバーは古いバージョンのファイルを見つけ出し、それを元に作業を行うかもしれません。もしあなたがその間違いをすぐに見つけなければ、チームメンバーはその間違いに関連した作業をやり直さなければならず、時間、労力、費用の無駄になってしまいます。
これらの例からわかるように、データリンクは単純な作業ですが、チームや会社の効率化には欠かせないものなのです。
データリンクを行うことで、誰もが必要な情報に簡単にアクセスできるようになり、常に最新のデータを使用できるようになります。生産性の高いチームを作りたいなら、これはすべてのプロジェクトに含まれる重要なステップです。
なぜ、リモートチームにとってデータリンクが重要なのか
最近のリモートワークの急増により、リンクされたデータの重要性が強調されています。COVID-19の大流行以前は、完全なリモートワークを行っている労働者はわずか12%でした。現在では、米国の労働人口の約27%がフルタイムで在宅勤務をしていると推定されています。これは、多くのチームが少なくとも1人のリモートワーカーを抱えていることを意味します。
いくつかの企業は従業員に恒久的に在宅勤務をさせる計画を発表したり、ハイブリッドな業務体系を採用したりしていますが、これはチームが長期的に少なくとも何らかの形でリモートワークのベストプラクティスを適用しなければならないことを意味しています。
リモートワークを行う従業員を含むすべてのチームは効果的な協働とそれを可能にする共有ツールを利用することになります。このようなチームメンバーはワークスペースを共有していないため、これらのツールの間でコミュニケーションをとる必要があります。そのため、正しい最新の情報がチーム全員に提供されないリスクが高くなります。
このように、ドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーションなどに保存された情報を参照する作業は、データリンクがなければより複雑なものになってしまいます。
次のセクションでは、使用する協働ツールにデータリンクを実装するための最良の方法をいくつか紹介します。
ビジネスプロセスにデータリンクを組み込むには
チーム全員が常に関連データにリンクされるようにするには、業務プロセスにこの要件を追加する必要があります。そうすれば、関係者全員にとって当たり前の、自動的なステップになるはずです。
以下の3つのヒントを参考に、社員が常にデータリンクを使用するよう促してください。
1. 適切な権限を設定する
社内向け、社外向けの文書について、特定のリソースをいつ、どのようにリンクさせるか、社内のガイドラインを最初から定めておきます。これらの文書は、誰もが見つけられる場所に一元的に配置されるようにします。
社内でファイルを共有する際には、まず正しい権限を設定することを確認します。アクセスを必要とする全員がアクセス権を持ち、簡単に情報にアクセスできることを確認します。その後、さらに権限を縮小することができます。例えば、読み取り専用にすべき人がいる場合は、それを反映させるようにします。
社外向けの文書では、適切なアクセス権を設定することがさらに重要です。社外の人に変更されたくない場合は、読み取り専用バージョンのみを共有するようにします。
また、コアドキュメントに影響を与えずに外部からの変更を許可したい場合は、代わりにファイルのコピーを送信します。このようにして、情報の完全性を維持することができます。
2. データリンクのポリシーを作成する
データリンクは、全員が行ってこそ効果があります。全員が同じ考えを持つように、最新のデータを含み、使用することの重要性を強調する。ソースの追加を忘れた人がいる場合は、リマインダーを送るなどして、習慣化させます。
この追加ステップの必要性について確信が持てない場合は、データへのリンクを貼ることで他の全員がファイルを探す手間が省けることを思い出してもらいましょう。
多くのプロジェクトでは、クライアントや社内の他部署の社員から情報を得る必要があります。このような場合には、適切なデータに関連する情報へのリンクを直接送信し、より迅速な対応を促すことが必要です。
外部の関係者にデータリンクを使用してもらうと、プロセスをさらに合理化することができます。どの情報を参照しているのかを明確にする必要がなくなり、作業員が必要なデータを待つ時間を短縮することができます。
3. 共有ストレージツールにファイルを保存する
MindManager®のようなツールを使えば、アイディアやプロセスをビジュアルな図にして、簡単に伝えることができます。図を作成したら、内蔵のリンクと添付機能を使って、重要な背景情報にデータリンクするだけです。
作業者はファイルをオンラインで表示および編集することができ、必要な人がいつでも利用できるようにします。データリンクにより、更新後も常に最新のドキュメントにアクセスすることができます。
しかし、添付ファイルで情報を送信する場合、従業員は通常、アクセスするために文書をダウンロードする必要があります。この余分なステップは大きな問題ではありませんが、さらに時間を要する可能性があります。また、複数のバージョンの文書が存在する場合、従業員を混乱させる危険性もあります。
その代わりに、すべてのファイルを MindManager などの共有ツールや他のストレージに保存してください。Google Drive や Dropbox などのクラウドベースのストレージドライブを使用すると、データへのアクセスや共有が非常に簡単になります。また、使用しているクラウドベースのツール内のファイルに直接リンクすることもできます。
こうすると、誰もが常に最新のドキュメントにアクセスすることができます。さらに、何度もファイルをダウンロードして、端末の容量を圧迫することもありません。
MindManagerで簡単にデータ連携ができる仕組みとは
データ連携に最適な共有ツールのひとつに、ビジュアルコラボレーションツールのMindManagerがあります。このソリューションでは、すべてをクラウド上で管理して簡単にアクセスできるようにするとともに、ダイアグラム内のさまざまなデータソースに直接リンクすることができます。
MindManager でリンクできるファイルには、次のようなものがあります。
- Microsoft 365 (Microsoft Word 文書、Excel スプレッドシート、プロジェクト ファイルなど)。
- Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Box、SharePoint など。
- 共有可能な URL を持つすべてのファイルまたは Web サイト。
情報への直接アクセスと、ダイアグラム内のアイテムのコンテキストの両方を提供することで、他のユーザーの作業を簡素化できます。
MindManager のデータリンクの利点を見てみましょう。
1. ミーティングへの参加率の向上
ほとんどの会議において多くの情報が含まれています。MindManager を使用すると、マインドマップなどの図で議論を整理して、会議の議題項目などを明確に提供することができます。会議の議題マップを作り上げたら、各項目にリンクやファイルを追加して、各トピックを拡張することができます。
MindManager におけるマップ作成では、複数のユーザーが同時にコンテンツを表示および編集することができます。ひとつの会議マップ内で必要なすべてのリソースにリンクすることができるため、全員がひとつの集中型ドキュメントでプロジェクトやタスクへのリンクを表示することができます。
また、ミーティングマップを作成し、ミーティング前に必要なチームメンバー全員と共有することで、全員の時間を生産的かつ魅力的に使用することができます。
たとえば、新しいプロジェクトについて話すためにミーティングを行う場合、トピックごとに情報を整理したり、要求された機能を含むクライアントのドキュメントを含むスプレッドシートにリンクしたり、クライアントのWebサイトにリンクしたりすることができます。
完成したミーティングマップは、ミーティングの参加者と共有することで、アクションアイテムが明確になり、ミーティング終了後もプランが進むことを確認することができます。これらの情報をもとに、チームはより早く、より効率的にプロジェクトに取り掛かることができ、生産性を高めることができます。
2. プロジェクト計画の効率化
プロジェクトの計画とスケジューリングを開始したら、MindManager 内でタイムラインを作成し、関連データへのリンクを含む詳細な説明付きのタスクを追加することができます。また、Outlook の会議イベントにリンクすることで、プロジェクトの更新について次にいつ連絡するのかをチームに知らせることができます。
会議の後、MindManager で作成した会議マップに直接リンクすることができます。チーム メンバーは、マップ内で完成した成果物にデータ リンクすることもできるため、完了した成果物を一目で見たり、このデータにすばやくアクセスしてプロジェクトの他の部分を完成させたりすることができます。
この方法では、全員が進捗状況を確認しあわなくても、最新の情報を得ることができます。
3. Microsoft Teamsでさらなる成果
MindManagerは、Microsoft Teamsのアプリストアにあるツールとしても利用可能です。Microsoft Teams を使用している場合、Teams の中で MindManager のすべてのマップや図式にアクセスしたり作成し、それらのマップにリソースをリンクさせることができます。
このツールにより、情報を明確にし、追跡し、共有するためのもう一つの方法となり、チームが時間と労力を節約しながら、一つのプラットフォーム内でより多くのことを行うことができるようにします。
MindManager for Microsoft Team のはじめ方ビデオ
チーム内のデータリンクを簡素化するために、MindManager を 30 日間無料でお試しください。
この記事は、The importance of data linking in digital workplaces | DECEMBER 22, 2021 を翻訳したものです。
