ナレッジマネジメントにおけるデータ収集の役割

ナレッジマネジメントは、データを収集、保存、共有して、組織または人々のグループの知識にする3段階のプロセスのことをいいます。ナレッジマネジメントを成功させるためにこれらの3つのステップのそれぞれは非常に重要です。

したがって、調査またはデータ収集はナレッジマネジメントにおいて重要な役割を果たします。データの収集と保存により、参加者は成功に必要な知識を共有できます。

市場の競争が激化するにつれて、データ収集はビジネスの成功にとってさらに重要になります。組織は、MindManager®などの適切なデータ収集、ナレッジ管理ツールに投資することで、時代や競合他社の先を行くことができます。 MindManager は、データ収集と全体的なナレッジマネジメントにおいて組織を支援する数々の図表、マップ、チャート、その他の視覚的および共同作業テンプレートをユーザーに提供しています。

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データ収集とデータ可視化

データ収集と視覚化は、多くの場合密接に関連している2つのプロセスです。Simplilearnによると、データ収集は、定義上、「さまざまなソースから正確なデータを収集して分析し、考えられる結果を評価するための研究の問題、傾向、および確率に対する答えを見つけるプロセス」です。

基本的に、データ収集は、情報を収集して測定し、人々が問題を解決し、質問に答えるために使用できるようにする行為です。たとえば、要件収集は、MindManager が支援できるデータ収集の一般的な例であり、要件収集チェックリストは、ソフトウェアで使用可能なグラフまたは図のひとつの形式で視覚化できます。

データ可視化の定義は、視覚的表現を使用して情報を伝達することです。データ視覚化は、グラフ、チャート、図などを介して行うことができ、情報を理解しやすくします。データ収集とデータの視覚化は異なるものですが、多くの場合、ナレッジマネジメントシステムを成功させるために組み合わせて使用されます。組み合わせられないと、情報が失われたり、理解しにくくなったりします。

データ収集方法

企業がデータを収集する方法はさまざまあります。しかし、データ収集は大きく2つに分けることができます。

• 一次データ:
  データ調査員によって直接収集された情報で、精度は高いものの、時間と費用がかかる可能性があります。
• 二次データ:
  調査員が他の人に収集または検索するように命じた定量的データとして描写されます。多くの場合、二次データは一次データよりも安価に取得できますが、正確性と信頼性に関する懸念があります。

データ収集の7つの主要な形式は次のとおりです。

1. アンケート調査
2. ソーシャルメディアモニタリング
3. インタビューとフォーカスグループ
4. 観察
5. トランザクション追跡
6. オンライン追跡
7. フォーム

一次データ収集方法は非常に具体的ですが、二次データ収集方法はさまざまです。これらには以下が含まれますが、これらに限定されません。

• 販売レポート
• 財務諸表
• 個人の連絡先
• ビジネス誌
• 政府の記録
• 業界・ビジネス誌
• インターネット

データ収集に使用するナレッジ マップの種類

一次および二次データを収集する際、ソフトウェアは企業の知識と情報を保持するのに役立つ重要な調査ツールです。MindManager では、情報、ナレッジ、ナビゲーション、またはダッシュボード マップを作成して、データの収集と共有を改善させることができます。さらに、画像、テキストまたはハイパーリンクのブロック、および任意の Web コンテンツをマップ テンプレートに簡単に組み込むことができます。

ナレッジマネジメントを成功させるためのデータ収集と保存に使用できるナレッジマップには、次の3種類があります。

• 手続き型ナレッジマップ:
  組織全体の手順を効果的に文書化して伝え、標準的な機能をタスクごとに分解します。企業が新入社員を採用したり、事故報告時の知識移転を効率化したりするのに役立ちます。
• 概念ナレッジマップ:
  中心的なアイディアやテーマを取り上げ、関連する問題や懸念事項、アイディアを枝分かれさせ、サブトピックを含用いて複数の問題が最初の問題にどのように関連しているかを示します。
• 技量ナレッジマップ:
  必要な習熟度を構築するために必要なトレーニングを企業が決めるのに役立つ行動を示したものです。これらは、社内のスキルギャップを解決し、適切な人材を適切な分野に投入するための実用的な基盤になる可能性があります。

ナレッジマネジメントにおけるデータ収集の課題

データ収集は必ずしも簡単ではありません。データ収集とナレッジマネジメントを効果的かつ成功させるには、いくつかの一般的な課題を克服する必要があります。データ収集の大きな障壁は、次の 3 つです。

1.従業員のモチベーション

データ収集が機能するためには、従業員のモチベーションが必要です。そのためリーダーは、重要な会社のデータを収集することの重要性を伝えなくてはなりません。さらに、リーダーは従業員に期待することを設定し、それを満たしているかどうかを継続的に評価する必要があります。

データ収集に対する従業員の受け入れ態勢とモチベーションは、多くの場合、組織が採用するソフトウェアやツールに左右されることが多くあります。ナレッジマネジメントツールがより直感的で、最新で、包括的であるほど、従業員はそれらを活用したくなるはずです。逆に、ツールが古くかったり、遅かったり、時間がかかったりすると、従業員のモチベーションは急降下します。

組織が提供するデータ収集ツールを使用するように従業員を動機付けるひとつの方法は、こなした仕事を評価することで社員を励ますことです。たとえば、優れたデータ収集プラクティスの実装に成功した従業員にボーナス、報酬、または表彰を提供することを検討してください。この表彰は、他の従業員がそれに続く動機になるかもしれません。

2.時代遅れの技術

技術は絶えず変化し進化しています。昨日までうまく機能していたシステムが、今日は時代遅れになっているかもしれません。時代遅れの技術は、組織がデータを収集し、ナレッジマネジメントシステムの恩恵を受ける能力を妨げる可能性があります。

従業員がデータの収集と保存に苦労していることに気づいたら、次の 3 つの質問を自問してください。

• 会社の情報を見つけるのは難しがったり、面倒ではないか
• 情報を探すのに必要以上に時間がかかっていないか
• データを収集するためのシステム利用が他の社員に避けられていないか

上の質問のいずれかに「はい」があった場合、データ収集の技術が陳腐化している可能性があります。社員の成功を支援するため、より新しくて新鮮なものを導入することを検討してください。MindManager などのソフトウェアは、データを視覚化し、アイディアやプロセスを結び付け、重要な企業情報を安全に蓄積するのに役立ちます。

3.情報の入手が困難

データや情報は、カンタンに見つけることができてこそ役に立ちます。社員が必要なリソース、専門知識、または情報を見つけることができなければ、ナレッジマネジメントやデータ収集システムの恩恵を受けているとは言えません。効果的なデータ収集は、ビジネス目標の達成を妨げるのではなく、組織に優位性と競争上の優位性を与えることを目的としています。

効果的にデータを収集し、そのデータを会社の知識に変える能力はときに採用する技術に左右されます。情報の入手が困難と感じているのであれば、従業員と組織の成功を支援するために、ナレッジマネジメントシステムをアップグレードすることを検討してください。

ナレッジマネジメントのためのデータ収集と視覚化のチカラ

データ収集と視覚化がうまくいくと、組織は繁栄できます。従業員が職場で答えを探す必要がない場合、生産性が向上することがよくあります。ただし、データ収集と視覚化は、組織が適切なナレッジマネジメントツールを使用して成功を確実にする場合にのみ効果的です。

データの視覚化とデータ収集は、正しく実行すると非常に強力です。MindManager が提供するようなテンプレートを使用すると、従業員と会社全体の情報と知識を簡素化できます。

テンプレートを使用することで、共有された情報と貴重な知識が、最新のわかりやすい方法で表示され、一ヶ所でいつでもあなたとチームが利用できます。その結果、このナレッジは、組織内の理解とコミュニケーションを向上させることができるのです。

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この記事は、The role of data collection in knowledge management | MARCH 1, 2023 を翻訳したものです。