新人研修マインドマップの作成法(また、なぜそうするべきか)

新入社員は間違いなく最も価値があり、コストがかかる投資のひとつであることを考えると、これは驚くべきことのように思えるかもしれません。では、なぜ入社してから放置されるだけの人材を見つけるのに多大な労力を費やすのでしょうか。

タレントマネジメントの専門知識で有名なハロゲン(現サバ)の元従業員として、新人研修のベストプラクティスの明確なメリットがわかってからというもの、それを信じてきました。当時の新人研修について書いた投稿がここにあります。

だから、私はしばらくの間この矛盾する難問について考えてきました、 そして、企業が新人研修をいい加減にしてしまう理由を思いつきました。これは、新入社員が入社するタイミングが、チーム リーダーが直面している最も忙しく、クレイジーで、最も疲れ果てた時間でもあるからです。

考えてみて下さい。企業が人材を採用したばかりの場合、その理由として、一般的に疲れる理由が 3 つあります。

1. 会社は誰かが去った後、その仕事を埋めあわせしている。考えてみましょう:北米の標準的な2週間前の退職通知では、もはや後継者を雇い完全な業務速度に持ち上げるには十分な時間ではありません。そして、その従業員がやっていた仕事は消えることはありません。つまり、数週間、そして往々にして数ヶ月間、チームリーダーとスタッフは、自分の仕事に加えプラスアルファの作業もこなしてきました。退職や契約の終了など予想されていたとしても、後継者が本当に使えるようになるまでは余分な仕事他の人が拾う必要があります。トレーニング業界四半期によれば、それは1年以上かかる可能性があります。
2. チームは成長している。売上と成功が増えることは企業の成長させ、さらに多くの労働者を必要とします。それはそれで良いことです。しかし、通常、業務量が増えるのと、永続的な人材の必要性が認識され、採用プロセスを開始する承認が行われるまで、かなりのタイムラグがあります。繰り返しですが、チームリーダーとそのスタッフは、新しい人材が入社するまでの、数ヶ月間、最大容量を超えて作業している可能性があります。
3. チームの責任の範囲が拡大している。今日の競争の激しい市場と急速な変化のペースの中で、チームは機敏であリ続ける必要があります。最新のソフトウェア プログラムやテクノロジを学ぶ場合でも、会社のソーシャル メディアのような新しいタスクに取り組む場合でも、チームは常に能力を付け加え続ける必要があります。時に、専門家による能力開発を通じて達成されることもありますが、必要なスキルを持つ新しい人材を雇うこともより効率的なソリューションです。しかし、繰り返しですが、チームの新しい期待には変更や掻乱、そして、チームマネージャーには追加の仕事をもたらします。

その上で、チームリーダーは集中的に採用プロセスを経て適切な人材を見つけ出し、通常の仕事はさらに遅れがちになっています。新人研修プロセスに入る頃には、チーム リーダーは業務量のピークに達していても、新入社員はまだ大きな助けにはなりえません。新入社員を同僚に紹介し、コーヒーメーカーやトイレの場所を案内する時間しか割けず、あとは自分で仕事に慣れてもらうことになっていても驚かないでしょう。

より良い方法でマッピング

「新人研修にあたり会社の体制を整える方法」では、10 の新人研修のベスト プラクティスが、一人の新入社員の成功を超えてどのように機能するかを説明しました。生産性、従業員の士気、売上高、コスト削減に対して、会社全体にプラスの影響を与え、会社の目標達成を推進します。

そして、適切な人材の発見と採用にかかる時間とコスト(年収の約20%、管理職の方が高い)を考えると、最初の90日間で失うリスクを負うことは望まないでしょう。多くの場合、新人研修の慣行が不十分だとこの90日間で退職します。

この価値は明確でマインドマップを使って、新人研修のベストプラクティスを実践すれば、チーム リーダーの作業負荷を軽減できます。

新人研修プロセスをマインドマップするメリット

自分の新人研修プロセスをマインドマップするのに抵抗はありませんでした。始めてみると我々の新人研修プロセスをマインドマップことに多くのプラスがあることがわかりました

• 様々なステップを追加しながらもプロセス全体を一目で確認できたので、見落としがありませんでした。
• 順番を変える場合も、変更が簡単でした。
• 様々な情報の間をつなげることができました。
• 紙のファイルフォルダを渡したり、イントラネット内に散らばる情報を示すのではなく、新入社員が必要とするすべてのフォーム、ポリシー、ドキュメント、カレンダー、会議のスケジュール、およびリンクを添付することができました。
• 情報を一ヶ所にアクセスもしやすい場所にまとめられました。
• 要望次第で新入社員は自分のメモ、質問や文書を追加することができます。
• マインドマップにより、採用担当者は新人研修プロセスの多くを自分で行うことができ、チーム リーダーの時間を節約できました。
• 最初の新人研修マインドマップが完了したので、さらなる新人を新人研修する必要があるときでも、マインドマップを更新するだけで済み、時間を節約できそうです。
• さらなるボーナス:マインドマップのプロセスは、より考え抜かれた正式な新人研修プログラムを作成または固めるのに役立ちます。現在、正式な新人研修プロセスがない場合は、開始するのに最適な場所です。

新人研修マインド マップには何を含める必要があるか

新人研修マインド マップに何を含めるかを把握する方法のひとつは、達成したいビジネス目標から、そこから逆方向に作業することです。

最近の新人のひとりであるブレンダンのために作成した上記の新人研修マインドマップを見ると、基本的な目的が次の内容を示すのに役立ったことがわかります。

• 目標: ブレンダンに、会社と部門の目標と、それを達成する上での彼の役割の両方を理解してもらいたいと思いました。
• プロセスの概要: すべてのチームには独自のプロセスがあり、タスクを A から Z に完了させる方法があります。このセクションでは、ブレンダンが誰に何を、いつ何を承認したかを確認することができました。また、ログイン方法や、IT に問題がある場合の操作などについても説明しました。
• 現在のプロジェクト: このセクションでは、ブレンダンが取り組む主要なプロジェクトを列挙したので、彼はより速く立ち上がり、それぞれに対する彼の期待される貢献を理解することができました。
• チーム: 最初の出勤日に皆に挨拶まわりをして、その日の終わりまでに覚えている名前はひとつもなかったり、会った顔もおぼろげだったりしたことがあろうかと思います。このセクションでは、組織図、主要な利害関係者、およびチームメイトの連絡先情報、経歴、写真を提供しておくと、新入社員が誰が誰であるかを知るのに役立ちます。社内クライアントとの会議を設定して、お互いを知ることもできます。
• リソース: ここは従業員が製品情報から重要な連絡先まで、随時知っておいて参照する必要がある会社に関するすべての便利なドキュメントを添付できる場所です。
• 人事/管理: このセクションが便利なのは、雇用契約、休暇の資格、福利厚生フォーム、ポリシーなど、従業員が必要とするドキュメントとリソースから始めることができますが、従業員の目標、レビュー、認識なども一ヶ所にまとめることができることです。

ブレンダンで達成したい最終結果を逆方向に進めたら、スケジュールを簡単に追加して、最初の日、最初の週、または最初の月のいずれを完了する必要があるかを確認できました。これにより、ブレンダンは新人研修プロセスの大部分を自分で管理し、彼の進捗状況を追跡することができました。

「新人研修にあたり会社の体制を整える方法」では、近くのレストランやアメニティの地図など、新人研修マップに含める必要があるその他のリストが表示されます。

ブレンダンから見た新人研修マインドマップ

マインドマップは時間を節約しながらも新人研修のベストプラクティスを組み込むのに本当に役立つことがわかりましたが、ブレンダンはそれについてどう考えていたのかと思ったので彼に尋ねてみました。

「私はキャリアの中でいくつかの企業の新人研修を受けてきましたが比較してみると、マインドマップが最高の経験であることがわかりました」とブレンダンは言ってくれました。「必要なすべての情報、特に組織図が一ヶ所にあることは本当に貴重でした。誰がどこで何をしているのかが分かるので、スピードを上げ、より速く生産性を上げることができました」

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著者について

ジュリー・ハリソン　マインドマネージャーでグローバルマーケティングの取り組みを指揮しています。フィールドマーケティング、コンテンツ作成、戦略的需要創出キャンペーン、営業活動の改善を統括しています。また、多くのマーケティングスペシャリストのチームリーダーであり、2017年にCorelに入社して以来、MindManagerを新人研修やミーティングのプラクティスに統合しています。

この投稿は、How I created a mind map for onboarding (and why you should try it, too) を日本語化したものです。