Microsoft Teams でマインドマップを作成する方法

著者: エミリー・フィンレイ

感染症拡大後のビジネスの世界は、以前とは大きく異なっています。最も顕著な変化の一つは、リモートチームの増加です。

その結果、従業員は、同僚や他のチームとのコミュニケーションを、直接会うのではなく、デジタルやバーチャルなツールを通じて行うことが多くなっています。

リモートで分散したチームが効果的にコミュニケーションをとるためには、適切なツールを用意することが必要です。もはや、ビデオやチャットで会話するだけでは十分ではありません。ワークフローやプロジェクトを円滑に進めるためには、さまざまなタスクでコラボレーションしたり、つながったりする機能が必要です。

Microsoft Teamsは、感染症拡大時のリモートワークの増加に伴い、業務でつかわれるようになりました。ファイル共有、チャット、会議、通話、コラボレーションなどの機能により、場所を問わず重要な仕事をこなすことができるようになりました。

Microsoft Teamsでは、同僚がリアルタイムでドキュメントを共同編集することができます。コメントを追加したり、誰もがすぐに確認できるように変更を加えたりすることで、不要な行き来をなくし、業務を効率化することができます。

また、顧客や外注作業者を社内のチャンネルに追加することで、社外の人たちとつながり、即座にフィードバックを得ることができます。

さらに、Microsoft Teams が提供する多くのアプリケーションとの統合により、従業員は自分が行うべきタスクに最適なプロセスを構築し、それに従うことができます。必要なツールにアクセスするだけでなく、ユーザーは日々の作業を簡略化する様々なツールやアプリケーションを統合することができます。

例えば、Microsoft Teamsでマインドマップを作成するためにMindManager を使用することで、ユーザーは視覚的にブレインストーミングを行い、アイディアを整理することができます。

この記事では、MindManager を使用して Microsoft Teams でマインドマップを作成することで、チームの協働を向上させ、プロジェクトをより効率的に、より良い結果で完了させる方法をご紹介します。

>>参考資料・「見える化」ツールで差が出るプロジェクトチームの協同作業

マインドマップとは何か

マインドマップは、アイディアやコンセプトをグラフィカルに表現するデータ「見える化」ツールです。最初にメインのアイディアがあり、それをもとにサブトピックに分岐させていきます。思考、タスク、アイテムなどを視覚的に図示することができ、これらのブロックを関連する概念に線でつなぐことができます。

マインドマップでは、すべての情報をリスト化して表示するのではなく、トピックやタスクがどのように組み合わされているかを図示することができます。マインドマップは、重要な情報をわかりやすく視覚的に表現するだけでなく、人の考え方を反映し、チームがより良い結果を出すために役立ちます。

Microsoft Teams でマインドマップを利用する利点とは?

それでは、Microsoft Teamsでマインドマップを使用するメリットについて詳しく見ていきましょう。

1. 会議のコラボレーションを強化

チームがプロジェクトを開始したり、ブレインストーミングのセッションを開始したりするとき、アイディアはどんどん変わっていき、文書化して追いかけるのは難しいものです。

通常、チームメンバーはすべてを記録するためにメモを取らなければなりませんが、そのメモはその人しか見ることができないため、見落としが発生しやすくなります。マインドマップは、リアルタイムでの協働を可能にすることで、この問題を解決します。

Microsoft Teamsの見た目は、マインドマップに最適であり、共有した情報を明確に示す大きなウィンドウが提供されています。

マインドマップを使用したMicrosoft Teamsのミーティングでは、参加者全員がMicrosoft Teamsアプリケーション内で直接、共有された図にアイディアを追加することができます。

これにより、全員が会議の進行状況や記録された内容を確認できるだけでなく、マップを直接編集して自分のアイディアを追加することもできます。また、このマインドマップは、会議に参加できなかったチームメンバーとも共有することができます。

2. アイディア出しから実行までをスピードアップ

マインドマップを作成したら、プロジェクトに参加している誰にでも送信することができます。マインドマップ上で直接、適切な人にタスクを割り当てたり、成果物の期限や優先度を設定して、プロジェクトを順調に進めることができます。

また、リンクやファイル、その他のリソースをMicrosoft Teamsのマインドマップ内に直接追加することができるため、チームメンバー全員が適切なコンテキスト情報にアクセスすることができます。これらの機能により、ミーティング後のアクションアイテムが明確に示され、実行されるようになります。

3. すべてのツールを一ヶ所に集めて生産性を向上

生産性の高いツールであっても、新しいツールを追加すると、プロセスが複雑になる危険性があります（特に、習得に時間がかかる場合）。

しかし、MindManager の Microsoft Teams 統合では、この問題はありません。チームはツール間を行き来する必要がなく、Microsoft Teams内で直接マインドマップを作成し、アクセスすることができます。

ユーザーは、各マップやマップを保存したフォルダをタブとして簡単に保存し、ワンクリックで開くことができます。また、MindManager アプリケーションは、Microsoft Teams のアプリセクションで、プラットフォーム内で使用する他のアプリケーションと同様に開くことができます。

これらの迅速で簡単なオプションにより、コラボレーションを向上させるために生産性を犠牲にする必要はありません。

さらに重要なのは、Microsoft Teams マップを使用して、他のプラットフォームからのリンクやデータを組み合わせ、すべてを一元化することができることです。

Microsoft Outlookのタスク、Microsoft Wordのドキュメント、Microsoft Excelのデータはすべて、マインドマップに簡単にインポートすることができ、必要な情報を一箇所に集めた視覚的な記録を作ることができます。

4. リモートワーカーとのつながりを維持し、仕事に集中できる

多くの企業にとって、Microsoft Teamsは、チームが同僚とテキストでチャットしたり、電話で話したりするための重要な接続ハブとなっています。このツールに、マインドマップを作成する機能を追加することで、共同作業をさらに効率化することができます。

マインドマップは、プロジェクトやミーティングの計画、プロセスやワークフローの改善、新しいキャンペーンのためのアイディアのブレインストーミングなど、さまざまな場面で活用できます。

また、MindManagerをMicrosoft Teamsと併用することで、特にリモートチームの場合、会議の燃え尽きを防ぐことができます。会議中にマップ上で社員同士が直接コミュニケーションをとることができるので、退屈なプレゼンテーションがアクティブなコラボレーションになり、社員のやる気と全体的な生産性を向上させることができます。

Microsoft Teams でマインドマップを作成するには？

マインドマップの作成は簡単です。以下の4つの簡単なステップに従うだけです。

1. 図の作成

Microsoft Teams でマインドマップを作成するには、MindManager アプリを開きます。最初から図を作成するか、MindManager ライブラリに用意されているテンプレートを使用するかを選択できます。

マインドマップは、中心となるトピックから始まり、さらに別のアイディアへと枝分かれしていくことを覚えておいてください。マインドマップに使用する図の種類としては、放射状のマップ、フローチャート、組織図、ツリー、タイムライン、フリーフォームのマップ、コンセプトマップなどがあります。これらのテンプレートやデザインは、マップを構築するプロセスを簡素化するのに役立ちます。

空白のテンプレートや既製の図を選択して、「マップを作成」をクリックするだけです。その後、個々のユーザーをファイルに追加したり、チーム全体で共有したりすることができます。マップファイルを作成したら、まず、メインアイディア、トピック、または出発点をマップの中央に追加します。

2. アイディアを追加する

いよいよブレインストーミングを始めましょう。大勢の人にマップを公開して、意見やアイディアを追加していくのは大変なので、プロセスを管理しやすいように、いくつかの基本ルールを設定することを検討してください。

例えば、プロジェクトの各部分を具体化することをチームメンバーに課して、各人がマップの異なる部分を担当するようにします。

それぞれの新しいコンセプトは、最も関連性の高いトピックから分岐するのが理想的です。例えば、お客様のために新製品を作るのであれば、その製品がマップの中心的なアイディアとなります。

次に、追加したい機能や能力のアイディアを追加し、それぞれに新しいブランチを追加していきます。次に、機能のブロックからブランチを追加して、その機能の具体的な能力を把握します。

トピックを問わず、マインドマップはアイディアを出したり、会議で得られた重要なポイントを把握したりするための無限の方法を提供してくれます。会議の議事録を記録するためだけにマインドマップを使用している場合でも、マインドマップの共同作業の性質を利用して、チームメンバーが考えやアイディア、次のステップの候補を会議の記録に追加することができ、計画から実行へと移すことができます。

 3.マインドマップを整理する

マインドマップで扱うテーマの深さによっては、かなりの大きさになってしまい、情報過多になってしまうことがあります。しかし、マインドマップは編集可能なので、この問題を簡単に解決することができます。また、セクションごとに折りたたむことができるので、マップ全体を一度に見ないようにすることができます。

また、MindManagerにはスライドデッキモードがあり、図を自動的に消化しやすいスライドに分割してくれます。

色分けは、マップの特定の部分を整理するもうひとつの優れた方法です。チームや作業者ごとに色を選択して、誰が何を担当しているかを簡単に示すことができます。その他のオプションとして、色を使って優先度や期限などを示すこともできます。

4. 外部リソースでマインドマップを強化する

前述のとおり、他のツールや情報にアクセスできることは、Microsoft Teamsを使ってマインドマップを作成する最大のメリットのひとつです。Excelからデータをインポートしたり、他のドキュメントやウェブページにリンクしたり、特定のアイテムにタスクを追加したりすることで、マップを強化することができます。

また、通話や会議などの予定されたイベントを追加して、より多くの議論が必要なトピックを記録することもできます。

MindManager には豊富な機能があり、プロジェクトやタスクに最適なマインドマップを作成することができます。会議の議事録や重要なプロジェクトのステップバイステップのアクションプランなど、独自のニーズに合わせてマップを簡単に作成できます。

シンプルで小さなマインドマップから、細部まで描き込んだ詳細図まで、最も重要な目標を達成するためのマップを作成できます。

5.マップを共有する

マインドマップが完成したら、いくつかの方法で共有することができます。スナップショットをエクスポートして電子メールで送信することができます（ただし、このオプションでは受信者がマップを編集することはできません）。

また、マインドマップを公開することもできます。この場合、マップがSharePoint、Google Drive、OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージに保存されていれば、編集可能なリンクを他の人に送信することができます。これらの方法では編集オプションが制限されますが、MindManager アカウントを持たないユーザーが図を表示および編集することができます。

Microsoft Teams では、マインドマップ (またはマインドマップを保存しているフォルダ) をチャネルのタブとして保存し、簡単にアクセスできるようにすることができます。また、他のアプリケーションと同じように、Microsoft Teams の Apps ツールバーに MindManager アプリを追加して、使いたいときに簡単に呼び出すことができます。

Microsoft Teams でマインドマップを作成する準備はできましたでしょうか?　 MindManager を無料でお試しいただくか、Microsoft Teams アプリをダウンロードしてください。

この記事は、How to create a Microsoft Teams mind map | OCTOBER 12, 2021 を翻訳したものです。