著者：マイケル・ドイッチ
プロジェクト計画を「見える化」するということは、ブレーンストーミングとタスクの割り当て以上のものがあります。それは、プロジェクトの成功に向けて可能な限り最善の道を歩むことを目的とした、さまざまなツールやテクニックを活用した詳細なプロセスなのです。
プロジェクト「見える化」計画プロセスの8つの主要な手順には下記があります。
- 正しい問題解決
- 潜在的な解決策のブレインストーミング
- 解決策と潜在的なプロジェクトの優先順位付け
- プロジェクト憲章とスコープの定義
- リソースの列挙
- プロジェクト要件列挙と優先順位付け
- スケジュールの作成
- プロセスの文書化
この記事では、上記の各手順の詳細を探り、それぞれのための主要な視覚的なプロジェクト管理のテクニックを紹介します。
1. 正しい問題解決
問題をいかにうまく定義するかで、その問題をいかにうまく解決するかが決まります。アルバート・アインシュタインは、解決策を効果的に把握するためには、問題を完全に理解する必要があると考えました。次のセクションでは、直面している問題をよりよく理解し、プロジェクトの成果をより質の高いものにするために使用できる様々な可視化とダイアグラムのテクニックを深く掘り下げていきます。
6つの思考の帽子
エドワード・デ・ボノの「6つの思考の帽子」テクニックは、複雑な状況や課題に関連した異なる視点を探るために使用されるモデルです。特定の思考の帽子を被ることで、チームのメンバーは、特定の「思考」の視点に自分自身を「あたかも」入れて、役割を果たすことができます。これは、問題解決の中で創造性、共感、革新の機会を拡大し、異なる視点から問題を見るための強力なテクニックです。
スタートバースト
ほとんどのプロジェクトでは、問題を完全に理解する前に解決策を見つけることに飛びつく傾向があります。スターバーストでは、答えを急ぐのではなく、解決に向けた探究心のある質問をすることに焦点を当てています。この反復プロセスを使用して、チームは解決しようとしている問題の理解を体系的に深く掘り下げていくことができます。「問題」を取り巻く各質問に対して、チームはより詳細な質問をして、目の前の問題の幅と深さを発見することができます。
なぜなぜ分析
なぜなぜ分析は、シックスシグマの手法であるDMAIC（Define, Measure, Analyze, Improve, Control）を用いて、問題をより深く分析するための品質改善手法です。「なぜ」という問いを繰り返すことで、最終的に問題の根本原因につながる症状の層を明らかにしていきます。
2. 潜在的な解決策のブレインストーミング
プロジェクトの初期段階では、一般的に答えよりも質問の方が多いものです。多くの場合、チームは従来のブレーンストーミングから始めますが、新鮮な新しいアイディアを思いつくのはそう簡単なことではないことがわかります。
アインシュタインはかつて「我々は問題を創りだした時と同じ思考では問題を解決することはできない」と言いました。この考えと同じで、視覚的なブレーンストーミングは、習慣的な思考パターンからチームが抜け出し、新しい方法で解決策を探すことを可能にします。往々にして障害物をもたらす典型的なブレーンストーミングの技法とは異なり、図解とダイアグラムにより、困難で複雑な問題を解決するための新しい方法が刺激され創造性および革新の鍵を開けることができるのです。
ここでは、チームが創造的な問題解決に向けて創意工夫を発揮するのに役立つ、視覚的なブレーンストーミングのテクニックをいくつかご紹介します。
逆ブレーンストーミング
問題から解決策を見つける代わりに、逆ブレーンストーミングは、問題を引き起こすすべての原因を発見するのに役立ちます。これらの「答え」を持っていることは将来の予防策にもなり得ます。
逆ブレーンストーミングの例として、フィッシュボーン・ダイアグラムとしても知られる原因と結果のダイアグラムは「問題」をとらえ、潜在的なすべての要因を特定するのに理想的です。
マインドマップ
マインドマップを使用してブレインストーミングで見つかったアイディアの自由な流れを取り込み、整理することで、時間を節約し効率を向上させることができます。マインドマップの技法は、各アイディアの関係性をより容易に理解するのに役立ち、より深く評価するための詳細となります。
親和性ダイアグラム
ブレインストーミングでは、多くの場合、情報が氾濫し、検討、優先順位付け、潜在的な解決策の特定が困難になることがあります。マインドマップと同様に、親和性ダイアグラムでは、関連するアイディアをグループ化し、シンプルで簡潔なビジュアルで、レビューや分析を簡単に行うことができます。
コンセプトマップ
コンセプトマップはアイディアもしくは概念間の関係を図示します。ブレーンストーミングで議論された考えは、概念のフレームワークに置かれることで、問題および解決策に向けてよりよい理解を促す相関関係および考察が出てくるでしょう。
3. 解決策と潜在的なプロジェクトの優先順位付け
行為の優先順位のマトリクスはあなたのブレーンストーミングの会議の結果を評価する強力な意思決定の技術です。マトリックスはあなたの選択を磨き、追求する価値があるプロジェクトおよび仕事の最適なセットにあなたの努力を集中させるのを助け、それにより時間、資源および機会を最大限に活用することになります。マトリックスの中で選択肢に優先順位をつけることで、目の前にある可能性をより明確に把握することができます。
例えば、以下のようなことが考えられます。
- クイックウィン（ビジネスインパクト大、作業量小）:これらは、最小限の労力で最高のリターンを得ることができるため、最も魅力的な選択肢です。できるだけこれらのプロジェクトに集中しましょう。
- 大規模プロジェクト(ビジネスインパクト大、作業量大): 大規模プロジェクトは良いリターンをもたらしますが、クイックウィンのリソースを奪う可能性があり、また、一般的に時間とコストがかかります。
- フィルイン(ビジネスインパクト小、作業量小): これらの活動は少ない努力で少ないリターンが得られるので、空き時間に取り組むには最適ですが、より有利なものに取り組むためドロップすべきものです。
- 先延ばし/無視(ビジネスインパクト小、作業量大): これらのプロジェクトや活動は、クイックウィンや、よりビジネスインパクトの大きい主要なプロジェクトに取り組むことができなくなるので避けましょう。
この取り組み方をカスタマイズするか、または多数のマトリックスを使用してあなたの選択を評価してみましょう。アクション優先度マトリックスはあなたの意思決定を高めるための指標になるでしょう。必要に応じてリスク/報酬、または戦略的な適合度/実現可能性のような重要な視点でプロジェクトを評価しましょう。
4. プロジェクト憲章とスコープの定義
プロジェクト憲章とは、プロジェクトを正式に承認するために、プロジェクトスポンサーが発行する公式文書です。伝統的に、憲章は長い文書として作成され、納品されますが、その作成とレビューには時間がかかります。このような面倒な作業の大きな欠点は、適切な情報が見落とされたり、詳細の中で見落とされたりすると、プロジェクトの納品に影響が出る可能性があるということです。
プロジェクト憲章マインドマップは、プロジェクトと憲章でカバーされているすべての関連情報を表す強力な可視化ツールです。それはチーム・メンバーおよび利害関係者が詳細に基づいて分析し、理解し、総合し、呼び起こし、そしてアイディアを生むことを容易にします。それは、すべての細かい点に磨きをかけつつも高い視点をみることができる機能によります。
典型的なプロジェクト憲章のマインドマップは下記を網羅します：
- プロジェクト概要：プロジェクトマネージャー、チーム、権限およびリソースを明確にする。
- プロジェクトの目的：プロジェクトの目的：プロジェクトを成功裏に完了させるために何を達成しなければならないかを指定。
- プロジェクトの要件：満たされなければならない主要な要件の要約。
- プロジェクトのマイルストーン：プロジェクトが軌道に乗っていることを保障するための必須の道標。
- 仮定：プロジェクトの初期段階に存在する、注意すべき重要な仮定を強調する。プロジェクト中に仮説が間違っていることが証明されると、プロジェクト全体のリスクを高める可能性があります。
- 制約：多くの場合、時間、予算/リソース、品質の制約として指摘され、これらの制約を考慮に入れた詳細なスケジュールや計画の開発を導くために使用されます。
- リスク：プロジェクトの成功を脅かすリスクを前もって特定し、リスクが現実のものとなった場合に適切なモニタリングまたは緩和計画を実施するようにする。
- 利害関係者：コミュニケーション、取り組みおよび参加を保障するために、内部および外的なプロジェクトの利害関係者を指定する。
マインドマップは、複雑なプロジェクトのプロジェクト憲章や計画を作成する際に非常に役立ちます。マインドマップは、あなたの貴重なリソースを、主要な目的と目標の同じ理解に沿ったものにすることを保証するでしょう。
5.リソースの列挙
プロジェクト組織（組織図）は、チームの構造だけでなく、誰がチームにいるか、そして全員が果たす役割を強調する視覚的なダイアグラムです。プロジェクトマネージャーにとっては、組織図は、チームがどのように分散しているかを示し、対処する必要があるかもしれない潜在的な問題を簡単に見ることができます。
組織図はまた、内部および外部のプロジェクトの利害関係者を識別するために使用することができます。あなたのプロジェクトの利害関係者は、多くの場合、あなたのプロジェクトに資金を提供する個人や組織です。そのため、彼らが誰であるかを理解し、プロジェクトの進捗状況や潜在的な問題点について、どのようにして彼らに情報を提供するのが最善かを理解することが不可欠です。プロジェクトの継続的な成功（および資金調達）には、彼らをプロジェクトの輪の中に入れておき、プロジェクトに参加させることが重要です。このように、組織図は貴重なサービスを提供し、チームや利害関係者がプロジェクトの変更、ステータスの更新、その他の関連するコミュニケーションについて常に知らされるようにするための効果的なコミュニケーション計画を構築するために活用することができます。
プロジェクトと利害関係者の組織図には下記のような利点があります：
- プロジェクトの規模を完了するために利用できる資源が何であるか説明することによって現実的なプロジェクトの計画を作成。
- チームや利害関係者が意思決定、タスクの完了、プロジェクトのマイルストーンの達成、プロジェクト目標の達成に必要な情報を確実に持っていることを確認するためのコミュニケーション計画の改善。
- チームメンバーが情報の流れを理解し、ミーティングやコミュニケーションのスレッドに誰を含めるべきかなど、情報の流れの理解を支援。
- 新しいチームメンバーがプロジェクトに参加する際のプロジェクトの研修を加速し、他のメンバーがプロジェクト（または組織）を離れる際の文書化を行う。
6. プロジェクトの要件列挙と優先順位付け
プロジェクトの要件は、クライアントや利害関係者へのインタビュー、ディスカッション、分析、既存の文書など、さまざまな情報源から得られることが多いです。プロジェクト管理は、多くの場合、未知の領域に飛び込むこと、プロセスの潜在的な変更、新技術の導入を意味し、これらはすべて、異なる優先順位を持つ競合する要求を満たさなければなりません。また進むべき道筋はいつも明確とは限りません。
要件マップは、すべての会話や調査を文書化するのに役立ちますが、それは必ずしも直線的なものではありません。要件マップを使用すると、各接線を簡単に記録することができ、迷子になることはありません。会話が飛び交っているときは、マップ内の適切なノードで入力をキャプチャしたり、新しいブランチを簡単に作成したりできます。
この視覚的なアプローチにより、複数のソースからの要件を合成し、最終的にすべての要件に優先順位をつけることが容易になります。また、プロジェクトの目的を確実に達成するために、利害関係者との間で競合する要件をレビュー、精緻化、整理するプロセスも簡素化されます。要件マップは、利害関係者の意見を聞き、その意見が考慮され、全体的な目的、利用可能なリソース、期限、希望する品質と成果に基づいて優先順位が付けられたことを認識します。
要件マップ作成では、これらの要件、要望、アイディアをすべてひとつのまとまりのある相乗効果のある声にまとめることができます。要件マップを作成することで、多くの場合、新しいアイディアや予想外のアイディアが生まれ、当初のスポンサーの期待を超えた成果を生み出すことができます。
7. スケジュールの作成
プロジェクトの業務分解構造（WBS）は、チームのプロジェクト計画を管理可能なタスクのセットに定義し、整理するための重要な成果物です。WBSを簡単に考えると、プロジェクトの全体像を詳細にまとめた階層的なアウトラインやマップのようなものです。それは、トップレベルの成果物としてのプロジェクトから始まり、さらに配置され、サブ成果物に分類され、すべての具体的なタスクが識別され、個人に割り当てられるまで微調整されます。
同様に、コスト分解構造 (CBS)は、WBSの様々なコンポーネントのコストの内訳を表しており、プロジェクト予算をよりよく理解し、見積もるのに役立ちます。また、計画段階を超えてプロジェクトが進むにつれて、実際の費用を監視するのを助けることができます。
ガントチャートは、時間に対して表示される活動（タスクやイベント）を視覚的に表示するための最も一般的で便利な方法の一つです。それは下記を見ることを可能にします：
- 多岐にわたるすべてのタスクとその期間
- 各タスクの開始と終了
- タスクが重なっている期間と、どの程度重なっているか
- タスク間の依存関係
- プロジェクト全体の開始日と終了日
要約すると、ガントチャートは担当者と期限、依存性とともに、明確に達成されるべきすべての仕事を説明します。
結合されたとき、ガントチャートは下記にも使用できます：
- すべての必要な仕事および成果物を明確にすることでプロジェクトの規模を完全に定義
- 潜在的なスコープ漏れの発見
- 各成果物の見積もりコストの提供
- 成果物、スケジュール、予算の進捗状況の監視
- プロジェクトの目的の達成
- チームを成果物に集中させ、割り当てられた仕事への責任
8. プロセスの文書化
ワークフローは、人々が仕事を終わらせるための方法です。しかし、時にはうまくいかないこともあります。プロジェクトは本来、ビジネスの成果を向上させるために設計されていますが、この目標を達成するためには、既存のワークフローの変更（または全く新しいワークフロー）を導入する必要があります。
これらの変更は、仕事を達成するために完了しなければならない一連のステップと意思決定として、ワークフロー図で説明することができます。
ワークフロー図は、特定の作業とその責任者を視覚的に表現したものです。ワークフロー図やプロセス図は、組織が現在どのように機能しているかに焦点を当てることもできますし、プロジェクトが完了した後にどのように仕事が達成されるかを強調することもできます。
ワークフロー図を使ってプロセスを文書化するメリットは以下の通りです。
- 明快さが増す：百聞は一見に如かずという言葉がありますが、それには理由があります。ワークフロー図を使うことで、チームはプロセスを素早く理解することができ、潜在的に改善の機会を浮き彫りにすることができます。
- コミュニケーションの強化：ワークフロー図とプロセス図は、会議の簡素化と時間の短縮、要件の明確化と集中力の向上、新しいチームメンバーの迅速な採用、トレーニングの合理化に役立ちます。
- 効率性の向上：タスクを完了するためのステップを減らす方法を特定することで、組織の効率を大幅に向上させることができ、プロセスやワークフローが不明確であることによる潜在的な問題やリスクを最小限に抑えることができます。
- 適切な文書化：多くの業界では、規制を遵守するためにプロセスを文書化する必要があります。文書化されたプロセスを主要な顧客や見込み客に提供することで、信頼を築き、組織としての成熟度を示すことができます。
- 問題解決：プロセスとワークフローのダイアグラムは、ワークフローのギャップや問題点を特定することで、問題解決にも役立ちます。
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この記事は、Your complete visual project planning toolkit | Michael Deutch | NOVEMBER 3, 2020 を翻訳したものです。
