著者：リアンヌ・アームストロング
企業は、リモートワークには大きなメリットがあることをすぐに理解しています。リモートチームは、オフィス内で働く人よりも幸せで、健康的で、生産性が高いだけでなく、チームが分散しているビジネスでは、多くの場合、以下のようなメリットを得ることができます。
- コスト削減
- よい人材の確保
- 従業員への裁量
- パフォーマンス指標の改善
このようなメリットを引き出す鍵として、ひとつのシンプルな質問がでてきます。チームがリモートの場合、どうやって効果的に協働するのか？
リモートチームには課題があるのは事実です。実際、Bufferの「State of Remote Work Report 2020」によると、20%の労働者がリモートワークでの最大の悩みとして協働とコミュニケーションを挙げています。
しかし、良いニュースは、チームが時差や文化の違いを超えて効果的に協働しているということです。
チームを油が途切れない機械のように動かすために、多くのアジャイル企業に恩恵を与え続けているリモートコラボレーションのベストプラクティスとテクニックを見てみましょう。
リモートによる協働のベストプラクティストップ3
リモートによる仕事の物理的な障壁を克服するためには、チームの場所、期待、ワークスタイルのギャップを埋める、一貫したリモートコラボレーションのベストプラクティスを目指して努力する必要があります。
ここでは、その中でも特にお勧めの3つをご紹介します。
1. テクノロジーを使ってつながりを効率化させる
個々のチームメンバーがどこで仕事をしているかに関わらず、必要な情報や顧客、マネージャー、他のメンバーと素早くつながれなければなりません。
リモートチームが以下のことができるようにするためには、効率的で機能的なテクノロジーが不可欠です。
- 電話会議への出席
- 仮想的なアイデアマップ化や頭脳集団のセッションに参加
- リソースを共有し、他の拠点や部署とのプロジェクトで協力
Dell Technologiesによると、現在、89%の組織がアジャイルでスケーラブルなITインフラストラクチャの必要性を認識しています。トレーニング、コラボレーション、生産性、モビリティを促進するためにテクノロジーを活用することで、どこにいても優れたパフォーマンスを発揮できるようなチームにすることができます。
2. インプットよりもアウトプットを重視する
仕事のパフォーマンスを管理し、測定することは、チームメンバーの距離が遠くなればなるほど難しくなります。しかし、マッキンゼーによると、特定の仕事の活動やそのために費やされた時間よりも、リモートチームに期待する成果を定義する方が良いとのことです。
まずは以下のことから始めましょう。
- 明確な目標を掲げる
- チームメンバーの自律性と説明責任を可能にする
- 目標とマイルストーンを達成するために必要なリソース、専門知識、ツールをチームに提供する
Netflixは、インプットではなくアウトプットで生産性を測定しながら、適応して成功し続けている企業の好例です。
3. 偽りの忙しさの罠を回避する
電子メール、オンラインチャット、バーチャル会議、メッセージング通知など、リモートワークの関係では、忙しさを生産性と勘違いしてしまうことがあります。
有意義なワークフローを実現するには、以下のようにします。
- チームの優先順位を決める
- これらの優先順位を個々のタスクと期限に分ける
- その内訳を定期的にチームで共有する
全員の意識があっていると、同僚が助けを求めたり、お互いのニーズを予測したり、不必要な邪魔を避けたりすることが容易になります。
Bufferによると、58%の労働者は、場所やスケジュールに関わらず、柔軟性があることをリモートワークの最大のメリットと考えています。リモートワークの実践に柔軟性を欠くと、逆効果になるだけでなく、チームメンバーが全力を尽くすことができなくなる可能性があります。
チームメンバーが利用可能なコアタイムに合意したら、共感しながらチームをリードし、チームの成果に焦点を当てることを意識的に決定して、ベストプラクティスを展開していきましょう。すべての仕事の価値とプロセスを共有することで、効果的な協働を長期間進めることができるようになります。
実証済みのリモート協働テクニック5選
リモートワークに切り替えるということは、普段の仕事のやり方を少し変えることを意味します。あなたのチームに最適な方法を見つけるためには、新しいもしくは異なる協働の方法を模索する必要があるかもしれません。
それを念頭に置いた上で、ここでは実践できる5つのリモートによる協働テクニックをご紹介します。
1. ビジュアル化の活用
同僚が離れている場合、情報を共有したり、活動を調整したり、プロジェクトの共同作業を行ったりするのが困難な場合があります。
MindManager のようなツールを使用して視覚的に協働することで、チームの仕事の状況を継続的に可視化できるだけでなく、以下のようなメリットもあります。
- 重要なタスクやプロジェクトに関するより有意義なコミュニケーションを促進
- 特に異なる時間帯に働くチームメンバー間で曖昧さの除去
- みんなが参加し、アイディア生成と問題解決へのより積極的な参加を促進
マインドマップのような実証済みの見える化テクニックを使って、見やすい仕事の構造を実現し、共有された目標を前に出し、全員の責任を果たし、常に存在感を保つようにしてみてはいかがでしょうか。
2. アジャイル・プレイブックの参照
物理的なつながりがなくなった場合には、機敏さを保つことが特に重要になります。しかし、成功するためには、共同作業はオフィスベースの実践よりも少し形式的なものである必要があります。
様々な作業の流れを調整するための担当者を決め、一連のタスクを短い集中作業に整理することで、アジャイルの基本的なテクニックに従うことができます。
- より大きな目標を追跡する
- チームの連携と透明性を促進するアジャイルワークフローの確保
- リソースを最適化するための予測
毎月の目標を設定し、それらのタスクを毎週または隔週の集中作業に分けてみましょう。各チームメンバーの成果物を明確に定義することで、日々の優先順位を設定し、管理することが容易になります。
3. 目的を持った会議
チームが遠隔地にいる場合は、効率的で共同作業的なミーティングが不可欠です。
不必要なコミュニケーションがチームの貴重な時間を削ってしまうのを防ぐため:
- ミーティングのアジェンダを作成しそれに従う
- 時間、目標、対象となる項目を網羅した完全なアジェンダをチームと事前に共有
- チームの目標、進捗、成果を常に把握できるように、毎日の定期的な立ち話、週一回のチームミーティングやプロジェクトミーティング、月一回のラウンドアップの実施を検討
「基本的な連絡」のためだけに電話をかけるのは避けましょう。代わりに、チャットや電子メールなどの専用のコミュニケーションチャネルを使って、チームメンバーと定期的に連絡を取り合うようにしましょう。
4. 意図を持った新人研修
リモートチームに対する期待値を早い段階で設定する必要があります。一貫した意図的な新人研修プロセスは、会社の目標、業務プロセス、主要業績評価指標（KPI）を新入社員が十分に理解していることを保証します。
Crazy Eggの共同設立者であるNeil Patel氏のようなデジタルビジネスの専門家は、候補者が仕事で使用するのと同じテクノロジーを使ってバーチャルインタビューを行うことで、候補者がリモートワーク環境にどのようにアプローチするかの考察を得られると提案しています。
採用が決まれば、あなたのチームは新しい同僚を歓迎するためにバーチャルで集まるべきです。全員に顔と名前を合わせ、個人的なつながりを築く機会を与えることで、今後の協働を効率化することができます。
5. チームがリモートの場合、ソーシャルな関係を維持する
一緒に仕事をすることは、社会的な活動です。コラボレーションの妨げになる断絶感や孤立感を解消するには、物理的に隣り合っているときに自然に起こる相乗効果を高める方法を見つける必要があります。
チームのつながりを保つために、以下のテクニックをお試しください:
- 毎日の立ち話の最初に、数分かけて感情をチェックする
- チームメンバーには、1日の仕事中、無音のマルチスクリーンビデオ接続をバックグラウンドで開いたままにしておくようにし、オープンなワークプレイスのコンセプト（「Zoom ルーム」）を作る
- バーチャルランチやソーシャルアワーを予定して、オフィスライフ以外のことを話し合う
リモートによる協働のボーナスヒント7選
新しい日常を送るにあたって、すでに知見のあるビジネスリーダーからの貴重なリモートによる協働のヒントを参考にしてみてはいかがでしょうか。
- 問題のない行動を定義するために、バーチャル業務行動方針を作成してください（例えば、電話会議中にリモートチームのメンバーが夕食の準備をしたり、洗濯物を畳んだりすることは問題ないかもしれません）。
- 個人の責任を前もって明確にし、定期的にチェックして指導を行い、チームを信頼して仕事ができるようにする
- コミュニケーションのガイドラインを確立する（例えば、電子メール、電話、オフィス内のメッセージングなど、個々人がアクセスできるようにする必要がある場合など）、本当に重要なメッセージは、複数のコミュニケーションチャネルを介して繰り返される必要があるかもしれません。
- 一貫性を持たせるために、チームの全員が同じコラボレーションツールとテクノロジーを使用して、コミュニケーション、ドキュメントの共有、プレゼンテーションの作成、プロジェクトの管理と実行を行うようにします。
- つながりと気晴らしの境界線を避けるために、余計な会議、永遠続くメール、CC、行ったり来たりのメッセージングをできるだけ避け、協働の時間が終わったら、チームメイトにすぐに仕事に戻ってもらうようにします。
- 仕事上の人間関係を意識し、最新のプロジェクト目標以上の話をすることで、同僚と親しくなることを意識する
- 小さな勝利を祝う 週に一度のメールで、個人とチームの成果を強調するのも一つの方法です。一緒に楽しく過ごすことで、チームの絆が深まり、信頼感が生まれ、協働に強いポジティブな光が差し込むことを忘れないでください。
多くのビジネス上の課題と同様に、チームがリモートである場合、協働を成功させる方法を学ぶことは継続的なプロセスです。チームメンバーが一緒に仕事をしていても、一人で仕事をしていても、チームメンバーの意見を一致させるために、さまざまなポリシー、プラクティス、協働ツールを試してみる必要があるかもしれません。
MindManager をまだお持ちでない場合は、30 日間無償トライアルでお試しください。
この記事は、How to collaborate effectively if your team is remote: techniques and best practices | LEANNE ARMSTRONG | DECEMBER 10, 2020 を翻訳したものです。
