著者:リアンヌ・アームストロング
私たちだけでしょうか、それとも職場に変更を加えるプロセスを導いていくのが難しくなってきているのでしょうか?
興味深いことに、最近のあるプロジェクトマネジメントの調査では、49%の組織が「アプローチの一貫性のなさ」を以前と比べてプロジェクトの最重要課題として報告していることがわかりました。
そのため、変更管理ツールは、手順の変更の際の抵抗やストレスを軽減するだけでなく、変更プロセス全体を結びつけて、より首尾一貫し、管理可能なものにするように設計されていることを知れば安心することでしょう。
変更管理ツールは、計画の作成、伝達、実施、トレーニングプログラムの構成、フィードバックの収集に使用できるため、スプレッドシート、テンプレート、スケジューリングデバイスから、チームアプリ、プロジェクト管理ソフトウェアまで、あらゆる種類のソリューションを見つけることができます。
この記事では、あなたとあなたのチームに負担をかけないようにしてくれる、人気のある効果的な変更管理ツールをいくつか紹介します。
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変更管理が失敗する理由
変更管理が失敗する理由はたくさんあります。しかし、最も一般的な理由の一つは、変更疲れの結果として蓄積される抵抗です。
チームや個人が職場で変更に対応しなければならない頻度が高くなればなるほど、チームや個人は無関心になったり、反抗的になったりする傾向があります。
変更の疲労や抵抗に対抗するには、以下のような方法でチームとミッションを一致させる必要があります。
- ビジョン、目標、変化がポジティブなものである理由を明確に伝える
- 参加とサポートを奨励し、報酬を与える
- 適切なトレーニングと継続的なサポートの提供
実績のある変更管理ツールを活用することは、それらの目的を達成し、様々な過渡期の課題を克服するための最良の方法です。
ここでは、適切なツールがなぜ違いを生むのかを示す変更管理の例をご紹介します。
変更管理ツールの違い
例えば、製品のイメージを刷新することで新たな顧客を獲得するというリブランディングのミッションに取り組むとしましょう。
これは長期的な変革であり、マーケティング、広告、顧客関係を一新するためには、何らかの形での変更管理計画が必要になることを知っています。そこで、あなたはプロジェクトチームと一緒に、実現する必要のある変更点を中心に問題解決を始めます。
あなたのアプローチの概要を示し、優先順位を書き、チームのマイルストーンを設定します。しかし、数ヶ月にわたって変更を展開していくうちに、期待していたような進展は見られず、部門間の士気は低下していきます。
すると、不思議なことが起こります。
チームが何がうまくいかなかったのかを分析してみると、自分が思っていたよりもはるかに前進していたことがわかります。今度は、減速した広範囲の勢いを取り戻すのに苦労しなければなりません。
この単純なシナリオのポイントは、適切な変更管理ツールで回避できたかもしれない3つの基本的な問題を強調することです。
- 個々のタスクの進捗状況をリアルタイムで表示する統合された線表がなかった。
- スタッフと一緒に成功を確認し称える指標を測るツールがなかった。
- 変更プロセスを組織化し、前進ステップを中心とした継続的で透明性のあるコミュニケーションを促進するための「見える化」するソフトウェアがなかった。
以下では、これらのような変更管理ツールを詳しく見ていくことで、職場に変更を導入しながら、問題を回避したり、プロジェクトを構成したりして、不確実性を防ぐためにどのような方法があるのかを見ていきましょう。
5種類の変更管理ツール
従業員の新入社員研修を正式化したり、顧客との関係を強化したり、ワークフローの一部として新しいソフトウェアを導入する必要はありませんか? これらの5種類の変更管理ツールを使用することで、部門やビジネス全体でより効率的に変更を導くことができます。
1. 変更管理プロセステンプレート
プロセスを素早く整理し、維持することができれば、変更プロジェクトはより成功するでしょう。ステップバイステップの変更管理計画は、アプローチを分解して共有するために不可欠です。また、ほとんどの計画には、スコープ議論、コミュニケーションシステム、チームメンバーの指示、指標、フィードバックなどの要素が共通して含まれているため、各段階で確立された変更管理プロセスのテンプレートを使用することで、紙の文書、Excel のスプレッドシート、または視覚的なテンプレートを使用しているかどうかに関わらず、作業を削減し、見落としを防ぐことができます。
2. デジタル変更管理ツール
変更管理プロセスの様々な要素を結びつけるのに役立つデジタルツールには事欠きません。
- プロセスマップとフローチャートは、戦略の可視化と図示化に最適です。
- タイムラインとガントチャートは、変更プロジェクトを軌道に乗せ、進捗状況を監視することができます。
- 予算と予測ツールは、プロセスの途中で逸脱してしまうような予期せぬ事態を防ぐのに役立ちます。
また、AsanaやTrelloのようなスケジュール管理や時間管理アプリを活用して、チームや個人が毎日の予定に変更関連のタスクやトレーニングを組み込むこともできます。
3. チームコミュニケーションアプリ
どのような変更を引率するにしても、明確で定期的なコミュニケーションが重要であることを考えると、信頼性の高いチームやビジネスメッセージングアプリをまだ使用していない場合は、導入する価値があります。SlackやMicrosoft Teamsのようなチャットアプリは、グループがどこにいてもグループ内の情報を共有し、更新情報を共有したり、専用の変更チャンネルを設定したりするのに最適な方法です。
4. 従業員積極関与ツール
チームを可能な限り関与させることは、変化に対する疲労や抵抗に対抗するための効果的な方法です。例えば、Officevibe、TINYpulse、Honestlyなどのプログラムを使用することができます。
- ひとりひとりをマスターし、チームのパフォーマンスを向上させる
- 従業員の関与度を測定する
- 変化の適用に積極的な認識をしてもらう
積極関与ツールは、フィードバックや考察を収集するための調査を作成するのに役立つため、変更プロジェクトの影響を追跡して行動に移すのに特に役立ちます。
5. 変更管理ソフトウェア
パフォーマンスの高いプロジェクトの77%が何らかの形でプロジェクト管理ソフトウェアを使用していることをご存知でしょうか?残念ながら、実際にそのようなプログラムを利用している組織は約5分の1しかありません。
これは残念なことです。
なぜなら、変更管理ソフトウェアを使用すれば下記のようなことが可能だからです。
- 電子メールとプロジェクトのスプレッドシートを統合
- 予算変更の作成と管理
- プロジェクトのマイルストーン、リソース、および関連する活動の追跡、スケジュール
- 変更プロジェクトのドキュメントとファイルの共有
例えば、SharePointのような文書管理ソフトウェアは、従業員やチームメンバーが変更に関連したトレーニング資料やナレッジライブラリにオープンにアクセスできるようにするために使用することができます。一方、Microsoft Project は、しっかりとした計画とスケジュール管理ツールとして、ハイレベルなプロジェクト マネージャーの間で人気があります。
しかし、ビジネスの専門家の間では、さまざまな規模の変更プロジェクトを管理するために MindManager マインド マップ作成ソフトウェアを使用する人が増えています。
MindManager の柔軟でユーザーフレンドリーなダッシュボード、ビジュアル マップ、および計画テンプレートは、計画を効率化してグループの生産性を向上させながら、必要な変更をよりよく整理し、チームで共有するのに役立つように設計されています。
MindManager は、ガント チャート、フローチャート、予測装置などの基本的な変更管理ツールをすべて、協調的なワークフロー図やブレーンストーミング マップと組み合わせて使用します。また、Microsoft Project、SharePoint、Outlook、および Excel とシームレスに統合することで、大規模な取り組みでも変更の導入が容易になります。
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