著者：リアンヌ・アームストロング
組織における変更管理とは、新しい方法で物事を行うことによって影響を受ける可能性のあるすべての人を、移行プロセスを通して導くことを意味します。具体的には、従業員が変化の到来を認識しているだけでなく、その成功に密接に関与していることを確認するための措置を講じることが含まれます。
つまり、プロジェクト管理における変更管理とは、プロジェクトの目的が、より良い製品を作ることであっても、より多くの顧客を獲得することであっても、部門のタスクをより早く達成することであっても、チームメンバーが新しい取り組みにコミットしやすくすることが多くを占めます。
プロジェクト管理者として変更を効果的に管理する方法を学ぶと、手順、職務、ワークフロープロセスを実装または改善し、反対意見を減らし、より受け入れてもらいチームワークを高めることができるようになります。
いくつかの重要なステップと戦略を検討することによって、プロジェクト管理における変更管理を効果的に達成する方法を見い出しましょう。
プロジェクト管理で変更管理が重要な理由
目標や戦略は修正されるかもしれませんが、変更管理プロジェクトで期待できる共通の要素は「人」です。
目標を変更することは、通常、周囲の人々の仕事の進め方に影響を与えるため、パフォーマンスを向上させるには、通常、あなたがどれだけ積極的に調整するかにかかっています。
新しい取り組みから期待される利益の多くは、それを実行する人々に直接結びついているという事実を見落としがちです。そしてそれは、変更することに焦点を当てすぎ、必要なサポートを得ることに十分でなくなる可能性があります。
ここに例を挙げてみましょう。
あなたのプロジェクトの目標は、ビジネスの顧客がサービスを受ける方法を改善することだとしましょう。
- あなたの部署や会社全体で新しいCRMソフトウェアシステムを迅速かつ熱心に展開します。
- あなたは、技術的な観点からもインストールの観点からも、すべての変更要件を満たしています。
- しかし、顧客サービスの評価が目立った改善には至りませんでした。
何が起こったのでしょう？
変更と成功のギャップを埋めるには、新しいプロセスが日々の業務として行う担当者の手にかかっていることを忘れてしまったのでしょうか？
プロジェクト管理における変更管理を効果的に達成するためには、組織が行う変更を縁の下で実践するチームメンバーを準備させ、巻き込み、装備させ、サポートする必要があります。
チームの日々の業務の中で変化を最適化するための管理に習熟していればいるほど、プロジェクトの目的を達成する可能性が高くなり、それに伴うメリットも大きくなります。
プロジェクト管理における変更管理の重要なステップと戦略
どのようなレベルであっても変更することは困難です。しかし、プロジェクト管理ソフトウェアやツールがどのように失敗を緩和するかを理解し、適切な計画と監視を支援することができれば、優位性が明確になります。
- プロジェクトのタスクと活動
- マイルストーンとタイムライン
- リソースと成果物
しかし、特にプロジェクト管理における変更管理に関しては、他のリスクと並んで内部抵抗を最小化するための対策を講じ、戦略を採用することが重要です。
いうまでもありませんが、重要な戦略の一つは、常にチームメンバーを重要な資産のように扱うことです。
例えば、「明日は翌々日から運用される新しいCRMシステムのトレーニングを行う」と伝えるのではなく、次のようにして、新しい CRMソフトやサービスの手順を受け入れるように促すことを目標にしましょう。
- 成功するために必要なスキルとサポートを事前に提供する。
- あなたのプロジェクトがもたらす変化を通して、彼らを積極的に巻き込む。
ここでは、典型的な4段階の変更管理プロセスの大きなスコープの中で、プロジェクトの人々の側面に対処するために取ることができるいくつかのステップを見てみましょう。
手順1
プロジェクト管理の変更：行うべき変更を定義します。
人材管理：コアとなる変更管理チームと一緒に作業している場合でも、プロジェクトの利害関係者や変更の影響を受けるすべての従業員をプロセスのできるだけ早い段階で巻き込むようにしてください。この段階では、相互に準備態勢を評価し、コミュニケーション計画を作成する必要があります。
手順2
プロジェクト管理の変更：変更管理計画を作成します。
人材管理：MindManager に組み込まれているような共有プロジェクト計画ツール、ダイアグラム、テンプレートを使用して、チーム メンバと直接変更を促すための潜在的な解決策を検討します。この段階では、ブレインストーミングを行い、何を期待するかについて従業員とコミュニケー ションを取る必要があります。
手順 3
プロジェクト管理の変更：計画された変更を実施する。
人材管理：変更が展開されたらフィードバックを受け付け、プロジェクトの範囲内での仕事とその役割について意味のある決定をする機会をつくりましょう。この段階では、統合されたトレーニングの提供とサポート、スキルのアップグレードを含むべきです。
手順4
プロジェクト管理の変更：変更した変更を測定し、最適化します。
人材管理：変更プロセスにアクセス可能な測定システムを組み込むことで、変更の要件を満たしているときと満たしていないときがわかるようにし、プロジェクトの利益を最大化します。この段階（および他のすべての段階）では、継続的な改善を奨励し、報酬を与えることで、従業員の抵抗を軽減させましょう。
よく考え抜かれた戦略には、変更管理プロジェクトが他の多くのプロジェクトとは異なるものであることを認識することが含まれていることを忘れないでください。
- すべての組織内で変化への抵抗を和らげること
- 価値ある既存の仕事の構造や人事機能への変化の影響を最小限に抑えること
- 変更前と変更後に全員を参加させること
移行期にチームメンバーを巻き込み、サポートすることで、チームメンバーの信頼とサポートを得られる可能性が高くなります。
プロジェクトチームメンバーの変更管理の役割
影響を受ける人々が新しい方法に不満を感じたり、不満をもったりする可能性が高いことが変更管理プロジェクトにおける最大のリスクの一つであることは明らかでしょう。
幸福な従業員は、不幸な従業員よりも20%も生産性が高いという調査結果もあり、変化の満足度を最大化するためには、プロジェクトチームの役割がどのようなものであるべきかを検討する価値があります。
従業員のための変更管理
変更が必要とされるすべてのプロジェクトの意思決定に全員を参加させることは、必ずしも現実的ではありません。しかし、従業員の参加を優先することは、成功する確率を高めることが証明されている方法です。
- プロジェクトの調査、計画、実施の段階で、部門を超えて個人の意見を収集し、ブレインストーミングを行う（行うことが理にかなっている場合）。
- 変化が起きている間は、できるだけ定期的にチームメンバーとミーティングを行う。
- 変化を採用し、定着させるために積極的に取り組んでいる従業員を表彰し、報います。
管理者のための変更管理
リーダーシップの賛同が限られていたり、存在しない場合は、従業員があなたの変更プロジェクトをサポートすることは期待できません。プロジェクトの結果は、以下のような場合に必要とされるものに沿ったものになるでしょう。
- 新しいタスク、手順、その他の人に焦点を当てた作業に対する経営陣の支持が一貫しており、目に見える形である。
- MindManager のような柔軟性の高いソフトウェアを活用して、プロジェクトの内容を可視化し、利害関係者とのコミュニケーションを促進します。
- リーダーは、何が変化しているのか、なぜ変化するのか、そしてその変化が個々の職場や日々の活動にどのような影響を与えるのかについて、1対1の会話を通じて従業員の理解とコミットメントを高めます。
関係者に適切なツールと管理システムへのアクセス権を与えれば、プロジェクトの各段階でチームを変革に向 けてコーチングすることが容易になります。
MindManager の計画およびマッピング ソフトウェアは、変革プロセス全体を通してプロジェクト管理の変更管理を直観的に処理するのに最適です。
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この記事は、How to streamline change management in project management
| LEANNE ARMSTRONG | AUGUST 25, 2020 を翻訳したものです。
