Microsoft Teams で使える5種類のプロジェクト管理アプリ

著者: エミリー・フィンレイ

2020年に発生したパンデミックにより、多くの企業がリモートワークへの移行を余儀なくされ、すべてとは言わないまでも、ビジネスプロセスのほとんどをオンラインに移行させるに至ったのです。

多くの企業は、リモートチームとのつながりと管理の方法として、Microsoft Teamsの使用を選択びました。実際、このツールは2020年に9500万人のユーザーを獲得し、2019年から4倍の規模に拡大しました。

Microsoft Teamsは主にコミュニケーションに焦点を当てていますが、そのさまざまな機能には、日々の活動を効率化する方法が数多く含まれています。ユーザーはこのツールを使って、通話やチャットなど、さまざまな手段でコミュニケーションや協働できます。

また、ファイルやデータのリンク先を共有することで、新しい情報や変更点を常に把握することができます。これらの機能はすべて、リモートチームのプロジェクト管理を簡素化し、従業員がプロジェクトの状況やニーズを常に把握できるようにするために役立っています。

Microsoft Teamsは、従業員のつながりを維持し情報を提供する一方で、すべてのプロジェクト管理の要件を満たしているわけではありません。例えば、計画の見える化、タスクの組み立てと詳細の追加、プロジェクトの進捗状況の確認などを簡単に行う方法が欠けています。

幸いなことに、Microsoft Teamsは数多くのサードパーティアプリケーションと連携でき、その機能を拡張するのに役立っています。

この記事では、チームをより組織的、生産的、効率的にするために使用できる最高のMicrosoft Teamsプロジェクト管理アプリを詳しく見ていきます。

1. タスク管理アプリ

プロジェクト管理において、進行中のタスクを把握することは最も重要な要素の一つです。Microsoft Teamsに内蔵されているコミュニケーションツールやカレンダーツールを使って、作業者が締め切りを守っているかどうかを確認することもできますが、より包括的なオプションもあります。

TodoistやTasksのようなアプリは、タスクの作成を簡単にするために設計されています。新しい課題を始めるためにプロジェクト管理ツールを開く代わりに、Microsoft Teamsのチャットツールから直接タスクを作成することができます。

プロジェクトの新しいタスクを議論する場合、メッセージを右クリックするだけで、アプリケーションまたは Gmail や Outlook の受信トレイに新しいタスクが追加されます。そして、そのタスクにユーザーを追加し、作業が完了したらチェックオフすることができます。

Microsoft Teamsのチャットから作成されたすべてのタスクは、その会話にリンクし、コンテキストや追加情報を提供します。これは、他の人が自分の時間に文脈を確認できるように会話をキャプチャすることによって、すべての人の時間を節約し、あなたは最初の会話に参加していなかった人を埋める必要はありません。

このように、タスク管理アプリは、チームの勢いに影響を与えることなく、新しいプロジェクトのニーズに迅速に対応するのに役立ちます。

2. メモ作成アプリ

複数の人が共同でプロジェクトを進める場合、何度も会議を開くことが予想されます。このような会議では、多くの情報が飛び交いますので、しっかりとメモを取ることが大切です。

特に、リモートチームやハイブリッドチームでは、時間帯が異なる参加者が毎回ミーティングに参加できるとは限らないので、ミーティングの記録をきちんと残すことが重要です。

Evernoteのようなメモツールを使えば、議論した内容を簡単に記録することができます。

以前の会議で取り上げたトピックについて誰かが質問をした場合、その人はツール内で直接、答えや必要なファイルを素早く検索することができます。

また、1対1の会話や空き時間に書き留めたメモなど、個人的なメモを共有することも可能です。

もう一つのアプリケーションであるZoho Notebookでは、メモやノートブックの作成、表示、更新、メモの検索、リマインダーの設定、関連するメモ同士のリンクが可能です。

また、ノートカードの色を変えたり、横向きやグリッド表示で見たり、ノートブックやノートをパスコードでロックして保護することも可能です。

3. 方法論特化のプロジェクト管理アプリ

ビジネスプロジェクトの進め方には様々な方法があります。もし、あなたのチームが特定のプロジェクト管理方法ととっているのなら、そのプロセスを可能にするように設計されたアプリを探しましょう。

既存のプロジェクト管理手法を強化するツールを使用することで、勢いを保ちし、作業の中断を最小限に抑えることができます。

例えば、あなたのチームがカンバン方式を使用している場合、カンバンを使用してタスクと進捗状況を整理するアプリが必要でしょう。Trello、Asana、ClickUpなどがその例で、これらはすべて、カンバン方式のカードとコラムを使ってタスクを分類します。

これらのアプリ作成したカンバンは、Microsoft Teams内で作成、共有、編集できるので、進捗状況を簡単に把握することができます。

もう一つの一般的なプロジェクト管理手法として、ウォーターフォール方式があります。Monday.comやWrikeなどのアプリは、ガントチャートやリストのテンプレートがあり、整理整頓を支援してくれます。また、チームの進捗状況を確認し、その場で簡単な調整を行うことも可能です。

これらのアプリケーションはMicrosoft Teamsと直接連携されているため、ツール内でタグ付けすることで、新しい任務、要求、更新を同僚に知らせることができます。

使用するアプリによっては、チャットでプロジェクトのプレビューやリンクを共有できる場合もあります。

4. 総合的なプロジェクト管理アプリ

プロジェクト管理というと、単にタスクやプロジェクトのスケジュールを管理するものと思われるかもしれませんが、企業が管理しなければならない要素はそれだけではありません。

例えば、独立した請負業者やサードパーティーベンダーと仕事をしている場合、そのコストや経費を追跡することがあります。このようなプロジェクト管理には、通常、これらのタスクを効果的に実行するための、より包括的なツールが必要です。

Project Insight、TrackingTime、InLooxなどのMicrosoft Teams向けアプリは、予算や時間追跡を監視する機能を通じて、より深いレベルのプロジェクト管理を提供します。

これらのアプリケーションとMicrosoft Teamsのシームレスな連携により、これらの情報をMicrosoft Teamsプラットフォーム内で見ることができ、質問や懸念がある場合に迅速に行動することができます。

例えば、承認していない支出があった場合、チャットタブをクリックして、その支出に関連するベンダーと会話を始め、請求内容を明らかにすることができます。

また、期待した量の仕事をせずに多くの時間をシステム利用していることに気づいた場合、ツールを切り替えることなく、その人に直接連絡することができます。

5. ビジュアルコミュニケーションアプリ

エコノミストのレポートによると、従業員の50％が、単に情報を議論するよりも、ホワイトボードやスケッチパッドなどの視覚的なツールを好むことが分かっています。

しかし、遠隔地のチームを管理する場合、ビデオ会議やMicrosoft Teamsの会議中にこれらのツールを使用する良い方法があるとは限りません。

この問題を解決するために、MindManager® for Microsoft TeamsやMURALなどのプロジェクト管理アプリを使えば、視覚的なマインドマップや図式を使ってデータを作成、整理、共有することができます。

Microsoft Teamsのミーティングでは、これらのアプリケーションを使って共有画面内に直接ビジュアルな図を作成し、参加者全員がそれを見て、足りない情報をリアルタイムで追加して編集することも可能です。

MURALをデジタルホワイトボードのように使うことができます。このツールを使って、データをよりよく伝えるための図式をスケッチすることができます。また、ユーザーはデザイン上に仮想の付箋を残し、コメントを加えたり、より詳しい情報を提供したり、その部分に色分けをしたりすることができます。

MindManager は、より構造化されたアプローチをとります。マインドマップを作成し、ツールの図形、テキストボックス、その他の機能を使用して、計画しているアイディア、プロジェクト、または会議を説明することができます。

マインドマップを作成したら、スプレッドシート、Outlookの予定、共有ストレージに保存されているファイル、ウェブサイトのリンクなど、Microsoft Teams内に保存されている関連情報にリンクしたり、添付したりすることができます。

また、同僚は MindManager 内のタスクやコメントで他のユーザーをタグ付けし、更新を通知することもでき ます。このように、マインドマップはプロジェクトの集中的なハブとして機能し、全員が参照する必要のある情報を提供することができます。

マインドマップなどの視覚的なコミュニケーションツールは、情報を整理および共有するためのさまざまな方法を提供します。MindManager を使用すると、次のことが可能です。

• ブレーンストーミングで生まれたアイディアを書き留め、マインドマップに整理。
• 特定のチーム メンバーに割り当てる業務を含めプロジェクト全体を見える化したステップバイステップのプランの作成。
• 予算、納期、会議、その他の関連情報を含む、プロジェクト情報マップへの展開。

このように、マインドマップやその他の「見える化」アプリを Microsoft Teams に連携させることで、プロジェクト管理能力をさまざまな方法で向上させることができます。

作業量の整理や時間管理をより良くし、重要なプロジェクトの各ステップをより良く「見える化」することができます。

MindManager for Microsoft Teams を使用して、チーム全体でより優れたプロジェクト管理を実現する方法についての詳細はこちらをご覧ください。

この記事は、The 5 best types of Microsoft Teams project management apps | JANUARY 19, 2022 を翻訳したものです。