ベン図：ベン図とは何か、どのように使うのか

著者: リアン・アームストロング

今日のビジネス界では、情報過多が大きな問題となっています。幸いなことに、データの比較をしたり、意思決定や新しいコンセプトを合理的に検討したりする必要がある場合、情報を整理して評価するには、口頭での議論だけよりも視覚的に図式化した方がはるかに効果的であることがわかります。

この記事では、MindManagerのようなベン図エディタを使うことで、データの悪魔を退治し、最も関連性の高い情報に集中する方法をご紹介します。

ベン図とは

ベン図は、2つまたは3つの円が重なり合った図式で、異なるデータ間の関係を示すように設計されています。1800年代後半に数学者のJohn Vennによって広められたこの図は、現在も広く使用されていますが、その対象は様々に広がっています。

ベン図は次のような場合に役立ちます。

• 情報の理解と評価を容易にするための図式化
• データの影響の明確化（特に専門家ではない人に）
• 個々のアイディアから組織の様々な領域まで、あらゆるものの類似性、相違性、および依存性の調査

ベン図のテンプレートを作成することで、あなたとチームは、2つ以上の項目の比較や対照の方法について、より価値のある会話をすることができます。

ベン図の使い方

では、実践的にどのような意味があるのかという疑問をお持ちの方もいらっしゃると思います。

ベン図は、ワークフローの合理化、結果の比較、特定のビジネスエリアの改善など、関連するアイディア、提案、プロセスを視覚化して考えるのに最適な方法です。

ベン図は以下のような用途に使用できます。

• 優良顧客の共通点を可視化
• デザインチームと開発チーム、あるいはセールスチームとマーケティングチームの責任がどこで重なっているかを把握
• 共有されている作業を自動化できる領域を発見
• プロジェクトや部門のニーズに最適な製品やベンダーの選択
• 異なる戦略、決定、プロセスの潜在的な結果の比較

ベン図は、2つ以上のグループに共通する要素、ひとつ以上のグループに固有の要素、そしてどのグループにも当てはまらない特徴を把握することができます。

例えば、チームのために2種類のメッセージングアプリを選択する場合、ベン図を使って意思決定プロセスを簡素化することができます。

• それぞれのアプリが提供する様々な機能の整理
• 2つのアプリに共通する機能
• どちらのアプリも提供していない潜在的な機能の考慮

同様に、ワークフローの重複を排除してコストを削減する必要がある場合は、まずベン図を使って、複数の担当者や部署で管理されているタスクを探し出します。

例えば、顧客のオンボーディングプロセスの複数の段階で同じ質問がされていることがわかった場合、受付フォームのデザインを変更したり、関連する様々なワークフローを再構築することで、貴重な時間を節約することができます。

ベン図の例については後ほど詳しくご紹介します。その前に、ベン図を作成する方法をご紹介します。

ベン図の作成方法

ベン図の作成は、MindManagerのようなビジネスマップツールを使えば簡単です。一人で作業していても、チームで作業していても、同梱のベン図テンプレートを利用して必要に応じてカスタマイズしたり、MindManagerの背景オブジェクトツールバーを使用して白紙から作成したりすることができます。

ここでは、4 つの簡単な手順でベン図 (2 組のデータを含む) を作成する方法を説明します。

手順1:

図の左側に円を作成し、ラベルを付けます。この円の左半分に、最初のデータを表す簡単なテキストのポイントまたは基準を入力します。

手順2：

図の右側に新しい円を作成し、ラベルを付けます。この円の右半分に、2つ目のデータを表す簡単なテキストのポイントや基準を入力します。

手順3:

2つの円が重なり合う部分が空くまで移動します。

手順4:

2つの円に共通するデータポイントや基準をハイライトして、この共通部分にドラッグします。

これで完成です。

これで、評価している2つの情報のどこが同じで、どこが違うのかが簡単にわかります。両方の円の外側に新しいポイントを配置して、どちらのセットも属さない詳細やアイディアを表すこともできます。

ベン図の例

ベン図をどのように活用するかは、チームの創造性によって決まります。

例えば、マーケティング部や営業部が成果を上げるための新しい方法を模索している場合、ベン図を使って、優良顧客に共通する特徴を視覚化することができます。

• マーケティング・アプローチの改善
• 営業手法の改善
• ターゲットを絞った広告キャンペーンの実施

それでは、ベン図を使った例をご紹介しましょう。

例えば、最も継続的で信頼できる購買者に似た見込み客に直接向けた新しい広告キャンペーンを展開したいと考えたとしましょう。

あなたは長年ビジネスをしているので、オフィス機器をリースするターゲットが誰であるかを知っています。しかし、新規顧客を獲得するためには、その知識をさらに深めたいと考えています。

あなたはまず、営業とマーケティングのデータを使って、最も頻繁にリースされている3つの製品を決定します。そして、ベン図エディタを使って、3つの円を作成し、ラベルを付けます。

• デスクトップ型オールインワン・スキャン/コピー機
• フロア型フルカラースキャン/コピープリンター
• モバイルワイヤレスプリンター

次に、ARR（年間経常収益）やCLV（顧客生涯価値）などの会社の指標を用いて、最大かつ最長のアカウントに関連する特徴、人口統計、特性を収集します。

どのアカウントがどの製品を必要としているのかを把握し、集めた基準を3つの製品サークルに入力していきます。

集合1 – デスクトップ型オールインワン・スキャン/コピープリンター

• < 従業員10人未満
• 単一のオフィスまたは部署での使用
• オフィスワーカー
• 都市部
• 金融・保険業
• シングルユニットのリース
• 最優先事項：省電力オプション

集合2 -フロア型フルカラースキャン/コピープリンター

• 従業員数10名以上
• 単一のオフィスまたは部門での使用
• オフィスワーカー
• 都市部
• 金融・保険業
• 複数台のリース
• 最優先事項：無線の信頼性

集合3 – モバイルワイヤレスプリンター

• 個人事業主、契約社員、コンサルタント
• 単一のオフィスまたは部門での使用
• リモートワーカー
• 郊外
• 金融・保険分野
• シングルユニットのリース
• 最優先事項：無線の信頼性

最後に、すべての同じ特徴を強調して、ベン図の3つの円を重ね合わせ、マーケティングチームがはっきりと見えるように、これらの特徴を適切な交点に移動させます。

交差点1：ひとつの装置のリース

交差点2：オフィスワーカー

交差点3：最優先事項：無線の信頼性

中間の交差点4:

• 単一のオフィスまたは部門での使用
• 都市部
• 金融・保険業

最も収益性が高く、将来性のある販売口座の共通点が誰にでもわかるようになったことで、同じような顧客に最もアピールできる広告をデザインしたり、プロモーションが最も適切な顧客に届く可能性の高いマーケティングチャネルを選択したりすることができます。

 ベン図の使用例

ベン図は、問題解決や戦略的な方向性を示すための貴重なツールであるだけでなく、評価対象となる様々な情報の流れにおける重要な違いを強調することで、意思決定を明確にすることができます。

ここでは、簡単なビジネスユースケースとして、ベン図の例をいくつか挙げてみたいと思います。

新しい場所での競合を分析したいA社

ビジネスのプレゼンスを拡大するために、別の場所に新しい支店を開設することを検討しています。他のリスクマネジメントに加えて、自社のサービスと地元の競合他社のサービスの類似点と相違点を比較するのに役立つベン図を作成します。最終的に、同社はいくつかの利点がある一方で、いくつかの重要な分野で改善が必要であることを発見します。

3つの新製品のアイディアを比較したいB社

この会社のデザインチームは、既存の商品ラインを補完する新製品の3つの異なるバージョンを考えました。ベン図を使ってそれぞれの利点を視覚的に比較することで、3つのデザインの類似点と相違点を評価し、最も好ましい特徴を特定することができます。

市場分析をアップデートしたいC社

購買パターンや業界の動向、経済環境を把握するために市場分析を行ってからしばらく経っています。徹底的な評価を行うことになったマーケティング部は、3つの調査分野の情報を視覚化するためにベン図を作成し、ターゲット市場を再評価して再定義することにしました。

MindManagerを使ってカラフルなベン図を作成すると、異なる情報グループ間のつながりを視覚的に考えることができます。そうすることで、関係性の理解が深まるだけでなく、データを行動に移すときに、その重要性を思い出すことができるようになるのです。

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この記事は、Venn diagrams: what they are and how to use them | AUGUST 24, 2021  を翻訳したものです。