組織図：組織図とは何か、どのように使うのか

著者：ニコラス・ミストレッタ

百聞は一見にしかず、という言葉を聞いたことがあると思います。今日のトピックは組織図です。組織やプロジェクトの階層や情報の流れについて20分かけて読み解くこともできますが、組織図を10秒ながめることだってできます。その方が効率的ですしね。

組織図とは

組織図とは、報告構造や関係階層を図式化したもので、パーツやポジションをランク付けしたものです。組織図にはマトリクス組織図やフラット組織図などがありますが、今日の目的では、最も一般的で、ほとんどの組織が必要とし、使用している階層組織図に焦点を当てて説明します。

組織図は、政府、企業、組織の構造を概説したり、知識の分野のさまざまな要素を表現したりするものです。階層構造の組織図は、トップダウンのアプローチで、下に行くほど枝分かれしていきます。しかし、最もシンプルな言葉で言えば、階層的な情報を分かりやすく構成する方法です。

組織図は、様々な理由で使用され、様々な方法で構成することができます。ある個人と別の個人の関係、ある部門と別の部門の関係、または組織内のさまざまな機能を示すために使用することができます。組織図は、管理ツール、プロジェクト計画、人事名簿など、さまざまな目的で使用できます。

>>参考資料・「見える化」ツールで差が出るプロジェクトチームの協同作業

組織図をどう使うか

組織図を取り入れることで、あなたの会社や組織は様々な恩恵を受けることができます。組織図には以下のようなものがあります。

• 報告関係や仕事の責任を示す
• リーダーが他の人をより効率的に管理するのに役立つ
• 自分の役割が組織の目標にどのように適合するか、従業員がよりよく理解するのに役立つ
• 関係者間のコミュニケーションを改善
• 従業員名簿を視覚的に表現
• ビジネス組織やデータ階層のような他の情報の表現

また、組織図には5つの主要な用途があり、上記の利点と若干重なりますが、いくつかの背景を加えることもできます。この5つの原則的な用途とは:

1. 経営構造を示すために使用する

組織図は、組織の経営構造や、共通の所有グループを持つ企業間の関係など、他の組織構造を一目で確認するために使用できます。

2. 他の組織構造を示すのに使用

組織図を使って、企業の所有構造など、他の階層を示すことができます。

3.計画ツールとして使用

組織図を使って、プロジェクトや会社の組織変更などを計画し、「見える化」することができます。

4.従業員の参考資料

組織図を従業員の参考資料として活用することで、自分が誰に報告しているのか、誰が自分に報告しているのか、大きな組織の枠組みの中での自分の役割を理解することができます。

5.社員名簿として使う

名前、電話番号、メールアドレスなどの情報を保存したり、従業員名簿として利用することができます。

組織図の種類

組織図には4つの種類があります。

1. 階層型 – 機能的なトップダウン
2. 部門別組織図
3. マトリックス組織図
4. フラット組織図

1. 階層型-機能的トップダウン

このタイプの組織図は、最も一般的なもので、伝統的なビジネス構造を表しています。Cレベルのエグゼクティブが一番上に位置し、次にシニアマネジメント、そしてミドルマネジメントというように表現されています。このタイプの組織図は、多くの場合、営業、マーケティング、ITなどの部門に分けられています。組織内での全員の役割が示されており、すべての従業員は似たような役割ごとにグループ分けされている。

2. 部門別組織図

事業部制の組織図は、製品ラインや地理的な場所によって組織化されたビジネスを表しています。ゼネラルモーターズのような会社では、セダン、スポーツカー、トラック、SUVなどの製品タイプごとに部門を作ることが考えられます。しかし、各部門には、営業やマーケティングなどの機能的な構造を組み込むこともできます。このタイプの組織図は、部門が互いに独立している場合に使用されます。

3. マトリックス組織図

マトリックス組織図は、従業員をチームに分け、各従業員が1人ではなく2人以上のマネージャーに報告するような企業を反映しています。各従業員にはプライマリーマネージャーだけでなく、その下で働くプロジェクトマネージャーが存在します。このタイプの組織図は、コミュニケーションを円滑にし、変化に柔軟に対応できる職場環境を作りますが、一方で混乱を招くこともあります。

4. フラットな組織図

フラットな組織図は、役員と他の従業員の間に管理レベルを示さない（またはほとんど示さない）構造です。自己管理能力を高めることを目的としており、全従業員の適切な意思決定能力に依存しています。中小企業に多く採用されていますが、大企業でも採用されることがあります。

組織図の作成方法

組織図は、自分の状況に応じて最適なタイプを選ぶことができ、ニーズにぴったり合ったものを作ることができるので、素晴らしい資料となり得ます。組織図の種類を選ぶ際には、どのような情報を掲載したいのか、階層構造の組織図にするか、それとも別のタイプにするかなど、さまざまな要素を考慮する必要があります。

組織図の作成は、構成を決めてしまえばそれほど難しいものではありません。基本的な手順は共通していますが、使用する組織図のテンプレートによって大きく異なります。手書きで作成することもできますが、その必要がないのに時間を無駄にすることはありません。

また、組織図のテンプレートは、簡単に変更や更新ができるものが良いでしょう。

組織図の例

組織図の例はたくさんありますが、ここではシンプルにマーケティング部門の組織図の例を使ってみましょう。

このトップダウン構造を見ると、一番上の階層にディレクターがいて、その下の階層にマネージャーがいることがわかります。そして、その下には、各マネージャーにレポートする様々なスタッフが連鎖しています。これで、マーケティング部門がどのようにチームやサブチームに分かれているかが一目瞭然です。

この組織図の一部は、ディレクターがレポートする人や部門、そして会社の他のチームとの連携を含む、より大きな全社共通の組織図にはめ込むことができます。

もっと成功するための組織図のヒント10選

1. 組織図の全体像を1ページに収めるようにしましょう。可能であれば、水平方向と垂直方向の両方のボックスを組み合わせて、1ページに収まるようにしましょう（1ページに印刷したり、スクロールせずに見ることができます）。
2. 一人ひとりにボックスを与えるのではなく、同じ肩書きの人を一つのボックスにまとめる。例えば、プログラマー用のボックスを作り、その中に各プログラマーを入れるようにします。
3. 同じ大きさのボックスを作り、ボックスの間隔も同じにします。一見してわかりやすく、見栄えもよくなります。もちろん、ヒント2のように複数人用のボックスを使っている場合は、そうはいきません。ボックス間のスペースをできるだけ小さくして、1ページに多くの情報を入れるようにしましょう。組織図作製ソフトウェアを使用している場合は、それが可能になるでしょう。
4. マネージャー補佐役にはサイドバーを使い、マネージャーにレポートする部下とは異なる役割であることを区別します。
5. 各ボックスには、最初に役職名を入れ、その下にその役割を担う人の名前を入れます。役職名を名前の上に置くことで、文脈がわかりやすくなり、組織図をより明確に素早く理解することができます。組織構造を定義するのは役職であって、その役職に就く人ではありません。後で必要になった場合、組織構造を維持したまま、名前を簡単に変更することができます。
6. マネージャーが2つの異なるタイトルを持っている場合は、2つの異なるボックスを使用します。上記のヒントを使用している場合は、自動的に行われます。小さな会社では、1人の人間が2つの役割を担っていることがよくあります。ジョン・スミスは、マーケティング担当の副社長と営業担当の副社長を兼任しているかもしれませんが、それぞれの役割で部下を持っています。これも、チャートを人別ではなく役職別に整理する理由の一つです。
7. 点線は乱用せず控えめにします。点線は3人のマネージャーの下で働いている1人のアシスタントなど、独自の関係を示す場合にのみ使用します。点線が多すぎると、組織図がぐちゃぐちゃになってしまいます。点線を多用する場合は、複数の組織図を作成したほうがよいでしょう。
8. 表計算ソフトからデータを取り込んで、自動的に組織図を作成できるソフトを利用しましょう。タイトル欄と名前欄を必ず設けてください。これは手抜きではなく効率的でスマートな方法です。Excel や Google スプレッドシートを使えば、簡単に作成できます。
9. 詳細情報のハイパーリンクを設定したオンライン版組織図を作成します。組織図を印刷することもあるでしょうが、オンラインで組織内の人々に送るのも良いアイデアです。また、大きくて複雑な組織図を1つ作るのではなく、複数の組織図をリンクさせることもできます。
10. 最後のヒントは…大きな複雑なチャートは、より小さく、よりわかりやすい組織図に分割することです。大きな組織図は煩雑で見づらく、組織図を作成する意味がありません。クリックして別の組織図を見ることができるので、印刷物を何枚も持ち歩くよりもはるかに楽です。

ダウンロード可能な組織図テンプレート

下の画像をクリックすると、先ほどの組織図の例と、MindManagerで作成した白紙のテンプレートが表示されます。ブラウザウィンドウの左下にある「メニュー」をクリックし、「ダウンロード」をクリックすると、テンプレートのコピーが取得できます。テンプレートをMindManagerで開いて作業を開始します。

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この記事は、Org charts: what they are and how to use them | MAY 18, 2021 を翻訳したものです。