著者：リアンヌ・アームストロング
リモートワークは初めてですか？あなたのチームはリモートワークうまくいっていますか？心配しないでください。突然浮かんだアイディアの収集、意見の収集と共有、個人やグループでの作業を文書化することで、チームワークを向上させるために設計されたリモート協働ツールがたくさんあります。
最近のリモート協働が流行する前の調査によると、世界中のあらゆる業界の大企業が平均129個のビジネスアプリを使用していたという結果が出ています。もちろん、すべてのアプリやソフトウェアが同じように作られているわけではありません。
適切なツールがあれば、あなたとチームはより一貫性のある効果的な協働を実現することができますが、どのツールの組み合わせがあなたに最も適しているかを判断するには、実験が必要かもしれません。チームがリモートで効果的に協働する方法を学ぶことは、そのために使用するツールと同じくらい重要です。
この記事では、適切なバーチャルツールがなぜ重要なのかを簡単に説明した後、ビジネスに最も効果的なリモート協働ツールについてまとめます。
分散型チームに適したリモート協働ツールが必要な理由
リモート協働は同僚とオフィススペースを共有することとは異なります。しかし、実際に顔を合わせている時のような自然な協力感を取り戻す方法はあります。
例えば、分散している従業員に適切なツールと技術を提供することで、従業員は個人として効率的に仕事をすることができます。
- 個人として効率的に業務遂行
- チームとして常に同期
- 自分の考えやアイディアを共有し、シームレスに業務遂行
ここで紹介するリモート協働ツールは、思考とコミュニケーションをより視覚的にすることで、協働の障壁を効果的に取り除くことができます。つまり、どこにいてもチームは、重要な情報をより良く共有し、理解し、活用することができるのです。
忘れないでください。個人の努力が可視化されればされるほど、チームのやる気が相乗し、維持することが容易になります。
Google Drive、Microsoft Teams、MindManager などの一般的なデジタル プラットフォームは、この考えを反映しています。これらのプラットフォームを使用すると、さまざまな場所にいる人々が文書や計画、視覚的なマップを使って簡単に協働でき、全員が同じ方向に進むことができます。
以下ができればあなたとチームがどれだけ多く達成できるか考えてみてください。
- 議論しているトピックに関して視覚的に参照できる
- ビジョンを共同で編集する
- 同僚と隣同士で行うクリエイティブなプロセスを再現
個人的な作業には十分に機能するツールでも、リモートでの共同作業では耐えられないことがあります。例えば、同じソフトウェアの異なるバージョンを使用していたり、互換性のないツールを使用していたりすることなどです。
誰もが平等かつ効果的に貢献できる共通言語を実現するためには、チームはリモート協働ツールの共通セットを活用する必要があります。
ビジネスのための7つの強力なリモート協働ツールを試してみましょう
ここで説明したリモート協働ツールを利用する前に、仕事の邪魔となるものを可能な限り排除するための対策を講じるべきです。最低限、リモートで仕事をする人は、信頼できるノートパソコンとスマートフォン、そして強力で安全なネットワーク接続を持っている必要があります。
これらの基本的なツールを導入したら、チームがオフィスで一緒に仕事をしているときに通常行うプロセスをデジタルで再現する方法を見つけることに移ることができます。
ここでは、ビジネスに最も効果的な7つのリモート協働ツールをご紹介します。
1. ビデオ会議
ビデオ付きのチャットは、リモートで作業するチームのために必要です。実際、多くの企業では、ビデオ通話は音声通話よりも優れているだけでなく、対面での会議よりも効果的であることが多いと考えられています。
例えば電話だとたやすく集中力が切れてしまいますが、テキストや音声よりもはるかに速く視覚的な情報を巧みに処理することが研究で示唆されています。
Skype、Zoom、Google Hangouts などのビデオ会議ツールには多くの優れた機能がありますが、中でも問題や解決策の理解を深めるために、会話中に画面を他の人と共有する機能があります。
2. チームメッセージング
ビジネス上のコミュニケーションツールとして、Eメールが完全になくなることはないでしょう。しかし、離れた場所で定期的に共同作業をする場合には、多くの場合、インスタントメッセージングの方が適しています。
質問をしたり、更新情報を共有したりするための迅速で便利な方法を提供してくれるメッセージングツールは、分散しているチームが送受信する不要なメールの数を減らすことができます。また、チームが離れていても、チームの連携を強化するためのさまざまな機能が組み込まれているものもあります。
例えば、Microsoft Teams は、ワークスペースチャットをサポートしているだけでなく、ビデオ会議、ファイル保存場所、他のリモート協働ツール (MindManager を含む) との便利な統合機能を提供しています。
3. リモート協働ホワイトボード
オンラインホワイトボードは物理的なホワイトボードと非常に似ているため、考えを書き留めたり、チームに役立つ情報を表示したりするための優れたインタラクティブなツールとなっています。
- つながりを示したり、お互いのアイディアを向上させる
- チームとしての共有ナレッジの作成
- 情報をよりよく記憶する
アプリやブラウザベースのツールとして利用できるリモート協働ホワイトボードは、物理的な距離感のハードルを取り払ったリアルタイムな可視化を実現します。通常のホワイトボードで描けるもの（文字、絵、グラフ、図など）は、デジタルボードで作成することができます。
自分の絵のスキルでは、リモートでアイディアを伝えられるかどうか自信がなくても大丈夫です。
さまざまなビジュアルマップ、チャート、ダイアグラム、および 700 以上のトピック画像をライブラリから選択できる MindManager は、フル機能を備えたリモート協働ホワイトボードの倍の働きをします。
アイディアやメンタル マップ テンプレートの助けを借りて考えをレイアウトし、矢印で方向をつけ、色、または図形を追加し、チームメイトを招待して、チームのホワイトボードに参加してもらいます。
4. ファイルとドキュメントの共有
ファイルや文書の共有において、スキャナやコピー機、さらには電子メールまでもが最高の地位を占めていた時代はとっくに終わりました。
今では、Box、Google Drive、SharePointなどのツールのおかげで、チームでファイルや文書を共有することができるようになりました。
- 共有
- 追加
- ドキュメントの整理と編集を素早く、便利に、そしてリアルタイムに行うことができます。
ドキュメント共有ツールの一番の利点は、プロジェクトの関係者全員がひとつのファイルを使って協働でき、編集や変更を確認しながら作業を進めることができることです。
また、クラウドストレージを利用しているので、ファイルの破損やメールの添付ファイルのサイズを気にする必要はありません。
5. ナレッジマネジメント
共有されている情報や貴重な会社のナレッジをシンプルにし、いつでも一元的に利用できるように配置することで、理解しやすく、リモートチーム間の理解とワークフローを劇的に向上させることができます。
ナレッジマネジメントツール（特にナレッジの見える化をサポートするツール）は次のような場合に最適です。
- 社員が個人、業務に関連したナレッジの文書化を可能にする
- チームワークを泥沼化させる活字原稿の回避
- ナレッジを迅速にはじめたり、追加したり、少しずつ再構築する
例えば、ナレッジマップは、チームメンバーを（タイムゾーンや場所に関係なく）タスクを成功裏に終わらせたり、担当業務を遂行したりするために必要な情報や専門知識を示すことで、「知識の目録」として機能させることができます。
6. プロジェクトマネジメント
直接会うことができない人たちとプロジェクトを実行するというのは、気が遠くなるような気がするかもしれません。結局のところ、オフィス内のスタッフでさえも、共同作業や締め切りの調整に苦労することがあります。
幸いなことに、ビジネスプロジェクトのためのリモート協働ツールは、比較的短い期間で長い道のりを歩んできました。
今日の企業では、さまざまなプロジェクト管理機器やソフトウェアを利用することができ、これらの機器を中心としたハブとして機能させることができます。
- タスクとマイルストーンの整理
- 予算の計画とスケジュールの管理
- プロジェクトリソースの管理
MindManager のようなツールを使用すると、シンプルなものから複雑なものまで、プロジェクト作業の直感的な処理が格段に簡単になります。
7. MindManager
MindManager を使用すると、オフィスを拠点とするチームや分散したチームは、プロジェクト計画、議事録、一元化された情報リポジトリーなどを構築し、簡単に追加および拡張することができます。さらに、新しいリモート協働機能には、MindManager for Microsoft Teams や 共同編集などがあります。
MindManager for Microsoft Teams は、マップ作成機能と Teams の共同の利便性を組み合わせることで、分散した同僚がより効果的に協働できるようにします。
MindManager ファイルを Teams 環境で直接開くと、下記のような動的な機能を有効にできます。
- ホワイトボードをつかった懇親会
- 知識の共有化のための会合
- 企画やブレインストーミングセッション
Microsoft Teamsアプリから離れることなく、すべての操作を行うことができます。詳細は以下の動画をご覧ください。
一方、MindManager での共同編集は、物理的な空間がもたらすルーチーン、リソースや社会的なつながりがないまま突然リモートワークになってしまった場合に大きな強みになるでしょう。
MindManager の共同編集機能を利用すると、あなたとームは、時間を節約し、混乱をなくしてくれるマップやダイアグラムを一緒にリアルタイムで簡単に作業することができます。同じ部屋や同じ街にいる必要はなく、展開され変わっていくのを目にすることができます。
また、共同編集は、ブラウザ上で実行される安全なクラウドベースのサーバー上で動作するため、バージョンの競合を回避できるだけでなく、ライセンスを取得したユーザーが MindManager をまだ所有していない人を招待して共同作業を行うことができます。
詳細については、以下のビデオをご覧ください。
様々なリモート協働ツールがある中で、いくつかのリサーチを行い、最も有望なオプションを試してみることが、あなたのチームにとって意味のあるリモートツール群を組み立てるための最良の方法であることは明らかです。
MindManager をまだお持ちでない場合は、30 日間無償トライアルでお試しください。
この記事は、7 remote collaboration tools for dispersed teams | LEANNE ARMSTRONG | DECEMBER 15, 2020 を翻訳したものです。
