ナレッジマネジメントの3つの一般的な課題

著者:ユル・ウエティッチ

ほとんどの経営幹部は、適切に設計されたナレッジマネージメントプロセスの利点について学んでも、それを考える必要のないものと見なします。結局のところ、貴重な組織情報をその場で収集、整理、管理、取得する能力は、競争上の大きな優位性ではないでしょうか。賛否あるでしょうが、実際には、成功するために考慮する必要があるナレッジマネジメントの深刻な課題がいくつかあります。

ナレッジ マネージメント プロセスが競争の激しいグローバル市場で確かな利点であることは確かですが、次にあてはまるときのみ成り立つ話です。

• 収集される情報は、企業が戦略的目標を達成するのに役立つとき。
• 使用するナレッジマネジメントツールは最新の技術を追いかけているとき。
• 社員があるべき方法で実際に情報を共有しているとき。

その３点が成り立たない場合、企業は実際に競争上の弱点を経験するでしょう。たとえば、経営幹部は、重要な意思決定に必要な情報を見つけることができないため、市場の状況の変動に対応するのが遅くなる場合があります。

この例では、ナレッジ マネージメントの潜在的な欠点のひとつを強調します。幸いなことに、ナレッジマネージメントに関連する問題の多くは、事前計画で防止できます。

この記事では、ナレッジ マネージメントの一般的な課題と、ナレッジ マネージメントのその他の欠点について説明します。

この記事の終わりまでに、職場でナレッジ マネージメント プロセスを管理する際に発生する可能性のある問題を十分に理解できるので、潜在的な落とし穴を回避できるでしょう。

ナレッジ マネージメントの欠点にはどのようなものがあるか

ナレッジマネジメントは、今日の世界でますます重要視されています。結局のところ、マネージャはデータで爆撃されます。

フォーブスによれば、「科学者たちは、1年の間に典型的な人にどれだけのデータが送られるかを正確に調べた――世界中の全ての人が毎日174の新聞を読んでいるのに相当する」という。

そのような統計は、ナレッジマネジメントの重要なニーズを強調するだけです。確かに、ナレッジマネジメントシステムが常にスムーズに調整されているわけではありません。

そして、彼らがそうでない場合はもちろん、ナレッジマネジメントにはいくつかの欠点があります:

• ナレッジ マネージメント ツールが複雑すぎて、作業者が理解できない場合があり、コストのかかるトレーニングが必要です。
• ナレッジ マネージメント ツールを誤って使用すると、時間とコストが浪費され、運用効率に影響します。とどのつまり、このような問題は、市場におけるビジネスの立場を危険にさらすことさえあります。
• 収集された情報が組織の目標を達成するうえでどのように役立つかについてのビジョンがなければ、ナレッジマネジメントシステムは活用されず、本質的に役に立たない可能性があります。

ナレッジ マネージメントのこれらの欠点を無視するわけにはいきませんが、企業がナレッジ マネージメント ツールに投資するのを妨げるべきではありません。

結局のところ、フォーブスによれば、「フォーチュン500企業はナレッジを共有できずに年間約315億ドルの損失を出している」そうです。優れたナレッジ マネージメント プロセスを実装すると、実際に組織のコストを節約できるのは明らかでしょう。

もちろん、会社で財務上のメリットを経験するには、ナレッジ マネージメントの欠点だけでなく、ナレッジ マネージメントの最も一般的な課題にも注意する必要があります。

これにより、組織でこれらのナレッジ マネージメントの問題が発生する可能性を最小限に抑えることができます。

ナレッジマネジメントの課題は何か

ナレッジ マネージメントには、いくつかの課題があります。このセクションでは、最も一般的なものをいくつか見てみましょう。

ナレッジマネジメントの課題#1:廃止されたテクノロジー

技術は絶えず進化しており、昨日うまくいったものはすぐに時代遅れになります。例えば、あなたの携帯電話を考えてみてください。それなりの年齢の方は、レンガの大きさの携帯電話を持ち歩いた記憶があるかもしれません。対照的に、今日の携帯電話は毎年軽く、スリムになっています。

今では「レンガのような」ナレッジマネジメントシステムを視覚的に見ることはできません。ただし、次の場合は影響を受けます。

• 必要なものを見つけるのが面倒
• 情報の保存に、必要以上の時間がかかる
• 従業員は古風なシステムを使いたがらない

分散アーキテクチャに依存する古いシステムは、ナレッジ マネージメントに関する課題をもうひとつ生み出します。このようなシナリオは、多くの場合、情報がネットワーク ドライブ、クラウド、または複数のデータベースのいずれかに格納されているか誰にも分からないことを意味します。

ご想像の通り、この混乱は、組織が必要なナレッジ マネージメントの利点を経験していないことを意味します。

ナレッジマネジメントの課題#2:従業員のモチベーション

モチベーションは、組織におけるナレッジマネジメントの問題の一つです。明らかに、ナレッジマネジメントシステムの価値は、従業員が共有することを選択した内容によって異なります。たとえば、プロジェクトの完了後に誰も「教訓」ドキュメントを作成しない場合、組織に永続的なメリットはありません。

このため、企業のリーダーは、ナレッジ マネージメントに関して、目標を伝達し、進捗状況を報告し、コンプライアンスを実施することが重要です。本質的には、期待値を設定し、従業員が満たしたかどうかを評価することは重要です。

既に説明したように、ここでの従業員の受け入れは、多くの場合、組織が採用することを選択したナレッジ マネージメント ツールにかかっています。これらのツールが古く、その後、難しすぎる、退屈な、または使用に時間がかかる場合、従業員の受け入れが急落します。

ナレッジマネジメントの課題#3:情報を見つけやすくする

私たちは以前にこれに触れましたがとても重要です、それは繰り返し発生します。必要なリソース、専門知識、または情報を見つけられない場合、ナレッジ マネージメント システムを持つことにメリットはありません。

このようなナレッジ マネージメントの課題は、検索機能が不完全、古い、または無関係である場合に発生します。繰り返しますが、これは多くの場合、適切なナレッジ マネージメント ツールで解決されます。

あなたはここでテーマを感じていますか。少し冗談ですが、テクノロジーはナレッジマネジメントシステムの成功を生み出すこともあれば、壊こともあります。

そのため、効果的で適切に設計されたナレッジ マネージメント ツールに投資することが非常に重要です。最終的には、ビジネス目標の達成を妨げるのではなく、ナレッジマネジメントで競争上の優位性を得たいと考えるでしょう。

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著者について:

ジル・ウエティッチはマインドマネージャーの貢献者です。IT開発者としてのキャリアをスタートさせたが、その後フリーランスライター、コピーライターとして働く。マーケティングのMBAを取得し、デジタルマーケティング戦略の認定を受け、マーケティング、起業家精神、その他のビジネス関連のテーマについて頻繁に執筆しています。

この記事は、3 common challenges of knowledge management を翻訳したものです。