プロダクトマネージャーとプロジェクトマネージャーというと、多くの人がこの2つの肩書きを混同したり、同じように使ったりしています。役割は似ているように聞こえますが、プロダクトマネージャーとプロジェクトマネージャーの役割は異なります。しかし、ビジネスにおいて同様に重要な役割を担っています。
プロジェクト管理とプロダクト管理は、「プロダクト・製品」と「プロジェクト」という、生産・管理する対象によって区別されます。製品とは、顧客のニーズを満たすために組織が作り出す商品、サービス、または物品を指します。プロジェクトは、望ましい結果を達成するために実行される一連のタスクです。
この記事では、プロダクトマネージャーとプロジェクトマネージャーの主な違い、典型的なタスク、活動、組織内での役割、そして見える化ツールがそれぞれの役割の生産性向上にどのように役立つかを見ていきます。
プロダクトマネージャーとは
プロダクトマネージャーは、製品の研究開発から発売、販売、そして製品が廃棄されるまでの継続的なメンテナンスに至るまで、製品開発プロセスを監督する役割を担っています。
創造力と組織力を駆使して、ステークホルダーとお客様の要求を満たす戦略をつくりあげ、実行します。製品開発プロセスを通じて、プロダクトマネージャーは以下のような責任を負います。
- 製品ビジョンを作成する。
- 顧客ニーズを定義する。
- 製品のパフォーマンスと成功のためのKPIを設定する。
- 製品ロードマップを作成し、管理する。
プロダクトマネージャーは様々な活動に携わるため、日々の仕事は多岐にわたります。活動の例としては、以下のようなものがあります。
戦略立案
プロジェクトマネージャーは、時間の約18％をプロジェクト戦略に費やします。この戦略には、製品が解決する問題やニーズを定義する活動が含まれます。このような問題や機会を特定することで、製品の目標や取り組み、そしてビジネス全体の目標をどのようにサポートするかが決まります。
研究
製品管理の役割は非常に戦略的であり、ユーザーニーズと市場のギャップの両方を調査する必要があります。市場動向を把握することで、プロダクトマネージャーは製品ニーズを予測し、製品の改良・創造方法を明らかにすることで、組織を競合他社よりも優位に立たせることができます。
企画と開発
プロダクトマネージャーは、エンドユーザーのニーズに対応しながら、要件と設計基準を定義するために製品ロードマップを作成します。製品ロードマップは、製品の優先順位、戦略、主要なマイルストーン、時間の経過に伴う進捗を図解しています。
これは、チームメンバーが製品開発ライフサイクルにおけるそれぞれの役割を理解し、成果物を整理するのに役立つと同時に、主要な利害関係者に全体像のスナップショットを提供します。
部門横断的な連携
製品を期限内に納品するには、部門横断的なチームを含むすべての社内リソース間の調整が必要です。プロジェクトマネージャーは、自分自身のチームを管理するのではなく、通常、設計、エンジニアリング、販売、カスタマーサポートなどの部門を横断してタスクを割り当て、リソースを配分します。
製品業績
KPI（主要業績評価指標）とも呼ばれる製品指標は、プロダクトマネージャーが製品の成功を追跡するのに役立ちます。ユーザー満足度や収益に関する指標を監視・分析することで、製品の改訂サイクルに反映させることもできます。
プロダクト管理のための見える化ツール
プロダクト管理は複雑な分野であり、各チームメンバーが戦略的ビジョン、最終目標、コンセプトから製品化までに必要なステップに集中できるよう、効果的なコミュニケーションと組織化が必要です。
目標が既存製品の改良であれ、新規開発であれ、プロダクトマネージャーは以下の4つのツールを使って、共有性の高い、インパクトのある方法でプロセスを見える化することができます。
1. 戦略とブレーンストーム
新製品の開発であれ、既存製品の改良であれ、プロジェクト管理の最初のステップは、戦略立案とブレーンストームに重点が置かれます。コンセプトマップは、ブレーンストームのプロセスを簡単に見える化します。
プロジェクトマネージャーは、戦略マップを使って、製品ビジョンを定義し、製品目標をリストアップし、主要なビジネス目標を達成するためのマーケティング手法の概要を説明します。ビジュアルな製品戦略テンプレートを使うことで、製品のライフサイクルの全体像を把握することができ、すべてのステップが説明され、さまざまな項目やタスクが互いにどのように関連しているかが全員に理解されるようになります。
2. 意思決定・分析ツール
調査や意思決定を効率化する方法のひとつに、比較・分析ツールがあります。例えば、プロジェクトマネージャーは、製品計画の初期段階において、特定の製品戦略を進めることが実行可能かどうかを判断するために、SWOT（強み、弱み、機会、脅威）図を使用することがあります。SWOT分析は、プロジェクトマネージャーが製品開発目標に対して、内部の強みと弱み、外部の機会と脅威を評価するのに役立ちます。
異なる製品開発の選択肢を比較する必要がある場合、決定木図は、異なる結果の価値と確率を評価するのに役立ちます。
異なる製品計画を分析する際、費用便益分析ツールは、プロジェクトマネージャーが最も費用対効果の高いアプローチを決定するのに役立ちます。これは、選択肢が事実をもとにしたデータと合理的で証拠に基づく仮定に基づくものであるため、意思決定を合理化するのに役立ちます。
3. ロードマップとフローチャート
開発プロセスの展開について明確な計画を立てることは、プロダクト管理の重要な側面です。製品開発プロセスを単純なスプレッドシートで作成し、管理することは可能ですが、そうすることで解決するよりも多くの問題が発生する可能性があります。
スプレッドシートは製品のライフサイクルに合わせて進化するものではないので、プロダクトマネージャーはフィールドの更新やセルの修正に時間を費やさざるを得ません。また、他の関連ツールとの統合機能がないことが多く、チーム間のコラボレーションを促進することが困難です。
しかし、アジャイルプロジェクトロードマップは、時間の経過とともに進化する共有リソースです。製品開発の全段階の概要を示し、関係者全員に次のような明確な感覚を与えます。
- プロジェクト戦略
- チームメンバー間のタスク調整
- 主要なマイルストーン
- 時間の経過に伴う進捗と調整
製品そのものを作るには、フローチャートを使って個々の作業の順序を明確にし、プロセスの主要な要素を視覚的にレイアウトします。これにより、各工程が次の工程にどのように影響し、どのような作業を行い、どのような結果をもたらすのか、チームメンバーがより理解しやすくなります。
4. ワークフローと責任
新製品の開発や既存製品の改良には、複数の人、チーム、部門がプロセスに参加することが必要です。ワークフロー図では、複雑な作業を連続したイベントに分解することで、作業がどのように完了し、誰がどの作業を担当するのかを誰もが視覚的に理解できるようにします。
例えば、スイムレーン図は、製品管理に特に役立ちます。これは、製品開発プロセスの最初から最後までを、横に並んだ経路を使ってマッピングするものです。これにより、各部門の責任を明確にし、説明責任を果たすことができます。また、チームメンバーは、プロセスにおける自分の役割が他のメンバーにどのような影響を与えるかを確認することができます。
プロジェクトマネージャーとは
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの組織、計画、実行を最初から最後まで監督します。プロジェクトには、新しい建物の建設という大規模なものから、ビジネスプロセスを改善するための新しいツールの開発という集中的なものまであります。
プロジェクトと製品の違いは、プロジェクトが明確な開始、中間、終了を持つ一時的な取り組みであることです。プロジェクトは、組織の製品やサービスをサポートし、その価値を高めるものです。プロジェクトマネージャーには、以下のような責任があります。
- プロジェクトチームの編成、管理
- プロジェクトプランの作成
- プロジェクトのライフサイクルの各段階を管理
- プロジェクトが完了するまで、利害関係者とのコミュニケーション
プロジェクト管理のプロセスは、通常、開始、計画、実行、終了の4つのフェーズに分けられます。プロジェクトのライフサイクルを通して、プロジェクトマネージャーは様々な活動に責任を持ちます。
これらのタスクの例としては、以下のようなものがあります。
開始
プロジェクトを期限内、予算内に納品できるようにするのは、分析と準備です。開始段階では、プロジェクトマネージャーは範囲を決定し、プロジェクトの一部として何が含まれ、何が含まれないかを特定します。また、プロジェクトの目標、リソース、完了までに必要な時間などを明確にするために、ハイレベルなプロジェクトの概要を作成します。
計画
計画段階では、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームのメンバーを定義し、成果物の概要を決め、リソースを見積もり、主要なマイルストーンと成果物の期日を設定します。また、どのプロジェクト管理手法に従うかを決定するのもこの時点です。
実行
実行段階では、プロジェクトプランの詳細を実行するポイントです。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトに関連するKPI、予算、リソース、タイムラインなどを監視し、報告する必要があります。また、プロジェクトの品質を管理し、リソースを配分し、必要に応じて変更や是正措置を提案し、スコープを守り、期限内に納品します。
完了
プロジェクトの完了には、プロジェクト活動の終了、成果物の引き渡し、KPIレポートの最終確認、プロジェクトチームへの報告などが含まれます。また、プロジェクトマネージャーは、書類作成やリソースの解放など、手続き的なタスクを処理するのもこの時です。
プロジェクト管理のためのビジュアルツール
従来のプロジェクト管理は、メールでのやり取りや会議、週報など、ドキュメントを多用したプロセスに多く依存していました。しかし、プロジェクト管理を見える化することで、プロジェクトをよりスムーズに進め、協働を強化することができます。
これは、プロジェクトマネージャーがビジュアルツールやテクニックを使って、複雑な情報を簡単にアクセスできる形式で提示できるためです。協働を強化し、プロジェクトをより実のあるものにするために、プロジェクトマネージャーは以下の3つのツールに注目します。
1. 分析ツール
どんなプロジェクトでも、まず最初に、プロジェクトのアイディアは何か、なぜそれが必要なのか、手持ちのリソースで実現可能かどうかを判断する必要があります。ブレーンストームの過程で絵を描いたり、図を描いたりすることで、チームメンバーが新しい革新的なアイデアや解決策を発見するのに役立ちます。
マインドマップは、アイディアの流れを整理し、関連するトピック間の視覚的なつながりをうながすため、ブレーンストームの効率が向上します。マインドマップを使用するチームは、テキストベースの情報に圧倒されることなく、タスクの優先順位付けや潜在的な解決策の特定を行うために、より簡単にアイディアを確認することができます。
2. 計画ツール
計画段階は、プロジェクト管理のライフサイクルの中で、最も困難な部分かもしれません。幸いなことに、プロジェクトの失敗のリスクを減らすための可視化・図表化ツールが多数あります。
例えば、プロジェクト管理フローチャートは、多数の文書やスプレッドシートを読み解くのではなく、プロジェクト活動を個々のステップやタスクとして視覚的に表示します。プロジェクトマネージャーは、並行または相互依存のワークフローを強調し、チーム間の協働を促進することができます。
納期の厳しいプロジェクトでは、ガントチャートが最も重要な計画ツールのひとつです。ガントチャートとは、水平に積み重ねた棒グラフで、プロジェクトの開始から終了までを視覚的に表現したもので、以下のような詳細が含まれます。
- プロジェクトの開始日
- 各タスクに割り当てられたチームメンバーやリソース
- タスクの時系列順序と、それぞれのタスクにかかる時間
- プロジェクトの完了日
3. タスク管理ツール
プロジェクトを実行する段階になったら、ビジュアルツールを使って、マイルストーン、期日、タスクの依存関係を把握し、全員が迅速に対応できるようにします。例えば、異なるチームが同じプロジェクトに参加する場合、機能横断的なフローチャートが有効です。フローチャートでは、ワークフロー内のさまざまなタスクを誰が担当するかが定義されているからです。
プロジェクトの進捗状況を見える化するために、プロジェクトマネージャーはカンバンを使用してワークフローを計画・管理することができます。プロジェクト実行のためのカンバンの主な利点のひとつは、ボードのカラムごとに進行中のタスクの数を制限することです。チームは、列が上限に達すると、現在のタスクが完了するか他の方法で処理されるまで、新しいワークアイテムを追加することはできません。
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この記事は、Product manager vs. project manager: What are the key differences? | MAY 11, 2022 を翻訳したものです。
