ビジネスを運営していても、チーム運営していても、変化が当たり前の業界で働いていても、何かが常にうまくいっていないように感じることがあると思います。ありがたいことに、問題解決のプロセスに習熟することで、ビジネス上の問題に対処する際に生じるストレスを大幅に軽減することができます。
問題解決のための正しい方法を理解することは、困難な状況、予期せぬ状況、複雑な状況に対処する場当たり的な対応を排除するだけでなく、より効果的な長期的な解決策につながる可能性があります。
この記事では、問題解決の5つのステップを説明し、問題解決プロセスを実行に移す前に問題解決のシナリオを実際に見ることができる問題解決シナリオの例をいくつか紹介します。
問題解決のプロセスを分解
何かがうまくいかないときには、問題の根本にあるものを理解し、それを解決して再発を防ぐことが重要です。そのため、ソフトの使い方からソフトウェアまで、実績のあるビジネス問題解決ツールやテクニックを適用することで、困難な問題や複雑な問題を解決することができます。
問題解決のプロセスには、一般的に以下のようなものがあります。
- データを収集し、チームメンバーと相談することで、何が壊れているかをピンポイントで特定する
- 問題点をマップ化してトラブルシューティングすることで、なぜうまくいかないのかを把握する
- ブレーンストーミングで解決策を決めて、最も効果的な解決策を実行する
アクティブリスニング、コラボレーション、リーダーシップなどのスキルは問題解決に重要な役割を果たしますが、ビジュアルマップソフトウェアのようなツールを使用すると、問題解決の目的を定義して共有し、さまざまなソリューションを分解し、さらには仕事に最適なものを配置することが容易になります。
問題解決の5つのステップ
問題解決に向けて最初の一歩を踏み出す前に、問題が何であるか、そしてそれを解決することによって達成したい結果について明確な考えを持つ必要があります。
例えば、現在1日に50個の部品を製造している会社が、1日に75個の部品の注文を受けるようになった場合、生産能力が不足していると言えます。
生産が1日25個の部品が不足していることを明確にすることで開始点と終了点を定義し、毎日の生産を50%増やす必要がある場合でも、問題解決プロセスは価値があることがわかります。
現在の位置と終着点がわかれば、以下の5つのステップでA地点からB地点へと進むことができます。
- 問題の原因を突き止める 問題の原因となっている要因を特定するために、知識を収集し、さまざまなドキュメント、部門、および担当者からの入力を評価する必要がある場合があります。MindManager のような知識の可視化ソフトウェアが役立ちます。
- 実行可能なソリューションをいくつか出す 正確で正しいソリューションをすぐに実行するのは難しいため、チームでブレインストーミングを行い、さまざまな シナリオをマップ化することが、前に進むための最善の方法です。最初の戦略がうまくいかなかった場合は、他の戦略を検討することができます。
- 最善の選択肢を選択する 意思決定のスキルと、プロセスの関係性、優先順位、基準をレイアウトできるソフトウェアは、最も有望なソリューションを選択するために非常に重要です。その選択をするのが自分であろうと、目上の人であろうと、コスト、時間、実装のハードルなどを考慮して選択する必要があります。
- 選択したソリューションを実行する 選択したソリューションを実装する前に、日常のワークフローに影響を与える可能性のある変更を主要な担当者に認識させ、ソリューションが機能しているかどうかを簡単に確認できるようなベンチマークを設定しておく必要があります。
- 結果を評価する 実装したソリューションは問題を解決したでしょうか？ベンチマークは、あなたが望んでいた結果を達成したことを示しているでしょうか？もしそうなら、おめでとうございます。もしそうでなければ、問題解決の目標を達成するためにソリューションを調整する必要があるでしょう。
実際には、実行するすべてのソリューションでホームランを打つことはできないかもしれません。しかし、問題解決のような反復可能なプロセスのいいところは、ステップ2の間に文書化したブレインストーミングから他の選択肢を導き出すことによって、ステップ4と5を再び実行できることです。
問題解決のシナリオの簡単な例
自分で試す前に問題解決プロセスがどのように機能するかの感覚をつかむための最良の方法は、いくつかの簡単なシナリオを通して作業することです。
ここでは、一般的な職場の課題にビジネス上の問題解決テクニックを適用する方法の3つの例をご紹介します。
シナリオ1: 製造業
さきほどの製造例をもとに、会社では1日に25個の部品の生産が一貫して不足しており、毎日の生産量を50%増加させる必要があると判断します。
製造部門と受注部門の両方からデータと情報を収集したいので、不足の根本的な原因を発見するためにブレインストーミング・セッションをスケジュールします。
機械、材料、方法、管理の4つの主要な生産分野を調査した後、問題の原因を特定します。
そして、3つの可能な解決策を考え出します。
例えば、次のようなことが考えられます。
- 機械を24時間稼働させて常に温度を保つ
- 早く温まる機器に投資する
- 部品の代替素材を探す
最初の2つのソリューションの費用を検討し、オンラインリサーチを行った後、より低い温度で作業できる同等で安価な素材に切り替えることが最善の選択肢であると判断します。
計画を実行し、翌週の部品の品質と出力を監視し、毎日の生産量が100%増加したときに、解決策の成功を宣言します。
シナリオ2: サービス提供
ビジネストレーニングは活況を呈しており、この1ヶ月間に新しいスタッフを迎え入れなければなりませんでした。この度、複数のクライアントから最近のトレーニングセッションの質について懸念の声が上がっていることを知りました。
クライアントとスタッフの両方に話を聞いてみたところ、実際には2つの異なる要因が品質問題の原因になっていることがわかりました。
- 拡大するトレーニングセッションに対応するために貸し出した追加の会議室の音響がひどいこと。
- 増えた社員に対応するために購入したAV機器は在庫切れで、新入社員はそれを使えないまま実施していること。
新しい会議室を探したり、新しい機器が到着するまで今後のトレーニングセッションのスケジュールを変更したりすることもできますが、チームは必要な高品質の音響・映像システムを一時的にレンタルすることで、この2つの問題を一度に軽減することができると判断します。ただし、必要な高品質のサウンドとビジュアルシステムを一時的にレンタルすることで、この2つの問題を一度に軽減する最善の方法があるとチームとして判断しなくてはなりません。
数週間にわたるセッション参加者からのフィードバックや、個人的に実施したランダムなセッションのスポットチェックを含むベンチマークを使用して、解決策の成否を判断します。
シナリオ #3: マーケティング
製品マーケティングに多額の投資をしているが、売上目標を達成できていない。具体的には、昨年の売上目標を30%達成できなかったが、今年は同じ目標を達成したいと考えているとします。
営業部門や経理部門から大量の情報を収集し、調査した後、マーケティングチームと一緒に市場での成功を妨げているものは何かを見つけ出します。
製品が競争力のある価格ではないと判断し、2つの実行可能な解決策を考えます。
次のようなことが考えられます。
- 第三者の専門家に依頼して詳細な市場分析を行う
- 製品の価格を下げて競合他社と価格勝負する
結果を急いでいるので、すぐに製品の価格を下げ、それに応じたマーケティングを行うことにします。
翌四半期の売上高がさらに減少し、マーケティング調査で潜在顧客が製品の品質を疑っていることが判明したら、元の価格に戻し、問題解決プロセスを見直し、代わりに市場分析ソリューションを導入します。
あなたが得た貴重な情報で、最終的にターゲット市場にちょうど良い製品価格に到達し、販売が開始されます。今年も収益目標を逃してしまいましたが、翌年の第2四半期までには目標を達成することができるでしょう。
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