効果的な引き継ぎチェックリスト5つのポイント

退職、解雇、定年退職など、社員は入れ替わりが激しいものです。しっかりとした引き継ぎ戦略を立てることで、従業員の退職を効果的に管理し、後任者の補充やタスクや責任の再割り当てに集中することができます。

社員研修が新入社員をスピードアップさせるために重要であるように、引き継ぎはセキュリティリスクを軽減し、企業文化を向上させるための貴重な洞察を得るために重要です。このような利点があるにもかかわらず、正式な引き継ぎ戦略を持っている企業はわずか29%に過ぎません。

この記事では、引き継ぎチェックリストとは何か、効果的な引き継ぎチェックリストがカバーすべきポイントは何か、そして「見える化」ツールが引き継ぎプロセス全体に構造と明瞭さをどのように加えることができるかを検証していきます。

引き継ぎチェックリストとは

引き継ぎチェックリストは、従業員が組織を離れるプロセスを管理するための人事戦略のひとつです。また、元従業員が退職後に会社のデータ、システム、ネットワークにアクセスできないようにすることで、組織のリスクから保護します。

元従業員がデータやアクセス規定の受け渡しを忘れただけであっても、会社のために作成したデータにアクセスする権利があると思っていても、悪意を持って行動していても、87％の元従業員は組織の情報を持ち出しています。適切な引き継ぎチェックリストは、アクセス権、会社支給のデバイス、専有データなど、会社の資産を回収するのに役立ちます。

データ流出や金銭的損失のリスクがほとんどなく、良好な条件で従業員が退職する場合でも、引き継ぎプロセスのすべての構成要素を網羅することが重要です。なぜなら、自社の優れた点を学び、改善すべき点を特定するため引き継ぎは重要な機会だからです。

効果的な引き継ぎチェックリスト5つのポイント

引き継ぎチェックリストは、従業員が退職するまでのすべてのステップを効率的にします。きちんとした手順を踏むことで、セキュリティ上の脅威を軽減し、組織の成長のための貴重なフィードバックとなり、さらに自主退職した従業員を再雇用する可能性を高めることができます。

次の5つの要素は、従業員のためのしっかりとした引き継ぎチェックリストを作成するのに役立ちます。

1. 変更についての連絡

従業員が退職する際、管理職は一般的に社内でその変更を伝えるのが遅れがちです。しかし、時間がたてばたつほど、同僚がその退職について独自の理論を推測する時間が増えてしまいます。

マネージャーは、噂が広がる前に、できるだけ早く自分の部署に知らせるべきです。次に、以下の関係者にこの変更を知らせます（組織と従業員の職務に該当する場合）。

• IT担当者
• 給与計算担当者
• 人事部
• クライアントまたは顧客
• 法務部
• セキュリティ担当者

関連するチームや部署にその人が退職することを伝えるだけで、詳細が明らかになり次第、追加で情報を提供することができます。異動を伝える効率的な方法として、退社案内があります。

退社案内は、社員と外部の利害関係者に、ある人物が退職することを知らせるものです。そのためには、以下の内容を簡潔かつ専門的に記載した電子メールが最適です。

• 退職する従業員の名前
• 退社日
• 業務の委譲や後任者の採用など、引継ぎに関する詳細
• 適切な場合は送別会について

2. 適切な文書化

引き継ぎ戦略の初期段階において、文書化も重要なポイントのひとつです。誤解や法的な問題から会社と社員を守るために、以下の項目に取り組むことが重要です。

雇用変更の書簡

雇用形態の変更を文書化するには、退職、転勤、退職、解雇など、いくつかの方法があります。従業員の解雇を認め、署名した書面は、法的責任を果たす上で特に重要です。例えば、労働組合や団体協約に加入している従業員は、解雇の正式な通知を受けなければなりません。

秘密保持契約と競業避止義務契約（該当する場合）

競業避止義務は、従業員がその組織からいなくなった後の活動を制限するもので、例えば、競合するビジネスを開いたり、直接の競合相手と働いたりすることはできないと規定するものです。秘密保持契約は、知的財産や企業秘密などの機密情報を保護するものです。

退職金契約

非自発的な解雇の場合、退職金契約はスムーズな移行を助け、従業員が会社に対して民事違反の請求をする権利を放棄させます。

雇用後給付金

退職の理由に関係なく、従業員は退職時に一定の給付を受ける権利があります。これには、失業手当や退職金などが含まれる。

退職後の手当

退職のきっかけに関係なく、従業員は退職時に一定の給付を受ける権利があります。これには、失業給付、グループ医療給付の継続、退職金制度の移行、未使用の休暇に対する給与などが含まれる場合があります。

3. 知識の引き継ぎ

従業員が退職すると、スキル、洞察力、そして組織の知識が失われます。知識の引き継ぎに最善の方法、文書化されたプロセス、その他の重要な情報を記録することで、後任者が自分自身で役割を把握する必要がなくなるのです。

具体的な内容は個人の職務によって異なりますが、以下のような重要な要素を文書化し、保管するプロセスがあることを確認してください。

• 日常業務の概要
• 定期的に発生するタスクやプロジェクト
• 社内外の重要な連絡先
• 優先順位の高いタスク
• 関連するシステムやファイルへのアクセス
• 様々なシステムおよび責任に関するトレーニング

4. 資産の回収

従業員の退職届が提出されたら、すぐに人事部とIT部の両方に知らせます。これらの部門は、資産の回収とアクセス権の失効について責任を共有します。

会社の資産には、物理的なものだけでなく、会社のアカウント、ソフトウェア、システム、ネットワークに対する認証情報やアクセス権も含まれます。以下のような、従業員に支給されたデバイスやその他の物品を回収します。

• 鍵
• ノートパソコンまたはコンピュータ
• 電話機
• セキュリティカード
• IDバッジ

ITの権限とアクセス権を更新することも、資産回収の重要な要素です。20社に1社は、退職した社員がまだネットワークサービスにアクセスできるかどうかを確認する方法がなく、情報漏えいのリスクを高めています。

退職時には、以下のプラットフォームへのアクセス権を直ちに失効させましょう（その従業員の職務に該当するもの）。

• 電子メールシステム
• ソフトウェアライセンス
• リモートアクセスツール
• サービス型ソフトウェア（SaaS）アカウント
• 会社のクレジットカードまたは経費アカウント
• 認証とアクセス（IAM）システム
• データ保管システム

関連するシステムのユーザーアカウントを削除し、共有アカウントのパスワードを変更する。また、その役割を引き継ぐ人が採用されるまでの間、メールや電話を上司や他の指定された人物に転送する必要があります。

5. 退社面談

退社面談は、会社のモラルや業務プロセスに影響を与える問題についてフィードバックを得ることができるため、引き継ぎの人事戦略において重要な要素になります。後任の社員探しや新入社員のトレーニングには、元社員の給与の2倍のコストがかかることもあるため、社員が退職する理由を理解することは有益なことです。

退職面談で得られた知見は、業務慣行を調整し、成果を向上させるための継続的なフィードバックループの一部であるべきです。よくある問題や繰り返し起こる問題を特定することで、貴重な社員が退職してしまう前に、これらの問題に対処できるようになります。

質の高いデータを作成するために、企業文化、経営、士気など、あなたのニーズに関連するあらゆることについて、自由回答形式の質問をします。

• その職務に就いたとき、あなたの経験はあなたの期待と比べてどうでしたか？
• 仕事を効果的に進めるための十分なサポートとリソースがあったか？
• 新入社員を評価する際に、どのようなスキルや資格を求めるべきか？
• 具体的にどのように改善すればよいか？
• 上司がよりよい仕事をするために、あなたは上司にどのようなことを言いますか？
• あなたはこの会社を友人に勧めたいと思いますか？しない場合、その理由は？

退社面接の実施は、通常、社内の人事担当者に任されます。また、率直なフィードバックを得る可能性を高めるために、企業が退職面談を外部に委託する場合もあります。

退社面接は機密事項ですが、退社する従業員の上司や部門長と具体的な洞察を共有できるかどうかを尋ねるのは良い習慣です。ポジティブなフィードバックは何がうまくいっているのかを明らかにし、ネガティブなフィードバックは業務プロセスを改善し、社員の定着率を高めるチャンスを提供します。

見える化ツールを使って引き継ぎプロセスを効率化する

効果的な離職者に対する人事戦略は、組織に対する最終的な印象をポジティブにするのに役立ちます。これにより、元従業員が家族や友人、ソーシャルメディア、ビジネスレビューサイトなどで、会社について否定的な発言をする可能性を減らすことができます。

もし不満を持った元社員がGlassdoorなどのサイトに匿名で否定的なレビューを投稿すれば、その言葉は求職者があなたの会社についてどう感じるかに影響する可能性があります。潜在的な求職者の86%は、応募する前に企業のレビューや評価を調べているため、従業員の引き継ぎに必要な時間と注意を払うことが重要です。

MindManager® などの見える化ツールは、効果的な引き継ぎチェックリストの作成に役立ちます。様々に調整可能なテンプレートが用意されているため、自主退職／希望退職、従業員の部署や職務に関する考慮事項などの要素に基づいてチェックリストを修正することができます。

また、引き継ぎ戦略を可視化することで、人事、IT、離職者の上司やマネージャーなど、複数の部門間のプロセスの調整にも役立ちます。

例えば、スイムレーン図を使って、入社から退社までの全プロセスを図示し、各ステップの責任者を明確にすることができます。

引き継ぎチェックリストスイムレーン図における従業員の引き継ぎ。(出典: MindManager スイムレーンテンプレート)

従業員の引き継ぎチェックリストを使用すると、引き継ぎの要件を記録し、従業員の退職のさまざまな側面の責任者を特定することができます。MindManager を使用すると、将来使用するためにテンプレートを保存したり、さまざまな入社時のニーズに合わせてプロセスをカスタマイズしたりすることが簡単にできます。

30 日間の無料トライアルをダウンロードして、MindManager がビジネス ニーズに合った効果的な離職者向けチェックリストの作成にどのように役立つかをご確認ください。

この記事は、5 elements of an effective offboarding checklist | APRIL 27, 2022 を翻訳したものです。