タスク管理にカンバン方式の原理原則を取り入れるべき7つの理由

複雑なタスク管理システムに不満がありませんか。仕事の状況を一目で把握するのは難しくありませんか。もし、そう感じているのであれば、タスクをうまく管理するためにカンバンを使ってみましょう。

カンバンとは

カンバンは、日本の自動車メーカーが生み出した視覚的アプローチです。（訳注：トヨタのカンバン方式は、海外では在庫管理でなくタスク管理など広く使われています）カンバンは、あなた自身のワークフローで、各プロセスの中で自分のタスクの状態を明確に理解でき、より効率的に管理することができます。これにより、チームは大量のタスクを迅速かつ効率的に処理できます。

カンバンのフォーマットは簡単です。各プロセスは、スイムレーンと呼ばれる縦の列にレイアウトされています。各ビジネスプロセスのステップまたはサブステップに対応しています。ステップは「To-Do」、「進行中」、「完了」のように単純な場合もあれば、かなり複雑な場合もあります。

それぞれのタスクは、左から右へ、ステップごとに各列を経過します。

各タスクは、重要な情報を伝える１枚のカードとして扱います。カードには、アイコンやその他の略語の形式で、様々な情報を追加することができます。これらの指標は、タスクの種類、等級、タスクを担当する人、およびチームの作業に関連するその他の詳細な情報を表すために使用します。カードの色は仕事の種類を表すことができますが、緊急度や優先度を表すように設計されている場合もあります（通常は緑色、急ぎは赤色）。

自分のカンバンボードがどのように見えるか、そしてカードが自分の仕事をどのように表すかを決めるのは、あなたのチームメンバー次第です。プロセスの各ステップが完了すると、チームメンバーは対応するカードを次の列に移動します。このように、カンバンボードは常にすべてのタスクの今ある状況が判ります。

カンバンボードには、チームがまだ開始されていないタスクを配置できるバックログエリアもあります。これにより、チームは手が空いている状況になったときに、バックログエリアからタスクをピックアップしてボードに配置できます。

カンバンボードの列とカードは、あなたの仕事の状態がどのようになっているか、「全体像」としてわかりやすくなります。見える化することにより、どのタスクが順調に進行しているか、どのタスクが動かなくなっているか、およびボトルネックが発生している場所を簡単に理解できます。

カンバンの原則の1つは、進行中の作業量を制限することで、作業を円滑に進めることができます。プロセスが負荷がかかりすぎると、すべてが遅くなります。カンバンボードでは、貼り付けられた作業は1列のカードの集まりとして表示されるため、把握しやすくなっています。

MindManager では、カンバンビューが含まれているため、ビジネスプロセスのステップにタスクを適切な列にドラッグアンドドロップすることでタスクを簡単に割り当てることができます。チームメンバーは複数のボードとタスクを簡単に追跡できます。カンバンでチェックインすることで、チームメンバーは常にプロジェクトの最新の状態を理解することができます。

カンバンは従来のタスク管理と何か違うのか

従来のタスク管理は、本質的にリストとして一列に並べるだけです。それらは、単純な作業リストから専用のプロジェクト管理ツールでも同様です。

マインドマップで管理されるタスクリストを使用すると関連タスクをグループ化して管理できますが、ビジネスプロセスの前後関係を含め、すべてのタスクを確認することは困難です。

一方、カンバンビューでは両方の長所を提供し、一目で自分のすべてのタスクを見ることができ、視覚的に管理することを容易にします。ソフトウェアベースのカンバンを使用することで、オブジェクトをドラッグアンドドロップすることができます。

カンバンの原理原則はどのようにしてタスク管理を向上させるのか

カンバンメソッドの最大の教えの1つは、進行中の作業を必要に応じて制限することです。これはボトルネックを防ぐのに役立ちますが、より重要な利点があります。あなたが一度にひとかたまりのタスクに集中し、情報過多にならないようにします。

カンバンのもう1つの重要な原則は、タスク管理をより効果的なレベルに引き上げるのに役立つことです。タスクの種類、緊急度、その他の性質を色、アイコン、略語で視覚的に分類するという概念です。

カンバン方式のタスク管理の利点は何か

利点はたくさんあります。

• すべての作業は、視覚的でわかりやすいプロセスに従って行われるため、作業が正しく効率的になります。
• チームの仕事や自分が管理しているプロジェクトに関与していない従業員や管理者でも、簡単に一目でその進捗状況を理解できます。これにより、最小限のトレーニングで新しいメンバーの追加が容易になります。
• 大幅な変更を加えることなく、既存のプロセスやワークフローをカンバン形式に簡単に変えることができます。チームメンバーは、この新しいプロジェクト管理方法を簡単に受け入れることができます。
• カンバンプロセスは、現在使っているワークフローを段階的に進化させます。

タスクを管理するのに、なぜカンバンを使用すべきなのか

1. MindManager 2019を使用すると、最小限のトレーニングで現在の作業プロセスに合ったカンバンボードを簡単に作成できます
2. ご自分でカンバンを使い始めることができます。慣れてきたら、チームのメンバーにその用途を広げることができます
3. ワークフローのニーズが進化するにつれて、カンバンボードを簡単に変更できます
4. 特に1人以上のメンバーがリモートで作業している場合は、チームにとって非常に効率的な共同作業が可能です
5. タスクのボトルネックを最小限に抑え、作業の流れをこれまで以上にスムーズに保つのに役立ちます
6. それはあなたの部門の仕事を継続的に、かつ段階的に改善を実行することを始めるための手軽な方法です
7. 標準化された一連のプロセスを通じて作業を行うことで、タスクをより効率的に管理するのに役立ちます

採用プロセスの合理化やカレンダー作成、製品開発、予算計画まで、これを仕事にどのように適用できるかを検討してみてください。カンバンボードはそれをすべて処理できます。

まだ、MindManagerをお試しになっていない方は、こちらからダウンロードしてご活用ください。

※本投稿は、7 reasons to use Kanban principles for your 2019 planningを和訳したものです。