Avant la pandémie de COVID-19, le télétravail était une pratique accessoire ou réservée aux cas d’urgence dans la plupart des entreprises. Depuis, pratiquement toutes les entreprises ont été forcées de fermer leurs bureaux et le télétravail est désormais devenu une norme. Cela a mis en lumière la nécessité de manager les équipes à distance et de faire en sorte qu’elles puissent travaillent efficacement même dispersées.
Voici quelques façons dont le télétravail a changé le monde des entreprises :
- 88 % des sociétés ont recommandé ou imposé le télétravail à leurs employés pendant la pandémie.
- 74 % des entreprises ont l’intention de laisser certains de leurs employés continuer de travailler à distance après la fin de la crise sanitaire.
- 25 à 30 % des actifs seront en télétravail d’ici à la fin de l’année 2021.
Avec cette généralisation du télétravail, les managers doivent changer leur façon de penser. Même si l’essence même du management d’équipe reste inchangée, les actions et les considérations quotidiennes sont complètement différentes.
Dans ce guide, nous verrons comment manager une équipe à distance avec succès. En tant que manager, vous devez guider et soutenir votre équipe tout au long de ce changement radical ; nous allons donc vous montrer comment assurer une transition réussie vers votre nouvelle normalité.
Qu’est-ce qu’une équipe à distance ?
Une équipe à distance est un groupe de personnes qui travaillent ensemble sur des projets, mais pas au même endroit. Ces personnes peuvent travailler sur des fuseaux horaires différents ou simplement sur des sites dispersés. Que ce soit pour des raisons sanitaires ou de commodité, les membres de l’équipe se connectent grâce à la technologie et ne travaillent pas dans un espace physique partagé.
Comment manager efficacement une équipe à distance ?
Vos collaborateurs étant dispersés, la dynamique de l’équipe et du lieu de travail change, ce qui soulève des défis uniques s’agissant du management d’équipe à distance. Vous devez être plus proactif dans vos activités et votre communication. Votre équipe peut continuer d’être aussi productive et enthousiaste qu’elle le serait habituellement, mais vous devrez faire face à de nouveaux défis. Pour éviter l’insatisfaction et une baisse de l’engagement, vous devez vous préparer à résoudre tous les problèmes qui se poseront.
Quels sont les défis liés au management d’équipe à distance ?
1. Ressources inadéquates
Lorsque les membres d’une équipe sont dispersés, la technologie et les outils sont le seul moyen de rester connectés. Les employés peuvent ne pas avoir accès à Internet ou à des ordinateurs de qualité à la maison. Ils auront donc des difficultés à se connecter avec le reste de l’équipe ou les outils, et passeront leur temps à se battre avec leur technologie. Des ordinateurs lents, un accès limité aux logiciels et un manque d’outils peuvent rapidement freiner l’élan de votre équipe.
2. Communication insuffisante
Dans un bureau, tout le monde peut passer d’un espace de travail à l’autre à tout moment pour discuter et élaborer des stratégies sur les projets. Les équipes à distance n’ont pas cette possibilité. Sans les bons outils, vos employés peuvent se sentir coupés du reste de l’équipe. Cela peut provoquer de l’insatisfaction, de la frustration et un sentiment d’isolement, et impacter en conséquence la productivité.
Si les employés ne communiquent pas efficacement, cela peut également engendrer des problèmes pour vos projets. Des informations importantes peuvent ne pas parvenir aux bonnes personnes et provoquer des retards au niveau des livrables. De plus, comme les membres de l’équipe ne peuvent pas voir ce qui se passe en arrière-plan pour tout le monde, les petits soucis de communication peuvent se transformer en conflits majeurs.
3. Encadrement limité
En règle générale, les managers peuvent avoir une bonne idée des performances des employés en surveillant l’équipe depuis leur bureau. En tant que manager d’équipe à distance, vous n’avez pas cette possibilité. Vous craignez peut-être que vos employés ne consacrent pas assez de temps à leur travail. Les employés, quant à eux, peuvent éprouver des difficultés avec la nouvelle configuration et avoir l’impression que vous n’accordez pas assez d’attention à leurs besoins.
4. Distractions à la maison
Dans de nombreuses familles, plusieurs personnes doivent travailler à domicile, y compris des adultes et des étudiants. Partager un espace limité tout en essayant de s’habituer au télétravail peut générer du stress et des distractions. Même si votre employé est seul à la maison, des préoccupations personnelles peuvent facilement détourner son attention du travail. Les enfants ou les animaux domestiques peuvent perturber les réunions. En l’absence d’une aide pour la garde des enfants, la concentration et la productivité peuvent être considérablement affectées.
5. Absence de limite claire entre travail et vie privée
Lorsqu’il n’y a pas d’horaires de bureau fixes, le travail peut facilement empiéter sur la vie privée. Malheureusement, cela peut également conduire à un manque de respect pour le temps des autres. Ce qui peut sembler être une petite demande pour une personne peut constituer une gêne importante après les heures de travail pour d’autres. Ces situations peuvent provoquer des frictions interpersonnelles qui peuvent affecter le reste de l’équipe.
6. Fuseaux horaires multiples
Si les membres de votre équipe se trouvent dans plusieurs régions ou pays à travers le monde, la planification devient un défi particulièrement délicat. Souvent, certains employés doivent travailler tard le soir ou tôt le matin pour communiquer avec leurs collègues. Cela peut rendre la planification des réunions frustrante et compliquée.
7. Difficultés de collaboration
Les équipes traditionnelles peuvent se réunir dans une salle de conférence pour passer en revue des mises à jour, des projets ou des informations. Les équipes à distance peuvent aussi se réunir, mais les réunions virtuelles sont souvent difficiles à gérer avec succès. Le partage de documents, le brainstorming et d’autres activités collaboratives nécessitent du temps et des outils spécifiques pour en garantir le bon déroulement.
Quelles sont les bonnes pratiques de management d’équipe à distance ?
Maintenant que vous connaissez les problématiques liées au management d’équipe à distance, voici une liste des techniques qui vous aideront à surmonter ces défis. Un management efficace permet de faire en sorte que les employés restent plus productifs et concentrés. Pour profiter de ces avantages, cependant, il est nécessaire de fournir les ressources et le soutien appropriés aux équipes. Si vous souhaitez armer votre équipe pour réussir, adoptez ces bonnes pratiques.
1. Fournir les bonnes ressources
Chaque employé doit disposer d’une connexion Internet haut débit, d’un ordinateur ou d’appareils mobiles, ainsi que de tous les logiciels sur lesquels votre entreprise s’appuie. Avec ces outils, vos collaborateurs peuvent remplir leurs missions et réagir rapidement en cas de changement tout au long de la journée. Dotez-vous d’outils de messagerie instantanée, utilisez un service de courrier électronique fiable et assurez-vous que tous les membres de l’équipe peuvent se joindre les uns les autres en cas de besoin. Vous devez également créer un plan pour vos réunions virtuelles et les outils que vous utiliserez pour rester en contact. Si vous voulez que votre équipe réussisse, vous devez lui fournir les ressources dont elle a besoin pour le faire.
2. Définir un cadre et des règles
Le temps de travail reste du temps de travail, même lorsque vos employés se connectent depuis leur domicile. Fixez un ensemble de lignes directrices pour clarifier vos attentes. Minimisez les distractions grâce aux exigences relatives à la configuration du bureau à domicile et aux horaires de travail. Certaines entreprises permettent aux télétravailleurs de conserver des horaires flexibles tant que le travail est effectué, tandis que d’autres préfèrent que des horaires fixes soient respectés. Vous devez également préciser vos attentes en matière de participation aux réunions. En définissant cette structure, vous ferez en sorte que les heures de travail restent productives et vous limiterez les problèmes potentiels.
3. Programmer des tête-à-tête
Maintenir des liens étroits avec chaque employé fait partie de la définition même du management d’équipe. Des entretiens individuels réguliers vous aideront à entretenir ces relations de manière proactive malgré la distance. Utilisez ce temps pour poser des questions sur les difficultés ou les frustrations rencontrées par les employés. Vous pouvez également faire le point sur leur santé psychologique et émotionnelle. Ces réunions vous permettent d’en savoir plus sur le quotidien de chacun des membres de votre équipe, un aspect très facile à perdre de vue lorsque l’on travaille à distance. Elles montrent également aux membres de votre équipe que leur bien-être vous importe, ce qui contribue à consolider les liens.
4. Privilégier l’engagement collectif
Aucun groupe de travail ne devrait se concentrer uniquement sur le travail en permanence ; une équipe à distance ne fait pas exception à cette règle. Assurez-vous de programmer une activité amusante chaque semaine. Vous pouvez choisir un thème pour vos réunions virtuelles afin d’instiller de la bonne humeur au début de la journée de travail. Il peut s’agir par exemple d’une journée « plage », « amener son animal de compagnie au travail » ou « porter des vêtements décontractés ». Vous pouvez également organiser des activités après le travail en visioconférence, par exemple jouer à des quiz ou autres pour vous amuser en équipe.
L’incitation est aussi un excellent moyen d’accroître l’engagement des employés. Offrez des récompenses à ceux qui ont obtenu les scores les plus élevés ou qui ont effectué le plus de travail. Lorsque vous terminez un projet ou qu’un collaborateur atteint un certain jalon, faites tourner une « roue de la fortune » pour sélectionner des prix spéciaux. Aussi stupides que certaines de ces idées puissent paraître, elles permettent de maintenir des connexions sociales et renforcent les liens au sein de votre équipe.
5. Construire des équipes solides
Le télétravail n’est pas évident pour tout le monde. En tant que manager d’équipe à distance, il vous appartient de trouver les meilleurs collaborateurs pour compléter votre équipe et s’adapter à votre environnement de travail. Sélectionnez des candidats motivés. Vous devez pouvoir être sûr que vos employés seront productifs par eux-mêmes ; l’autonomie est une qualité indispensable pour une équipe à distance performante. Les personnes pour qui la socialisation est importante peuvent en revanche avoir du mal à travailler à domicile. Heureusement, la flexibilité d’embauche est très grande quand on constitue une équipe dispersée. N’hésitez pas à recruter dans différentes régions. Vous pouvez ainsi avoir accès aux meilleurs candidats et trouver les talents dont vous avez besoin pour prospérer.
6. Fixer des limites
La surcharge mentale est un risque courant pour les télétravailleurs. L’ordinateur est toujours à quelques pas, il est donc facile de consacrer plus de temps à des tâches professionnelles au détriment de sa vie privée. Si les employés font des heures supplémentaires à distance, il peut être tentant de simplement profiter de ce surplus de productivité. Cependant, un travail excessif peut les conduire à l’épuisement, il est donc préférable de fixer des limites. Aidez les membres de votre équipe à maintenir un bon équilibre entre travail et vie privée en surveillant les heures supplémentaires et en rappelant vos attentes.
Plus important encore, ne demandez jamais à vos employés d’effectuer des tâches en dehors des heures de travail prévues, à moins que cela n’ait été convenu au préalable. Même de petites tâches, telles que l’envoi d’un e-mail ou la vérification d’un livrable, peuvent donner lieu à des problèmes plus importants à la longue. Protégez votre équipe et vous-même en respectant les horaires définis.
Le management d’équipe à distance est un défi pour de nombreuses organisations. Et c’est particulièrement vrai lorsque le passage au télétravail est rapide et imposé. Savoir diriger des équipes à distance n’est pas une compétence innée pour les managers, et ils auront besoin de soutien et de formation pour faire cette transition.
Intégrez les meilleures pratiques de management d’équipe à distance comme un élément central de votre plan de développement pour l’avenir. Ce faisant, vous vous assurerez que tous les cadres intermédiaires et supérieurs de votre organisation savent comment manager avec succès une équipe à distance et comment garantir la productivité en télétravail.