Il ne fait aucun doute que la création d’une solide planification des tâches est le meilleur moyen de rester organisé au travail. Mais même les plans et les listes de taches les plus soigneusement élaborés peuvent dévier de la bonne voie sans les modèles ou outils appropriés pour les soutenir.
Un système de gestion et de suivi des tâches dédié vous permettent de garder la maîtrise de votre temps et de vos efforts, que ce soit dans l’exécution d’un projet en solo ou en équipe.
Le recours aux bons outils pour rester organisé au travail garantit non seulement que les tâches progressent du point A au point B plus efficacement, mais aussi que ces tâches sont reliées de manière logique. Fini le chaos autour de la réalisation d’objectifs de toutes tailles ; place au traitement de livrables ordonné.
Voici donc un aperçu de sept modèles de suivi des tâches éprouvés qui vous permettront, seul comme en équipe, d’être mieux organisé au travail.
7 modèles de suivi des tâches à essayer
Les tâches et les affectations les plus simples exigent souvent les supports et les systèmes les plus simples. Si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez retirer des bénéfices de l’utilisation de certains de ces outils de base pour rester organisé au travail :
- Calendriers numériques
- Tableaux blancs virtuels
- Applications de gestion du temps
- Listes de choses à faire textuelles
- Tableur
Cependant, aussi pratiques que soient ces outils de suivi des tâches, ils ne sont généralement pas suffisants lorsque vous devez diriger des tâches complexes ou participer à des projets de groupe de plus grande ampleur.
Voici donc sept modèles de tableau de suivi des tâches polyvalents qui valent la peine d’être essayés si vous souhaitez augmenter votre productivité personnelle et mieux coordonner votre équipe.
1. Modèles de planification
Peu importe la taille de votre tâche ou de votre projet, un modèle visuel vous fera gagner du temps et vous aidera à bien démarrer. Un modèle de planification est en quelque sorte un schéma directeur modifiable qui peut vous guider pour mener à bien un processus spécifique et structurer vos tâches. Mieux encore, les modèles vous permettent de capturer des informations pertinentes et de les réutiliser lors de vos futures missions.
2. Structures de répartition du travail
Une WBS (structure de répartition du travail) ne se limite pas à décomposer les projets en éléments plus petits et plus faciles à gérer. Il s’agit d’une véritable feuille de route qui décrit tous les détails des tâches qu’implique votre mission.
3. Logigrammes
Parce qu’ils représentent visuellement votre tâche ou le workflow de votre projet, les diagrammes d’activité sont parfaits pour mettre en évidence chacune des étapes composant votre processus. Les différentes étapes sont reliées par des flèches directionnelles qui facilitent la visualisation et la communication du flux des travaux à effectuer.
4. Chronologies
Une chronologie est la seule façon de savoir où en est votre tâche ou votre projet en termes de travail achevé et de travail restant à faire. En organisant les tâches individuelles, les responsabilités et les interdépendances sur une ligne temporelle, les chronologies fournissent un aperçu visuel et précis de vos données.
5. Diagrammes de flux de travail
Il existe des diagrammes de flux de travail de toutes formes et tailles, y compris les diagrammes en arête de poisson, à couloirs et en araignée. Tous ces diagrammes ou tableaux de gestion des tâches sont conçus pour organiser logiquement les informations relatives aux tâches et aux problèmes de planification potentiels. Le principal avantage des outils de création de diagrammes est qu’en exposant et en reliant visuellement les idées, ils en facilitent la compréhension pour tous.
6. Diagrammes de Gantt
Les diagrammes de Gantt sont l’un des diagrammes ou tableaux de gestion des tâches les plus efficaces et les plus utilisés car ils rationalisent la planification et facilitent la gestion des activités en lien avec les projets de toutes tailles.
Les diagrammes de Gantt mettent visuellement en évidence non seulement les tâches interdépendantes (avec leurs dates de début et de fin) sur une ligne temporelle, mais aussi le travail prévu sur une journée précise.
La gestion des tâches dans un diagramme de Gantt permet de voir facilement :
- qui travaille sur chaque tâche ;
- le temps prévu pour mener à bien chaque tâche ;
- les relations ou les chevauchements entre les différentes tâches.
Certaines personnes utilisent des tableurs comme Microsoft Excel pour produire des listes de tâches sous la forme d’un tableau de Gantt simple. Cette approche peut vous permettre de rester organisé sur le plan personnel.
Mais lorsque toute une équipe doit visualiser et intervenir sur une liste de tâches partagée, la gestion des tâches dans un diagramme de Gantt numérique est plus adaptée.
7. Systèmes de gestion des tâches visuels
Quel est le point commun entre tous ces modèles et tableaux de gestion des tâches ? Si vous relisez rapidement leurs descriptions, vous remarquerez qu’ils se basent sur une approche visuelle de l’organisation.
L’inconvénient de travailler avec des outils de gestion des tâches linéaires (comme les feuilles de calcul ou les listes textuelles, par exemple) est qu’ils manquent cruellement de flexibilité. Ils limitent la pensée créative et sont aussi peu pratiques et très chronophages lorsqu’il s’agit de réviser ou de compléter les informations que vous essayez de gérer.
À l’inverse, les outils de gestion des tâches visuels (comme les mind maps MindManager) facilitent et accélèrent la division des objectifs et idées plus vastes en tâches et objectifs plus ciblés.
Les mind maps permettent également de :
- préserver la clarté et la concision des liens entre objectifs plus vastes et objectifs ciblés ;
- ajouter des détails et du contexte aux tâches à mesure qu’elles sont créées ou mises à jour ;
- dupliquer ou réorganiser des données de tâches par simple glisser-déposer ;
- favoriser la compréhension, la communication et l’innovation.
Il ne fait aucun doute que la vitesse et la collaboration visuelle sont aujourd’hui indispensables pour la gestion des projets et des tâches. Et les solutions axées sur la technologie comme les logiciels de mind mapping répondent à ces besoins avec des fonctionnalités telles que vues flexibles, tableaux de bord centralisés et diagrammes de Gantt interactifs intégrés.
En d’autres termes, un système de gestion des tâches visuel regroupe en un seul endroit les meilleurs outils graphiques pour votre plan, votre projet ou votre objectif.
Le choix est vaste en ce qui concerne les outils de gestion des tâches qui peuvent vous aider, vous et votre équipe, à rester mieux organisés au travail.
Mais si vous cherchez un moyen de tous les exploiter et de tirer parti de fonctionnalités avancées pour coordonner et surveiller les tâches plus efficacement, vous devez vous doter d’un système de gestion des tâches visuel.
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