Par : Chuck Frey (Blogueur invité)
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Les systèmes de gestion de tâches trop complexes font naître chez vous un sentiment de frustration ? Vous n’arrivez pas à visualiser en un coup d’œil l’état d’avancement de votre travail ? Dans ce cas, vous devez vraiment envisager de créer un tableau de type Kanban pour mieux gérer votre travail.
Mais « Kanban », c’est quoi ?
Blogueur invité
Le terme « Kanban » fait référence à une approche visuelle utilisée par les constructeurs automobiles japonais. Cette approche vous permet de cartographier votre flux de travail, de visualiser clairement l’état d’avancement de vos tâches dans le contexte de vos processus et de les gérer de façon plus efficace. Grâce à elle, les équipes sont en mesure de traiter un volume de travail important très rapidement et efficacement.
Le format d’un tableau de type Kanban est simple : les processus de l’activité sont placés dans des colonnes verticales appelées « lignes de couloir ». Chaque colonne correspond à une étape ou une sous-étape de votre processus. Les étapes peuvent être aussi simples que des tâches « à faire », « en cours » et « terminées » ou encore beaucoup plus complexes.
Les tâches passent dans chaque colonne, étape par étape, de gauche à droite.
Chaque tâche est associée à une carte qui contient toutes les informations essentielles la concernant. Les cartes peuvent contenir de nombreuses informations supplémentaires, qui se présentent sous la forme d’icônes et d’autres abréviations. Ces indicateurs peuvent être utilisés pour représenter le type de tâche, la catégorie de service, la personne à laquelle la tâche a été affectée et d’autres détails importants qui s’avèrent pertinents pour le travail de votre équipe. La couleur des cartes peut indiquer le type de travail, mais peut aussi servir à représenter l’urgence ou la priorité (vert pour normal, rouge pour urgent).
À vous et aux membres de votre équipe de décider à quoi votre tableau de type Kanban doit ressembler et comment les cartes peuvent représenter votre travail. Chaque fois qu’une tâche du processus est achevée, un membre de l’équipe déplace la carte correspondante dans la colonne suivante. Ainsi, le tableau de type Kanban reflète toujours l’état d’avancement actuel de toutes les tâches.
Les tableaux de type Kanban peuvent également comporter des zones regroupant les tâches en suspens, à l’intérieur desquelles les membres de l’équipe peuvent placer les tâches qui n’ont pas encore été commencées. Cela leur permet de pouvoir rapidement les sélectionner et les placer sur le tableau lorsque les capacités de prise en charge de l’équipe deviennent suffisantes pour les traiter.
Considérées dans leur ensemble, les colonnes et les cartes d’un tableau de type Kanban forment une « image » précise et facile à comprendre de votre travail. La représentation visuelle facilite l’identification des tâches en bonne voie d’exécution, de celles qui sont bloquées et de l’emplacement des goulets d’étranglement.
L’un des principes Kanban consiste à limiter le volume de travail en cours, afin d’assurer la fluidité de son traitement. Quand un processus est surchargé, tout ralentit. Les tâches bloquées sont faciles à identifier sur un tableau de type Kanban, car elles apparaissent sous la forme d’un amas de cartes dans une même colonne.
MindManager 2019 fournit une vue Kanban, qui facilite l’affectation des tâches aux étapes de votre processus en les faisant glisser dans les colonnes appropriées. Les membres de l’équipe peuvent assurer le suivi de plusieurs tableaux et de plusieurs tâches sans aucune difficulté. Quel que soit le moment où ils consultent un tableau de type Kanban, ils disposent toujours de l’état le plus actualisé du projet.
En quoi l’approche Kanban diffère-t-elle de la gestion traditionnelle des tâches ?
En raison de leur nature, les listes traditionnelles de tâches sont linéaires. Elles peuvent être de simples listes de taches à accomplir ou un outil de gestion de projets dédié.
Les listes de tâches visuelles, organisées dans une map, vous permettent de regrouper et de gérer les tâches associées, mais rendent difficile la visualisation de toutes vos tâches dans le contexte d’un processus.
En revanche, la vue Kanban fournit le meilleur des deux mondes, en vous donnant la possibilité de visualiser toutes vos tâches en un coup d’œil et ce, dans un format visuel simple et facile à gérer. Si vous pouvez déplacer des objets en les faisant glisser, vous pouvez utiliser un tableau de type Kanban créé à partir d’un logiciel.
Comment les principes Kanban peuvent-ils vous aider à améliorer la qualité de votre gestion des tâches ?
L’une des plus importantes leçons enseignée par l’approche Kanban est la nécessité de limiter la quantité de travail en cours. Cela réduit les goulets d’étranglement, mais procure également un avantage important : ce principe vous permet de vous concentrer sur certaines tâches à un moment donné tout en éliminant la surcharge d’informations.
Un autre principe Kanban essentiel qui vous permet d’améliorer l’efficacité de votre gestion des tâches est la classification visuelle de vos tâches à l’aide de couleurs, d’icônes et d’abréviations pour représenter le type de tâche, son urgence et d’autres caractéristiques.
Quels avantages procure l’approche Kanban par rapport à la gestion des tâches ?
Les bénéfices sont nombreux :
- Toutes les tâches parcourent un processus visuel facile à suivre, ce qui augmente les chances que le travail soit exécuté correctement et efficacement.
- Quiconque, parmi les employés ou les dirigeants, qui n’est pas familiarisé avec le travail de votre équipe ou les types de projets que vous gérez, peut rapidement comprendre leur avancement. Sans compter qu’il est également facile d’intégrer de nouveaux membres dans l’équipe sans qu’une longue formation soit nécessaire.
- Vous pouvez facilement convertir vos processus et flux de travail existants au format Kanban, sans pour cela avoir à procéder à de grands changements. Cela favorise l’acceptation et le soutien des membres de votre équipe en faveur de cette nouvelle méthode de gestion des projets.
- De par sa nature même, le processus Kanban encourage les changements évolutifs et progressifs de vos flux de travail actuels.
Pourquoi devez-vous utiliser Kanban pour gérer vos planifications en 2019 ?
- S’initier à cette approche est très simple et nécessite peu de formation. MindManager 2019 simplifie la création d’un tableau de type Kanban adapté à votre méthode de travail actuelle.
- Vous pouvez commencer à l’utiliser par vous-même. Une fois que vous vous serez familiarisé avec son utilisation, vous pourrez l’étendre aux autres membres de votre équipe.
- Vous pouvez facilement modifier votre tableau de type Kanban en fonction de l’évolution des besoins de votre flux de travail.
- C’est un moyen très efficace pour favoriser la collaboration entre les membres de votre équipe, surtout si l’un ou plusieurs d’entre eux travaillent à distance.
- Il peut vous aider à limiter les goulets d’étranglement des tâches et à assurer une plus grande fluidité d’exécution.
- C’est aussi une solution indolore pour commencer à mettre en œuvre des améliorations constantes et progressives du travail réalisé dans votre service.
- Cela vous aidera à gérer les tâches plus efficacement en les traitant via un ensemble de processus standardisés.
Imaginez comment vous pourriez appliquer cette technique à votre travail, de la simplification des processus d’embauche et de la définition du calendrier au développement des produits et à la planification des budgets. Avec un tableau de type Kanban, vous pouvez tout gérer et ce, avec une efficacité et une clarté inégalées.
Vous voulez en savoir plus sur Kanban ?
Si vous souhaitez en savoir plus, rejoignez-moi lors de mon prochain webinaire à l’occasion duquel je présenterai des exemples réels de la façon dont les principes Kanban peuvent être appliqués aux individus et aux équipes.