Selon le rapport Future of Workforce Pulse, le télétravail devrait concerner 26,7 % des Américains sur l’année 2021. Ce rapport prévoit également que 36,2 millions de personnes travailleront à distance d’ici à 2025.
Pour mettre ce chiffre en perspective, cela représente une augmentation de 87 % par rapport au nombre de personnes qui travaillaient à domicile avant la pandémie. Peut-être plus important encore, 59 % des travailleurs interrogés ont déclaré qu’à choisir, ils préféreraient occuper des postes avec une possibilité de télétravail plutôt que des postes qui n’offrent pas cette possibilité.
De l’augmentation de la productivité à l’amélioration de la satisfaction au travail, les deux dernières années ont mis en évidence les nombreux avantages du travail à domicile. Cependant, les organisations ont également réalisé la nécessité d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies efficaces de management d’équipe à distance pour aider à maintenir l’engagement et la productivité des employés.
Il est clair que le télétravail est un système parti pour durer. Pour que les employés continuent de travailler efficacement, vous devez développer et perfectionner les compétences nécessaires pour manager efficacement les travailleurs à distance, car ces compétences peuvent être très différentes de celles requises pour gérer les personnes sur site.
Que vous managiez une équipe dispersée à plein temps ou une équipe hybride, les conseils décrits ci-dessous vous aideront à améliorer votre façon d’interagir avec vos collaborateurs et de les motiver.
Manager des équipes à distance versus sur site
Avant de pouvoir développer une stratégie de management à distance, vous devez avoir conscience des différences entre le management en face à face et le management derrière un écran d’ordinateur. Les difficultés et considérations nouvelles qu’implique le management à distance incluent notamment :
- Apprendre les nuances d’une communication à distance efficace.
- Créer des politiques qui encouragent à la fois l’autonomie et le travail collaboratif.
- Suivre les progrès et la productivité des employés sans tomber dans la microgestion.
- Être plus réfléchi et créatif en matière de Team Building.
- S’adapter aux nouveaux besoins des employés en termes d’horaires, par exemple en raison de fuseaux horaires différents, de garde d’enfants et vie de famille, etc.
Lorsque vous ne pouvez pas compter sur la proximité physique pour encourager la participation et la productivité, vous devez prendre d’autres mesures pour vous assurer que vous êtes conscient des besoins de vos employés et des aspects qui peuvent nécessiter une aide supplémentaire.
Maintenir l’équilibre délicat qui consiste à s’assurer que tout le monde est sur la bonne voie sans être autoritaire est essentiel pour un environnement d’équipe satisfaisant. En l’absence de planification adéquate, vous pourriez avoir du mal à conserver une équipe forte et efficace.
Les risques d’un mauvais management à distance
Si vous ne trouvez pas la bonne stratégie pour manager votre équipe à distance, la collaboration et la productivité seront rapidement impactées. Vous risquez de perdre la trace des projets et des tâches sur lesquels travaillent les employés, avec pour conséquence une désorganisation qui peut ternir votre image en tant que manager.
Certains des problèmes les plus courants qui découlent d’un mauvais management du télétravail comprennent :
- Le manque de communication.
- Des projets en retard ou inachevés.
- Un équilibre travail-vie privée perturbé.
- Un désengagement des employés.
- Une déconnexion de l’équipe affectant la collaboration.
Même si votre équipe est physiquement dispersée, elle doit toujours fonctionner de manière aussi transparente que si tout le monde était dans le même bureau. Réunir les conditions du succès pour vos employés demande du temps et des efforts, mais les avantages de cette préparation valent la peine.
5 étapes pour manager les équipes à distance
Pour manager au mieux les employés à distance, voici cinq conseils que tout manager devrait suivre.
Utiliser des outils pour faciliter la communication et la collaboration
La communication est souvent le plus grand défi pour les équipes dispersées et hybrides. En plus de développer de nouvelles bonnes pratiques pour les réunions virtuelles, vous devez trouver de nouvelles façons de tenir tout le monde au courant des nouvelles informations et des changements.
En mettant en place les bons outils, vous favorisez une communication claire et une coordination efficace. Ces outils doivent inclure les éléments suivants :
- Outils de réunion virtuelle et de chat. (Par exemple : Microsoft Teams, Zoom et Google Hangouts.) Utilisez ces outils pour vous réunir en équipe ou organiser des entretiens individuels avec les employés. Vous pouvez également partager des informations, collaborer et élaborer des plans pour vos projets. Assurez-vous de définir des attentes claires en termes de présence et de participation aux réunions, ainsi que de réponse aux chats.
- Outils de gestion de projet. (Par exemple : Jira, Asana et Monday.com.) Utilisez ces outils pour attribuer les tâches, définir les échéances, suivre les progrès et mesurer les performances. Ces solutions permettent de garder à la fois une vue d’ensemble des projets sur lesquels votre équipe travaille et une vue détaillée des tâches, des livrables et des délais.
- Outils de collaboration. (Par exemple : MindManager, Microsoft Project et Blackboard Collaborate.) Utilisez ces outils pour simplifier le travail d’équipe et la collaboration. Du brainstorming à l’exécution des tâches, ces solutions sont idéales pour encourager la participation à distance et faciliter des activités telles que les sessions de brainstorming et de prise de décision. MindManager, par exemple, vous permet de créer des diagrammes et des maps pour développer les idées, suivre l’avancement des projets et définir les dates d’échéance des tâches.
Définir et fixer des attentes claires
L’une des plus grandes différences entre le télétravail et le travail sur site réside dans les attentes quotidiennes concernant le moment et la manière dont le travail doit être effectué. Dans un bureau, vous vous attendez généralement à ce que tous les employés arrivent et partent à une certaine heure, et travaillent en continu tout au long de la journée pour accomplir leurs tâches.
Dans le cas du télétravail, cette approche n’a pas toujours de sens. À moins que les employés ne travaillent par quarts avec une certaine durée d’activité requise (pour passer ou prendre des appels, par exemple), le travail effectué est plus important que le nombre d’heures « de présence » chaque jour.
Les employés peuvent se trouver dans différents fuseaux horaires, donc certains peuvent avoir besoin d’ajuster leurs heures de travail pour garantir un plus grand chevauchement avec celles de leurs collègues. Vous devez également essayer de vous assurer que les employés peuvent consacrer du temps à leurs tâches personnelles essentielles comme aller chez le médecin ou récupérer et déposer les enfants à l’école ou à la garderie.
Un système de calendrier partagé est un excellent moyen de suivre les heures de travail de chacun, de planifier les réunions nécessaires et de permettre aux employés de bloquer tout moment dont ils peuvent avoir besoin pour s’occuper de leurs obligations personnelles. Les membres de l’équipe peuvent voir quand les autres sont libres, en réunion ou absents afin que tout le monde sache qui est disponible et qui est hors ligne.
Vous devez également partager vos attentes concernant le travail en dehors des heures normales, les délais de réponse aux e-mails, les canaux de communication avec le reste de l’équipe et les règles à respecter pendant les réunions virtuelles.
Quelles que soient les spécificités de vos politiques, elles doivent être explicites. Par exemple, les directives sur la façon de soumettre un travail terminé doivent inclure la plateforme et le format à utiliser et les informations à joindre au travail soumis.
Définir des directives claires donne à votre équipe les meilleures chances de réussir, en particulier lorsqu’il s’agit de domaines nécessitant une structure et des processus clairs.
Enfin, faites en sorte que les politiques que vous avez définies soient appliquées. Demandez des comptes aux personnes qui ne suivent pas correctement les politiques et assurez-vous de donner le bon exemple en respectant vos propres directives (par exemple, si vous voulez que tout le monde active sa caméra lors des réunions d’équipe, vous devez le faire aussi).
Éviter la microgestion
Dans le passé, vous vous êtes peut-être arrêté au bureau de vos collaborateurs à divers moments de la journée pour évaluer leur productivité. Un chef d’équipe à distance ne peut pas le faire. L’impossibilité de surveiller visuellement les employés peut amener certains managers à surcompenser en tombant dans l’excès de la microgestion. Cela peut générer de la frustration et de la méfiance chez les employés et provoquer leur désengagement.
Plutôt que de faire de la microgestion par des intrusions virtuelles constantes, organisez des entretiens individuels hebdomadaires avec chaque membre de l’équipe. Utilisez ce temps pour passer en revue chaque projet sur lequel travaille un employé et voir où cette personne a besoin d’aide.
Lorsque vous envoyez un message instantané ou un e-mail non urgent à un employé, accordez-lui un délai raisonnable pour répondre. Si vous utilisez un calendrier d’équipe partagé, vous pouvez facilement vérifier si un membre de l’équipe est en réunion ou absent pour un rendez-vous personnel.
Vous pouvez également mettre en place des réunions d’équipe hebdomadaires ou bimensuelles régulières pour aider les employés à se sentir inclus et connectés les uns aux autres. Disposer des bons outils de gestion de projet peut vous aider à garder un œil sur les performances de chaque personne sans demander constamment des mises à jour.
Lorsque vous avez des employés qui travaillent à domicile, vous devez leur accorder un certain degré de confiance. C’est la raison pour laquelle des attentes clairement documentées et communiquées sont si importantes. Tant que les employés continuent de respecter les délais et les niveaux de qualité que vous fixez, il ne devrait pas être nécessaire de faire de la microgestion.
Toutefois, si les performances d’un employé baissent, vous devez mettre en place des contrôles plus fréquents pour identifier ses difficultés et déterminer comment les surmonter.
Favoriser une solide collaboration au sein des équipes à distance
Si le travail à domicile présente de nombreux avantages, il peut aussi être source d’isolement. Les télétravailleurs ne se voient pas et ne discutent pas entre eux régulièrement ; ils peuvent donc perdre les liens sociaux essentiels à la création d’une forte dynamique d’équipe.
En tant que manager, il est de votre responsabilité de leur donner des opportunités de construire ces relations. Vous devez planifier une stratégie pour permettre à vos employés de se rencontrer et d’interagir dans des contextes sociaux.
Le recours à la visioconférence pour vos réunions virtuelles est une façon de le faire. Les participants peuvent ainsi se voir, utiliser le langage corporel et se connecter plus fortement les uns aux autres ; encouragez les employés à activer leurs caméras dès lors que c’est possible.
Vous pouvez également organiser des « happy hours » virtuelles pour vous concentrer sur des activités de Team Building, comme célébrer des succès récents ou jouer à un jeu. En programmant ces événements amusants un vendredi après-midi, vous pouvez conserver un temps de travail et un temps de détente sans mélanger les deux.
Et cela comporte d’autres avantages, comme permettre aux employés de commencer leur week-end plus tôt. La satisfaction des employés augmente et la collaboration est plus efficace pendant les heures de travail.
Prendre ce type d’initiative montre également à vos collaborateurs que vous vous souciez d’eux en tant que personnes. Les employés qui se sentent valorisés ont tendance à être plus satisfaits au travail, ce qui améliore leur maintien en poste et leur productivité.
Lorsque vous interagissez avec votre équipe, prenez le temps d’écouter le ressenti et les préoccupations de vos collaborateurs. Plus vos employés se sentent connectés et vus au sein de votre organisation, plus ils sont susceptibles d’être productifs et engagés.
Adopter une approche flexible et agile
La pandémie a apporté un rythme de changement rapide et la nécessité de l’accepter. Apprendre à manager efficacement votre équipe à distance signifie gérer les distractions inattendues, adapter vos stratégies de communication et surmonter les inévitables difficultés technologiques ; tout cela nécessite de la patience et de la flexibilité.
Soutenez votre équipe en lui donnant la possibilité de trouver les processus qui lui conviennent le mieux. Si possible, envisagez d’abandonner les horaires de bureau classiques au profit de « quarts » de travail qui permettent à vos employés de travailler pendant les heures où ils sont les plus productifs et d’organiser leurs horaires en fonction des tâches qu’ils peuvent avoir à faire.
Cela comprend leurs obligations personnelles comme aller chercher ou déposer les enfants à l’école et prendre soin de leur famille.
Tant que vous disposez des bons outils organisationnels pour gérer et suivre les performances des employés, vous pouvez facilement mesurer la productivité en visualisant ce qui est terminé et le moment de cet achèvement. Les horaires importent peu tant que les employés continuent de remplir leurs missions.
Plus important encore, assurez-vous que votre stratégie de gestion est agile et ouverte au changement. Certaines situations peuvent ne pas se dérouler comme prévu et vous devrez peut-être modifier vos décisions, en particulier si l’avenir implique le retour au bureau de nombreux travailleurs ou au contraire la mise en place de nouvelles restrictions.
Votre travail consiste à aider les employés à être aussi productifs que possible tout en maintenant un bon équilibre entre travail et vie privée, alors concentrez-vous sur le soutien que vous pouvez leur apporter de toutes les manières possibles. Développer et continuer à faire évoluer une stratégie de management à distance qui fonctionne bien pour vous et vos employés aidera votre équipe à réussir, quelles que soient les circonstances.
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