Dans un article précédent, nous sommes revenus sur les bases de la gestion de projet, à savoir ce que la gestion de projets recouvre, comment cela fonctionne et le rôle du gestionnaire de projets. Pour compléter cet article de rappel des bases, je vais maintenant m’attarder un peu plus sur les cinq étapes du processus de la gestion de projets.
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Selon le Le Project Management Institute (PMI), la gestion de projets peut se définir brièvement comme « l’application de connaissances, compétences, outils et techniques à une grande variété d’activités afin de répondre aux exigences d’un projet particulier ». J’ajouterais que la gestion de projets doit aussi être un processus reproductible et prévisible (ou autant que faire se peut) qu’il est possible d’utiliser pour chaque projet traité par votre organisation.
Pour cela, il est important de disposer d’un processus de gestion de projet clair et écrit, qui couvre ces cinq étapes du cycle de vie d’un projet :
- Lancement du projet
- Planification du projet
- Exécution du projet
- Supervision du projet
- Clôture du projet
Dans cet article, je vais développer chacune de ces cinq étapes pour vous montrer comment, utilisées ensemble, elles peuvent servir à former un processus cohérent et reproductible de gestion des projets. Je tiens à souligner que ce processus est fourni en guise de feuille de route pour la gestion des projets. Je vous encourage à adapter et à modifier votre propre processus de gestion de projets afin de répondre aux besoins et aux objectifs de votre entreprise.
Phase 1 : Lancement du projet
La première étape de votre processus de gestion de projets est également la plus cruciale. Au cours de cette phase, le gestionnaire de projets et les principaux participants doivent évaluer honnêtement la proposition de projet afin de déterminer la valeur, la faisabilité et les avantages qu’il représente pour l’entreprise. Il s’agit de l’étape à laquelle vous devez présenter les arguments en faveur de votre projet et déterminer clairement les principales raisons qui vous motivent pour l’accepter.
Les paramètres clés du projet à scruter au cours de la phase 1 du processus incluent notamment :
- Les raisons du projet
- L’étude de faisabilité du projet
- Les objectifs, le calendrier, les coûts, les ressources, etc.
- L’analyse coût-bénéfice
- Le résumé du projet (qui, quoi, pourquoi, comment et combien)
Faire toutes les démarches nécessaires afin de présenter clairement et précisément chacun de ces paramètres clés du projet vous procurera tous les atouts dont vous avez besoin afin d’obtenir l’approbation finale des décideurs de votre entreprise.
Cette phase du processus de la gestion de projets permet également de fournir aux membres de votre équipe des informations incroyablement utiles. Ils connaîtront dès le départ les objectifs précis et les raisons pour lesquelles ils travaillent sur le projet, ce qui contribue à obtenir un meilleur engagement de leur part tout en leur permettant de mieux s’approprier le projet.
Phase 2 : Planification du projet
La deuxième étape de la gestion de projet correspond au moment du passage à l’action pour ce qui concerne l’élaboration de votre plan de projet, l’affectation des ressources, l’engagement à respecter votre calendrier et la constitution de votre équipe. Les gestionnaires de projets doivent, en collaboration avec les membres de leur équipe et les principaux participants, examiner avec soin tous les détails du plan du projet et ce, du début à la fin. Ce plan devra guider l’exécution du projet dans son intégralité.
Même si cette étape peut considérablement varier en fonction de la taille et de l’entreprise, certains des éléments clés à produire au cours de la phase 2 comprennent :
- La charte du projet, qui couvre le champ d’application, l’estimation du temps et du travail nécessaires, la structure de répartition du travail, les rôles et responsabilités des membres de l’équipe, les dates importantes du projet, le processus d’approbation et le plan en matière de communication.
- Les mesures de réussite, qui soulignent clairement les caractéristiques d’un projet réussi. Choisissez des indicateurs de performances clés (KPI) pertinents pour votre projet et définissez des objectifs que les membres de votre équipe pourront tenter d’atteindre.
- Le plan de gestion des risques, qui met en avant tous les facteurs de risque (ou la plupart) susceptibles de bloquer ou de retarder votre projet. Identifiez les risques, détaillez-les et fournissez un plan de secours stipulant ce qu’il faut faire dans l’éventualité où ces risques surviennent.
- Les décideurs doivent être identifiés dès le départ et maintenus dans la boucle pendant toute la durée du projet. Ils doivent adhérer à votre plan suffisamment tôt pour obtenir rapidement leur validation concernant les éléments livrables lorsque vous aurez terminé.
La phase de planification du projet est l’une des plus importantes du processus de gestion des projets car c’est à ce moment où vous indiquez tout ce qui pourra et devra être effectué au cours du projet et ce qui devra être fait pour que le projet soit un succès. Les projets qui rencontrent un blocage ou font face à une dérive importante des objectifs pâtissent souvent d’un manque de planification à la phase 2.
Phase 3 : Exécution du projet
Cette étape du processus de gestion des projets correspond à l’étape d’exécution effective du travail. C’est aussi le moment où le plan établi dans la charte du projet est mis en application. Les tâches sont affectées à chacun des membres de l’équipe et les choses sérieuses commencent.
Comme, lors de cette étape, les gestionnaires de projets se reposent sur l’expertise des membres de leur équipe pour l’exécution du plan, leur rôle consiste généralement à mener le groupe pour qu’il franchisse chacune des dates importantes. Considérez le gestionnaire de projets comme le gouvernail du bateau et les membres de l’équipe comme les voiles, qui font avancer le projet.
Il est crucial que l’équipe s’en tienne strictement au plan lors de cette phase du processus de gestion des projets, car c’est pendant cette période que la dérive des objectifs et tous les facteurs de risque identifiés lors de la phase 2 peuvent apparaître dans l’équation. Les variables suivantes du projet relèvent de la responsabilité du gestionnaire du projet :
- Le budget : le budget prévu est-il suffisant pour terminer le projet ?
- Le délai : l’équipe respecte-t-elle ses délais et le calendrier prévu ?
- Les ressources : dispose-t-on de ressources suffisantes pour terminer le projet comme prévu ?
- Les risques : certains des risques identifiés se sont-ils concrétisés ? Comment ont-ils été gérés ? Cela a-t-il affecté le calendrier du projet ?
- Revues et communications internes : comment l’équipe se débrouille-t-elle ? Toute l’équipe est-elle confiante quant à la conformité de l’exécution du projet par rapport au plan ?
- Réunions : organisation de réunions régulières pour gérer les problèmes, partage des mises à jour et entretien de l’engagement.
Ce qui est important avec cette étape du processus de la gestion des projets (outre le fait qu’il s’agisse de l’étape d’action), c’est que le gestionnaire du projet voit si son plan a bien été établi. Si le gestionnaire du projet a déployé tous les efforts nécessaires aux phases 1 et 2, la phase 3 doit se dérouler sans encombres.
Phase 4 : Supervision du projet
La phase 4 du processus de la gestion de projets est généralement exécutée en même temps que la phase 3. Cette étape est liée à la surveillance et à la génération de rapports sur les mesures de performances (KPI), les budgets, les ressources et les calendriers associés au projet, ainsi que leur communication aux parties prenantes.
Les gestionnaires de projets peuvent utiliser une grande variété d’outils afin de surveiller précisément les variables du projet. Par exemple, MindManager permet aux gestionnaires de projets et à leur équipe de suivre l’exécution des tâches, les dépendances de celles-ci et l’affectation des ressources et tout cela, à partir d’un seul tableau de bord. Les vues de Gantt et de type Kanban de MindManager constituent des outils précieux pour visualiser toute la chronologie du projet et la voie à suivre pour réussir.
Les mesures précises liées à un projet donné déterminent naturellement les outils les plus adaptés pour exécuter la phase 4 du processus de gestion des projets.
Phase 5 : Clôture du projet
Une fois les troisème et quatrième étapes terminées (à savoir, l’exécution de votre plan et du projet), le temps est venu de clôturer votre projet. Cette étape comprend la finalisation des tâches sur vos plates-formes de gestion, la remise des livrables aux participants et parties prenantes, la finalisation des rapports de mesures des performances (KPI) et la tenue d’une session de bilan avec les membres de votre équipe.
Le bilan à la fin de chaque projet est souvent ignoré, alors qu’il peut s’agir de l’un des exercices les plus utiles de tout le processus de gestion de projets. Avoir une conversation informelle et honnête avec les membres de votre équipe pour évoquer ce qui a ou n’a pas fonctionné et ce qui pourrait être amélioré est très utile pour vous aider à modeler et affiner votre processus de gestion par la suite.
Une fois toutes les tâches finales d’administration effectuées et que le projet est officiellement clôturé, n’oubliez pas de fêter cet événement avec votre équipe ! Félicitations ! Vous venez de terminer le cycle de vie complet du processus de gestion des projets.
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