Das Sammeln, Auswerten und Analysieren von Informationen und Wissen ist im digitalen Zeitalter ein wichtiger Erfolgsfaktor für nachhaltigen Unternehmenswachstum und -erfolg.
Um eine effiziente Kommunikations- und Informationsgrundlage für Ihr Unternehmen und alle Mitarbeiter zu ermöglichen, sollte eine optimierte und digitale Umgebung bereitgestellt werden. Der Einsatz von Content-Management-System kann, neben vielen weiteren Vorteilen, auch ein effizientes Wissensmanagement fördern und den Zugang und die Verbreitung von Informationen als auch Wissen vereinfachen.
In diesem Artikel lernen Sie mehr über den Einsatz eines Content-Management-Systems und wie Sie die Tools, die dadurch bereitgestellt werden, auch effizient für Ihr Wissensmanagement nutzen können.
Kurze Erklärung von unserer Seite: Die deutsche Übersetzung für Content-Management wäre „Inhaltsverwaltung“, deshalb setzen wir in diesem Text den Begriff „Content“ mit „Inhalt“ gleich.
Was ist ein Content-Management-System?
Ein Content-Management-System (auch kurz „CMS“ genannt) ist eine Software oder Anwendung, mit der alle Benutzer digitale Inhalte erstellen, (gemeinsam) bearbeiten, veröffentlichen und speichern können.
Mit einem Content-Management-System kann ein unternehmensweiter Zugriff auf Informationen und Wissen geschaffen werden.
Vorteile durch ein Content-Management-System
Unternehmen, die ein Content-Management-System einsetzen, erschaffen eine Reihe an Vorteilen, unter anderem:
- Einfache Bedienung: Eine grafische Benutzeroberfläche ermöglicht auch Personen, die nur begrenztes technischen Fachwissen haben, eine einfache Handhabung und ein rasches Auffinden von Informationen und Wissen.
- Einfache Suche nach Informationen: Eine integrierte Suchfunktion ermöglicht es allen Benutzern, einfache Suchanfragen einzugeben und Ergebnisse in einer Liste anzeigen zu lassen.
- Verwaltung von Inhalten: Inhalte sind einfach zu erstellen und können zusätzlich mit wenig Aufwand verwaltet und aktualisiert werden. Dadurch können Inhalte problemlos aktualisiert, auf dem neuesten Stand gehalten oder auch in wenigen Schritten vollständig entfernt werden. Eine praktische und übersichtliche Versionsnachverfolgung ermöglicht es, dass entfernte Inhalte auch wiederhergestellt werden können.
- Weltweiter Zugriff möglich: Alle freigegebenen Benutzer können mit diversen Endgeräten auf ein CMS zugreifen, die einzige Voraussetzung ist eine aktive Internetverbindung.
- Mehrere Benutzer: Durch die Vergabe von Rollen und Rechten können alle Benutzer, und Inhalte, die ihnen zugewiesen wurden, übersichtlich verwaltet werden. Dies ermöglicht auch ein einfaches Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern, z.B. für neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen.
- Rasche Inhaltsaktualisierung: Mit der Hilfe eines CMS können Benutzer alle Inhalte in Echtzeit ansehen, verwalten und aktualisieren. Dadurch entstehen keine Verzögerungen oder ressourcenintensive Zwischenschritte (z.B. die Implementierung oder Aktualisierung von Inhalten durch Entwickler).
- Einfache Skalierbarkeit: Ein CMS kann einfach und unkompliziert ausgebaut und erweitert werden, dadurch kann ein CMS parallel mit einem Unternehmen wachsen.
Ziele eines Content-Management-Systems
Ein Content-Management-System ist ein mächtiges Werkzeug und kann Unternehmen Zeit und Geld sparen. Vor allem, wenn es darum geht, Texte, Bilder, Videos, zusätzliche Seiten oder wichtige Seitenelemente und -strukturen regelmäßig hinzuzufügen und zu aktualisieren, können Unternehmen und Mitarbeiter großen Nutzen aus einem CMS ziehen.
Auch für Unternehmen oder Branchen, die eine Überprüfung und die Einhaltung von Richtlinien, Vorschriften oder Genehmigungen für bestimmte Inhalte benötigen, kann ein CMS mit diesen integrierten und festgelegten Schritten sehr hilfreich sein.
Ein Content-Management-System kann auch wichtigen Überblick schaffen und die nötige Kontrolle über Inhalte ermöglichen. Dies hilft Unternehmen bei der Überprüfung, Verwaltung, Analyse und Auswertung von eigenen Inhalten.
Wie Unternehmen von einem CMS profitieren können
Die Verwaltung von Daten und Inhalten hat einen großen Einfluss auf die Produktivität und Effizienz von Unternehmen und allen beteiligten Personen.
Für Mitarbeiter ist es von großem Vorteil über Tools zu verfügen, die eine effektive gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit ermöglichen und weitgehend fördern. Im Idealfall unterstützt das implementierte Content-Management-System auch, um doppelte Arbeit zu vermeiden und benötigte Informationen schneller zur Verfügung zu stellen.
Content-Management-System machen Inhalte intelligenter und leistungsfähiger.
Da Inhalte nur ein einziges Mal erstellt und gespeichert werden, unabhängig davon, wie oft sie nachträglich weiter verwendet werden, kann das System alle Änderungen aus der ersten Quelle verfolgen und dementsprechend kennzeichnen.
Der Einsatz eines CMS kann Unternehmen in diversen Branchen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen unterstützen und auch gewährleisten, dass die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften gegeben ist und verbessert auch die allgemeine Qualitätskontrolle.
Vor allem, wenn ein Unternehmen mit einer Vielzahl von Inhalten (z.B. Lehrvideos, Benutzerhandbücher, Produktetiketten, etc.) arbeitet und zusätzlich Materialien für internationale Märkte in mehreren Sprachen zur Verfügung stellen muss, können Content-Management-Systeme ein essenzielles Werkzeug sein, um diese Aufgaben übersichtlich, termingerecht und qualitativ hochwertig zu erledigen.
Untenstehend finden Sie eine Auflistung von Nutzen für Unternehmen, die aktiv mit einem CMS arbeiten:
| Zentralisierte und gemeinsam genutzte Inhalte | Die Inhalte werden in einem einzigen, leistungsstarken Datenspeicher zusammengeführt und erleichtern die Nutzung von Inhalten für alle Mitarbeiter. |
| Präzise Inhalte | Da jeder Inhalt nur einmal im CMS gespeichert wird, kann es in einem oder mehreren Dokumenten wiederverwendet werden. Das CMS verfolgt Veränderungen und modifizierte Verwendungen von Inhalten und kennzeichnet diese, um weitere Aktualisierungen zu ermöglichen. |
| Sicherheit | Durch die Zuweisung von Benutzerrechten und die Vergabe von Rollen kann ein höheres Maß an Sicherheit geschaffen werden. |
| Kürzere Bearbeitungszeiten | Benutzer/Mitarbeiter können auf anstehende Aufgaben, Meilensteine und Fälligkeiten aufmerksam gemacht werden. Dies verkürzt die Bearbeitungszeit und spart zusätzliche Ressourcen ein. |
| Schnellere Erstellung neuer Inhalte | Bereits erstellte Inhalte können gesucht, aufgerufen und wiederverwendet werden, um innerhalb weniger Minuten neue Versionen zu erstellen. |
| Ausgabe in mehreren Dateiformaten | Inhalte können einfach aktualisiert und mit wenig Aufwand täglich oder wöchentlich für mehrere Medienkanäle aufbereitet werden (z.B. diverse Dateiformate, zum Druck oder für eine Webansicht, usw.). |
| Verringerte Übersetzungskosten | Durch technologische Unterstützungen können einzelne Ausschnitte übersetzt werden, anstelle von kompletten Dokumenten, dies hilft Unternehmen Ressourcen einzusparen. |
Welche Inhalte und Dokumente werden in einem CMS gespeichert?
In einem Content-Management-System können diverse Inhalte gespeichert werden, darunter fallen unter anderem: Texte, Bilder, Videos, Multimedia-Dokumente, spezifische Dateien (Dokumente, Tabellen, Präsentationen, etc.) und auch weitere Elemente.
Ein Content-Management-System unterstützt bei der Verwaltung von Inhalten und ermöglicht mehreren Mitarbeitern in einem Unternehmen Inhalte zu erstellen, zu bearbeiten und zu veröffentlichen.
Content-Management in Kombination mit Wissensmanagement
Content-Management und Wissensmanagement sind sich in ihrer Grundstruktur sehr ähnlich, allerdings sind die Zielsetzungen dieser beiden Systeme unterschiedlich.
Beide Systeme umfassen Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Inhalten.
Allerdings liegt der Fokus beim Content-Management auf den Inhalten selbst und dessen Erfassung und Organisation und beim Wissensmanagement werden Inhalte in relevante Zusammenhänge gestellt und mit Know-how, Expertise und der Relevanz für Unternehmen und Mitarbeiter in Verbindung gebracht.
Content-Management liefert Informationen und Wissensmanagement tauscht Informationen aus.
Wissen und Content – gleich, oder doch nicht?
Inhalt – oder auch Content – befasst sich mit einem einzigen Thema und dieses Thema umfasst alle relevanten Fakten, die vom Autor verfasst wurden. Dieser Inhalt wird unabhängig von einer Nachfrage oder einem Interesse erstellt.
Exakt an dieser Stelle entsteht der Unterschied zwischen Wissen und Inhalt, denn Wissen bezieht sich in der Regel auf ein Interesse oder eine gestellte Frage.
Auf der Grundlage von altem Wissen und in der Vergangenheit gewonnen Erkenntnissen werden neue Antworten generiert, um eine exakte Frage zu beantworten.
Wissen ist, im Vergleich zu Inhalt, eine Information, die genutzt werden kann, um Entscheidungen zu treffen, Probleme zu lösen oder Fragen zu beantworten.
Verwendung von CMS- und Wissensmanagement-Systemen
Die Logik und Struktur von Content-Management-Systemen ist einfach zu verstehen und klar. Da diese Systeme keine großen kulturellen Veränderungen anstoßen und im Regelfall einfach(er) zu implementieren sind, können Content-Management-Systeme auch unternehmensweit ohne große Herausforderung angewandt werden.
Die Implementierung von Wissensmanagement-Systemen bringt meist mehrere Hürden mit sich. Mitarbeiter und Teams müssen überzeugt und motiviert werden, um das System kontinuierlich und täglich zu nutzen. Die Qualität und Verbesserung eines Wissensmanagement-Systems hängt auch in der regelmäßigen Benutzung seiner Benutzer ab. Wenn Wissen nicht geteilt wird oder nicht geteilt werden möchte, kann dies dazu führen, dass ein Wissensmanagement-System nur in niedriger Qualität geführt wird oder im schlechtesten Fall veraltet. Dies führt wiederum dazu, dass Mitarbeiter das Vertrauen in das System verlieren und es dadurch noch weniger nutzen. Die erfolgreiche Einführung von Wissensmanagement und einem zugehörigen System erfordert eine nachhaltige (Implementierungs-)Strategie und bedarf Motivation und Überzeugung aller Beteiligten.
MindManager für Content-Management-Systeme verwenden
Durch visuelle Informations- und Datenaufbereitungen ist MindManager perfekt geeignet, um Content-Management noch hochwertiger und verständlicher aufzubereiten. Die visuelle Darstellung von Informationen kann eine starke Wirkung auf den Betrachter haben und hilft so, komplexe Daten leichter zu verstehen und besser zu erinnern. Durch die Erstellung hochwertiger Grafiken können Mitarbeiter und auch andere Betrachter schnell und einfach durch die dargestellten Informationen navigieren und diese verarbeiten. Dies kann zu einer besseren Entscheidungsfindung, höherer Produktivität und einer engagierteren und besser informierten Belegschaft führen.
Mit der Hilfe von Vorlagen können Sie einfach und unkompliziert ansprechende Mindmaps, Organigramme, Flussdiagramme, Concept-Maps, Venn- und Onion-Diagramme, usw. erstellen.
MindManager ist in verschiedenen Lizenzversionen erhältlich und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden.
