Stellen Sie sich vor, Sie sind dabei, ein neues Projekt in Angriff zu nehmen – ein interessantes Projekt, aber gleichzeitig auch ziemlich komplex ist. Sie wissen, dass der Erfolg von einer effektiven Planung und klaren Zielen abhängt, aber wie am besten anfangen? Gibt es ein Hilfsmittel, mit dem Sie diesen Prozess effizienter gestalten und von Anfang an eine solide Grundlage schaffen können?
Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein Neuling auf diesem Gebiet sind, das Grundwissen über die Bedeutung und Erstellung eines Projektauftrags ist essenziell, um Ihren eigenen Projekten zum Erfolg zu verhelfen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, warum ein Projektauftrag wichtig ist, wie er sich zusammensetzt und wie Sie einen eigenen Projektauftrag erstellen.
Was ist ein Projektauftrag und warum ist er wichtig?
Ein Projektauftrag ist ein wichtiges Dokument im Projektmanagement und schafft die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Als offizielle Bestätigung für das Projekt wird ein klarer Überblick über Ziele und Umfang gegeben und auch alle Rollen und Verantwortlichkeiten werden klar definiert. Dieses Dokument wird in der Regel vor Beginn genehmigt und markiert den offiziellen Start des Projekts.
Im Lebenszyklus eines Projekts spielt der Projektauftrag mehrere wichtige Rollen:
- Bezugspunkt für alle Projektbeteiligten: Alle Beteiligten haben ein gemeinsames Verständnis der Ziele, des Umfangs und der Beschränkungen des Projekts
- Zweck und die Ziele: Die Erwartungen aller Beteiligten und Teammitgliedern werden in Einklang gebracht
- Verantwortung und Befugnisse des Projektleiters festlegen: Die nötige Autorität wird verliehen, um Ressourcen zuzuweisen und Entscheidungen zu treffen. Diese Klarheit hilft, Verwirrung zu vermeiden und sorgt für einen reibungsloseren Projektablauf.
- Festgelegte Definition: Was gehört zum Projekt und was nicht. Die Erwartungen der Beteiligten können besser gesteuert, ein vordefiniertes Ziel im Auge behalten und eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs verhindert werden.
Ein gut ausgearbeiteter Projektauftrag kann auch als unterstützendes Hilfsmittel verwendet werden, um Zustimmung und Unterstützung des höheren Managements zu gewinnen. Der Business Case wird kurz und bündig dargestellt, um den Nutzen des Projekts und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu verdeutlichen. Dies kann entscheidend sein, vor allem wenn es darum geht, die nötige Unterstützung und Ressourcen zu erhalten.
Oft wird der Projektauftrag als eine bürokratische Notwendigkeit angesehen. Allerdings ist es mehr ein strategisches Dokument, welches das Projektteam durch die Anfangsphase und den gesamten Lebenszyklus des Projekts begleitet. Gleichzeitig wird in allen Projektphasen sichergestellt, dass alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hin und innerhalb der vereinbarten Parameter arbeiten.
Vorteile eines Projektauftrags
Ein Projektauftrag – auch bekannt als Projekt Charter – bietet unterschiedliche Vorteile für das Projektmanagement und alle Beteiligten. Zu den Vorteilen zählen unter anderem:
- Klare Zieldefinition: Sie können Ziele und Zweck des Projekts klar definieren und sorgen für eine optimale Ausrichtung des Teams und der Stakeholder.
- Autorisierung des Projekts: Der Projektauftrag stellt eine formelle Genehmigung dar und gibt dem Projektmanager Autorität, um Ressourcen zu nutzen und Entscheidungen zu treffen.
- Rahmenvorgaben: Durch das Festlegen des Projektumfangs schützen Sie Ihr Projekt vor „Scope Creep“ (unerwünschte Ausweitung des Projektumfangs).
- Risikomanagement: Potenzielle Risiken und Hindernisse können rechtzeitig identifiziert werden und ermöglichen eine proaktive Planung.
Unterschied zwischen Projektauftrag und Projektplan
Projektauftrag als auch Projektplan sind wesentliche Dokumente im Projektmanagement. Wichtig ist allerdings zu verstehen, dass sich der Zweck dieser Dokumente unterscheidet und andere Ziele verfolgt werden:
Zweck des Projektauftrags
- Initiale Genehmigung des Projekts
- Definiert Ziele, Umfang und grundlegende Annahmen
- Autorisierung für Projektmanager und Team
Zweck des Projektplans
- Detaillierter Plan (der nach der Genehmigung des Projektauftrags erstellt wird)
- Enthält detaillierte Informationen über Zeitplanung, Ressourcen, Budgets und spezifische Aktivitäten
- Dient als operativer Leitfaden für die Durchführung des Projekts
| Projektauftrag | Projektplan | |
| Zweck | Genehmigung und Autorisierung | Detaillierte Planung und Ausführung |
| Inhalt | Ziele, Umfang, Rollen | Zeitplan, Ressourcen, Aktivitäten |
| Timing | Projektinitiierung | Nach Genehmigung des Projektauftrags |
| Fokus | Strategische Ausrichtung | Taktische Umsetzung |
Wann wird ein Projektauftrag benötigt?
Ein Projektauftrag kann in einer Vielzahl von Situationen eine hervorragende Unterstützung für das Projektmanagement sein.
Unter anderem kann ein Projektauftrag für folgende Anwendungsfälle in der Praxis interessant sein:
- Zu Projektbeginn: Der Projektauftrag legt zu Beginn eines Projekts einen grundlegenden Rahmen für das Projekt und sorgt für ein einheitliches Verständnis.
- Bei größeren Änderungen: Bei signifikanten Änderungen des Projekts, kann eine Aktualisierung des Projektauftrags helfen, alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen und alle Änderungen zu dokumentieren.
- Zur Formalisierung der Autorität: Projektmanager und Projektteam werden durch den Projektauftrag die benötigte Autorität und Verantwortung erteilt.
- Für Stakeholder-Management: Ein Projektauftrag stellt sicher, dass alle relevanten Parteien die gleichen Informationen über das Projekt erhalten. Als Kommunikationsmittel können Verständnis und Unterstützung von Stakeholdern gefördert werden.
- Für die Priorisierung von Ressourcen: Ein Projektauftrag kann helfen die Priorität des Projekts im Vergleich zu anderen Vorhaben festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass dem neuen Projektantrag alle notwendigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
- Bei der Einbindung neuer Stakeholder: Wenn neue Stakeholder oder Projektteammitglieder hinzukommen, kann der Projektauftrag als kompakte Informationsquelle genutzt werden und ermöglicht eine zügige Einarbeitung.
- Für externe Auftragnehmer und Partner: Der Projektauftrag bietet eine formelle Grundlage für Verständnis und Zustimmung zum Projektumfang und den Zielen. Dadurch können Missverständnisse vermieden werden und alle externen Parteien werden auf den gleichen Stand gebracht.
Projektauftrag Inhalte: Die wichtigsten Elemente auf einen Blick
Jedes Element des Projektauftrags erfüllt einen bestimmten Zweck und wirkt sich entweder auf die Definition und/oder auf die Steuerung des Projekts aus. Ein Projektauftrag definiert auch einen spezifischen Rahmen für Ihr Projekt.
„Wichtig ist die klare Definition von Ziele und Nicht-Zielen.“
Am Ende jedes Elements finden Sie hilfreiche Fragen – durch die Beantwortung dieser Fragen können Sie sicherstellen, dass Ihr Projektauftrag eindeutig und verständlich ist.
Projekttitel und -beschreibung
Dieser Abschnitt sollte einen klaren Namen des Projekts als auch eine kurze Beschreibung enthalten und alles Wesentliche auf einen Blick verständlich machen.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Was ist ein prägnanter und klarer Name für das Projekt?
Was soll mit dem Projekt erreicht werden, und was sind seine wichtigsten Merkmale?
Business Case
In diesem Abschnitt werden die Gründe für die Durchführung des Projekts erläutert. Dazu gehört eine detaillierte Beschreibung des Problems oder der Chance, die das Projekt aufgreifen kann. Auch die Relevanz für die Unternehmensziele und der erwartete Nutzen können hier angeführt werden.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Warum ist dieses Projekt für die Organisation notwendig oder nützlich?
Wie passt das Projekt zu den übergeordneten Zielen oder Strategien der Organisation?
Ziele und Erfolgskriterien
Klar definierte Projektziele sind entscheidend und sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert (SMART) sein. Legen Sie neben den Zielen auch fest, wie der Erfolg des Projekts überprüft und gemessen werden kann (bestimmte Ergebnisse, Leistungskennzahlen, etc.).
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Welche konkreten, messbaren Ziele sollen mit dem Projekt erreicht werden?
Wie wird der Erfolg des Projekts bewertet und gemessen?
Umfang
In diesem Abschnitt werden die Grenzen des Projekts umrissen: Was ist im Projekt enthalten und was nicht. Ein klar definierter Umfang verhindert eine schleichende Ausweitung des Projekts.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Was sind die spezifischen Grenzen des Projekts? Was ist eingeschlossen und was ist ausdrücklich ausgeschlossen?
Wie wird der Umfang verwaltet, um Änderungen oder eine schleichende Ausweitung des Umfangs zu verhindern?
Budget und Ressourcen
Geben Sie die für das Projekt bereitgestellten finanziellen Mittel an und notieren Sie auch benötigte personelle, technische und physische Ressourcen.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Wie hoch ist das geschätzte Budget für das Projekt, und wie werden die Mittel zugewiesen?
Welche personellen, technischen und materiellen Ressourcen werden benötigt?
Rollen und Verantwortlichkeiten
Klären Sie die Rollen des Projektteams und halten Sie auch Zuständigkeiten, Aufgaben und Befugnisse fest.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Wer sind die wichtigsten Stakeholder und Mitglieder des Projektteams, und was sind ihre spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten?
Wie sind die Entscheidungsbefugnisse und die Rechenschaftspflicht innerhalb des Projektteams verteilt?
Meilensteine und Zeitplan
Fügen Sie einen übersichtlichen Zeitplan für das Projekt ein und heben Sie Dauer als auch die wichtigsten Meilensteine hervor.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Welches sind die wichtigsten Meilensteine des Projekts und welches sind ihre voraussichtlichen Fertigstellungstermine?
Wie sieht der Gesamtzeitplan des Projekts aus, und wie ist er mit anderen organisatorischen Aktivitäten abgestimmt?
Risiken und Abhängigkeiten
Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Abhängigkeiten, die das Projekt erschweren könnten. In diesem Teil können auch Strategien zur Risikominderung beschrieben werden.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Welche potenziellen Risiken könnten das Projekt beeinträchtigen, und welche Strategien zur Risikominderung gibt es?
Gibt es Abhängigkeiten oder externe Faktoren, die den Projektfortschritt beeinträchtigen könnten?
Voraussetzungen und Beschränkungen
Definieren Sie alle Voraussetzungen, auf denen das Projekt basiert und erläutern Sie alle Einschränkungen. Dies können behördliche Anforderungen, technologische Begrenzungen oder Ressourcenbeschränkungen sein.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Von welchen Annahmen geht man bei der Planung des Projekts aus?
Welche Einschränkungen (z. B. in Bezug auf Vorschriften, Technologie oder Zeit) muss das Projekt berücksichtigen?
Kommunikationsplan
Halten Sie fest, wie die Kommunikation während des gesamten Projekts gehandhabt werden soll. Dazu gehören die Häufigkeit der Aktualisierungen, zu benutzenden Kanäle und wer welche Informationen erhalten wird.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Was sind die Kommunikationsbedürfnisse und -präferenzen der Beteiligten?
Wie wird die Kommunikation während des gesamten Projekts verwaltet und koordiniert?
Genehmigungsunterschriften
Abschließend sollten Sie für einen Abschnitt für die Unterschriften der wichtigsten Interessengruppen, wie z.B. des Projektsponsors und der wichtigsten Entscheidungsträger, einfügen. Durch ihre Zustimmung wird das Projekt formell genehmigt und ihr Engagement für den Erfolg des Projekts bekräftigt.
Diese Fragen sollten beantwortet werden:
Wer sind die wichtigsten Stakeholder, die den Projektauftrag unterschreiben müssen, um ihre Zustimmung und ihr Engagement zu bekunden?
Welches Verfahren wird angewandt, um diese Unterschriften zu erhalten und die Charta zu formalisieren?
Sie können auch unsere Vorlage für einen Projektauftrag verwenden:
Download „Projektauftrag Vorlage“
Step-by-Step: So erstellen Sie Ihren eigenen Projektauftrag in 7 Schritten
Im Folgenden finden Sie einen praxisorientierten Leitfaden der Ihnen zeigt, wie Sie in 7 Schritten Ihren eigenen Projektauftrag erfolgreich umsetzen können.
1. Ausrichten auf die Unternehmensstrategie
Bewerten Sie, wie das Projekt mit den allgemeinen Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie übereinstimmt.
Stellen Sie sicher, dass der Projektauftrag die Vision und Mission des Unternehmens widerspiegelt.
2. Analyse und Beteiligung von Stakeholdern
Ermitteln Sie alle wichtigen Interessensgruppen, die von dem Projekt betroffen sind.
Planen Sie die Einbindung und Beteiligung sowie die Berücksichtigung von Bedürfnissen und Erwartungen.
3. Bewerten Sie die Durchführbarkeit und Auswirkungen des Projekts
Mit Hilfe einer Machbarkeitsanalyse, können Sie die Durchführbarkeit des Projekts ermitteln.
Beurteilen Sie die möglichen Auswirkungen des Projekts auf die Organisation (beziehen Sie auch Ressourcen, Kultur und Prozesse mit ein).
4. Definieren Sie Projektumfang und -ziele im Kontext
Legen Sie den Umfang und die Ziele des Projekts klar fest und berücksichtigen Sie dabei das aktuelle Umfeld als auch die Beschränkungen des Unternehmens.
5. Ausarbeitung des Projektauftrags
Schreiben Sie Ihren Projektauftrag (oder füllen Sie eine Projektauftrag-Vorlage aus) und berücksichtigen Sie dabei die Erkenntnisse aus den vorherigen Schritten.
Achten Sie darauf, dass Ihr Projektauftrag unmissverständlich und prägnant ist und auch den Umfang, die Ziele und die Ausrichtung des Projekts auf die Unternehmensstrategie genau wiedergibt.
6. Risikobewertung und Planung der Risikominderung
Führen Sie eine gründliche Risikoanalyse durch und entwickeln Sie Strategien zur Risikominderung.
Fügen Sie diese dem Projektauftrag hinzu, um auf mögliche Herausforderungen des Projektes vorbereitet zu sein.
7. Überprüfung, Genehmigung und Kommunikation
Legen Sie den Entwurf des Projektauftrags den wichtigsten Stakeholdern zur Rückmeldung und Genehmigung vor.
Nach der Genehmigung kann der Projektauftrag effektiv an alle Beteiligten weitergegeben werden und Sie ermöglichen, dass jeder seine Rolle und Verantwortlichkeit als auch die Ziele des Projekts versteht.
Als Projektleiter oder Projektauftraggeber können Sie mit diesen 7 Schritten sicherstellen, dass Ihr Projektauftrag nicht nur ein Dokument ist, sondern zu einem strategischen Instrument wird, welches sich in die Prozesse und Kultur des Unternehmens integriert.
Zusätzliche Tipps
1. Verwenden Sie eine Vorlage für den Projektauftrag: Eine Projektauftrag-Vorlage kann ein hilfreicher Ausgangspunkt sein und sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Elemente abdecken.
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2. Fassen Sie sich kurz: Ein Projektauftrag sollte kurz und dennoch umfassend sein. Vermeiden Sie unnötige Details, die in einem detaillierteren Projektplan behandelt werden können.
3. Aktualisierungen berücksichtigen: Denken Sie daran, dass die Erstellung eines Projektauftrags ein iterativer Prozess sein kann. Seien Sie darauf vorbereitet, Anpassungen vorzunehmen, wenn neue Informationen verfügbar werden oder sich Umstände ändern.
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