Neues eBook: Der wegweisende Leitfaden zur visuellen Projektplanung

Was sind Business-Regeln? Ihr einführender Leitfaden

Von: Leanne Armstrong

Regeln gibt es in vielen Formen. Einige sagen uns, was bei bestimmten Arten von Interaktionen oder beim Ausführen bestimmter Aufgaben erlaubt ist oder nicht. Andere regeln, was passiert, wenn verschiedene Prozesse oder Systeme ablaufen. Es gibt sogar Regeln, die als Stellvertreter für Best Practices und Expertenratschläge dienen.

In jedem Fall gibt es diese Regeln aus einem bestimmten Grund: Sie sind nicht nur wichtig, um eine gemeinsame Basis zu schaffen, sondern sie helfen auch, verschiedene Aktivitäten zu rationalisieren. Und das ist besonders wichtig, wenn die Regeln in die Struktur Ihres Unternehmens eingebaut sind.

Ohne klare Geschäftsregeln wären Organisationen übersät mit:

  • Inkonsistenten Ergebnissen
  • Unzufriedenen Kunden und
  • unmotivierten Mitarbeitern

Das Aufstellen bestimmter Regeln ist sowohl für die Regelung des Verhaltens als auch für die Festlegung der Kriterien und Bedingungen, die eine effektive Entscheidungsfindung ermöglichen, unerlässlich.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie erfolgreiche Unternehmen mit Geschäftsregeln umgehen, erhalten Sie in diesem einführenden Leitfaden einen Überblick darüber, was sie sind, warum sie so wichtig sind und wo sie typischerweise am Arbeitsplatz eingesetzt werden.

Was sind Business-Regeln?

Geschäftsregeln sind eine Reihe von Prinzipien, Anweisungen oder Instruktionen, die bestimmte Geschäftsaktivitäten beschreiben – und manchmal auch begrenzen oder einschränken -. Da ihr Hauptzweck darin besteht, effiziente, konsistente Entscheidungen zu fördern, werden sie meist aufgestellt, um bessere Geschäftsabläufe zu gewährleisten.

Generell gilt, Business-Regeln:

  • Helfen dabei, Zuverlässigkeit, Compliance und Vorhersagbarkeit in einem Unternehmen zu gewährleisten
  • werden als Grundlage für Unternehmensrichtlinien, Systeme und Prozesse verwendet
  • können sowohl interne Verfahren als auch externe (branchen- oder regierungsbedingte) Vorschriften widerspiegeln

Wenn Sie jemals mit der finanziellen Seite einer Organisation zu tun hatten, ist ein Beispiel für eine Business-Regel, mit der Sie vielleicht vertraut sind, die Notwendigkeit, GAAP – allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze – in allen Ihren Buchhaltungsverfahren zu befolgen.

Aber während externe Richtlinien wie GAAP weithin als Referenz verfügbar sind, machen einige Unternehmen den Fehler, sich auf interne Business-Regeln zu verlassen, die einfach „verstanden“ werden.

Sich die Zeit zu nehmen, wichtigeBusiness-Regeln zu klären, zu dokumentieren und gemeinsam zu nutzen, bietet einen enormen Vorteil, wenn es darum geht, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen und wiederholbare Leistungen zu fördern.

Die Bedeutung von Business-Regeln

Nachdem wir nun die Frage beantwortet haben, was Business-Regelegeln sind, ist es an der Zeit, darauf einzugehen, warum sie so wichtig sind.

Es genügt zu sagen, dass ohne ein gut durchdachtes Regelwerk sowohl die Struktur als auch die Effektivität eines Unternehmens schnell zusammenbrechen würden.

Business-Regeln sind zum Beispiel wichtig, um zu bestimmen, ob oder wann eine bestimmte Vorgehensweise am Arbeitsplatz in Ordnung ist. Und indem sie eine Reihe von Normen oder Standards für bestimmte Entscheidungen vorgeben, helfen sie auch, die Übereinstimmung zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen sicherzustellen.

Wenn Sie einen festen Satz von Erwartungen dort etablieren, wo sie wirklich wichtig sind:

  • Ihr Team wird leichter zusammenarbeiten können
  • Ihr Unternehmen wird besser für das Wachstum positioniert sein, und
  • Sie werden weniger Gefahr laufen, finanzielle Verluste, Rufschädigung oder rechtliche Konsequenzen zu erleiden (vor allem, wenn externe Business-Regeln betroffen sind).

Stellen Sie sich beispielsweise vor, was mit dem Umsatz eines Unternehmens passieren würde, wenn es den Teams beim Client Onboarding einfach erlaubt wäre, bei der Bewertung neuer Kunden nach bestem Wissen und Gewissen vorzugehen, anstatt sich an etablierte Kreditgenehmigungsverfahren halten zu müssen.

Wie wir bereits gesagt haben, gibt es Regeln aus einem bestimmten Grund.

Und durch die Implementierung sinnvoller Business-Regeln kann Ihr Unternehmen von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren, darunter

  • Erhöhte Prozesseffizienz
  • Bessere Konsistenz der Arbeitsabläufe
  • Verbesserte Mitarbeiterproduktivität
  • Weniger Aufwand bei der Einhaltung von Vorschriften
  • Größere Klarheit bei komplexen Entscheidungsfindungen

Die richtigen Business-Regeln können sogar zur Sicherheit am Arbeitsplatz beitragen und bei der Konfliktlösung helfen.

Mit Business-Regeln agil bleiben

Business-Regelegeln sind auch wichtig, um Unternehmen einen Grad an Agilität zu verleihen, der ihnen hilft, ihre Ziele so schnell wie möglich zu erreichen. Dazu müssen sie jedoch außerhalb eines neuen Prozessdesigns erstellt werden.

Mit anderen Worten: Wenn Sie einen neuen Weg für Ihr Team aufstellen, etwas zu tun – und das bedeutet, dass ein paar neue Regeln befolgt werden müssen – ist es besser, diese Regeln separat aufzustellen.

Hier ist ein Beispiel.

Angenommen, Sie möchten einen disziplinierteren Ansatz für das Eintreiben unbezahlter Kundenrechnungen entwickeln. Sie könnten eine Prozesslandkarte, ein Flussdiagramm oder ein Workflow-Diagramm verwenden, um einen vielschichtigen Inkassoprozess zu entwerfen, der diese neuen Business-Regeln einbezieht:

  • Wenn eine ausstehende Rechnung fällig ist, senden Sie dem Kunden eine freundliche Erinnerung per E-Mail
  • Wenn eine ausstehende Rechnung 10 Tage überfällig ist, senden Sie eine zweite E-Mail und rufen Sie den Kunden anschließend an.
  • Wenn eine ausstehende Rechnung 30 Tage überfällig ist, führen Sie einen weiteren Telefonanruf durch und schicken Sie einen formellen Brief, in dem Sie die Konsequenzen für unbezahlte Rechnungen darlegen

Indem Sie diese Richtlinien separat aufstellen – und einfach einen Schritt in alle relevanten Prozesse einfügen, der die Benutzer darauf hinweist – können Sie flexibler bleiben, indem Sie Ihre Business-Regeln schnell aktualisieren, wenn Änderungen erforderlich sind (z. B. wenn Sie Ihre Zahlungsbedingungen ändern), anstatt Ihre gesamte Prozessdokumentation ständig neu zu gestalten.

Denken Sie daran: Klare, eindeutige Business-Regeln helfen den Teams, sich aufeinander abzustimmen, und machen es für Unternehmen einfacher, auf sich ändernde Anforderungen am Arbeitsplatz zu reagieren.

Wo kommen Business-Regeln zum Einsatz?

Die Bedeutung von Business-Regeln wird noch offensichtlicher, wenn man bedenkt, wo und wann sie zum Einsatz kommen.

Businessregeln aller Art spielen eine Schlüsselrolle bei:

  • Vorbereiten von übergeordneten operativen Systemen
  • Automatisieren von Arbeitsplattformen
  • Erfassen von Geschäftsanforderungen
  • Überwachung des Änderungsmanagements
  • Die tägliche Einführung neuer Unternehmensprojekte, Produkte, Prozesse und Pläne

Es gibt 3 Hauptbereiche, in denen Business-Regeln häufig eingesetzt werden, um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Arbeit voranzutreiben.

  1. Prozesse, bei denen eine oder mehrere Bedingungen erfüllt werden müssen. Dies könnte z. B. der Bestellprozess eines Unternehmens sein, bei dem Mitarbeiteranfragen für bestimmte Büromaterialien oder Geräte an einem bestimmten Punkt von einem Vorgesetzten abgezeichnet werden müssen.
  2. Auswertungen, die eine Entscheidung erfordern. Wenn Ihr Produktentwicklungsteam einen neuen Prototyp testet und bewertet, muss es möglicherweise einem festgelegten Regelwerk folgen, um zu entscheiden, ob es diesen genehmigen, ablehnen oder überarbeiten soll.
  3. Prozeduren zum Filtern von Ergebnissen. Wenn wir an das Beispiel unseres eigenwilligen Kunden-Onboarding-Teams zurückdenken, werden neue Kundenkonten oft auf der Grundlage von Regeln und Ergebnissen der Kreditprüfung qualifiziert oder disqualifiziert.

Unabhängig davon, wo und wie Sie sie einsetzen wollen, ist es auch wichtig, dass Sie einen zuverlässigen Weg finden, Ihre Business-Regeln zu dokumentieren und an alle zu kommunizieren, die sie befolgen müssen. Wie alles Unternehmenswissen sind auch Business-Regeln nur dann wirklich nützlich, wenn sie leicht zugänglich und verständlich sind.

Beispiele für Business-Regeln aus der Praxis

Lassen Sie uns nun das, was wir über Business-Regeln gelernt haben, aus dem Klassenzimmer in die freie Wildbahn bringen, um einen Blick auf einige Beispiele aus der Praxis zu werfen.

Beispiel 1

In diesem ersten Beispiel für eine Business-Regel hat sich das betreffende Unternehmen das Ziel gesetzt, die Verkaufsergebnisse zu verbessern, indem es eine Hierarchie für die Behandlung eingehender Verkaufsanrufe erstellt.

Zu diesem Zweck werden alle Anrufe zunächst von einem speziellen Kundenbetreuer entgegengenommen, der dann eine Reihe klarer Regeln befolgen muss, um den potenziellen Verkauf voranzutreiben.

Regel Nr. 1. Wenn sich der Anrufer nach einem Produkt oder einer Dienstleistung innerhalb einer bestimmten Dollar-Spanne erkundigt – in diesem Fall bis zu 500 US-Dollar -, wird der Kundenbetreuer seine Fragen persönlich beantworten.

Regel Nr. 2. Wenn der potenzielle Verkaufswert über 500 US-Dollar liegt, muss der Agent entweder:

  • den Anruf an einen Kundenbetreuer weiterleiten (für Produkte mit einem Wert zwischen 500 und 5000 $), oder
  • den Anruf an einen Verkaufsleiter weiterleiten (für Produkte im Wert von über $5000)

Beispiel 2

In diesem zweiten Beispiel ist das Unternehmen ein erfolgreicher Hersteller, der durch Erfahrung gelernt hat, wie viel Arbeit er bewältigen kann und wann er auslagern muss.

Daher hat das Unternehmen die folgende Workflow-Regel aufgestellt, um seine Effizienz zu gewährleisten:

  • Kundenaufträge unter einem bestimmten Volumen werden intern abgewickelt
  • Kundenaufträge über einem bestimmten Schwellenwert werden einem bewährten Dritten anvertraut

Hier sind einige weitere Beispiele für verschiedene Arten von Business-Regeln, die Sie am Arbeitsplatz finden können. In jedem Fall sind die Richtlinien so angelegt, dass sie Unternehmen helfen, bestimmte Geschäftsziele zu erreichen.

  • Richtlinien für die Genehmigung von Kundenzahlungsmethoden oder kreditbasierten Konten
  • Ja-oder-Nein-Fragen, die festlegen, mit welchen Anbietern ein Unternehmen zusammenarbeiten darf oder nicht
  • Hierarchieregeln, die festlegen, wer eine interne Bestellung oder Lieferantenrechnung auf Basis bestimmter Dollarbeträge genehmigen muss
  • Berechnungen, die Vertriebsleiter verwenden müssen, um Bonuszahlungen für Mitarbeiter zu ermitteln
  • Eine gezielte Reihe von Kundenfragen, mit denen Veranstaltungsort-Buchungsfirmen Preise und Verfügbarkeit prüfen können
  • Extern bezogene mathematische Formeln oder Metriken, die Einnahmen und Ausgaben berechnen oder die finanzielle Leistung messen
  • Listen, die vorschreiben, mit welchen Lieferanten oder Drittunternehmen ein Mitarbeiter Verträge zur Durchführung von Firmenprojekten abschließen darf
  • Bundes- oder regionale Steuergesetze

Wenn Sie von der Frage, was Business-Regeln sind, dazu übergehen, sicherzustellen, dass sie in die Praxis umgesetzt werden, denken Sie daran, dass eine vielseitige Knowledge-Mapping-Software wie MindManager ideal ist, um alle Arten von Unternehmensinformationen, einschließlich grundlegender Business-Regeln, festzulegen und gemeinsam zu nutzen.