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Venn-Diagramme: Was sie sind und wie man sie verwendet

Von: Leanne Armstrong

Die Informationsflut kann in der heutigen Geschäftswelt ein großes Problem darstellen. Egal, ob Sie Datenvergleiche anstellen oder eine Entscheidung oder ein neues Konzept rational durchdenken müssen – visuelle Diagramme sind für die Organisation und Bewertung von Informationen weitaus effektiver als verbale Diskussionen allein.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie ein Venn-Diagrammersteller wie MindManager Ihnen helfen kann, Ihre Datendämonen zu zähmen und sich auf die Informationen zu konzentrieren, die für Sie am wichtigsten sind.

Was ist ein Venn-Diagramm?

Venn-Diagramme bestehen aus sich überschneidenden Kreisen (in der Regel 2 oder 3) und dienen dazu, die Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen darzustellen. Sie wurden Ende des 19. Jahrhunderts von dem Mathematiker John Venn entwickelt und sind auch heute noch weit verbreitet, haben sich aber auf eine Vielzahl von Kontexten ausgedehnt.

Venn-Diagramme sind besonders nützlich für:

  • Informationen grafisch so anzuordnen, dass sie leichter zu verstehen und zu bewerten sind
  • die Auswirkungen von Daten klar darzustellen – insbesondere für ein nichttechnisches Publikum
  • Untersuchung von Ähnlichkeiten, Unterschieden und Abhängigkeiten, von einzelnen Ideen bis hin zu den verschiedenen Bereichen einer Organisation

Durch die Erstellung einer Venn-Diagramm-Vorlage können Sie und Ihr Team wertvollere Gespräche über die Art und Weise führen, wie zwei oder mehr Elemente miteinander verglichen oder gegenübergestellt werden.

Wie man Venn-Diagramme verwendet

Was bedeutet das alles nun aus praktischer Sicht? Wir sind froh, dass Sie gefragt haben!

Venn-Diagramme eignen sich hervorragend, um zusammenhängende Ideen, Vorschläge oder Prozesse zu visualisieren und zu durchdenken – z. B. wenn Sie Arbeitsabläufe rationalisieren, Ergebnisse vergleichen oder Verbesserungen in einem bestimmten Geschäftsbereich vornehmen möchten.

Sie könnten Venn-Diagramme verwenden, um:

  • Visualisieren Sie, was Ihre besten Kunden gemeinsam haben
  • herauszufinden, wo sich die Zuständigkeiten Ihrer Design- und Entwicklungsteams oder Ihrer Vertriebs- und Marketingteams überschneiden
  • Bereiche zu entdecken, in denen gemeinsame Arbeitsaufgaben automatisiert werden können
  • das beste Produkt oder den besten Anbieter für Ihr Projekt oder die Anforderungen Ihrer Abteilung auszuwählen
  • Vergleichen Sie die möglichen Ergebnisse verschiedener Strategien, Entscheidungen oder Prozesse

Kurz gesagt: Anhand von Venn-Diagrammen können Sie erkennen, welche Gemeinsamkeiten zwei oder mehr Gruppen von Dingen haben, welche Elemente für eine oder mehrere dieser Gruppen einzigartig sind und welche Merkmale keine der Gruppen aufweist.

Wenn Sie zum Beispiel versuchen, zwischen zwei verschiedenen Messaging-Apps für Ihr Team zu wählen, können Sie den Entscheidungsprozess mit Hilfe eines Venn-Diagramms vereinfachen:

  • die verschiedenen Funktionen der einzelnen Apps darzustellen
  • zu sehen, welche Funktionen beiden Apps gemeinsam sind
  • Berücksichtigung potenzieller Funktionen, die keine der beiden Apps bietet

Wenn Sie Kosten einsparen wollen, indem Sie redundante Arbeitsabläufe beseitigen, könnten Sie mit einem Venn-Diagramm beginnen, um Aufgaben zu finden, die von mehr als einer Person oder Abteilung erledigt werden.

Wenn Sie dann feststellen, dass beispielsweise dieselben Fragen in mehreren Phasen Ihres Kundeneinführungsprozesses gestellt werden, könnten Sie wertvolle Zeit sparen, indem Sie Ihre Aufnahmeformulare umgestalten oder die verschiedenen beteiligten Arbeitsabläufe umstrukturieren.

Weitere Beispiele für Venn-Diagramme werden wir uns später ansehen. Doch zunächst wollen wir herausfinden, wie man ein solches Diagramm erstellt.

Wie man ein Venn-Diagramm erstellt

Die Erstellung eines Venn-Diagramms ist mit einem visuellen Mindmapping-Tool wie MindManager ganz einfach. Unabhängig davon, ob Sie allein oder im Team arbeiten, können Sie die integrierte Venn-Diagramm-Vorlage aufrufen und sie an Ihre Bedürfnisse anpassen oder ein Diagramm mithilfe der MindManager-Symbolleiste für Hintergrundobjekte von Grund auf neu erstellen.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie in 4 einfachen Schritten ein Venn-Diagramm (mit 2 Datensätzen) erstellen können.

Schritt 1: Erstellen und beschriften Sie einen Kreis auf der linken Seite Ihres Diagramms. Geben Sie kurze Textpunkte oder Kriterien ein, die Ihren ersten Datensatz innerhalb der linken Hälfte dieses Kreises darstellen.

Schritt 2: Erstellen und beschriften Sie einen neuen Kreis auf der rechten Seite Ihres Diagramms. Geben Sie in der rechten Hälfte dieses Kreises kurze Textpunkte oder Kriterien ein, die Ihren zweiten Datensatz darstellen.

Schritt 3: Bewegen Sie die beiden Kreise zusammen, bis sie einen leeren Überlappungsbereich haben.

Schritt 4: Markieren Sie die Datenpunkte oder Kriterien, die beiden Kreisen gemeinsam sind, und ziehen Sie sie in diesen Überschneidungsbereich.

Und das war’s!

Jetzt können Sie leicht erkennen, wo die beiden Informationsgruppen, die Sie auswerten, gleich sind und wo sie sich unterscheiden. Sie können sogar neue Punkte außerhalb der beiden Kreise platzieren, um Details oder Ideen darzustellen, die in keiner der beiden Gruppen enthalten sind.

Beispiel für ein Venn-Diagramm

Wie Sie ein Venn-Diagramm einsetzen, ist nur durch die Kreativität Ihres Teams begrenzt.

Wenn Ihre Marketing- oder Vertriebsabteilung beispielsweise nach neuen Wegen zur Steigerung ihrer Ergebnisse sucht, könnte sie ein Venn-Diagramm verwenden, um zu visualisieren, welche Eigenschaften Ihre besten Kunden gemeinsam haben und:

  • ihren Marketingansatz verfeinern
  • ihre Verkaufstechniken verbessern
  • eine gezielte Werbekampagne entwerfen

Hier ist ein Beispiel für ein einfaches Venn-Diagramm in Aktion.

Nehmen wir an, Sie haben eine Eingebung und möchten eine neue Werbeaktion starten, die sich direkt an Interessenten richtet, die Ihren beständigsten und zuverlässigsten Käufern ähneln.

Sie sind schon lange genug im Geschäft, um zu wissen, wer die Zielgruppe für Ihre geleasten Bürogeräte ist. Aber Sie möchten dieses Wissen vertiefen, um neue Kunden zu gewinnen.

Anhand Ihrer Verkaufs- und Marketingdaten ermitteln Sie zunächst, welches Ihre 3 am häufigsten geleasten Produkte sind. Dann erstellen Sie mit Hilfe eines Venn-Diagrammerstellers 3 Kreise und beschriften sie entsprechend:

  • Desktop-All-in-One-Scan-/Kopierdrucker
  • Standmodell Vollfarb-Scan-/Kopierdrucker
  • Mobiler kabelloser Drucker

Venn Diagrams 1 | MindManager Blog

Als Nächstes erfassen Sie anhand von Unternehmenskennzahlen wie ARR (jährlich wiederkehrender Umsatz) und CLV (Customer Lifetime Value) die Merkmale, demografischen Daten und Eigenschaften Ihrer größten und am längsten bestehenden Kunden.

Sie notieren, welcher Kunde welches Produkt mietet, und tragen die gesammelten Kriterien in Ihre 3 Produktkreise ein.

Kreis 1 – Desktop-All-in-One-Scan-/Kopierdrucker:

  • < 10 Mitarbeiter
  • Verwendung in einem einzelnen Büro oder einer Abteilung
  • Mitarbeiter im Büro
  • Städtischer Standort
  • Finanz- und Versicherungssektor
  • Einzelne Einheit mieten
  • Oberste Priorität: stromsparende Optionen

Kreis 2 – Standmodell Vollfarb-Scan/Kopierdrucker

  • 10 Mitarbeiter
  • Verwendung in einem Büro oder einer Abteilung
  • Mitarbeiter im Büro
  • Städtischer Standort
  • Finanz- und Versicherungssektor
  • Mietvertrag mit mehreren Einheiten
  • Oberste Priorität: kabellose Zuverlässigkeit

Kreis 3 – Mobiler drahtloser Drucker:

  • Solopreneur/Bauunternehmer/Berater
  • Verwendung in einem einzelnen Büro oder einer Abteilung
  • Remote-Mitarbeiter
  • Städtischer Standort
  • Finanz- und Versicherungssektor
  • Einzelne Einheit mieten
  • Oberste Priorität: drahtlose Zuverlässigkeit

Venn Diagrams 2 | MindManager Blog

Schließlich markieren Sie alle identischen Merkmale, überlappen die drei Kreise in Ihrem Venn-Diagramm und verschieben diese Merkmale an die entsprechenden Schnittpunkte, wo sie für Ihr Marketingteam deutlich sichtbar sind.

Schnittpunkt 1: Einzelmiete

Schnittpunkt 2: Mitarbeiter im Büro

Schnittpunkt 3: Höchste Priorität: Drahtlose Zuverlässigkeit

Mittlerer Schnittpunkt 4:

  • Einzelbüro oder Abteilungsnutzung
  • Städtischer Standort
  • Finanz- und Versicherungssektor

Venn Diagrams 3 | MindManager Blog

 

Nun, da jeder sehen kann, was Ihre profitabelsten und vielversprechendsten Kunden gemeinsam haben, können Sie Anzeigen entwerfen, die für ähnliche Kunden am attraktivsten sind, und die Marketingkanäle auswählen, über die Ihre Werbung am ehesten die richtige Zielgruppe erreicht.

Anwendungsfälle für Venn-Diagramme

Venn-Diagramme sind nicht nur ein wertvolles Instrument für die Lösung von Problemen und die strategische Ausrichtung, sondern sie können auch zur Klärung von Entscheidungen beitragen, indem sie wichtige Unterschiede in den verschiedenen ausgewerteten Informationsströmen hervorheben.

Wie versprochen, finden Sie hier einige abschließende Beispiele für Venn-Diagramme, die als einfache geschäftliche Anwendungsfälle dargestellt werden.

Unternehmen A möchte die Konkurrenz an einem neuen Standort analysieren.

Um seine Geschäftspräsenz zu erweitern, erwägt das Unternehmen die Eröffnung einer neuen Filiale an einem anderen Standort. Zusätzlich zu anderen Risikomanagementpraktiken wird ein Venn-Diagramm erstellt, mit dessen Hilfe Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen den eigenen Dienstleistungen und denen der örtlichen Konkurrenz verglichen werden können. Schließlich stellt das Unternehmen fest, dass es zwar einige Vorteile hat, aber auch in einigen Schlüsselbereichen Verbesserungen vornehmen muss.

Das Unternehmen beschließt, den Grundstein für die Eröffnung seiner neuen Filiale zu legen.

Unternehmen B möchte drei neue Produktideen vergleichen.

Das Designteam des Unternehmens hat drei verschiedene Versionen eines neuen Produkts entwickelt, das die bestehende Produktpalette ergänzen soll. Mithilfe eines Venn-Diagramms, in dem die Vorteile der einzelnen Varianten visuell verglichen werden, können sie die Ähnlichkeiten und Unterschiede der drei Entwürfe besser einschätzen und die vorteilhaftesten Merkmale herausarbeiten.

Das Unternehmen prüft die Ergebnisse des Teams und genehmigt die vielversprechendste Designversion für sein neues Produkt.

Unternehmen C möchte seine Marktanalyse aktualisieren.

Es ist schon einige Zeit her, dass das Unternehmen eine Marktanalyse durchgeführt hat, um das Kaufverhalten zu bestimmen, Branchentrends aufzudecken und das wirtschaftliche Umfeld zu bewerten. Um eine gründliche Bewertung durchzuführen, erstellt die Marketingabteilung ein Venn-Diagramm, um die Informationen aus diesen drei Forschungsbereichen zu visualisieren, damit sie ihren Zielmarkt neu bewerten und definieren kann.

Auf der Grundlage dieser Forschungsergebnisse nimmt das Unternehmen einige wichtige Anpassungen an seiner Preis- und Marketingstrategie vor.

Die Erstellung farbiger Venn-Diagramme mit Hilfe von MindManager erleichtert das visuelle Nachdenken über die Verbindungen zwischen verschiedenen Informationsgruppen. Sie werden diese Zusammenhänge nicht nur besser verstehen, sondern sich auch eher an ihre Bedeutung erinnern, wenn es an der Zeit ist, die Daten in Maßnahmen umzusetzen.

 

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