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Organigramme: Was sie sind und wie man sie verwendet

Von: Nicholas Mistretta

Haben Sie schon einmal gehört, dass ein Bild mehr als tausend Worte sagt? Das fasst unser heutiges Thema zusammen: Organigramme. Sie können 20 Minuten damit verbringen, über die Hierarchie oder den Informationsfluss einer Organisation oder eines Projekts zu lesen, oder Sie können 10 Sekunden damit verbringen, sich ein Diagramm anzusehen. Das ist es, was wir effizient nennen.

Was sind Organigramme?

Ein Organigramm ist ein Diagramm, das eine grafische Darstellung einer Berichtsstruktur oder einer relationalen Hierarchie ist, die ihre Teile oder Positionen in eine Rangfolge bringt. Es gibt auch Matrix-Organigramme und flache Organigramme, aber für unsere heutigen Zwecke werden wir uns hauptsächlich auf hierarchische Organigramme konzentrieren, da diese am weitesten verbreitet sind und von den meisten Organisationen benötigt und verwendet werden.

Ein Organigramm kann die Struktur einer Regierung, eines Unternehmens oder einer Organisation skizzieren oder es kann verschiedene Elemente eines Wissensgebiets darstellen. Ein hierarchisches Organigramm verwendet einen Top-Down-Ansatz und verzweigt sich, je weiter es nach unten geht. Aber in den einfachsten Begriffen, die möglich sind, ist es ein Weg, um hierarchische Informationen in einer leicht verdaulichen Weise zu strukturieren.

Organigramme werden aus vielen Gründen verwendet und sie können auf viele Arten strukturiert werden. Sie können sie verwenden, um die Beziehungen einer Person zu einer anderen, einer Abteilung zu einer anderen oder die verschiedenen Funktionen innerhalb einer Organisation darzustellen. Organigramme können vielen Zwecken dienen, vom Management-Tool über die Projektplanung bis hin zum Personalverzeichnis.

Wie verwendet man Organigramme?

Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation kann in vielerlei Hinsicht von der Einbindung von Organigrammen profitieren. Ein Organigramm kann:

  • Berichtsbeziehungen oder Arbeitsverantwortlichkeiten aufzeigen
  • Führungskräften helfen, andere effizienter zu führen
  • Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, wie ihre Rolle in die breiteren Unternehmensziele passt
  • die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien verbessern
  • eine visuelle Darstellung eines Mitarbeiterverzeichnisses erstellen
  • Darstellung anderer Informationstypen, wie z.B. einer Geschäftseinheit oder Datenhierarchie

Ein Organigramm hat außerdem fünf grundsätzliche Verwendungszwecke, die sich mit den oben aufgeführten Vorteilen leicht überschneiden, aber auch etwas Kontext hinzufügen können. Diese fünf Hauptverwendungen sind:

1. Verwendet, um die Managementstruktur zu zeigen

Sie können ein Organigramm verwenden, um auf einen Blick die Managementstruktur einer Organisation oder andere Organisationsstrukturen wie Beziehungen zwischen Unternehmen mit gemeinsamen Eigentümern zu sehen.

2. Zur Darstellung anderer Organisationsstrukturen

Sie können ein Organigramm verwenden, um andere Hierarchien darzustellen, wie z. B. Unternehmensbesitzstrukturen.

3. Verwendung als Planungsinstrument

Sie können Organigramme verwenden, um ein Projekt oder die Reorganisation eines Unternehmens zu planen und zu visualisieren.

4. Verwendung als Mitarbeiterreferenz

Sie können ein Organigramm als Referenz für Mitarbeiter verwenden, damit diese verstehen, wem sie unterstellt sind, wer ihnen unterstellt ist und welche Rolle sie innerhalb des größeren organisatorischen Rahmens einnehmen.

5. Verwendung als Mitarbeiterverzeichnis

Sie können Organigramme zum Speichern anderer Informationen oder als Mitarbeiterverzeichnis verwenden, einschließlich Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

Welche Arten von Organigrammen gibt es?

Es gibt vier Arten von Organigrammen:

  1. Hierarchisch – funktional von oben nach unten
  2. Abteilungsstruktur
  3. Matrix-Organigramm
  4. Flaches Organigramm

1. Hierarchisch – funktional von oben nach unten

Diese Art von Organigramm ist die häufigste und stellt eine traditionelle Unternehmensstruktur dar. Die Führungskräfte stehen an der Spitze, dann folgt das Senior Management, dann das mittlere Management und so weiter. Diese Organigramme sind oft in Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und IT unterteilt. Sie zeigen die Rolle eines jeden Mitarbeiters innerhalb der Organisation und alle Mitarbeiter sind nach ihren ähnlichen Rollen gruppiert.

2. Spartenorganigramm

Ein Spartenorganigramm stellt ein Unternehmen dar, das nach Produktlinien oder geografischen Standorten organisiert ist. Betrachten Sie ein Unternehmen wie General Motors und wie sie Divisionen basierend auf jedem Produkttyp wie Limousinen, Sportwagen, LKWs und SUVs erstellen könnten. Jede Abteilung kann jedoch auch eine eigene funktionale Struktur wie Vertrieb und Marketing enthalten. Diese Art von Organigramm wird verwendet, wenn die Abteilungen unabhängig voneinander sind.

3. Matrix-Organigramm

Ein Matrix-Organigramm spiegelt Unternehmen wider, in denen Sie Mitarbeiter in Teams aufteilen, in denen jeder Mitarbeiter zwei oder mehr Managern unterstellt ist, anstatt nur einem. Jeder Mitarbeiter kann einen primären Manager haben, aber auch einen Projektmanager, unter dem er arbeitet. Diese Art von Organigramm erleichtert die Kommunikation und schafft eine flexiblere Arbeitsumgebung, die sich schnell ändern kann, aber es kann auch für Verwirrung sorgen.

4. Flaches Organigramm

Eine flache Organigrammstruktur weist keine (oder nur wenige) Führungsebenen zwischen Führungskräften und anderen Mitarbeitern auf. Es zielt darauf ab, das Selbstmanagement zu stärken, und setzt auf angemessene Entscheidungsmöglichkeiten für alle Mitarbeiter. Es wird am häufigsten von kleineren Unternehmen verwendet, aber auch das eine oder andere große Unternehmen nutzt diese Art von Organigramm.

Wie man Organigramme erstellt

Organigramme sind eine großartige Ressource, da Sie einen Typ wählen können, der für Ihre Situation am besten geeignet ist, und sie können genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Bei der Auswahl eines Organigramms gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Welche Art von Informationen möchten Sie einbeziehen? Sollten Sie ein hierarchisches Organigramm oder einen anderen Typ verwenden? Und so weiter.

Die Erstellung eines Organigramms ist kein schwieriger Prozess, sobald Sie sich für eine Struktur entschieden haben. Die grundlegenden Schritte sind ziemlich universell, obwohl vieles von der Organigrammvorlage abhängt, die Sie verwenden. Sie können ein Organigramm auch von Hand erstellen, aber warum Zeit verschwenden, wenn Sie es nicht brauchen?

Denken Sie daran, dass Sie eine gute Organigrammvorlage finden sollten, die Sie leicht ändern oder aktualisieren können. Wir geben Ihnen später in diesem Artikel eine Empfehlung.

Beispiele für Organigramme

Es gibt viele Beispiele für Organigramme, aber lassen Sie uns dieses einfache Beispiel eines Organigramms für eine Marketingabteilung verwenden.

Org Charts Sample - MindManager Blog

Sie können in dieser Top-Down-Struktur sehen, dass der Direktor auf der obersten Ebene ist und die Manager auf der Ebene darunter sind. Dann haben Sie die verschiedenen Mitarbeiter, die an jeden der Manager berichten, die kaskadenförmig darunter angeordnet sind. Dies bietet auch einen schnellen Überblick darüber, wie die Marketingabteilung in Teams und Unterteams strukturiert ist.

Dieser Teil eines Organigramms könnte dann in ein größeres, unternehmensweites Organigramm eingefügt werden, das die Personen und Abteilungen enthält, an die der Direktor berichtet, und wie diese mit anderen Teams im Unternehmen zusammenarbeiten.

10 Organigramm-Tipps für mehr Erfolg

  1. Versuchen Sie, Ihr gesamtes Organigramm auf eine einzige Seite zu bekommen. Verwenden Sie eine Kombination aus horizontalen und vertikalen Anordnungen von Kästen, um möglichst viel auf eine einzige Seite zu bringen – etwas, das Sie auf einer einzigen Seite ausdrucken oder ohne Scrollen betrachten können.
  2. Gruppieren Sie Personen mit gleichen Titeln in einem einzigen Kasten, anstatt jeder Person einen eigenen Kasten zu geben. Erstellen Sie zum Beispiel einen Kasten für Programmierer und listen Sie dann jeden Programmierer in diesem einen Kasten auf.
  3. Erstellen Sie Kästen, die die gleiche Größe und den gleichen Abstand zwischen ihnen haben. Das sieht besser aus und ist auf einen Blick leichter zu verstehen. Wenn Sie Kästen für mehrere Personen verwenden, wie in Tipp 2, ist das natürlich nicht möglich. Halten Sie die Abstände zwischen den Boxen so klein wie möglich, um mehr auf eine Seite zu bekommen. Wenn Sie eine Organigrammsoftware verwenden, wird diese dies wahrscheinlich für Sie tun.
  4. Verwenden Sie Seitenleisten für Manager-Assistenten, um die Rolle von den Untergebenen zu unterscheiden, die dem Manager unterstellt sind.
  5. Setzen Sie in jedes Feld zuerst den Titel und darunter den Namen der Person, die diese Rolle innehat. Stellenbezeichnungen stehen über den Namen, um einen unmittelbaren Zusammenhang zu schaffen und das Organigramm schneller verständlich zu machen. Positionen definieren die Organisationsstruktur, nicht die Personen, die diese Positionen besetzen. Bei Bedarf können Sie die Namen später leicht ändern, wobei die Struktur erhalten bleibt.
  6. Wenn ein Manager zwei verschiedene Titel hat, verwenden Sie zwei verschiedene Felder. Wenn Sie den obigen Tipp verwenden, werden Sie dies automatisch tun. In kleineren Unternehmen ist es üblich, dass eine Person zwei Rollen innehat. John Smith könnte der VP of Marketing und der VP of Sales sein, aber in jeder Rolle arbeiten verschiedene Personen unter ihm. Dies ist ein weiterer guter Grund, Diagramme nach Position und nicht nach Person zu organisieren.
  7. Übertreiben Sie es nicht mit der Verwendung von gepunkteten Linien; verwenden Sie sie sparsam. Verwenden Sie sie nur, um Beziehungen darzustellen, die einzigartig sind, z.B. wenn ein Assistent für drei Manager arbeitet. Wenn Sie zu viele gepunktete Linien verwenden, wird Ihr Organigramm zu einem Durcheinander. Wenn Sie sich in einer Situation befinden, in der Sie viele gepunktete Linien verwenden müssen, ist es vielleicht besser, mehr als ein Organigramm zu erstellen.
  8. Verwenden Sie ein Softwareprogramm, das Ihr Organigramm automatisch erstellen kann, indem es Daten aus einer Tabellenkalkulation importiert. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Titel- und eine Namensspalte haben. Das ist kein Betrug, aber es ist effizient und daher clever. Excel oder Google Spreadsheets erfüllen beide diesen Zweck.
  9. Erstellen Sie eine Online-Version Ihres Organigramms mit Hyperlinks, die weitere Informationen liefern. Auch wenn Sie Ihr Organigramm ausdrucken, ist es dennoch eine gute Idee, es online an Personen innerhalb Ihrer Organisation zu senden. Sie können auch mehrere Organigramme miteinander verknüpfen, anstatt ein großes und sehr komplexes Diagramm zu erstellen. Was uns zu unserem letzten Tipp führt…
  10. Teilen Sie große, komplexe Diagramme in kleinere, leichter verdauliche Organigramme auf. Ein großes Diagramm ist unhandlich und schwer zu überblicken, was den gesamten Zweck der Erstellung eines Organigramms zunichte macht. Und das ist ein weiterer guter Grund, Online-Versionen zu haben; sich zu einem anderen Diagramm durchzuklicken ist viel einfacher, als mit mehreren gedruckten Dokumenten herumzufummeln.

Herunterladbare Organigramm-Vorlagen von MindManager

Klicken Sie auf die Bilder unten, um auf das oben gezeigte Beispiel für ein Organigramm und eine leere Vorlage zuzugreifen, die mit MindManager erstellt wurde. Klicken Sie auf „Menü“ in der unteren linken Ecke Ihres Browser-Fensters und dann auf „Download“, um eine Kopie der Vorlage zu erhalten. Öffnen Sie die Vorlage in MindManager, um mit der Arbeit zu beginnen.

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