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Flußdiagramme: Was wir darunter verstehen und wie man sie am besten nutzt

Verfasserin: Leanne Armstrong

Wenn Sie noch nie mit Flussdiagrammen gearbeitet haben, werden Sie eine angenehme Überraschung erleben. Flussdiagramme sind nicht nur eine großartige Möglichkeit, Arbeitsabläufe und Aufgaben systematisch abzubilden und zu verwalten, sie machen auch alle Arten von komplizierten Prozessen einfacher zu sehen und zu verstehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Flussdiagrammersteller wie MindManager verwenden können, um jedes Projekt reibungsloser ablaufen zu lassen.

Was ist ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm ist eine visuelle Darstellung der einzelnen Schritte in einem Arbeitsablauf oder Prozess.

Indem diese Schritte als eine Reihe von textgefüllten Symbolen oder Formen sequentiell miteinander verbunden werden, zeigen Flussdiagramme

  • In welche Richtung eine Kette von Ereignissen fließt
  • welche Aufgaben als Teil eines bestimmten Prozesses erledigt werden
  • wo Entscheidungen getroffen werden müssen und was als nächstes passiert

Flussdiagramme machen es für Teams einfacher, Arbeitsprozesse von einem Ende zum anderen zu verfolgen. Und das macht sie zu einem mächtigen Ausrichtungswerkzeug, wenn es darum geht, die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, zu erstellen, zu dokumentieren, zu analysieren oder zu verbessern.

Simple Flowchart Sample 2 - MindManager Blog

Wie man ein Flussdiagramm verwendet

Da sie Ihnen ermöglichen, Arbeitswege visuell darzustellen, können Sie eine Flussdiagramm-Vorlage verwenden, um persönliche oder Teamziele für verschiedene Geschäftsaktivitäten zu festigen. Sie sind oft das Mittel der Wahl, um komplexe Abläufe ohne Fachchinesisch zu erklären.

Hier sind ein paar Beispiele für Flussdiagramme, die Bereiche umreißen, in denen diese Schritt-für-Schritt-Diagramme besonders nützlich sind:

  • Projektmanagement und Planung. Sie leiten ein Projekt? Dann sind Flussdiagramme eine unschätzbare Hilfe – besonders in der Planungsphase. Verwenden Sie Ihr Diagramm, um die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Personen oder Abteilungen zu erleichtern, indem Sie die Schritte aufzeigen, die Ihr Team unternehmen muss.
  • Programm-, Produkt- oder Systementwurf. Das Entwerfen einer neuen Art, etwas zu tun, bringt eine Reihe von Herausforderungen mit sich. Die Verwendung eines Flussdiagramms kann helfen, das Spielfeld zu ebnen, wenn sich Ihre Gruppe gemeinsam auf unbekanntes Terrain wagt – zum Beispiel, wenn Sie ein großartiges User Experience Design erstellen sollen.
  • Workflow-Dokumentation. Die Dokumentation eines Workflows oder Prozesses mit Hilfe eines Flussdiagrammerstellers gibt Ihnen einen visuellen, leicht zugänglichen Bezugspunkt, wenn Sie sich inspirieren lassen, ein Problem besprechen, Verbesserungen vornehmen, die Einhaltung von Vorschriften demonstrieren oder Wissen mit neuen Mitarbeitern teilen müssen.
  • Prozessaudit und Entscheidungsfindung. Fehlersuche, Kostensenkungen und Effizienzinitiativen werden durch die Verwendung von Flussdiagrammen zur Untersuchung Ihrer Optionen erleichtert. Entscheidungsablaufdiagramme (auch als Entscheidungsbaumdiagramme bekannt) sind nur ein Beispiel dafür, wie Sie fehlgeschlagene oder unzureichende Prozesse aus verschiedenen Blickwinkeln überprüfen können.

MindManager Flussdiagramme gibt es in verschiedenen Formen und Größen – von Prozesslandkarten bis hin zu Swim-Lane-Diagrammen. Ganz gleich, ob Sie Schluckauf im Arbeitsablauf hervorheben und untersuchen oder Möglichkeiten zur Steigerung des Outputs identifizieren möchten – es ist ganz einfach, das gewünschte Diagramm zu erstellen.

Wie man ein Flussdiagramm erstellt

Da der Sinn eines Flussdiagramms darin besteht, einen Prozess oder den Ablauf von Ereignissen zu verdeutlichen, sind standardisierte Symbole der Schlüssel, um in einer „Sprache“ zu kommunizieren, die jeder versteht.

Die 3 grundlegendsten Flussdiagrammsymbole sind:

  • Ovale Formen (zeigen Start- oder Endpunkte des Arbeitsablaufs an)
  • Rechteckige Formen (zeigen einzelne Schritte an)
  • Rautenformen (zeigen Entscheidungspunkte an)

Hier sehen Sie, wie Sie ein Flussdiagramm in 4 einfachen Schritten erstellen.

Schritt #1:

Legen Sie den Zweck Ihres Flussdiagramms fest und listen Sie die verschiedenen Schritte auf, die Sie einbeziehen müssen.

Schritt #2:

Verwenden Sie eine beschriftete ovale Form, um die Startposition Ihres Prozesses oder Arbeitsablaufs darzustellen. Dann, mit der Liste, die Sie gerade erstellt haben, in der Hand, beginnen Sie an Ihrem Oval und verwenden Sie Pfeillinien, um die einzelnen Schritte oder Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu verbinden. Diese Schritte sollten durch Rechtecke mit kurzen, textbasierten Beschreibungen im Inneren dargestellt werden.

Schritt #3:

Verwenden Sie Rautenformen, um anzuzeigen, wo in Ihrem Prozess Entscheidungen erforderlich sind – und Pfeillinien, um jede Raute mit neuen oder wiederholten Schritten zu verbinden, die sich aus Ihren Entscheidungen ergeben.

Schritt #4:

Verwenden Sie eine beschriftete ovale Form, um das Ende Ihres Prozesses oder Workflows darzustellen.

Und das war’s!

Es ist erwähnenswert, dass es mit MindManager ein Leichtes ist, Ihre Flussdiagrammvorlage während der Bearbeitung hinzuzufügen, zu löschen, zu bearbeiten und neu anzuordnen. Sie können auch externe Daten, Notizen, Dokumente und Links zu anderen Maps und Diagrammen anhängen, um Ihren Prozess nach Bedarf zu vervollständigen.

Beispiel eines Flussdiagramms

Egal, wie Sie es verwenden, ein Flussdiagramm ist immer gleich effektiv, ob es Ihre Initiative antreibt oder unterstützt.

Hier ist ein sehr einfaches Beispiel.

Nehmen wir an, Sie und ein Freund möchten originell gestaltete T-Shirts entwerfen, lagern und verkaufen. Keiner von Ihnen hat jedoch zuvor ein Geschäft geführt, so dass Sie Schwierigkeiten haben, sich vorzustellen, wie der Bestellprozess für die Kunden aussehen wird.

Da Sie diesen letzten Teil Ihres Geschäftsplans vor Ihrem morgigen Termin bei der Bank fertigstellen müssen, schlägt Ihr Freund vor, ein Flussdiagramm zu verwenden, um den Arbeitsablauf Ihrer Kundenbestellung in den Griff zu bekommen.

Sie beginnen damit, die Reihe der Schritte aufzulisten, die Sie als Teil dieses Prozesses erwarten.

  • Ihr Kunde gibt eine Bestellung auf
  • Sie entnehmen die gewünschten Hemden aus Ihrem Bestand und legen sie beiseite
  • Sie bearbeiten die Zahlung Ihres Kunden
  • Sie verpacken und versenden die Bestellung
  • Der Empfang der Lieferung wird bestätigt
  • Sie sorgen dafür, dass Ihr Kunde zufrieden ist

Mit Hilfe von Richtungspfeilen und den entsprechenden Flussdiagrammsymbolen (in diesem Fall Ovale und Rechtecke) legen Sie diese Schritte in Ihrem Diagramm fest.

AUFTRAG EINGEHALTEN (Startpunkt des Prozesses) > Kommissionierung > Zahlungsabwicklung > Versand des Auftrags > Lieferbestätigung > KUNDENNACHVERFOLGUNG (Endpunkt des Prozesses)

So weit, so gut. So würde Ihr einfaches Flussdiagramm aussehen:

Sample Flowchart - No Decisions - MindManager Blog

Sie sind jedoch klug genug, um zu erkennen, dass der T-Shirt-Bestand schwanken wird und dass nicht jeder Zahlungsvorgang eines Kunden erfolgreich sein wird.

Also identifizieren Sie, wo Entscheidungen getroffen werden müssen, und verwenden Rautenformen, um Ihr Flussdiagramm an zwei verschiedenen Punkten zu bearbeiten und umzustrukturieren.

Punkt 1

BESTELLUNG EINGEHALTEN (Startpunkt des Prozesses) > Produkt auf Lager?

JA > Bestand kommissioniert > Zahlung verarbeitet …

NEIN > Zusätzlicher Bestand angelegt > Produkt auf Lager?

JA > Ausgelagert > Zahlung erfolgt …

Punkt #2

AUFTRAG EINGEHALTEN (Startpunkt des Prozesses) > Bestand kommissioniert > Zahlung verarbeitet > Zahlung genehmigt?

JA > Bestellung versandt …

NEIN > Neue Zahlungsmethode vom Kunden erhalten > Zahlung verarbeitet > Zahlung genehmigt?

JA > Auftrag versandt …

NEIN > BESTELLUNG STORNIERT (neuer Prozessendpunkt)

Um diesen Prozess sowohl für Sie als auch für die Bank möglichst übersichtlich zu gestalten, beschriften Sie die von Ihren Rauten abzweigenden Pfeillinien mit den Worten JA oder NEIN und verbinden sie mit neuen Rechtecken bzw. wieder mit vorherigen Rechtecken, wenn frühere Schritte wiederholt werden müssen.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, würde Ihr neues Flussdiagramm folgendermaßen aussehen:

Completed Flowchart Sample - MindManager

Jetzt, da Sie sich viel sicherer fühlen, wie Ihr Kundenbestellungsprozess ablaufen wird, beenden Sie Ihren Businessplan, halten Ihren Banktermin ein – und bekommen den Kredit, den Sie brauchen, um mit der Produktion von T-Shirts zu beginnen.

Anwendungsfälle für Flussdiagramme

Flussdiagramme sind so vielseitig, dass wir sicher sind, dass Sie keine Schwierigkeiten haben werden, Wege zu finden, wie Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen sie nutzen und von ihnen profitieren können – vor allem, wenn Sie sie brauchen:

  • die Prozesse für die Erstellung neuer Produkte oder Systeme darzustellen
  • Bereiche zu erkunden, in denen die Qualität oder Effizienz in einem bestehenden Arbeitsablauf verbessert werden könnte
  • Visualisieren Sie die Aufgaben oder Entscheidungen, die bei der Planung Ihres nächsten Projekts anfallen

Wenn Sie ein wenig mehr Hilfe für den Einstieg benötigen, finden Sie hier einige weitere Flussdiagramm-Beispiele in Form von spezifischen Anwendungsfällen.

Unternehmen A möchte seinen Ansatz für Vertriebsschulungen verbessern.

Angesichts der hohen Fluktuation in der Vertriebsabteilung und der Tatsache, dass die ausscheidenden Mitarbeiter nicht immer von ihren Fähigkeiten, einen Verkauf abzuschließen, überzeugt waren, hat das Unternehmen erkannt, dass es neue Vertriebsmitarbeiter besser schulen muss. Sie verwenden ein Flussdiagramm, um ihren Vertriebsprozess von Anfang bis Ende zu dokumentieren, und nutzen es als zentrales Gesprächsthema in zukünftigen Einführungssitzungen.

Da sich die Leistung der Vertriebsmitarbeiter verbessert, sinkt die Fluktuation und der Umsatz steigt.

Unternehmen B möchte ein einfaches, aber effektives Set von Produktanleitungen erstellen.

Trotz seiner Beliebtheit zeigen Umfragen, dass viele Kunden das Flaggschiffprodukt des Unternehmens schwierig zusammenzubauen und zu bedienen finden. Das Unternehmen stellt fest, dass es eine Anleitung braucht, um diese Prozesse für zukünftige Käufer zu vereinfachen, und druckt Flussdiagramme, die den Zusammenbau des Produkts und die Fehlerbehebung Schritt für Schritt veranschaulichen.

Durch die Bereitstellung dieser Anleitungen mit dem Produkt stellt das Unternehmen bald fest, dass es weniger Zeit für den Kundendienst aufwenden muss.

Unternehmen C möchte seinen Service individuell gestalten.

Das Unternehmen hat großen Erfolg mit seinem Basis-Hausreinigungsservice, erhält aber viele Anfragen für Zusatzleistungen wie Fensterreinigung und Polsterreinigung. Da das Unternehmen erkannt hat, dass kundenspezifische Pakete zusätzliche Zeit, Ausrüstung und Mitarbeiter erfordern, verwendet es Flussdiagramme, um überarbeitete Arbeitsablaufoptionen zu entwerfen und die Kostendurchführbarkeit zu bestimmen. Letztendlich stellt das Unternehmen fest, dass die Anpassung des Services im Moment nicht finanzierbar ist.

Das Unternehmen beschließt, die Anpassung auf Eis zu legen, bis es Möglichkeiten für externe Investitionen geprüft hat.

Denken Sie daran: Was auch immer Ihre Gründe für die Visualisierung eines Prozesses oder Arbeitsablaufs sind, MindManager hat die Flussdiagramme, die Ihnen die Arbeit erleichtern – und eine kostenlose Testversion, mit der Sie noch heute loslegen können!

Beispiele für Flussdiagramme von MindManager zum Herunterladen

Klicken Sie auf die Bilder unten, um auf die oben gezeigten Flussdiagramm-Beispiele zuzugreifen. Klicken Sie auf „Menü“ in der unteren linken Ecke Ihres Browser-Fensters und dann auf „Download“, um eine Kopie der Vorlage zu erhalten. Öffnen Sie die Vorlage in MindManager, um mit der Arbeit zu beginnen.

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Simple Flowchart Sample 2 - MindManager Blog          Completed Flowchart Sample - MindManager