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Ein Leitfaden für Einsteiger in die Business-Analyse

Von: Emily Finlay


 

In einer schnelllebigen, datengesteuerten Welt ist das Treffen fundierter Geschäftsentscheidungen ein Muss. In den meisten Unternehmen fehlt den Entscheidungsträgern jedoch die Zeit oder das Wissen, um die benötigten Daten vollständig zu verstehen. Business-Analysten arbeiten daran, diese Lücke zu schließen. Ihre Erkenntnisse helfen Unternehmen, bessere Entscheidungen über ihre Prozesse und eine Vielzahl möglicher Szenarien zu treffen. Mit Hilfe der Business-Analyse kann jedes Unternehmen, jedes Team und jedes Projekt erfolgreich sein.

Business-Analyse 101

Bei der Business-Analyse handelt es sich um einen Prozess, der Verbesserungspotenziale in Unternehmen aufzeigt und Teams dabei unterstützt, die notwendigen Änderungen vorzunehmen.

Was ist die Definition der Business-Analyse?

Bei der Business-Analyse handelt es sich um einen Prozess, der das Verbesserungspotenzial innerhalb von Organisationen ermittelt und Teams dabei hilft, die erforderlichen Änderungen vorzunehmen. Analysten arbeiten auf allen Ebenen des Unternehmens, um Probleme zu finden und Lösungen für diese Probleme zu entwickeln.

Da Analysten mehr Erfahrung mit der Durchführung dieser bedeutenden Änderungen haben, sind sie auch dafür verantwortlich, die Notwendigkeit von Verbesserungen zu kommunizieren. Während das Unternehmen die empfohlenen Lösungen umsetzt, arbeitet der Analytiker in der Regel mit dem Team zusammen, um es durch den Prozess zu führen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Business-Analyse in einem Unternehmen einzusetzen. In diesem Artikel werden wir uns auf zwei Varianten dieses Instruments konzentrieren: die Business-Analyse und die Geschäftsprozessanalyse.

Business-Analyse der Auswirkungen auf das Unternehmen

Jedes Unternehmen ist auf langfristigen Erfolg ausgerichtet. Unabhängig von der Art des Problems werden Geschäftsentscheidungen mit Blick auf die Zukunft getroffen. Wenn Unternehmen jedoch ihre Geschäftskontinuität aufrechterhalten wollen, müssen sie zunächst eine Vorstellung davon haben, was sie in den kommenden Jahren und Monaten erwarten können.

Hier kommt die Business-Analyse ins Spiel.

Mit diesem Ansatz lassen sich die Bedrohungen, denen das Unternehmen täglich ausgesetzt ist, sowie die potenziellen Probleme ermitteln, die sich aus künftigen Entwicklungen ergeben.

Bei einer Business-Impact-Analyse würden Sie beispielsweise alle Prozesse bewerten, die an den Abläufen des Unternehmens beteiligt sind. Sie würden die Abhängigkeiten, wie z. B. die Technologie, die Lieferungen, die Aufzeichnungen usw., die für die Prozesse unerlässlich sind, ermitteln. Am Ende der Analyse verfügt das Unternehmen über ein solides Verständnis all dessen, was erforderlich ist, um den täglichen Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten.

Noch wichtiger ist jedoch, dass diese Bewertung dem Unternehmen die Schwachstellen in seinem Unternehmen und seinen Prozessen aufzeigt. Mit diesen Informationen können sie sich auf alle Probleme vorbereiten, die kritische Abläufe beeinträchtigen könnten. Die von Ihnen vorgeschlagenen Strategien sind zwar immer noch theoretisch, aber sie basieren auf Daten und sind weniger anfällig für Fehlschläge, wenn sie am dringendsten benötigt werden.

Business-Analyse von Geschäftsprozessen

Während sich die Business-Analyse auf die Auswirkungen einer Notfallsituation auf ein Unternehmen konzentriert, deckt die Geschäftsprozessanalyse Probleme innerhalb des eigentlichen Betriebs auf und löst sie.

Anstatt sich auf kritische Szenarien vorzubereiten, ermittelt dieser Prozess, wie Unternehmen die Effizienz ihrer täglichen Prozesse steigern können. Dabei wird jeder einzelne Arbeitsschritt analysiert, um Verschwendung zu finden und potenzielle Lösungen für Ineffizienzen zu entwickeln.

Geschäftsprozessanalysten betrachten nur die Abläufe, gehen jeden Schritt durch und beobachten die beteiligten Rollen. Sie nutzen die Ziele und gewünschten Ergebnisse des Unternehmens, um ihre Vorschläge zu gestalten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Lösungen mit den Werten des Unternehmens übereinstimmen und eine bessere Version der Organisation hervorbringen, anstatt die grundlegenden Merkmale zu verändern.

Was macht ein Business-Analyst?

Business-Analysten nutzen Daten und Bewertungen, um Organisationen zu Verbesserungen und größerem Erfolg zu führen. Sie arbeiten mit allen Organisationen zusammen, die ihre Effektivität steigern wollen, und sind in einer Vielzahl von Bereichen innerhalb dieser Strukturen tätig.

Wo wird die Business-Analyse eingesetzt?

Diese Technik wird eingesetzt, um Probleme zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln, was eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten eröffnet. Business-Analyse kann u.a. eingesetzt werden für:

  • Verringerung unnötiger Kosten
  • Optimierung des Personalbestands
  • Rationalisierung von Projektabläufen
  • Identifizierung und Einführung neuer Technologien
  • Entwicklung von Marketingstrategien
  • Sich auf mögliche Risiken vorbereiten
  • Stärkung der Datensicherheit

Und so weiter. Business-Analysen helfen Unternehmen zu verstehen, wie sie machbare Verbesserungen vornehmen können, indem sie alle Entscheidungen und Änderungen mit Daten untermauern. Mit einem Analysten an Bord können Unternehmen auf jede Verbesserung vertrauen, die sie vornehmen.

Wie wird eine Business-Analyse durchgeführt?

Obwohl die tatsächlich verwendeten Prozesse vom gewünschten Ergebnis abhängen, folgt die Business-Analyse im Allgemeinen ähnlichen Verfahren. Dieser sechsstufige Prozess ist:

  1. Verstehen des Unternehmens/Projekts und der Prozesse
  2. Identifizieren der Ziele
  3. Definieren des Umfangs
  4. Erstellen eines detaillierten Plans
  5. Lösungen einführen und umsetzen
  6. Bewertung und Anpassung der Ergebnisse

Gehen wir etwas näher auf diese Punkte ein.

1. Verstehen der Organisation/des Projekts und der Prozesse

Um Verbesserungen vornehmen zu können, müssen Sie zunächst das Innenleben der Organisation und ihrer Abläufe verstehen. Sie können damit beginnen, Hintergrundinformationen zu sammeln. Dazu gehören die Beobachtung von Abläufen, das Stellen von Fragen, das Lesen von Unterlagen und das Sammeln von Daten, die Ihnen helfen, die Besonderheiten der Abläufe und die Gründe für diese Abläufe zu verstehen.

2. Identifizieren Sie die Ziele

Sobald Sie sich mit dem Unternehmen oder dem Projekt vertraut gemacht haben, können Sie sich auf dessen Ziele konzentrieren. Sie ermitteln die Stakeholder, d. h. alle Personen, die an der Entscheidungsfindung beteiligt sind, z. B. Eigentümer, Kunden, Partner, Manager, Lieferanten, Aufsichtsbehörden und Mitarbeiter.

Anhand der von den Stakeholdern formulierten Ziele und Visionen können Analysten ein Bild von den Hauptzielen des Unternehmens erstellen. Dabei geht es oft darum, aus Zielkonflikten gemeinsame Erwartungen zu entwickeln.

3. Definieren Sie den Umfang

Denken Sie daran, dass es bei der Business-Analyse darum geht, zu ermitteln, wie Unternehmen ihre Abläufe verbessern können. In diesem Schritt verwenden Sie die Hintergrundinformationen und Ziele, die Sie gelernt haben, um das Endziel für Ihre Verbesserungen zu definieren.

Der Umfang ist nicht der Plan, dem Sie folgen werden (das kommt als nächstes), sondern der Grund für die von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen. Anhand dieses Konzepts können Sie eine detaillierte Analyse durchführen, die zu verwertbaren Erkenntnissen führt. Wenn Sie den Bedarf des Unternehmens ermitteln, können Sie Lösungen entwickeln, die sowohl die Probleme beheben als auch die Unternehmensziele erreichen.

4. Erstellen Sie einen detaillierten Plan

Jetzt, da Sie wissen, was zu tun ist, entwickeln Sie einen Plan, der die notwendigen Prozesse, Anforderungen und den Zeitplan detailliert beschreibt. Definieren Sie im Plan mehrere Leistungen und die spezifischen Anforderungen für jede Leistung. Wenn für eine Leistung bestimmte Ressourcen oder Unterstützung erforderlich sind, sollten Sie auch die Informationen angeben, die das Management für die Bereitstellung dieser Ressourcen benötigt.

Obwohl es viele Möglichkeiten gibt, an die Lösungsimplementierung heranzugehen, ist die agile Methode eine praktische Technik, die man anwenden kann. Diese Methode ist bereits darauf ausgelegt, in mehreren Sprints zu arbeiten, die um separate Ergebnisse herum strukturiert sind, und kann Ihrem Team helfen, das Ziel zu erreichen und die Kontrolle zu behalten.

5. Lösungen einführen und umsetzen

Arbeiten Sie mit dem Implementierungsteam zusammen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse Ihren Qualitätsstandards und denen des Kunden entsprechen. Sie geben auch das Kundenfeedback weiter, stellen sicher, dass die Arbeit den Anforderungen entspricht, und bewerten die endgültigen Lösungen auf ihre Übereinstimmung mit den Hauptzielen. Bei der Implementierung der neuen Prozesse schulen Sie auch die Endnutzer, um korrekte Verfahren und langfristige Vorteile zu gewährleisten.

6. Bewertung und Anpassung der Ergebnisse

Sobald Ihre Lösungen eingeführt sind, führen Sie eine abschließende Analyse durch, um festzustellen, ob Sie die angestrebten Effizienzgewinne erzielt haben. Sammeln Sie Daten über die Ergebnisse. Präsentieren Sie diese Informationen dann den Beteiligten, um zu zeigen, wie Sie ihnen zu einem größeren Nutzen verholfen haben. Sie können auch zukünftige Folgemaßnahmen für eine längerfristige Analyse planen.

Welche Fähigkeiten sind für eine erfolgreiche Business-Analyse erforderlich?

Unternehmensanalysten tragen mehrere Hüte, so dass für ihre Arbeit eine Reihe spezifischer Fähigkeiten erforderlich ist. Sie müssen nicht nur Daten verstehen, sondern auch in der Lage sein, diese Informationen klar zu kommunizieren und sie für die Erstellung umsetzbarer Pläne zu nutzen. Obwohl die spezifischen Fähigkeiten je nach Art der Analyse variieren, haben wir im Folgenden die wichtigsten Eigenschaften aufgeführt.

Kommunikationsfähigkeiten

Analysten sind dafür verantwortlich, den Kunden den Wert ihrer Arbeit und der vorgeschlagenen Änderungen zu vermitteln, was oft eine Herausforderung sein kann. Sie fungieren auch als Vermittler zwischen den Implementierungsteams und den Interessengruppen. Diese Interaktionen erfordern gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten. Wenn Sie nicht in der Lage sind, die richtigen Fragen zu stellen oder effektive Antworten zu geben, werden Sie mit Ihren Projekten nicht weit kommen.

Fähigkeiten zum kritischen Denken

Wenn Sie die Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, erkennen und die besten Lösungen anbieten wollen, müssen Sie analytisch denken können. Bei jedem Projekt werden Sie widersprüchliche Zielsetzungen, zahlreiche Probleme und eine Vielzahl möglicher Lösungen berücksichtigen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Prioritäten zu setzen und die effektivsten Lösungen auszuwählen. Daher sind außergewöhnliche Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken unerlässlich.

Organisatorische Fähigkeiten

Wie bereits erwähnt, ist bei der Business-Analyse eine Menge zu tun. Sie müssen die Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen unter einen Hut bringen und gleichzeitig ein Implementierungsteam leiten. Wenn Sie dann noch andere Aufgaben übernehmen, steigt das Fehlerpotenzial dramatisch an. Damit Ihnen nichts durch die Lappen geht, müssen Sie alles im Griff haben.

Liebe zum Detail

Wie wirkt sich ein Prozess auf einen anderen aus? Wenn das Unternehmen von einer Naturkatastrophe heimgesucht wird, welche Auswirkungen könnte das auf die Abläufe haben? Business-Analysen erfordern sowohl groß angelegte als auch detaillierte Bewertungen. Wenn Sie Pläne erstellen wollen, die alle Probleme und Eventualitäten berücksichtigen, müssen Sie auch die kleinsten 14Details einplanen.

Führungsqualitäten

Viele Menschen mögen keine Veränderungen, auch Ihre Kunden und Stakeholder nicht. Business-Analysten müssen die Verantwortung für Situationen übernehmen und trotz Unsicherheiten selbstbewusst Entscheidungen treffen. Auch wenn Sie die Wünsche Ihrer Kunden genau beachten werden, müssen Sie eine Autoritätsperson sein, der andere problemlos folgen können. Je besser Ihre Führungsqualitäten sind, desto reibungsloser werden Ihre Projekte verlaufen.