Neues eBook: Der wegweisende Leitfaden zur visuellen Projektplanung

Die Vor- und Nachteile des agilen Planungsprozesses

Verfasserin: Emily Finlay

Vorletzte Woche haben wir eine visionäre Projektplanungsmethode namens „Agile Planung“ vorgestellt. Diese Technik bietet zahlreiche Vorteile für Teams und Unternehmen. Daher möchten wir uns jetzt auf den spezifischen Prozess konzentrieren, den Sie zur Verbesserung Ihrer Projekte verwenden können. Nutzen Sie den agilen Planungsprozess und die folgenden Tipps, um Ihre agilen Techniken zu steuern und unglaubliche Ergebnisse zu erzielen.

Was ist der agile Planungsprozess?

Der agile Planungsprozess beinhaltet die Unterteilung eines langfristigen Projekts in kurze Arbeitssprints. Jeder Sprint, oder Iteration, konzentriert sich auf die Erstellung eines einzelnen Teils des Gesamtprojekts und dessen Übergabe an den Kunden. Das Ziel ist es, die Flexibilität, Qualität und Effizienz Ihrer Arbeit und Ihres Teams für dieses und alle folgenden Projekte zu verbessern.

Bevor Sie diese Methode implementieren können, müssen Sie jedoch zunächst die Schritte Ihres Planungs- und Iterationsprozesses festlegen.

Agile Planungsschritte: Projektvorbereitung

Wie bei jedem großen Projekt müssen Sie den gesamten Umfang verstehen, bevor Sie sich auf die Details konzentrieren können. Die folgenden Schritte dienen dazu, das Projekt als Ganzes zu planen, bevor Sie mit der Arbeit an Ihren Ergebnissen beginnen.

Es ist wichtig zu beachten, dass dies kein Schritt-für-Schritt-Projektplan sein soll. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Vorbereitung und vage Erwartungen. Die Schätzung ist ein wesentliches Merkmal jedes agilen Projekts und wird Ihnen helfen, Ihr Projekt während der Arbeit flexibel zu halten.

1. Erstellen Sie einen Projektüberblick

Beginnen Sie damit, (in einem breiten Spektrum) zu bestimmen, was das Projekt beinhalten wird. Legen Sie die wichtigsten Prioritäten sowohl für Ihr Team als auch für den Kunden fest. Ihre Übersicht sollte letztendlich die Vision, den allgemeinen Fahrplan und den erwarteten Nutzen für Ihr Unternehmen kommunizieren.

2. Teamgeführte Vorplanung

Ihr Team ist das Rückgrat Ihres Projekts. Bestimmen Sie anhand Ihrer Übersicht, welche Ihrer Mitarbeiter die beste Wahl für die Anforderungen des Projekts sind. Sobald Ihr Team ausgewählt ist, lassen Sie es ein Brainstorming über die Werkzeuge, Ressourcen, Zeit und das Budget machen, die es für die Durchführung des Projekts benötigt. Diese Liste sollte Schätzungen für alles enthalten, was benötigt wird, um das Endprodukt an den Kunden zu liefern, nicht nur das, was für die anstehende Iteration notwendig ist.

3. Bestimmen Sie die Iterationen

Jetzt, wo Sie eine Vorstellung davon haben, was zu tun ist, müssen Sie die Iterationen festlegen, die Ihr Team durchlaufen wird, um das Projekt abzuschließen. Beginnen Sie damit, das Projekt in die verschiedenen Teilergebnisse aufzuteilen, die die Sprints definieren werden. Sie können dies tun, indem Sie die für das Projekt benötigten Funktionen skizzieren, bevor Sie die Details und Faktoren bestimmen, die mit jeder Funktion verbunden sind.

Als Nächstes planen Sie die Länge des Iterationszyklus, normalerweise zwischen einer und sechs Wochen. Jedes Ergebnis muss innerhalb dieses Zeitrahmens fertiggestellt werden, passen Sie die Sprints also entsprechend an. Sie sollten diese Zeit auch nutzen, um Ihre Iterationen zu priorisieren. Wir empfehlen, Elemente mit hoher Wichtigkeit und hohem Risiko zuerst abzuschließen, um Zeit für unerwartete Probleme und komplizierte Lösungen zu haben, die einen erheblichen Einfluss auf den Großteil des Projekts haben könnten.

4. Erstellen Sie eine Roadmap

Da jeder Zyklus etwa gleich lang sein sollte, ergibt sich aus dem vorangegangenen Schritt natürlich eine Schätzung für die Gesamtdauer des Projekts. Der Kunde sollte eine Vorstellung davon haben, wann die einzelnen Ergebnisse geliefert werden, sowie von der Anzahl der Elemente in jeder Lieferung. Ihr Team kann sich dafür entscheiden, ein Ergebnis pro Release zu liefern oder weniger Release-Termine mit mehreren Ergebnissen pro Release zu haben. Und denken Sie daran, dass Sie keine Fristen, sondern Zeitspannen erstellen. Halten Sie Ihre Liefer- und Endtermine eher vage als strikte Fristen.

Wenn Sie all diese Informationen haben, können Sie eine Roadmap erstellen, die eine Schätzung des Projekts enthält. Diese Roadmap zeigt, was wann fällig ist und wie sich das Projekt im Laufe der Zeit entwickeln wird. Auch wenn Sie möglicherweise Dinge neu priorisieren oder anpassen müssen, kann Ihr Team diesen Plan verwenden, um sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg bleibt.

Agile Planungstechniken: Abschließen von Iterationen

Jetzt, wo Ihre Sprints und Ziele geplant sind, können Sie mit der Arbeit am Großteil des Projekts beginnen. In den folgenden Schritten haben wir die grundlegenden Schritte skizziert, mit denen Sie den Prozess erstellen können, den Sie für jeden Ihrer Sprints befolgen werden. Dieser Prozess wird sich mit jeder Iteration verbessern und weiterentwickeln, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Daten sammeln und nachverfolgen, während Sie arbeiten.

1. Planen Sie mit Ihrem Team

Jeder Zyklus beginnt mit einer Teambesprechung. Die Gruppe bespricht die Ergebnisse der vorangegangenen Iterationen sowie das Feedback des Kunden. Nutzen Sie diese Zeit, um zu bestimmen, ob Sie die Roadmap, die verbleibenden Sprints und die Produktfunktionen anpassen/neu priorisieren müssen. Sie sollten auch den neuen Umfang des Projekts abschätzen und den Zeit- und Kostenaufwand für die Erfüllung der angepassten Anforderungen bewerten.

Werfen Sie als nächstes einen Blick auf die bevorstehende Iteration und das Ziel/Ergebnis. Brechen Sie den Liefergegenstand in spezifische Funktionen auf. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ressourcen haben, die das Team für diesen Teil des Projekts benötigt. Dieses Meeting (oder Meetings, aber nicht mehr als zwei) sollte nur ein paar Stunden dauern. Sie wollen, dass Ihr Team mit der Zeit besser im Schätzen wird, also verwenden Sie ein Zeitlimit, um Effizienz zu erzwingen.

Wenn es Änderungen gibt, die aufgrund früherer Rückmeldungen oder Probleme erforderlich sind, stellen Sie sicher, dass diese in die nächste Iteration eingearbeitet werden. Das kann bedeuten, dass Funktionen in eine andere Iteration verschoben werden. Falls ja, keine Panik. Der agile Planungsprozess gibt Ihnen die Flexibilität und die Zeit, diese Änderungen vorzunehmen, ohne den Rest des Projekts zu zerstören.

2. Aufgaben erstellen

Jetzt, wo Sie wissen, was in diesem Sprint zu tun ist, unterteilen Sie die Features in die Aufgaben, die zu ihrer Fertigstellung notwendig sind. Stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben genug Details enthalten, um den Mitarbeitern zu zeigen, was Sie von ihnen erwarten. Sie werden diese Aufgaben klein halten wollen, Arbeiten, die Ihre Mitarbeiter in höchstens einem Tag erledigen können.

Das Wichtigste bei diesem Schritt ist, dass Sie die Aufgaben nicht auf der Basis der Verfügbarkeit Ihrer Teammitglieder erstellen. Der Wert hat hier oberste Priorität, also müssen Sie die Anforderungen für diesen Teil des Projekts objektiv betrachten.

3. Weisen Sie den Teammitgliedern Aufgaben zu

Lassen Sie jeden wissen, wofür er in diesem Sprint verantwortlich ist, und überprüfen Sie dabei die Klarheit. Für einige Zyklen werden Sie vielleicht Aufgaben für jeden haben. Andere werden mehr auf einige Schultern fallen als auf andere, vielleicht sogar so, dass einige Arbeiter nicht viel zu tun haben. Das ist ein übliches Szenario im agilen Planungsprozess und nichts, worüber man sich Sorgen machen müsste. Solange die besten Leute für den Job an den richtigen Aufgaben arbeiten, wird diese Methode den Wert Ihrer Arbeit hoch halten.

4. Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Halten Sie die Aufgaben und Ziele für jede Iteration in einem physischen, gut sichtbaren Diagramm oder Raster fest. Sie sollten die Aufgabenzuweisungen, die erwartete Zeit für jede Aufgabe und die tatsächliche Anzahl der für jede Aufgabe aufgewendeten Stunden angeben. Jedes Teammitglied sollte seine eigenen Daten verfolgen und hinzufügen, damit Ihre Zahlen genau sind.

Durch die Visualisierung des Teamfortschritts bleibt jeder im Zeitplan. Da die meiste Arbeit von einem anderen Teil des Projekts abhängt oder sich darauf auswirkt, kann dieses Diagramm Ihrem Team helfen, ihre Bemühungen aufeinander abzustimmen.

Es ist auch für zukünftige Iterationen wichtig. Je mehr Sie darüber wissen, was Ihr Team zu tun in der Lage ist und wie lange es dauert, desto effektiver wird Ihr agiler Planungsprozess sein. Ihr Team wird diese Informationen nutzen, um Schätzungen für jede neue Iteration vorzunehmen, also bewahren Sie alle Daten, die Sie sammeln, auf und kombinieren Sie sie.

5. Sammeln Sie Feedback

Während die Abgabe des Ergebnisses das Ziel jeder Iteration ist, ist der Zyklus nicht beendet, bis Sie Feedback vom Kunden erhalten. Ihre Bewertung sollte tiefgreifend und detailliert sein. Sie müssen wissen, was sie von dem bisherigen Projekt und insbesondere von diesem Teil halten. Einige Fragen, die Sie stellen sollten, sind:

  • Erfüllen wir die Erwartungen an Qualität und Funktionalität?
  • Gibt es etwas, das Ihnen nicht gefällt? Wie würden Sie dieses Problem beheben?
  • Haben Sie irgendwelche Änderungen am ursprünglichen Umfang? Und warum?

Dieses Feedback ist ausschlaggebend für die weitere Arbeit, deshalb ist es wichtig zu verstehen, was der Kunde in dieser Phase denkt. Mikroanpassungen während der Arbeit sind viel einfacher als größere Änderungen am Ende des Projekts. Der Kunde sollte diesen Zweck von Anfang an verstehen und dazu ermutigt werden, das nötige Feedback zu geben.

Während Sie auf die Rückmeldung des Kunden warten, bitten Sie Ihr Team, seine Gedanken über den Sprint und die Ergebnisse zu sammeln. Sie werden dieses Feedback während der Teambesprechung für die nächste Iteration durchgehen. Bitten Sie sie, die Probleme zu nennen, mit denen sie konfrontiert waren, was die Lösungen erforderten und wie sie die Arbeit für den nächsten Zyklus verbessern könnten. Das mag anfangs etwas mühsam sein, aber die Mitarbeiter werden bald anfangen, sich nach und nach Notizen zu machen. Je länger Sie der agilen Methode folgen, desto besser werden Ihr Feedback und Ihre Arbeit sein.

6. Niemals aufhören sich und die Prozesse zu verbessern

Dies ist technisch gesehen kein Schritt, aber er ist ein wichtiger Teil Ihres agilen Prozesses. Indem Sie die Verbesserung im Auge behalten, können Sie die Qualität jedes Teils Ihres Projekts garantieren. Und sobald das Projekt abgeschlossen ist, wird es Ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen, die Fähigkeiten Ihres Teams zu schärfen und Ihre Effizienz bei allem, was Sie tun, zu steigern. Als Unternehmen ist Ihre Arbeit nie getan. Ihr Wunsch, besser zu werden, sollte es auch nicht sein.