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Business-Diagramme: was sie sind und warum Sie sie verwenden sollten

Von: Emily Finlay

Menschen sind visuelle Wesen. Das Verständnis von betrieblichen Abläufen oder die Anwendung von Daten auf Entscheidungen wird einfacher, wenn man eine vereinfachte Form der Informationen sehen kann, mit denen man arbeitet. Dies gilt insbesondere für die Erstellung von Businessprozessdiagrammen.

Diese Datenvisualisierungen zerlegen Ihre Abläufe in kleinere, leichter verständliche Informationseinheiten. Sie können diese Diagramme und Grafiken dann verwenden, um die Stärken und Schwächen Ihrer Prozesse zu untersuchen. Sie können auch effektiver mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um Lösungen zu finden, wenn alle auf der gleichen Seite sind.

Aber welches Businessdiagramm sollten Sie verwenden, um die besten Ergebnisse zu erzielen?

In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen die Arten von Businessdiagrammen vor, wie Sie sie verwenden können und welche Vorteile sie bieten.

Was sind Business-Diagramme?

Businessdiagramme stellen Ihre Geschäftsprozesse auf eine visuelle Weise dar. Sie werden auch als Business Process Mapping bezeichnet und zeigen die Schritte, die in Ihren Abläufen involviert sind. Von Produktionsprozessen bis hin zum Onboarding von Mitarbeitern -Businessdiagramme stellen alle Abläufe übersichtlich dar.

Da jede Branche und jedes Unternehmen seine eigene Art hat, Dinge zu tun, gibt es viele Möglichkeiten, ein Businessdiagramm zu erstellen. Im nächsten Abschnitt gehen wir auf die einzelnen Visualisierungen ein, die Sie zur Abbildung Ihrer Prozesse verwenden können.

Arten von Business-Diagrammen

Flussdiagramme

Flussdiagramme werden zur Visualisierung von Prozessen oder Systemen verwendet. Diese Diagramme verwenden eine Vielzahl von Formen, wie z. B. Ovale, Rechtecke und Rauten, um verschiedene Schritte oder Teile dieser Prozesse darzustellen. Durch die Verwendung von Pfeilen, die zeigen, wie jede Stufe in die nächste übergeht, können Sie die Abfolge Ihrer Systeme besser verstehen und analysieren.

Simple Flowchart Sample - MindManager Blog

Mindmaps

Mindmaps helfen Ihnen, Daten um eine zentrale Idee herum zu organisieren. Wenn Sie z.B. Ihren Qualitätssicherungsprozess abbilden wollen, könnten Sie eine Mindmap verwenden, um die verschiedenen Maßnahmen zu skizzieren, die Sie ergreifen, um die Qualität während des gesamten Produktionsprozesses sicherzustellen.

Der Aufbau einer Mindmap beginnt mit einer großen Form in der Mitte, um das Hauptthema darzustellen. Sie können dann Linien oder Pfeile verwenden, um die Benutzer zu den Schritten oder Ideen zu führen, die in dieser zentralen Idee enthalten sind. Sie können auch zusätzliche Ebenen oder Bilder und Text hinzufügen, um diese Schritte weiter zu erklären.

Mind Maps | MindManager Blog

Organigramme

Organigramme zeigen die Struktur Ihrer Organisation oder Ihres Teams. Ein großer Kasten oben zeigt die Führungsperson, entweder den Chef oder den Teamleiter. Linien führen dann nach unten in Kästen, die die nächste Führungsebene zeigen, und wiederholen sich, bis die Organisation vollständig abgebildet ist. Diese Diagramme helfen dem Betrachter, die Struktur der Mitarbeiter zu verstehen. Sie können auch verwendet werden, um Ihre Befehlskette und Entscheidungshierarchie zu veranschaulichen.

Org Chart Sample - MindManager Blog

Prozess-Maps

Für Diagramme, die große Mengen an Text benötigen, ist eine Prozess-Map eine gute Wahl. Diese Grafiken verwenden eine Kombination aus Text und Bildmaterial, um den Leser durch einen Prozess zu führen. Wenn Sie die Reise eines Kunden durch Ihr Unternehmen darstellen möchten, könnten Sie eine Infografik im Flussdiagramm-Design verwenden. Das Einfügen von Textblöcken zur Erläuterung der einzelnen Phasen und zur Führung des Benutzers bietet mehr Informationen als ein Standard-Flussdiagramm und verlässt sich auch auf Bilder, um die Konzepte zu verdeutlichen.

Process Mapping Sample 1 | MindManager Blog

Schwimmbahn-Diagramme

Wenn Prozesse mehrere Abteilungen durchlaufen, stellen Schwimmbahn-Diagramme diese Abläufe zum leichteren Verständnis übersichtlich dar. In horizontalen oder vertikalen Reihen (die jeweils die verschiedenen Abteilungen repräsentieren) werden durch Formen und Pfeile die einzelnen Schritte Ihrer Abläufe dargestellt. Schwimmbahn-Diagramme zeigen, wie sich Ihre Prozesse durch jeden Bereich bewegen und welche Schritte in der Verantwortung der einzelnen Abteilungen liegen. Diese Diagramme können sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit verbessern.

Swimlane Diagrams | MindManager Blog

Workflow-Diagramme

Workflow-Diagramme sind ähnlich wie Flussdiagramme, konzentrieren sich aber ausschließlich auf eine bestimmte Aufgabe oder einen Prozess, der von einer Person genutzt wird. Mit einer Vielzahl von Formen und Pfeilen können Sie diese Grafik verwenden, um die beteiligten Schritte zu skizzieren. Workflow-Diagramme sind eine großartige Möglichkeit, neuen Mitarbeitern zu zeigen, wie sie Aufgaben ausführen müssen. Sie können auch verwendet werden, um Schwachstellen innerhalb Ihrer Prozesse zu finden.

Workflow Diagram | MindManager Blog

Wie kann ich Business-Diagramme verwenden?

Businessdiagramme sollen Ihnen und Ihrem Team helfen, Ihre Prozesse zu verbessern und zu verstehen. Auch wenn Sie denken, dass Ihre Abläufe optimiert und effizient sind, decken diese Visualisierungen Bereiche auf, die möglicherweise verbessert werden müssen. Sie geben Ihnen auch die Einblicke, die Sie brauchen, um Ihre Prozesse auf Ihre Hauptziele auszurichten.

Durch die Darstellung Ihrer Abläufe wird Ihr Team in die Lage versetzt, bei allem, was es tut, effizienter und effektiver zu sein. Anstatt den Status Quo beizubehalten, können Sie Wege finden, Kosten und Zeit zu sparen, während Sie jeden Prozess optimieren.

Beispiele für den Einsatz von Businessprozess-Flussdiagrammen

Es gibt viele Situationen, in denen Geschäftsprozessdiagramme eine wertvolle Hilfe sind. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen einige Möglichkeiten auf, wie Sie die Datenvisualisierung nutzen können, um Ihr Unternehmen zu vergrößern und die Erwartungen Ihrer Kunden zu übertreffen.

Interne Audits

Es gibt viele Gründe, ein Audit innerhalb Ihres Unternehmens durchzuführen. Vielleicht haben Sie eine Beschwerde über Ihr Produkt erhalten oder Sie möchten die Einhaltung von Branchenvorschriften überprüfen. Unabhängig vom Grund sollte der erste Schritt darin bestehen, Ihre Prozesse grafisch darzustellen.

Wenn Sie die beteiligten Schritte darlegen, können Sie Bereiche, die die Produktion verlangsamen oder die Qualität beeinträchtigen, klar erkennen. Sie können Ihr Diagramm auch verwenden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die richtigen Verfahren einhalten. Mit Ihrem Leitfaden werden Sie keine Probleme übersehen, die möglicherweise bestehen.

Onboarding neuer Mitarbeiter

Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern ein Diagramm zur Verfügung stellen, das die für eine Aufgabe erforderlichen Schritte skizziert, unterstützen Sie sie bei ihrer Arbeit und sparen Ihre Zeit. Sie müssen sie nicht durch Ihren Prozess führen oder sie an die entsprechenden Mitarbeiter verweisen. Stattdessen können sie die anfallende Arbeit schnell verstehen und sich darauf einstellen.

Vorbereitungen für eine Markteinführung

Ganz gleich, ob Sie ein neues Produkt einführen oder einen neuen Standort eröffnen, Ihr Geschäftsprozessdiagramm sorgt dafür, dass alles reibungslos abläuft. Ihr Team wird im Voraus vorbereitet und ist bereit, seine Aufgaben zu erledigen. Wenn etwas schief geht, können Sie Ihr Diagramm nutzen, um den besten Weg nach vorne zu finden. Sie können sich darauf konzentrieren, Ihre Kunden zu begeistern, im Vertrauen auf den Plan, den Sie verfolgen.

Die Vorteile der Verwendung eines Businessanalysediagramms

Wenn ein Unternehmen ein Prozessdiagramm verwendet, kann es seine Daten auf eine neue Art und Weise nutzen. Von Besprechungen bis hin zur Verbesserung der Verkäufe gibt es endlose Möglichkeiten, von diesen visuellen Darstellungen zu profitieren. Um zu verstehen, wie Business-Diagramme Ihr Unternehmen unterstützen können, entdecken Sie im Folgenden die Vorteile, die sie bieten.

1. Verbessern Sie die Kommunikation

Unklare Kommunikationsprozesse sind eine der einfachsten Möglichkeiten, Chaos in einem Team und einer Organisation zu schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht wissen, an wen sie sich wenden müssen, wird keines Ihrer Projekte reibungslos ablaufen. Stattdessen erhalten mehrere Personen die gleichen Informationen, und diese gelangen möglicherweise nie zu den Personen, die sie am dringendsten benötigen.

Die Gliederung Ihrer Prozesse zeigt, wie Sie von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass sie Daten weitergeben. So laufen Sie nicht Gefahr, wichtige Informationen zu verpassen, und Ihr Team kann schneller vorankommen. Außerdem werden Ihre Abläufe für zukünftige Projekte gefestigt. Ihr Team kann in kürzerer Zeit mehr erreichen, wenn es effektiver zusammenarbeitet.

2. Optimieren Sie Prozesse

Wenn Sie Ihre Prozesse regelmäßig analysieren, kann Ihr Team mit der Zeit immer besser arbeiten. Wenn Sie den Ablauf zum ersten Mal erstellen, hilft Ihnen die Diagrammerstellung, die besten Wege zu finden, um Dinge zu erledigen. Im Laufe der Zeit können Sie Ihre Diagramme nutzen, um neue Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Dies stärkt auch Ihre Reaktionen auf Veränderungen. Unabhängig von der Veränderung können Sie die idealen Pivots identifizieren, die Sie machen müssen, um Ihr Geschäft zu erhalten und zu erweitern.

3. Konsistenz beibehalten

Menschen mögen Muster. Wenn Sie die Schritte Ihrer Abläufe festlegen, entsteht ein zuverlässiger Rhythmus und eine Routine in Ihrer Arbeit. Wie eine gut funktionierende Maschine können Sie Prozesse etablieren, die die Produktivität fördern. Konsistenz stellt auch sicher, dass Ihr Team bei allem, was es tut, das gleiche Qualitätsniveau liefern kann. Jeder weiß genau, was von ihm erwartet wird und was er tun muss, um erfolgreich zu sein, so dass Ihre Ergebnisse zuverlässig und außergewöhnlich sind.

4. Konform bleiben

Wenn Unternehmen gegen Vorschriften verstoßen, liegt das oft an Abweichungen von den Richtlinien, die vom Management nicht bemerkt werden. Ein Geschäftsprozessdiagramm minimiert dieses Risiko, indem es klar aufzeigt, was jede Aufgabe erfordert, um die Vorschriften einzuhalten. Selbst wenn neue Mitarbeiter zu Ihrem Team stoßen, können Sie sicherstellen, dass sie die genauen Schritte befolgen, um Ihr Unternehmen innerhalb der Vorschriften zu halten.

5. Schlagen Sie die Konkurrenz

Ein Unternehmen, das intern gut läuft, wird auch in seiner Branche besser abschneiden. Sie verlieren kein Geld durch Ineffizienzen und haben mehr Ressourcen, um zu expandieren. Wenn Sie Ihr Team durch exzellente Kommunikationsstrategien und klare Rollenverteilung vereinen, können sie ihr Bestes geben. Ihr Unternehmen wird von oben bis unten so funktionieren, wie es geplant ist, und Sie können Ihren Kunden die besten Ergebnisse der Branche bieten.

Am wichtigsten ist, dass Verbesserungen in jeden Bereich Ihrer Geschäftsprozesse einfließen werden. Ihr Unternehmen wird sich immer darauf konzentrieren, besser zu werden und mehr zu leisten und gleichzeitig Ihren Kunden zum Erfolg zu verhelfen. Wenn Sie kontinuierlich daran arbeiten, Ihre Prozesse zu verbessern, werden Sie dem Markt zeigen, dass Sie die beste Wahl sind.