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Agiles Projektmanagement: Was es ist und warum wir es nutzen sollten

Verfasserin: Emily Finlay

Agiles Projektmanagement ist in vielen Organisationen und Teams auf der ganzen Welt ein wichtiger Bestandteil. Und das aus gutem Grund: Es ist schnell, effizient und hilft, mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen. Zumindest, wenn es richtig gemanagt wird.

In diesem Artikel gehen wir auf die spezifischen Maßnahmen ein, die Sie als Projektmanager ergreifen sollten, wenn Sie die agile Methode einsetzen. Mit diesem Leitfaden können Sie sicherstellen, dass jedes Projekt reibungslos abläuft und die angestrebten Ergebnisse erzielt werden.

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist ein Ansatz, der mehrere Zyklen, so genannte Sprints, verwendet, um die Geschwindigkeit, Flexibilität und Qualität des Projekts zu verbessern. Mit dem Abschluss jedes Sprints stellt das Team einen Teil des Projekts fertig und liefert ihn ab, wobei das Feedback des Kunden und des Teams genutzt wird, um zukünftige Iterationen zu steuern und zu verbessern.

Obwohl die agile Methodik am häufigsten für Softwareentwicklungsprojekte verwendet wird, kann sie bei einer Vielzahl von Projekttypen eingesetzt werden. Diese Technik beinhaltet die Verwendung von Sprints, die Beibehaltung der Flexibilität, um bei Bedarf umzuschwenken, und die ständige Verbesserung. Innerhalb dieser Richtlinien haben Sie jedoch die Möglichkeit, die Prozesse zu finden und anzuwenden, die für Ihr Team und Ihr Projekt am besten funktionieren.

Agile Projektmanagement-Methodik

Vor zwanzig Jahren arbeitete eine Gruppe von Softwareentwicklern zusammen, um die Spezifika der agilen Methode für das Softwaremanagement niederzuschreiben. Sie kamen auf vier Hauptgrundsätze, die wir ein wenig abgewandelt haben, damit sie zu jedem Projekt passen. Diese Werte sind:

  1. Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software (oder jede Dienstleistung/jedes Produkt) vor umfassender Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden statt Vertragsverhandlungen
  4. Reagieren auf Veränderungen statt Befolgen eines Plans

Diese Grundsätze bedeuten nicht, dass Sie eine Seite gegenüber der anderen vernachlässigen sollten. Legen Sie stattdessen mehr Wert auf den Anfang der Sätze als auf das Ende. Indem Sie diese Werte in Ihre Projekte implementieren, können Sie effizientere Wege finden, um Ihren Kunden außergewöhnliche Ergebnisse zu bieten.

Lassen Sie uns diese Werte etwas genauer untersuchen.

1. Individuen und Interaktionen über Prozesse und Tools

Wenn Sie ein agiles Projekt durchführen, stehen Ihr Team und die Zusammenarbeit im Mittelpunkt Ihrer Arbeit. Bei einem typischen Projekt würde das Management zum Beispiel die genauen Schritte planen, die das Team unternehmen muss, um das Ergebnis zu erreichen. Sie würden sich auf die Prozesse konzentrieren, die befolgt werden müssen, und auf die Werkzeuge, die für jeden Schritt verwendet werden sollten.

Die Verwendung einer solch starren Struktur kann jedoch schnell zu Problemen führen, vor allem, wenn Ihr Team Schluckauf oder Verzögerungen erlebt. Wenn Sie Ihr Team an bestimmte Prozesse binden und diese Abläufe diese Probleme nicht lösen können, laufen Sie Gefahr, dass Ihr gesamtes Projekt entgleist.

Wenn Sie stattdessen Ihr Team und die Interaktionen in den Mittelpunkt stellen, wie es die agile Methode tut, wird der Fortschritt nur durch die beteiligten Personen begrenzt. Das Einladen von Ideen und Vorschlägen stellt sicher, dass jedes Stück Arbeit das Beste widerspiegelt, was Ihr Team zu bieten hat. Wenn Sie etwas Unerwartetes erleben, kann Ihr Team leicht zu einem besseren Prozess wechseln, der zu den neuen Anforderungen passt.

Am wichtigsten ist, dass die Zusammenarbeit Ihres Teams Probleme und Fehler schnell aufdeckt, während Sie arbeiten. Anstatt die Kommunikation auf geplante Meetings oder Anrufe zu beschränken, können sich alle gegenseitig anspornen, besser zu sein und zu werden. Indem Sie Ihrem Team den Freiraum geben, den es braucht, um die besten Lösungen zu finden, können Sie eine höhere Qualität und schnellere Ergebnisse erzielen.

2. Funktionierende Software (oder jede Dienstleistung/jedes Produkt) über umfassende Dokumentation

Dieser Grundsatz ist zwar eher für die Softwareentwicklung relevant, aber dennoch wichtig zu beachten. Anstatt eine Fülle von Dokumenten zu erstellen, die sich auf die Erstellung, die Funktionen und die Ausführung des Endprodukts beziehen, sollten Sie sich auf das Produkt selbst konzentrieren. Dieser Papierkram neigt dazu, den Fortschritt zu behindern und Verzögerungen zu verursachen, wo keine nötig sind. Wenn Sie sich auf die Dienstleistung oder das Produkt konzentrieren, das Sie entwerfen, werden Ihre Prozesse gestrafft und der Großteil Ihrer Aufmerksamkeit bleibt dort, wo er am meisten gebraucht wird.

Trotzdem sollten Sie die Dokumentation nicht komplett aus Ihren agilen Prozessen verbannen. Einige dieser Informationen sind wichtig, um sie aufzuschreiben. Solange Sie der Arbeit, die Sie tun, Vorrang vor der Erstellung dieser Dokumente geben (Sie können die Dokumentation aufschieben, um dem Produkt mehr Aufmerksamkeit zu schenken, aber nicht umgekehrt), wird Ihr Projekt im Zeitplan bleiben.

 

3. Zusammenarbeit mit dem Kunden vor Vertragsverhandlungen

Bei den meisten Projekten, die typische Projektmanagement-Techniken verwenden, wird der Kunde nur zu Beginn und am Ende des Projekts einbezogen. Während der Vertragsverhandlungen erstellen das Management und der Kunde detaillierte Pläne für das Projekt, ohne das tatsächliche Ergebnis zu kennen. Sie legen harte Termine fest, skizzieren genaue Details und vereinbaren bestimmte Prozesse, bevor das Team überhaupt weiß, was das Projekt beinhaltet.

Dann, wenn das Projekt geliefert wird, bekommt der Kunde seinen ersten Blick auf das Produkt. Erst dann findet er die Probleme, die behoben werden müssen, und die Änderungen, die er vorgenommen haben möchte, wenn es am schwierigsten und zeitaufwändigsten ist, die Rahmenbedingungen anzupassen. Das Projekt dauert zu diesem Zeitpunkt oft viel länger als erwartet, was zu Kopfschmerzen und Frustrationen auf beiden Seiten führt.

Wenn man den Kunden die Möglichkeit gibt, während des gesamten Projekts mitzuarbeiten, lassen sich viele dieser Probleme vermeiden. Die Kunden teilen ihre Vision zu Beginn des Problems mit und die Manager nutzen diese Informationen, um ihre Arbeit zu leiten, anstatt zu versuchen, jedes Detail zu bestimmen.

Mit jeder Iteration bekommt der Kunde die Möglichkeit, das Produkt, seine einzelnen Teile und die Richtung, in die es geht, zu bewerten. Teams können dieses Feedback nutzen, um Funktionen in ihren frühen Stadien anzupassen, bevor sie zu sehr mit anderen Elementen des Produkts verwoben sind. Die Zusammenarbeit stellt sicher, dass der Kunde genau das Ergebnis erhält, das er sich wünscht, ohne dass Ihr Team dabei unnötigem Stress ausgesetzt wird.

4. Reagieren auf Veränderungen statt Befolgen eines Plans

Flexibilität ist der Schlüssel zum agilen Projektmanagementprozess. Neben der Vermeidung einer detaillierten Projektplanung mit dem Kunden sollten Sie auch darauf verzichten, Ihrem Team bestimmte Schritte vorzugeben.

Das heißt aber nicht, dass Sie völlig blind in das Projekt gehen sollten. Sie sollten immer noch eine Roadmap erstellen, die die Iterationen, denen Sie folgen werden, und die Funktionen, die Sie erstellen, umreißt. Innerhalb dieser Sprints werden Sie jedoch einen Großteil der Planung Ihrem Team überlassen.

Durch diese lockere Struktur bleibt Ihr Team agil und jeder hat die Möglichkeit, die ideale Lösung für jedes Problem zu finden. Auch Änderungen durch Kundenfeedback sind einfacher und schneller möglich. Unabhängig von der Situation oder dem Bedarf kann Ihr Team liefern, ohne dass der Rest des Projekts erhebliche Probleme verursacht.

Tipps zum agilen Projektmanagement

Heutzutage haben viele Teams, die traditionelle Projektmanagement-Methoden verwenden, Schwierigkeiten, mit den Veränderungen und Unwägbarkeiten ihrer Projekte Schritt zu halten. Die Implementierung agiler Strategien begrenzt diese Unbekannten und gibt jedem Teammitglied die Chance, in jedem Projekt seine beste Arbeit zu leisten. Von der Softwareentwicklung über das Marketing bis hin zum Bauwesen und vielen anderen Projekten, die Unternehmen in diesen Branchen durchführen, bietet agiles Projektmanagement unendlich viele Vorteile.

Wenn Sie die agile Methodik in Ihre eigenen Projekte implementieren möchten, finden Sie hier einige Möglichkeiten, damit zu beginnen.

1. Recherchieren Sie

Sie müssen zwar nicht einem strikten Leitfaden folgen, aber Sie erzielen die besten Ergebnisse, wenn Sie bewährte agile Projektprozesse anwenden. In den letzten Blogs haben wir die Grundlagen der agilen Planung, Best Practices und Vorlagen für die Gliederung Ihrer Projekte behandelt. Diese Artikel sind eine gute Möglichkeit, Ihre neuen Projektpläne festzulegen.

Die Prozesse, die Sie verwenden, werden je nach Branche variieren, also nutzen Sie die Erfahrungen anderer, um Ihre eigenen Projekte zu steuern.

2. Entdecken Sie den Wert von Schätzungen und Berichten

Ihre Projektpläne enthalten keine Details, sondern Schätzungen zu den Prozessen, Terminen und Ressourcen, die Sie benötigen und befolgen werden. Mit jeder Iteration wird Ihr Team mehr über seine Kapazität und Geschwindigkeit erfahren. Diese Informationen können Sie dann nutzen, um zukünftige Sprints anzupassen und die Schätzungen für spätere Projekte zu verbessern.

Achten Sie einfach darauf, die Daten, die Sie während des Projekts sammeln, zu verfolgen. Diese Zahlen werden Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Anpassungen für jedes andere Projekt, das Sie in Angriff nehmen, vorzunehmen.

3. Unterteilen Sie Projekte in Sprints

Iterationen sind vielleicht das wichtigste Merkmal der agilen Projektmanagement-Methode und bestimmen alles, was Sie in zukünftigen Projekten tun. Diese kurzen Zyklen helfen Ihrem Team, sich auf Qualität und Geschwindigkeit zu konzentrieren und ermöglichen es Ihnen, schneller voranzukommen, ohne die Exzellenz Ihrer Arbeit zu opfern. Außerdem wird so sichergestellt, dass der Kunde in jeden Schritt des Prozesses eingebunden ist. Der Einsatz agiler Methoden erhöht Ihre Erfolgsquote und sorgt dafür, dass Ihre Kunden von den Produkten, die sie erhalten, begeistert sind.

Da jedoch jeder Zyklus mit einem Ergebnis endet, können die Iterationen in verschiedenen Branchen sehr unterschiedlich aussehen. Wenn Sie z. B. ein Gebäude bauen, können Sie nicht einfach einen Teil des Gebäudes erstellen, ohne zu wissen, wie der Rest aussehen wird. Was Sie tun können, ist, den Kunden in jede Phase der Konstruktion einzubeziehen. Durch die Implementierung agiler Prinzipien können Sie Probleme am Ende des Projekts und Verzögerungen in der Mitte des Projekts vermeiden.

Obwohl dieser Prozess anders aussehen mag als ein agiles Eventplanungsprojekt, können Sie dennoch von agilen Projektmethoden und -prinzipien profitieren.

4. Verlassen Sie sich auf Feedback

Die Nutzung von Feedback zur Verbesserung ist eine Sache, die über alle Projekte und Branchen hinweg gleich bleibt. Sowohl Ihr Team als auch Ihre Kunden sollten wertvolle Erkenntnisse mitteilen, die Sie nutzen können, um Ihre Prozesse in der nächsten Iteration zu verfeinern. Wenn Sie Verbesserungen zu einer Priorität in Ihrer gesamten Arbeit machen, können Sie Teams und Prozesse formen, die in jedem Projekt gedeihen können.