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5 unverzichtbare Business-Analyse-Tools

Von: Emily Finlay

Business-Analyse-Tools sind die nicht ganz so geheimen Waffen für jede wichtige Verbesserungsstrategie. Angesichts der vielen Aufgaben, die mit der Analyse und Optimierung eines Unternehmens verbunden sind, helfen diese Ressourcen den Analysten, konzentriert und organisiert zu bleiben.

Bei der Evaluierung eines Unternehmens müssen Analysten zahlreiche Aufgaben bewältigen. Einige dieser Anforderungen sind:

  • Sammeln von Daten
  • Prozesse visualisieren
  • Lösungen abbilden
  • Verfolgen von Zielen
  • Aufgaben auflisten
  • Arbeitsabläufe überwachen
  • Zusammenarbeit im Team fördern

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, kann dieser Arbeitsbereich mehr als ein Tool erfordern. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen mehrere Ressourcen vor, die Ihnen beim Aufbau eines Business-Analyse-Rahmens helfen und Ihr Projekt reibungslos voranbringen können. Nach der Lektüre werden Sie in der Lage sein, die Business-Analyse-Tools und -Techniken auszuwählen, die für Sie am besten geeignet sind.

Lassen Sie uns in die Thematik einsteigen.

Was sind Business-Analyse-Tools und -Techniken?

Business-Analyse-Tools und -Techniken sind die Ressourcen und Verfahren, die zum Verständnis und zur Verbesserung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. Welche Tools verwendet werden, hängt vom jeweiligen Projekt und den Anforderungen des Unternehmensanalysten ab.

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der wichtigsten Business-Analyse-Tools und die Möglichkeiten, wie Sie sie zur Verbesserung Ihrer Abläufe einsetzen können.

1. Google Workspace

Die Zusammenarbeit ist eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Projekt. Der Versuch, den Überblick über Informationen, Dateien und Beiträge zu behalten (insbesondere in unübersichtlichen Dokumenten mit Änderungsverfolgung), bereitet oft Kopfschmerzen. Wenn Sie keine gute Möglichkeit haben, den Überblick über diese Dinge zu behalten, können dringende Anforderungen durch die Maschen rutschen.

Mit Google Workspace können Sie alle Ihre Informationen in einem einzigen Bereich aufbewahren, auf den jeder leicht zugreifen kann. Planen und halten Sie Meetings ab, erstellen Sie Kalkulationstabellen, entwickeln Sie Präsentationen und vieles mehr – alles in Ihrem Arbeitsbereich. Diese Suite umfasst:

  • Google Mail
  • Kalender
  • Meeting
  • Chatten
  • Laufwerk
  • Docs
  • Blätter
  • Folien
  • Formulare
  • Websites
  • Zahlreiche Integrationen

Welche Analysetechniken werden unterstützt?

  • Geschäftsprozessmodellierung (BPM) – Erstellen und verfolgen Sie Ihre Untersuchungen und potenziellen Lösungen mit Google Docs oder Sheets.
  • Mission, Objectives, Strategies, and Tactics (MOST) – Verwenden Sie eine Formularumfrage, um herauszufinden, was Ihre Mitarbeiter von Ihrer Mission und Ihren Zielen halten. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Vision und die nächsten Schritte effektiver gestalten.
  • Kunden, Akteure, Transformation, Weltanschauung, Eigentümer, Umweltauflagen (CATWOE) – Erstellen Sie eine Präsentation mit diesen Fragen, um eine Brainstorming-Sitzung zu leiten, und lassen Sie dann alle Mitarbeiter ihre Antworten in ein gemeinsames Dokument eintragen.
  • Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environmental (PESTLE) – Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um diese potenziellen Bedrohungen in einem Dokument oder einer Tabelle festzuhalten.
  • Six Thinking Hats – Verwenden Sie während Ihres Brainstormings eine Präsentation, um die Diskussion zu leiten, und ein gemeinsames Dokument, um Ihre Ergebnisse zu sammeln.

2. Board

Daten sind das Herzstück jeder erfolgreichen Geschäftsverbesserung. Um wirklich effektive Lösungen zu finden, müssen Sie die Zahlen hinter Ihren Prozessen und Ergebnissen verstehen.

Mit Board können Sie Ihre Daten anzeigen, durchsuchen und zu aufschlussreichen Berichten zusammenstellen. Und was noch wichtiger ist: Mit der Datenmodellierungsoption können Sie Ihre Prozesse anhand von Zahlen visualisieren. Sie können Simulationen erstellen, die die Auswirkungen möglicher Änderungen zeigen. Diese Informationen und Funktionen zeigen deutlich die besten Optionen auf und vereinfachen Ihre Lösungen.

Weitere Funktionen sind Berichte, Dashboarding, Planungstools, Scorecarding, prädiktive Analysen und vieles mehr.

Welche Analysetechniken werden unterstützt?

  • BPM – Nutzen Sie Daten zur Stärkung Ihrer Strategien, Modellierung und Lösungsanalyse.
  • Stärken, Schwächen, Chancen, Bedrohungen (SWOT) – Verstehen Sie Ihre Stärken und Schwächen anhand von Zahlen, um genauere Ergebnisse zu erzielen.
  • MOST – Scorecards helfen Ihnen zu verstehen, wie gut Ihre Ziele in Ihrer gesamten Organisation erreicht werden.
  • CATWOE – Simulieren Sie Ihre Lösungen, um zu sehen, wie sich die Umstellung auf Ihr Unternehmen auswirken wird.
  • Six Thinking Hats – Bereiten Sie echte Daten für ein effektiveres Brainstorming unter dem White Hat vor.

3. PENCIL

PENCIL bietet zwei großartige Funktionen, die Ihre Strategien in Aktionen umwandeln können.

Erstens können Sie den Decision Modeler nutzen, um ein Flussdiagramm für Ihre Geschäftsentscheidungen zu erstellen. Dieses Modell ermöglicht es Ihnen, die Anforderungen und Bedürfnisse Ihrer Prozesse zu erkennen. Integrierte Funktionen für die Zusammenarbeit sorgen dafür, dass Ihr Team einbezogen wird und jeder seinen Beitrag leisten kann, um die Genauigkeit und Geschwindigkeit zu erhöhen. Das Beste daran ist, dass das Tool automatisch mehrere Versionen Ihrer Modelle speichert. Unabhängig von den Änderungen können Sie jederzeit eine ältere Version wiederherstellen und die Arbeit vor versehentlichem Löschen schützen.

Sobald Sie Ihr Modell vorbereitet haben, können Sie es in ein SMARTS Decision Manager-Projekt umwandeln. Dieses Tool testet Ihr Modell anhand echter Daten und deckt so Schwachstellen oder verbesserungswürdige Bereiche auf.

Die Simulation Ihrer Lösungen kann Ihrem gesamten Team Zeit und Mühe ersparen. Durch die Implementierung von historischen oder Testdaten können Sie genaue Simulationsergebnisse sicherstellen, die Ihnen helfen, die idealen Lösungen zu entwickeln.

Welche Analysetechniken werden unterstützt?

  • BPM – Verwenden Sie PENCIL, um Ihre Modelle zu entwickeln und sie mit Daten zu testen, um zu sehen, wie gut sie Ihre Probleme lösen.
  • MOST – Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Ihrem Auftrag neu ausrichten, modellieren Sie Ihre Lösungen, um deren Auswirkungen zu bestimmen.
  • CATWOE – Entwickeln Sie ein Modell, das sich auf die einzelnen Elemente konzentriert. Wenn Sie diese Visualisierungen haben, vergleichen Sie die Ergebnisse, um zu sehen, wo Lösungen möglicherweise im Widerspruch stehen.

4. Blueprint

Die Automatisierung ist oft die Lösung für viele problematische Geschäftsprozesse. Doch je mehr Sie Ihre Abläufe automatisieren, desto komplizierter werden Ihre Verbesserungen.

Blueprint hilft Unternehmen, ihre automatisierten Prozesse zu vereinfachen und im Auge zu behalten. Mit diesem Tool können Sie Ihre Modelle entwerfen und bewerten. Da es über Funktionen zur Zusammenarbeit verfügt, kann Ihr Team zusammenarbeiten, um seinen Beitrag zu leisten und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.

Eine der hilfreichsten Funktionen ist die Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Mit Blueprint können Sie sich immer darauf verlassen, dass Ihre Transformationen Ihr Unternehmen nicht vor Verstößen oder Geldstrafen schützen.

Welche Analysetechniken werden unterstützt?

  • BPM – Wenn Ihre Lösungen Automatisierungen beinhalten, können Sie diese mit diesem Tool erstellen und ihre Auswirkungen verstehen.

5. MindManager

Wenn es um die Visualisierung von Prozessen geht, gibt es kein besseres Tool als MindManager. Mit diesem Tool können Sie relevante Informationen mühelos zuordnen und anzeigen – von den Prozessen, die Sie jetzt verwenden, bis hin zu den Lösungen, die Sie vorschlagen.

Ihre Anforderungen ändern sich mit den Abläufen, auf die Sie sich konzentrieren. Daher können Sie mit MindManager die individuelle Map entwerfen, die jeden Schritt am besten veranschaulicht. Sie haben die Wahl zwischen Mind Maps, Flussdiagrammen, Matrizen, Concept Maps und einer Vielzahl anderer Diagramme. Sie können mit einem leeren Dokument beginnen oder eine Vorlage verwenden, um Ihre Arbeit zu vereinfachen.

Wenn Sie von der Ideenfindung zur Umsetzung übergehen, zeigt Ihnen dieses Tool, wie Sie Ihre Zeit und Ihre Bemühungen am erfolgreichsten einsetzen können. Sie können Strategien entwickeln, die Ihr Team befähigen und seine Stärken hervorheben. Und wenn sich Ihre Pläne ändern, können Sie sicherstellen, dass alles organisiert bleibt und immer die besten Prozesse eingehalten werden.

Noch wichtiger ist jedoch, dass Sie mit diesem Tool Ihr gesamtes Analyseprojekt verwalten können. Erstellen Sie ein Diagramm, um Ihre Prozesse zu modellieren, und ein Kanban-Board, um die anfallenden Aufgaben zu verwalten. Sie können auch Bilder, Dokumente, Daten, Links und alles andere, was für das Projekt relevant ist, speichern und für den Rest Ihres Teams zugänglich machen. So bleibt Ihr Team immer auf dem gleichen Stand, egal wie Sie sich umorientieren und anpassen müssen.

Welche Analysetechniken unterstützt es?

  • BPM – Legen Sie Ihre Prozesse dar und nutzen Sie Ihre Karte, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu finden. Analysieren Sie bei der Umsetzung dieser Änderungen Ihre Lösungen und Ihren Erfolg, um Ihre Abläufe weiter zu rationalisieren.
  • SWOT – Entwickeln Sie Ihre Vier-Quadranten-Karte, um diese wesentlichen Elemente klar zu verstehen.
  • MOST – Wie können Sie Ihr Unternehmen neu ausrichten, damit es Ihren Zweck widerspiegelt? Verwenden Sie ein illustriertes Modell, um die notwendigen Schritte zu visualisieren.
  • CATWOE – Erstellen Sie ein Diagramm mit den potenziellen Auswirkungen Ihrer Lösungen auf alle Beteiligten, um zu verstehen, wie effektiv diese Veränderungen sein werden.
  • PESTLE – Vergewissern Sie sich, dass Sie alle potenziellen Faktoren für Ihre Umgestaltung verstehen, indem Sie die Auswirkungen externer Kräfte modellieren. Wenn sich die Dinge in Ihrem Unternehmen weiter verändern, können Sie sich mithilfe dieser Karte auf die Bedrohungen vorbereiten, denen Sie möglicherweise ausgesetzt sind.
  • Six Thinking Hats – Nutzen Sie die Ergebnisse Ihrer Brainstorming-Sitzung, um zu verstehen, wie all diese Erkenntnisse zusammenwirken. Wenn Sie dieses Wissen auf Ihre Lösungen anwenden, können Sie die effektivsten Lösungen entwickeln.

Verwendung dieser Werkzeuge zum Aufbau Ihres Business-Analyse-Rahmens

Wie bereits erwähnt, ist für die meisten Business-Analyse-Projekte eine Kombination von Tools erforderlich, um den größtmöglichen Erfolg zu erzielen. Sie können Ihre Werkzeuge zwar auf der Grundlage des Arbeitsaufwands auswählen, aber Sie können auch die Optionen finden, die Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie verwenden die BPM-Methode, um Ihr Unternehmen zu bewerten. Sie könnten Google Meet verwenden, um mit Ihren Teammitgliedern in Kontakt zu treten und die Projektanforderungen zu besprechen. Als Nächstes können Sie Ihre MindManager Kanban-Projektplantafel verwenden, um Aufgaben zuzuweisen und Ihre Prozesse strategisch zu planen.

Während Sie Lösungen entwickeln, können Sie sich bei Board anmelden, um zu sehen, wie sich Ihre historischen Daten auf die von Ihnen in MindManager entworfenen Modelle auswirken. Wenn alles nach Plan läuft, können Sie Ihre Änderungen implementieren und Blueprint verwenden, um Ihre automatisierten Prozesse im Griff zu behalten. Ihr Tag kann dann mit einer Gmail-Nachricht an den Kunden enden, in der Sie ihm mitteilen, wie es weitergeht.

Umgekehrt können Sie auch ein einziges Tool verwenden, um Ihr Framework zusammenzustellen. Solange Sie in der Lage sind, Informationen schnell auszutauschen, umsetzbare Lösungen zu entwickeln, zusammenzuarbeiten und einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten, ist jedes Tool das richtige.