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Schwimmbahn-Diagramme: Was sie sind und wie man sie nutzt

Verfasserin: Leanne Armstrong

Diagrammwerkzeuge sind eine großartige Möglichkeit, Ihr Team zu organisieren und die Zusammenarbeit während des Brainstormings, der Planerstellung, der Prozessanalyse oder des Projektmanagements zu verbessern.

Insbesondere Schwimmbahn-Diagramme sind mehr als nur ein hervorragendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung von Verbindungen zwischen verschiedenen Ideen – sie sind vielleicht genau das, was Sie brauchen, um Ihre nächste Einzel- oder Gruppenarbeit zu rationalisieren.

Was ist ein Schwimmbahn-Diagramm?

Die grundlegendste Definition eines Schwimmbahn-Diagramms beschreibt es als ein visuelles Werkzeug, das den Ablauf eines Prozesses von Anfang bis Ende darstellt.

Im Wesentlichen ist ein Schwimmbahn-Diagramm ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm, das die einzelnen Schritte, die zur Ausführung einer bestimmten Arbeit erforderlich sind, detailliert aufschlüsselt:

  • Was getan werden muss
  • Wer involviert sein wird
  • Wie Zwischen- und Endziele erreicht werden sollen

Was Schwimmbahn-Diagramme jedoch von anderen Flussdiagrammen unterscheidet (und der Grund, warum sie so heißen, wie sie heißen), ist die Art und Weise, wie sie verschiedene Aufgaben und Ziele in nebeneinander liegenden Pfaden oder Bahnen anordnen.

Dadurch können verschiedene Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern oder Abteilungen – oder sogar verschiedene Teilprozesse – getrennt und gleichzeitig betrachtet werden.

 

So verwenden Sie ein Schwimmbahn-Diagramm

Es gibt nichts Besseres als ein visuelles Diagramm, um Ihre Gedanken und Aktivitäten zu verdeutlichen. Ihre Prozesse zu Papier zu bringen, kann tatsächlich:

  • helfen, Ihr Team von Ablenkungen zu befreien
  • helfen, Hindernisse einfacher zu erkennen
  • dazu inspirieren, dass Pläne Gestalt annehmen, Entscheidungen getroffen werden und die Ergebnisse insgesamt verbessert werden

Wenn es darum geht, Schwimmbahn-Diagramme in Ihrem persönlichen Arbeitsumfeld einzusetzen, sollten Sie vor allem daran denken, dass sie – weil sie ein so großartiges Werkzeug sind, um Arbeitsabläufe Schritt für Schritt darzustellen – besonders gut geeignet sind, um Ergebnisse zu verbessern.

Schwimmbahnen sind z. B. besonders praktisch, wenn Sie:

Verantwortlichkeiten klären. Schwimmbahn-Diagramme sind effektiver als andere Flussdiagramme, wenn es darum geht, klar zu definieren, was die einzelnen Abteilungen tun und wer die Verantwortung trägt. Sie sind ideal, um Prozessverzögerungen und Engpässe schneller zu beseitigen.
Probleme beheben. Die Verwendung mehrerer Schwimmbahnen macht es einfacher zu erkennen, wo Probleme liegen und was die Ursache dafür ist. Sie können zum Beispiel Kommunikationsblockaden, Workflow-Lücken oder Aufgabenredundanzen entdecken, die korrigiert werden können, um Prozesse effektiver zu gestalten.
die Effizienz steigern wollen. Indem Sie verschiedene Datenelemente in bestimmte Kategorien einordnen und zeigen, wie sie funktionieren, können Sie besser erkennen, wie effizient ein Prozess ist und wo Verbesserungen vorgenommen werden könnten.

Schwimmbahn-Diagramme eignen sich auch gut, um zu visualisieren und zu vergleichen, was innerhalb verschiedener Systeme, Pläne oder Arbeitsstrukturen passiert.

Sie können Schwimmbahnen zum Beispiel dazu verwenden, um zu vergleichen und zu bewerten:

  • Was andere Unternehmen oder Märkte vorhaben, als Teil einer Wettbewerbsanalyse
  • Verschiedene Marketing-Kanäle oder -Methoden, in die Sie zu investieren gedenken
  • Verschiedene Designs für eine neue oder verbesserte Produktidee, die Sie im Tank haben

Sie könnten sich sogar dazu entschließen, Ihre nächste Change-Management-Initiative im Unternehmen, in der Abteilung oder im Team zu unterstützen, indem Sie ein Schwimmbahn-Diagramm verwenden, um die Vorher-Nachher-Ergebnisse der Leistung zu verfolgen.

Bevor wir Anwendungsfälle wie diese genauer untersuchen, wollen wir herausfinden, wie einfach es ist, Ihr eigenes Schwimmbahn-Diagramm zu erstellen.

So erstellen Sie ein Schwimmbahn-Diagramm.

Wie die meisten Maps können auch Schwimmbahn-Diagramme auf Papier, Whiteboards oder in Programmen wie PowerPoint, Word oder Excel gezeichnet werden. Die Verwendung digitaler Diagrammwerkzeuge, wie z. B. die von MindManager, bietet Ihnen jedoch weitaus mehr Möglichkeiten.

Die benutzerfreundlichen Vorlagen für Schwimmbahn-Diagramme ermöglichen es mehreren Anwendern, in Echtzeit in derselben interaktiven Drag-and-Drop-Map zu arbeiten. Sie können auch Wissen und Daten aus anderen Diagrammen und Diagrammen sowie aus externen Quellen sammeln und verbinden.

Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Schwimmbahn-Diagramm in 4 einfachen Schritten erstellen können.

  • Schritt 1: Kategorisieren und beschriften Sie die Bereiche, die eigene Spalten oder Bahnen in Ihrem Diagramm benötigen.
  • Schritt 2: Legen Sie den Startpunkt fest und erstellen Sie eine entsprechend beschriftete Blase oder einen Knoten am oberen Rand (oder an einem Ende) jeder Schwimmspur.
  • Schritt 3: Fügen Sie einzelne Schritte entlang jeder Lane bis zum Ende Ihres Prozesses hinzu und erklären Sie, was jeder Schritt in Bezug auf Ihren Arbeitsablauf darstellt. Diese Schritte können innerhalb der gleichen Lane aufeinander folgen oder in andere Lanes übergehen.
  • Schritt Nr. 4: Verwenden Sie Linien und Pfeile, um jeden Schritt zu verbinden und deutlich zu machen, in welche Richtung die Ereigniskette – oder der Informationstransfer – in Ihrem Prozess fließt.

Und das war’s!

Da Sie nun wissen, wie einfach der Einstieg ist, lassen Sie uns ein einfaches Beispiel für ein Schwimmbahn-Diagramm näher betrachten.

Beispiel für ein Schwimmbahn-Diagramm

Da Schwimmbahnen häufig zur Visualisierung von Ereignissen und Rollen verwendet werden, die sich über verschiedene Abteilungen erstrecken, haben wir ein Beispiel für eine Schwimmbahn-Diagramm-Vorlage erstellt, die zur Fehlersuche und -behebung bei einem Produktqualitätsproblem verwendet werden könnte.

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen stellt Baseballschläger her und verkauft sie, und die Gewinne sind in letzter Zeit zurückgegangen. Es könnte sich um ein Vertriebs- oder Marketingproblem handeln. Sie beschließen jedoch, mit der Fehlersuche zu beginnen, indem Sie ein Schwimmbahn-Diagramm erstellen, das die Rollen Ihrer Einkaufs- und Produktionsabteilungen verdeutlicht.

Ihr fertiges Diagramm zeigt getrennte Bahnen für Einkauf und Produktion.

Die wichtigsten Schritte im Einkauf sind:

Identifizieren des Bedarfs an Rohstoffen > Erstellen einer RFQ (Request for Quote) > Aushandeln von Preisen und Bedingungen > Ausstellen einer PO (Purchase Order) > Genehmigen des Kundenauftrags des Lieferanten

Wichtige Produktionsschritte sind:

Pflege des Rohmaterialbestands > Entgegennahme von produktionsbezogenen Waren > Überwachung des Fertigungsprozesses > Verwaltung des Fertigproduktbestands

Zusätzlich zu diesen spurinternen Richtungslinien enthält Ihr Diagramm auch spurübergreifende Verbindungen.

  • Materialbedarfe identifizieren < Materialbestand pflegen
  • Kundenauftrag genehmigen > Warenlieferung annehmen

Wenn Sie sich mit Ihren Einkaufs- und Produktionsteams treffen, um diese beiden Verbindungen zuerst zu untersuchen, machen Sie eine wichtige Entdeckung.

Das letzte Mal hat die Produktion den Einkauf gebeten, mehr Rohmaterial (z. B. das Holz für Ihre Fledermäuse) zu beschaffen:

  • Der übliche Lieferant Ihres Unternehmens für Eschenholz war nicht in der Lage, die Anfrage zu erfüllen
  • Der Einkauf hat eine Anfrage an mehrere neue Lieferanten gestellt
  • Ein Lieferant für Ahornholz war die schnellste und kostengünstigste Option

Da Esche und Ahorn beides Harthölzer sind, genehmigte der Einkauf den Verkauf, die Produktion nahm die Lieferung an, und schon bald lief eine neue Charge Baseballschläger vom Band.

Was jedoch keiner der beiden Abteilungen bewusst war: Da Ahornschläger bruchanfälliger sind als Eschenschläger, hatten Kunden in letzter Zeit Ihr Produkt zurückgegeben.

Glücklicherweise konnten Sie dank Ihres Schwimmbahn-Diagramms das Problem identifizieren, die Anforderungen zwischen den Abteilungen klären und verhindern, dass dieses Qualitätsproblem in Zukunft wieder auftritt.

Schwimmbahn-Diagramm Anwendungsfälle

Die Visualisierung ist eine leistungsstarke Möglichkeit für Teams, Probleme, Chancen, Prioritäten und Ziele zu identifizieren und zu verstehen. Und als hochgradig visuelles Planungs-, Analyse- und Verbesserungswerkzeug sind Schwimmbahn-Diagramme vielseitig einsetzbar.

Zum Beispiel können sie Ihrem Team helfen:

  • Neue Ideen integrieren, um einen etablierten Arbeitsablauf zu optimieren
  • Anforderungen und Ziele für den Prozess oder das Produkt zu definieren, das Sie entwerfen müssen
  • Durchspielen und Bewerten alternativer Abläufe

Wir hoffen, dass das obige Beispiel des Schwimmbahn-Diagramms Ihnen eine Vorstellung davon gegeben hat, wie dieses Werkzeug die Prozesse Ihres eigenen Teams verbessern könnte. Aber damit die Kreativität nicht zu kurz kommt, hier noch ein paar weitere Anwendungsfälle für Schwimmbahn-Diagramme.

Unternehmen A möchte die Kosten in seiner Buchhaltung senken.
Das Unternehmen verwendet Swim Lanes, um die Teilprozesse der Buchhaltung (Debitoren, Kreditoren, Inkasso und Gehaltsabrechnung) darzustellen, und identifiziert drei Schlüsselbereiche, in denen bestimmte Aufgaben automatisiert werden können: Rechnungserstellung, Rechnungszahlungen und Beleg- und Spesenverwaltung.

Durch die Implementierung spezieller technischer Tools in diesen Bereichen spart das Unternehmen schließlich 6 Stunden manuelle Arbeit pro Woche, was eine jährliche Kosteneinsparung von 6.000 $ bedeutet.

Unternehmen B möchte die Ergebnisse seines Kundenservice verbessern.
Nach einem Treffen mit den Kundendienstmitarbeitern stellt das Unternehmen fest, dass die Mitarbeiter zwar erfahren und gewissenhaft sind, ihre Methoden zur Bearbeitung von Kundenproblemen jedoch sehr unterschiedlich sind. Anhand eines Schwimmbahn-Diagramms vergleicht das Unternehmen mehrere Entwürfe zur Standardisierung des Kundenlösungsprozesses, entscheidet sich für die vielversprechendste Abfolge von Schritten, dokumentiert sie und setzt sie in die Tat um.

Umfragen zur Kundenzufriedenheit und Net Promoter Scores zeigen bald, dass sich die Normalisierung des Kundenproblemlösungsprozesses positiv auf die Ergebnisse ausgewirkt hat.

Unternehmen C möchte seinen Vertriebsprozess effizienter gestalten.
Entschlossen, seinen Vertriebsmitarbeitern zu helfen, produktiver zu werden, verwendet das Unternehmen ein einfaches Flussdiagramm, um seinen Vertriebsprozess genauer unter die Lupe zu nehmen. Da das Diagramm nicht schlüssig ist, wird als nächstes ein Schwimmbahn-Diagramm verwendet, um zu sehen, wie die Marketing- und die Vertriebsabteilung zusammenarbeiten, und es wird mit Erstaunen festgestellt, dass beide Bereiche die Verantwortung für die Qualifizierung neuer Leads übernommen haben.

Das Unternehmen rät der Vertriebsabteilung, diesen überflüssigen Schritt aus dem Vertriebszyklus zu entfernen, und die CRM-Daten zeigen daraufhin einen Produktivitätsanstieg in den nächsten zwei Quartalen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie die intuitiven Schwimmbahn-Diagramme von MindManager auch für kleinere oder individuelle Aufgaben nutzen können – von der Verbesserung der Effizienz von Meetings bis hin zur Rationalisierung Ihres täglichen Workflows.

Herunterladbare Schwimmbahn-Diagrammvorlagen von MindManager

Klicken Sie auf die Bilder unten, um auf die mit MindManager erstellten horizontalen und vertikalen Schwimmbahn-Diagrammvorlagen zuzugreifen. Klicken Sie auf „Menü“ in der unteren linken Ecke Ihres Browser-Fensters und dann auf „Download“, um eine Kopie der Vorlage zu erhalten. Öffnen Sie die Vorlage in MindManager, um mit der Vorlage zu arbeiten.

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Horizontal Swimlane Diagram Template - MindManager Blog                  Vertical Swimlane Diagram Template - MindManager Blog