Hinter jedem erfolgreichen Projekt, Team oder Menschen steckt eine gut strukturierte Methode des Aufgabenmanagements. Aufgabenmanagement ist mehr als das Führen einer aktuellen To-do-Liste. Es geht darum, Aufgaben mit maximaler Effizienz und minimalem Stress zu planen, zu priorisieren und auszuführen.
Wenn Ihre aktuelle Aufgabenmanagement-Methode mehr an ein Chaos erinnert als an einen Prozess, dann sind Sie hier richtig. In diesem Artikel werden die wichtigsten Elemente des Aufgabenmanagements erörtert. Wir schauen uns an, warum es wichtig ist und wie es wirksam umgesetzt wird.
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Was ist Aufgabenmanagement?
Aufgabenmanagement ist das Organisieren und Nachverfolgen einer Aufgabenstellung, und zwar von der ersten Idee bis zum Abschluss der Aufgabe. Es umfasst die Steuerung aller Aspekte einer bestimmten Aufgabenstellung, also den Status, die Priorität, das Fälligkeitsdatum, die personellen und finanziellen Ressourcen, die Abhängigkeit sowie die Benachrichtigungen.
Zu den Schlüsselkomponenten des Aufgabenmanagements gehören:
- Planung: größere Ziele in Teilziele umwandeln, die Aufgaben definieren und die Prioritäten festlegen
- Zeitplanung: Aufgaben, Zeit und Ressourcen zuweisen und Termine setzen
- Nachverfolgung: den Fortschritt der Aufgaben überwachen und ihren Status aktualisieren
- Berichterstattung: die Aufgabenausführung analysieren und Berichte zu den Fortschritten und Ergebnissen erstellen
Ein gut ausgeführtes Aufgabenmanagement hilft nicht nur, effizienter zu arbeiten, sondern bietet darüber hinaus auch folgende Vorteile:
- Bessere Zusammenarbeit im Team: Es erleichtert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern, reduziert mögliche Missverständnisse und verbessert das Teamwork.
- Weniger Stress: Es bietet einen klaren Überblick darüber, was erledigt werden muss, und trägt dadurch zur Reduzierung der Anspannung und des Stresses bei, der mit der Verwaltung mehrerer Aufgaben verbunden ist.
- Höhere Arbeitsqualität: Es stellt sicher, dass die Aufgaben vollständig und auf hohem Niveau ausgeführt werden und verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
- Erleichterung der Zielerfüllung: Aufgabenmanagement hilft Ihnen, sich auf langfristige Ziele zu konzentrieren, indem diese in überschaubare Aufgaben unterteilt werden.
Der Unterschied zwischen persönlichem und Team-Aufgabenmanagement
Persönliches Aufgabenmanagement hat mehr damit zu tun, wie Sie Ihren Tag organisieren.
Beispielsweise, ob Sie einfach Ihr E-Mail-Programm öffnen und Ihre E-Mails durchgehen, um zu sehen, was Sie tun müssen. Oder ob Sie über ein Verfahren verfügen, um Ihre Arbeit und Ihre Aufgaben zu priorisieren.
Team-Aufgabenmanagement ist etwas ganz anderes: Bei dieser Art von Aufgabenmanagement werden genehmigte Prozesse und Plattformen genutzt, um Projekte zu definieren, den Fortschritt zu verfolgen usw.
Dabei kommt der Verwendung von Tools mit Co-Editing-Funktionen und Integrationsoptionen größere Bedeutung zu.
Trotz der Unterschiede hinsichtlich der Herangehensweisen bei diesen beiden Arten des Aufgabenmanagements können die hier erörterten Werkzeuge und Ressourcen für beide Anwendungsweisen genutzt werden.
So erstellen Sie Aufgabenmanagementpläne
Bei der Arbeit den Überblick zu behalten, ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Es geht schlicht darum, das Aufgabenmanagement zu etwas Alltäglichem zu machen. Egal, ob Sie allein arbeiten oder Teil eines größeren Teams sind, die Schritte zu einem besseren Aufgabenmanagement sind die gleichen. Gehen Sie wie folgt vor:
Unterteilen Sie große Ziele in Teilziele
Wenn Sie ein großes Projekt oder ein langfristiges Ziel angehen, kann es unter Umständen schwierig sein, auch die Kleinigkeiten im Auge zu behalten. Wenn Sie sich beispielsweise zum Ziel setzen, einen Marathon zu rennen, denken Sie vielleicht: „Ich muss einfach mehr rennen!“ Auch wenn das ein guter Anfang ist, kann es motivierend wirken, mit kleineren Zielen zu beginnen.
Anstatt nicht messbare, große Ziele wie „mehr rennen“ zu verfolgen, sollten Sie diese in spezifischere Teilziele unterteilen, wie:
- fünf Tage in der Woche rennen
- drei Kilometer rennen
- fünf Kilometer rennen
- zehn Kilometer rennen
Ein anderes Beispiel: Sie sind Teil des Marketing-Teams und möchten den Blog-Verkehr um 50 % erhöhen. Das ist ein hoch gestecktes Ziel – wie kann es erreicht werden?
Eine Unterteilung in Teilziele könnte so aussehen:
- fünf Blogbeiträge pro Monat veröffentlichen
- fünf Blogbeiträge pro Monat aktualisieren
- ein E-Book pro Monat veröffentlichen
Ein weiterer Vorteil dieser Übung besteht darin, dass sie Ihnen Zeit und einen Rahmen gibt, um neue, frische Ideen zu sammeln und hervorzubringen.
Teilziele in eine Reihe von Aufgaben umwandeln
Sobald Sie eine Liste von Teilzielen haben, geht es daran, diese Teilziele in tatsächliche Pläne umzuwandeln.
Kommen wir auf das oben erwähnte Marketing-Beispiel zurück und sehen wir uns an, wie hier ein Teilziel in Aufgaben unterteilt werden könnte.
- Fünf Blogbeiträge pro Monat veröffentlichen
- Entwürfe erstellen
- Autoren zuweisen
- Bearbeiten
- Hochladen
- Veröffentlichen
Durch die Unterteilung in Aufgaben kann einfacher erkannt werden, was getan werden muss. Gleichzeitig führt es sie durch den Lebenszyklus der Aufgabe.
Nehmen Sie sich Zeit, den ganzen Prozess gründlich zu durchdenken. Benötigen Sie Genehmigungen? Wer ist am Prozess beteiligt? Sehen Sie irgendwelche Hindernisse voraus?
Bei der Entscheidung, wer welche Aufgaben übernehmen soll, wie viel Zeit die Aufgaben in Anspruch nehmen werden und wo etwas schieflaufen könnte, sollten Sie sich auf Ihr Team verlassen.
Nutzen Sie visuelle Aufgabenmanagement-Tools
Visuelle Aufgabenmanagement-Tools vereinfachen das Zuweisen von Aufgaben, das Erstellen von Abhängigkeiten und das Erfassen der Fortschritte.
Ohne ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool einen effektiven Prozess zu entwickeln, ist wie mit einem Löffel einen Graben ausheben zu wollen. Möglich ist es zwar, aber Sie brauchen einfach viel länger.
Sehen wir uns die Vorteile visueller Aufgabenmanagement-Tools an. Sie helfen Ihnen:
- Aufgaben wirksamer zu priorisieren, indem die dringendsten Ziele hervorgehoben werden
- mühelos zu erkennen, was bereits erledigt ist – und was noch getan werden muss
- Hindernisse und Engpässe aufzuzeigen, damit diese entsprechend eingeplant werden können
Visuelle Diagramme für das Aufgabenmanagement
Es ist einfach, den Überblick über die vielen verschiedenen Aufgabenmanagement-Tools zu verlieren, denn es gibt Dutzende von Programmen und Plattformen. Und alle versprechen, Ihnen zu helfen, effizienter zu arbeiten.
In den meisten Fällen ist es jedoch am wirksamsten, nur ein einziges visuelles Diagramm zu verwenden. Das ist schnell erstellt und erfordert keine wesentliche finanzielle Investition.
Was erledigt werden muss: Kanban und Scrum
Kanban ist eine visuelle Methode zur Ablaufsteuerung, bei der eine Tafel mit Spalten und Karten verwendet wird, die die Aufgaben und die Phasen des Fortschritts repräsentieren. Kanban-Tafeln helfen Teams, ihre Arbeit zu visualisieren, die aktuellen Aufgaben zu begrenzen und maximale Effizienz zu erreichen.
Scrum ist ein Rahmen, der Projekte in zeitkritische Felder, sogenannte Sprints, aufteilt. Scrum ermöglicht es Teams, durch regelmäßige Planung, Überprüfung und Retrospektivsitzungen inkrementellen Wert zu liefern.
Kanban und Scrum bieten ähnliche Vorteile:
- visualisierte Abläufe, die die Verfolgung der Fortschritte erleichtern
- Flexibilität, die es dem Team erlaubt, sich geänderten Prioritäten anzupassen
- Ermutigung zu kontinuierlicher Leistung und Verbesserung
- Förderung der regelmäßigen Kommunikation und Zusammenarbeit
Hier erfahren Sie, wie Kanban Ihrem Team helfen kann, schneller und effizienter zu arbeiten.
Zeitpläne: Gantt
Ein Gantt-Diagramm verwendet ein horizontales Balkendiagramm zur Visualisierung eines Projektzeitplans. Es zeigt die Anfangs- und Enddaten, die Abhängigkeiten und die Aufgabenfortschritte im Verlauf der Zeit an.
Es bietet einen klaren Überblick über die Projektzeitleiste und erleichtert die Planung, Abstimmung und Nachverfolgung der Aufgaben und Meilensteine.
Die Verwendung eines Gantt-Diagramms für das Aufgabenmanagement bietet die folgenden Vorteile:
- Es liefert eine visuelle Darstellung des Projektzeitplans
- Es verdeutlicht Abhängigkeiten und Abfolgen
- Es erleichtert die Ressourcenzuweisung und das Workload-Management
- Es verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern
- Es hilft, mögliche Verzögerungen zu erkennen und vorausschauend Anpassungen vorzunehmen
Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan unterteilt ein größeres Projekt in kleinere, handlichere Komponenten wie Projektergebnisse, Aufgaben und Teilaufgaben. Durch die Organisation und Definition des gesamten Umfangs des Projekts kann sichergestellt werden, dass alle Aspekte abgedeckt sind.
Zu den Vorteilen eines Projektstrukturplans gehören:
- Genauere Planung: Eine detaillierte Planung ermöglicht eine bessere Ressourcen-, Zeit- und der Kosteneinschätzung
- Größere Klarheit: Ein Projektstrukturplan gibt einen klaren Rahmen vor, der den Projektbeteiligten hilft, den Umfang und die Komponenten eines Projekts zu verstehen
- Vereinfachtes Aufgabenmanagement: Diese Methode unterteilt das Projekt in kleinere Aufgaben und vereinfacht die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und das Workload-Management
- Bessere Kommunikation: Ein Projektstrukturplan ermöglicht ein gemeinsames Verständnis der Projektstruktur und des Projektfortschritts unter den Teammitgliedern und Stakeholdern
- Reduziertes Risiko: Durch die Aufgliederung eines Projekts in seine Komponenten können mögliche Risiken erkannt und früher angegangen werden.
Mehr Informationen über Projektstrukturpläne erhalten Sie hier.
Arbeiten Sie nicht härter, sondern klüger
Nun, da Sie die Vorteile des Aufgabenmanagements kennen und wissen, welche Tools Sie verwenden können, um einen Prozess anzulegen, ist es Zeit, effizienter zu arbeiten. Mit MindManager können Sie dynamische Aufgabenmanagement-Diagramme erstellen, Aufgaben zuweisen, Dokumente anhängen und die Diagramme mit Ihrem ganzen Team teilen.
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