Zu Beginn des Jahres 2020 arbeiteten nur rund 17 % aller Berufstätigen in den USA vollständig außerhalb des Büros. Bereits im April 2020 befanden sich jedoch 44 % aller Angestellten im Homeoffice.
Obwohl inzwischen viele Unternehmen ihre Büros wieder öffnen und die Belegschaften zurückkehren, nimmt remote Arbeiten weiterhin eine wichtige Position im Alltag ein. Tatsächlich gingen Schätzungen davon aus, dass 2021 fast 27 % aller Berufstätigen in den USA komplett remote arbeiten würden.
Angesichts dieser Veränderung müssen Führungskräfte ihre Strategien anpassen, da remote Arbeiten die ohnehin schwierige Aufgabe, ein Team erfolgreich zu leiten, weiter erschwert. Einige der häufigsten Herausforderungen sind:
- Der Umgang mit Ablenkungen zuhause.
- Das Gefühl, von den Kolleginnen und Kollegen sowie den Entscheidungen des Teams abgeschnitten zu sein.
- Das Wahren einer gesunden Work-Life-Balance.
- Engagiert und motiviert zu bleiben.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Leitung von im Homeoffice arbeitenden Teams haben, wächst Ihnen diese Aufgabe möglicherweise über den Kopf und Sie fühlen sich für eine Lösung dieser Probleme schlecht aufgestellt. Wenn Sie nicht in der Lage sind, mit der neuen Situation zurechtzukommen, kann Ihr Team sehr leicht planlos, unkonzentriert und unproduktiv werden.
Doch selbst wenn Sie schon seit Jahren Remote-Teams leiten, stehen Ihre Teammitglieder mit großer Wahrscheinlichkeit vor Herausforderungen, mit denen sie sich vorher nie auseinandersetzen mussten. Vielleicht arbeitet auch der Partner oder die Partnerin im Homeoffice, vielleicht muss sich um Kinder oder andere Haushaltsangehörige gekümmert werden. Zudem stehen alle aufgrund der aktuellen Situation unter deutlich größerem Stress.
Kurz gesagt: Alle Führungskräfte können von den in diesem Text beschriebenen Best Practices profitieren, um ihre Teams effektiver zu führen, sie motiviert auf Kurs zu halten und in die Lage zu versetzen, das nächste Projekt in die Tat umzusetzen.
Die Herausforderung: Umgang mit Ablenkungen
Wir alle kennen die Werbespots, in denen das Arbeiten im Homeoffice parodiert wird, in denen die Eltern verzweifelt versuchen, an einem Meeting teilzunehmen oder eine Aufgabe fertigzubekommen, während die Kinder über sie hinweg klettern. Auch wenn diese Darstellungen übertreiben, enthalten sie doch ein Körnchen Wahrheit.
Für viele Menschen birgt das Arbeiten im Homeoffice endlose Möglichkeiten, den Fokus von der Arbeit auf Dinge zu verlagern, die zu Hause vorgehen.
Unter Umständen spielen tatsächlich Kinder lautstark im Nebenraum oder im gleichen Zimmer. Mitbewohner*innen halten sich womöglich nicht an Bitten um Ruhe während der Arbeitszeit. Es werden Pakete geliefert, die Wäsche muss zusammengelegt werden und tausend andere Unterbrechungen füllen den Tag ganz ohne jedes Zutun.
Wenn Ihre Teammitglieder Schwierigkeiten haben, ihren Fokus wieder auf die Arbeit zu lenken, oder ihre Zeit schlecht einteilen können, können sie Stunden mit diesen Ablenkungen verbringen und haben am Ende des Tages wenig vorzuweisen.
Die Lösung: Richtlinien für den Arbeitsbereich erstellen
Ihre Teammitglieder müssen beständig produktiv sein, das bedeutet, sie benötigen einen zuverlässigen Weg, um häufige Ablenkungen auszuschalten. Eine Möglichkeit ist, Richtlinien auszuarbeiten, die Ihren Teammitgliedern helfen, ihren Arbeitsbereich im Homeoffice besser zu gestalten. Diese Richtlinien könnten folgende Punkte regeln:
- Ein Arbeitszimmer mit Tür. Wer in einem abgetrennten Raum arbeitet, der nur für diesen Zweck genutzt wird, bleibt leichter konzentriert bei der Sache. Wenn irgendwie möglich, sollten die Beschäftigten ein separates Zimmer mit Tür nutzen (selbst wenn dies bedeutet, im Schlafzimmer zu arbeiten), um Unterbrechungen minimieren. Sie können auch finanzielle Unterstützung anbieten, um die notwendige Ausstattung für das Homeoffice zu kaufen, etwa einen Schreibtisch mit Stuhl oder einen zweiten Monitor, damit der Arbeitsbereich zuhause eher wie ein Büro wirkt.
- Ein Arbeitsplatz außerhalb des privaten Heims. Manche Menschen können zuhause keine gute Leistung erbringen, weil sie nicht genügend Platz haben oder einfach mit zu vielen Ablenkungen konfrontiert sind. In diesen Fällen könnte die Finanzierung eines Arbeitsplatzes in einem Co-Working-Space (z. B. WeWork) für eine arbeitsfreundlichere Umgebung sorgen.
Falls die Ablenkungen einem regelmäßigen Rhythmus folgen (z. B. wenn sich Teammitglieder täglich einige Zeit freinehmen, um Kinder von der Schule abzuholen), sollten Sie mit den Betreffenden einen Zeitplan erstellen, der es ihnen ermöglicht, diese Aufgaben zu erledigen, indem sie die Arbeitszeit früher beginnen oder später am Tag enden lassen, um die notwendigen Pausen zu ermöglichen.
Dank individuell vereinbarter Arbeitszeiten können Teammitglieder Arbeit und Privatleben gleichermaßen ihre volle Aufmerksamkeit schenken, ohne das Gefühl zu haben, in dem einen oder anderen Bereich Abstriche machen zu müssen.
Die Herausforderung: Gefühl des Abgeschnittenseins
Gefühle von Isolation können sich bei remote Arbeitenden auf verschiedene Weise äußern. Manche fühlen sich einsam und sozial isoliert. Andere sind frustriert, wenn sie das Gefühl haben, an Teamentscheidungen wie etwa der Zielsetzung nicht beteiligt zu sein.
Obendrein können Teammitglieder aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen und/oder Arbeitszeiten Schwierigkeiten haben, Beziehungen zu ihren Kolleginnen und Kollegen aufzubauen, was wiederum die Zusammenarbeit in Remote-Teams beeinträchtigt.
Die Lösung: Beziehungen stärken
Beurteilen Sie im ersten Schritt die Tools und Richtlinien, die Sie für die Kommunikation eingerichtet haben. Sind alle in der Lage, sich problemlos mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen? Werden die richtigen Personen in Teamentscheidungen einbezogen, oder übermitteln Sie nur die Ergebnisse?
Achten Sie auf Lücken, die die Zusammenarbeit behindern oder ein Gefühl des Abgeschnittenseins entstehen lassen können. Wenn Ihnen die richtigen Tools fehlen, finden Sie eine geeignete Lösung, etwa ein Chat- oder Kollaborationstool, damit Ihr Team leichter untereinander kommunizieren kann.
Wenn Sie geklärt haben, was Ihr Team benötigt, um sich stärker verbunden zu fühlen, erarbeiten Sie neue Richtlinien, um einen intensiveren Kontakt zu fördern. Falls es nicht ohnehin schon stattfindet, versammeln Sie Ihr Team zu einem wöchentlichen Meeting, bei dem wichtige Neuigkeiten besprochen und Teamentscheidungen getroffen werden.
Außerdem können Sie in Einzelgesprächen herausfinden, wie es einer Person geht, und Feedback und Vorschläge dazu einholen, wie sich Teamgeist und Zusammenarbeit verbessern lassen.
Als weitere Möglichkeit sind gesellige Ereignisse gut geeignet, um Gefühle von Isolation und Vereinzelung abzuwehren. Diese Aktivitäten können vielerlei Form annehmen (z. B. ein virtueller Umtrunk nach der Arbeit, ein Escape Room oder ein Multiplayer-Spiel) und sie sollten immer darauf abzielen, Ihr Team zusammenzubringen.
Derartige Treffen sind jedoch nur dann effektiv, wenn wirklich alle teilnehmen. Versuchen Sie also, etwas zu finden, das allen Spaß macht.
Die Herausforderung: Wahren einer gesunden Work-Life-Balance
Wenn man im Büro arbeitet, ist es viel leichter, sich abzugrenzen. Die Arbeit beginnt, wenn man das Büro betritt, und endet, wenn man das Gebäude verlässt. Leider gibt es im Homeoffice keine so eindeutigen Anfangs- und Endpunkte.
Selbst wenn Ihr Team nach klassischen Zeiten arbeitet und um 17 Uhr Feierabend macht, verlassen die Personen im Homeoffice das Büro nicht physikalisch. So passiert es wesentlich leichter, dass man abends arbeitet, in der Freizeit E-Mails liest und generell zu viel über die Arbeit nachdenkt.
Wenn die Grenzen verwischen, kann eine ungesunde Work-Life-Balance zum Burnout führen. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende – und ganz besonders einsame Menschen mit wenig Kontakten – psychische und physische Probleme entwickeln, die ihr Wohlbefinden beeinträchtigen. Auch die Arbeitsleistung kann darunter leiden.
Unter Umständen schrecken Teammitglieder davor zurück, stärker Grenzen zu setzen, da sie nicht den Eindruck von Faulheit erwecken möchten, und fühlen sich so in einem endlosen Kreislauf gefangen.
Die Lösung: Grenzen besser festlegen und durchsetzen
Wenn Sie ein remote arbeitendes Team leiten, sind Sie dafür verantwortlich, eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen. Auch wenn Sie niemals alle Stressfaktoren ausschalten können, die auf Ihr Team einwirken, so können Sie doch klare Grenzen festlegen und durchsetzen, und auf diese Weise negative Auswirkungen des Arbeitsalltags auf die psychische und physische Gesundheit minimieren.
Die folgenden Tipps erleichtern Ihnen die Festlegung und Durchsetzung von Grenzen:
- Vermitteln Sie, welche Arbeiten nach Feierabend noch erledigt werden müssen. Erwarten Sie, dass Ihre Teammitglieder außerhalb der Arbeitszeiten auf E-Mails reagieren? Welche Richtlinie gilt für Projekte, die nur mit Überstunden rechtzeitig fertiggestellt werden können? Formulieren Sie Ihre Erwartungen für diese Situationen und kommunizieren Sie sie deutlich an Ihr Team.
- Leben Sie die Bedeutung der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben vor. Gehen Sie Ihrem Team mit gutem Beispiel voran. Schreiben Sie nach Feierabend keine E-Mails, arbeiten Sie nicht am Wochenende an Projekten und nehmen Sie regelmäßig Urlaub bzw. Überstundenausgleich.
- Eventuell könnten Richtlinien wie „keine Arbeits-E-Mails am Wochenende“ oder „keine Meetings an Montagen“ Ihrem Team klare Grenzen geben, an denen es sich orientieren kann, anstatt davon auszugehen, dass die Mitarbeitenden dies in Eigenregie bewältigen.
- Fragen Sie regelmäßig bei den Teammitgliedern nach. Fragen Sie bei den wöchentlichen Einzelgesprächen, wie es läuft und ob Sie etwas tun können, um eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu schaffen. Wenn Sie an wirklich ehrlichem Feedback interessiert sind, könnten Sie Ihre Teammitglieder in einer anonymen Umfrage bitten, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.
Am wichtigsten ist jedoch, Erwartungen stets klar zu vermitteln, da bestimme Situationen eine Korrektur der bestehenden Grenzen erforderlich machen.
So mag es vorkommen, dass alle Teammitglieder sich einige Tage lang für ein dringendes Projekt ins Zeug legen und etwas länger arbeiten müssen.
Lassen Sie in diesem Fall Ihr Team wissen, dass dies nur vorübergehend so ist und nach Projektende wieder die regulären Arbeitszeiten gelten – vielleicht können Sie sogar zur Belohnung einen freien Tag in Aussicht stellen.
Die Herausforderung: Die Motivation aufrechterhalten
Sogar unter idealen Umständen kann es geschehen, dass das Engagement Ihrer Teammitglieder nachlässt. Manche Menschen kommen mit der Strukturlosigkeit des Homeoffice einfach nicht zurecht, während andere erst in der direkten Kommunikation aufblühen und Schwierigkeiten haben, ohne beständiges Feedback und soziale Anregung produktiv zu bleiben.
Als Führungskraft werden Sie einen derartigen Motivationsmangel sowohl in der individuellen Leistung als auch bei den Teamergebnissen wahrnehmen. Wenn einzelne Mitarbeitende Probleme damit haben, Fristen einzuhalten und die erwartete Leistung zu bringen, behindert das auch den restlichen Teil des Teams. Sollte die Arbeit von Beschäftigten dauerhaft unter den Erwartungen liegen, müssen Sie sich eventuell von ihnen trennen.
Die Lösung: Kreative Motivationsmöglichkeiten finden
Diese Lösung mag allzu einfach wirken, kann aber – bei richtiger Anwendung – sehr hilfreich sein. Fragen Sie zuallererst Ihr Team, was es motiviert. Arbeiten die Teammitglieder am besten unter Druck? Passen Sie die Arbeitsabläufe entsprechend an und verkürzen Sie Abgabefristen und Arbeitszyklen.
Arbeiten manche Personen lieber für sich, während andere gerne in Projekten zusammenarbeiten? Versuchen Sie, Aufgaben entsprechend zuzuweisen, damit jedes Teammitglied an Projekten arbeitet, die ihm von Art und Arbeitsweise entgegenkommen.
Eine weitere Möglichkeit, Anreize für Mitarbeitende zu schaffen, ist bestimmte Arbeitsaufgaben spielerisch zu gestalten. Sie können Fortschritte auf die verschiedenste Weise belohnen, indem Sie etwa Punkte für eingehaltene Abgabefristen und gelöste Probleme vergeben. Am Ende der Woche erhält dann die Person mit der höchsten Punktzahl einen Preis.
Dabei sorgt Gamifizierung nicht nur für Motivation, sondern verleiht auch alltäglichen Routineaufgaben einen gewissen Reiz. Achten Sie jedoch ganz unabhängig von der konkreten Ausgestaltung darauf, die Möglichkeiten so zu wählen, dass nicht noch mehr Stress, Ablenkungen oder Arbeit entstehen.
Die Leitung von ortsunabhängig arbeitenden Teams kann auch für die versierteste Führungskraft herausfordernd sein. Wenn Sie jedoch die obigen Best Practices umsetzen, können Sie einige der häufigsten Herausforderungen lösen, mit denen Manager, die Remote-Teams leiten, konfrontiert sind. Ihr Lohn ist ein zufriedeneres und produktiveres Team, und Sie erleichtern sich letztendlich selbst die Arbeit.
