プロジェクト、プロセス、ルーチンワークに関して、どのように組織の効率化を推進すればよいのでしょうか。
それは、ワークマネジメントを理解することから始まります。
ワークマネジメントとは、成果やパフォーマンスの向上を目的に、情報の移動やビジネスプロセスの実行に構造化されたワークフローを適用することです。
ワークフローとは、タスクやアクティビティの開始から終了までに必要なステップを順序立てて、人々がどのように仕事を完了させらるかを説明するものです。ワークフローを定義することで、手順を合理化し、チームメンバーが正しいプロセスに従ってタスクやアクティビティを完了することを保証します。
タスクやチームメンバー間の仕事の流れを分析することで、非効率なプロセスを明らかにし、業務を改善することができます。例えば、人が仕事で費やす時間の60%は、情報の検索や既存の作業の重複など、価値の低い活動に費やされています。
このような低価値の活動は、生産性に影響を与え、より影響力のある仕事から時間を奪うため、収益に悪影響を及ぼします。その結果、プロジェクトの遅延、納期の遅れ、ワークロードのアンバランスが生じます。
この記事では、ワークフロー管理の利点、プロジェクト管理との違い、ワークマネジメント戦略に含めるべき内容、そして MindManager® などのツールを使用してワークフローとタスクをよりよく整理し、効率的なワークマネジメント計画を実現する方法について説明します。
ワークマネジメントツールの利点
ワークマネジメントは、個人やチームのワークフローに関連するプロセスや手順を簡素化し、自動化します。繰り返し行われる作業を合理化し、ボトルネックを特定することで、ワークマネジメント戦略はワークフローの効率を向上させます。
ワークマネジメントツールが組織にもたらすメリットは、以下のように多岐にわたります。
手作業の削減
ワークマネジメント戦略は、人々がどのようにタスクを完了させるかに焦点を当てており、これにはジョブアクティビティの自動化や手作業の削減が含まれます。例えば、文書の回覧、データ入力、顧客とのコミュニケーションなどの反復作業を自動化することができます。ワークフローを自動化することで、業務に必要な時間、費用、リソースを削減し、より価値の高い業務に集中することができます。
責任の明確化
業務に取り組むすべての人が、ワークマネジメントにより、さまざまな役割を認識します。どのような作業が必要なのか、誰がどの部分を担当するのか、いつまでに作業を完了させなければならないのかを明確にすることで、コミュニケーションの断絶をなくすことができます。責任を明確に定義することで、チームメンバー間の信頼関係を築き、生産性と結束力を向上させることができます。
効率アップ
ワークフローをマップ化することで、組織のプロセスの弱点を把握することもできます。例えば、冗長な業務や過度に時間のかかる業務を特定することで、業務を効率化することができます。
柔軟な意思決定
ワークフローを見える化することで、企業の適応性が高まります。ワークマネジメントは、リソースとタスクの割り当てに柔軟性を持たせ、タスクの複雑さやプロセスの変更などに基づいて、ワークフローを簡単に定義、整理、変更できるようにします。
協働の強化
リモートワークを導入する企業が増える中、バーチャル・コラボレーション・ツールは、人々がどこにいてもつながりを保つことができます。チームメンバーは、ファイルの共有、ドキュメントの承認、タスクやプロジェクトに対するフィードバックの提供など、単一のプラットフォーム上でリアルタイムに共同作業を行うことができます。
ワークマネジメントを成功させるために必要なこと
一般的なワークフローは、「入力」「変換」「出力」の3つの主要な要素で構成されています。
- 「入力」は、タスクを完了するために必要な材料など、ワークフローを動かすものです。
- 「変換」は、ワークフローを通じて入力されたものを動かす特定のアクションです。
- 「出力」は、入力とそれに対応する変換の結果です。出力は、タスクが様々なステージを経る際に、ワークフロー全体を通じて生まれ、また、ワークフローが完了したときの最終結果でもある。
すべてのプロセスはこれらのコンポーネントで構成されていますが、入力、変換、および出力の複雑さと組み合わせは大幅に異なる可能性があります。
ワークマネジメントを業務に組み込む方法は数多くあり、ワークフローの種類やその複雑さによって、戦略に含まれる内容も変わってきます。
一般的に、効果的なワークマネジメント計画では、以下の要素を念頭に置いてください。
プロセス選択
まず、プロセス、プロジェクト、案件のワークフローなど、作業の種類を決定する必要があります。作業要件、作業方法、作業時間、作業頻度などに関して、作業内容を明確にすることで、全員が同じ考えを持つことができます。
情報を収集
ワークフローに組織のニーズを正確に反映させるためには、プロセスを構成する各タスクやアクティビティをどのメンバーが担当するかについて、さまざまな担当者や部署から見識やフィードバックを収集する必要があります。
責任の所在を明確
タスクの実行（または満足のいく完了）に対して責任を持つ様々な利害関係者を特定することが重要です。ワークフローには、人、システム、または機械の組み合わせが含まれる可能性があり、タスクの責任を詳細なレベルで定義することは、重複を排除するのに役立ちます。
ワークフローを図式化
アクティビティの流れとタスクの委任を確認したら、次はデータを説得力のあるビジュアルに変換します。ワークフロー図では、シンボルや図形を使ってさまざまなステップを定義し、作業がどのように実行されるかについての貴重な情報を提供することができます。
結果分析
組織のワークフローを図式化したら、潜在的な問題箇所を簡単に特定できます。ボトルネック、時間のかかるプロセス、その他の非効率的な部分を探します。利害関係者と協力して、不要なステップやコミュニケーションギャップなど、ワークフローの問題を理解し、それに応じてワークマネジメント戦略を修正します。
ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの違い
ワークマネジメント計画を立てる際には、プロジェクトマネジメントの違いを理解することが重要です。この2つの用語は同義で使われることが多いですが、その範囲と機能には大きな違いがあります。
プロジェクトは、ユニークで、最終的な目標が定義されており、特定の期間内に作成されます。ワークフローは、毎回同じように実行されるように設計された、反復的で機能的なプロセスです。
ワークマネジメントは、様々なワークフローの組織と調整役にあてはめられます。一方、プロジェクトマネジメントは、特定のプロジェクト要件に基づいた複雑で階層化されたプロセスです。
企業が成果を上げるためには、ワークマネジメントとプロジェクトマネジメントの両方が必要です。すべてのプロジェクトにはワークフローがあり、ワークマネジメントによってプロセスを円滑に進め、期限内・予算内に収めることが必要です。
重要なのは、ワークマネジメントは、組織全体で行われるさまざまなタスクを包括的に管理することです。これにより、次のような繰り返し行われるプロセスを効率化し、ワークロードを管理することが明確になります。
- 従業員の社員研修
- リソースの割り当て
- タスクの委任
- ドキュメントの保管と共有
- 作業、予算、要求の確認と承認
MindManager によるワークフローとタスクの整理
MindManager® は、作業管理戦略強化を、わかりやすくアレンジ可能なワークフロー図によって実現します。これらの図や図式は、フローチャート、スイムレーン図など、ワークフローを見える化する複数の方法を提供します。この多様なテンプレートを使用し、アレンジして、様々なビジネスニーズに合わせてタスクやワークフローの図式化することができます。
MindManager は、従業員がリモート、オンサイト、またはハイブリッドでも、はたまた移動中であってもワークフロー図によってチームのつながりを維持します。実際、MindManager Go モバイルアプリを使用すると、ユーザーはモバイルデバイスでワークフロー図を表示および誘導することができます。このアプリを MindManager Snap と組み合わせると、ワークフロー経由でコンテンツを簡単にキャプチャ、保存、および共有できます。
ワークマネージメント戦略に MindManager をお試しください。30 日間無料でお試しいただけます。
この記事は、Work management: What it is and why you need a work management strategy | APRIL 20, 2022 を翻訳したものです。
