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リモートチームのよくある課題と解決法ベスト・プラクティス5選

著者: エミリー・フィンレイ

2020年の初めには、アメリカの労働者の約17%しかフルタイムでリモートワークをしていませんでした。しかし、2020年4月には、44%の従業員が自宅で仕事をしています。

多くのオフィスが再開され、従業員がオフィスに戻ってきました。とはいえ、リモートワークは毎日の生活の中で大きな役割を果たしています。実際、2021年にはアメリカの労働者の約27%が完全なリモートワークになると予想されています。

管理職にとって、このシフトは新たな戦略を必要とします。リモートワークでは、チームをうまく管理することの難しさに加え、新たな課題が加わります。最も一般的な課題には、以下のようなものがあります。

  • 散漫になることへの対処。
  • 孤立感。
  • 健康的なワークライフバランスの維持。
  • モチベーションを維持すること

リモートチームのマネジメントに慣れていない方は、このようなチーム内の問題を解決することに圧倒され、能力不足を感じるかもしれません。あなたが自分の立場を理解できなければ、チームは混乱し、集中力を欠き、生産性が低下します。

あなたが何年もリモートチームを管理してきたとしても、従業員はこれまでに経験したことのない問題に直面している可能性があります。パートナーや配偶者もリモートで仕事をしているかもしれないし、子供や他の家族の面倒を見なければならないかもしれないし、最近の世界で起こっていることで、みんながより多くのストレスを抱えているかもしれない。

つまり、マネージャーは誰でも、この記事で紹介されているベスト・プラクティスを利用して、チームをより効果的にリードすることができるのです。それは、チームのメンバーがタスクに集中し、モチベーションを保ち、次のプロジェクトに取り組む準備を整えることです。

課題 散漫になることへの対処

リモートワークをパロディ化したコマーシャルを見たことがある人は多いと思います。これらの描写は誇張されていますが、いくつかの真実があります。

多くの人にとって、リモートワークは、仕事から家での出来事に焦点を移す機会を無限に与えてくれます。

親は隣の部屋や足元で子供が大声で遊んでいるかもしれません。同居人は、勤務時間中に静かにしてほしいという要求を無視するかもしれません。宅配便が届いたり、洗濯物を畳まなければならなかったりと、1日の大半を費やしてしまうような邪魔者がたくさんいるかもしれません。

集中力を取り戻すことができなかったり、時間管理がうまくできなかったりすると、これらの妨害行為に何時間も費やしてしまい、一日の終わりにはほとんど何も見せてくれないかもしれません。

解決策 作業空間のガイドラインを作る

従業員には常に生産性を高めてもらう必要がありますが、そのためには頻繁に起こる散漫を確実に遮断する方法を見つける必要があります。そのためには、チームがより良いリモート作業空間を作るためのガイドラインを作成するのが一つの方法です。ガイドラインには次のようなものがあります。

  • ドアのある専用の部屋を用意する: 仕事をするためだけの独立したスペースを作ることで、社員は集中して仕事に取り組むことができます。机や椅子、追加のモニターなど、ホームオフィスを設置するために必要な機器を購入するための奨学金を社員に提供し、自宅スペースをオフィスのようにすることを検討します。
  • 自宅以外にワークスペースを設ける: このような社員には、コワーキングスペース(WeWorkなど)で過ごすための奨学金を与え、より仕事しやすい環境を整えることを検討します。

散漫になる原因がスケジュールにある場合(例:子供を学校に送り迎えするために毎日私用外出時間を取る必要がある)、必要な休憩時間を確保するために始業時間を早くしたり、終業時間を遅くしたりして、これらのタスクに参加できるようなスケジュールをチームメンバーと一緒に作るようにしましょう。

勤務時間を調整することで、従業員は仕事とプライベートのどちらかを犠牲にしなければならないと感じることなく、仕事とプライベートの両方に全力で取り組むことができます。

課題 孤立感

リモートワーカーの孤独感にはさまざまな形があります。ある人は孤独を感じ、社会的な孤立を経験します。また、目標設定などのチームの決定に自分が含まれていないと感じ、不満を抱く人もいます。

また、時差やスケジュールの違いから同僚との関係が築けず、リモートチームのコラボレーションに影響を与える社員もいるでしょう。

解決策 より強い関係を築く

まず、コミュニケーションのためのツールやポリシーを評価します。誰もが簡単に連絡を取り合ってチャットをすることができるでしょうか?チームの意思決定に適切な人を参加させていますか、それとも結果だけを送っていますか?

協働を妨げたり、仲間はずれにされていると感じたりするようなギャップがないかを確認します。適切なツールがない場合は、チャットツールやコラボレーションツールなどの適切な方法を見つけ、チームが簡単にコミュニケーションできるようにします。

チームがより一体感を持つために何が必要かを把握したら、より良いつながりを促すための新しいポリシーを作りましょう。まだ予定が決まっていない場合は、週に一度、チームを集めてミーティングを行い、重要なニュースを話し合ったり、チームの意思決定を行ったりしましょう。

また、一人一人と個別に会って様子を見たり、チームの仲間意識や協働を向上させる方法について意見や提案をもらったりすることもできます。

最後に、孤立感や断絶感を払拭するために、ソーシャルイベントを予定することを検討します。このようなイベントには様々な形がありますが(例:バーチャル・ハッピーアワー、脱出ゲーム、マルチプレイヤー・ゲームなど)、常にチームを一つにまとめることが大切です。

効果的な集まりのためには、全員が参加する必要があるので、全員が楽しめる方法を見つけるようにしてください。

課題 ワーク・ライフ・バランスの維持

オフィスで働く場合、健全性を維持するのははるかに簡単です。出社して仕事が始まり、退社して仕事が終わります。しかし、在宅業務の場合は、同じように明確な境界線はありません。

あなたのチームが9時から5時までの典型的なスケジュールに従っていたとしても、彼らは物理的にオフィスを「離れる」ことはありません。そのため、残業したり、プライベートな時間にメールをチェックしたり、仕事のことを考えすぎたりすることがあります。

これらの境界線が曖昧になるだけでなく、不健全なワークライフバランスは燃え尽き症候群を引き起こします。特に、孤独や断絶を感じている従業員は、精神的・肉体的な問題を経験し、幸福感に影響を与える可能性が高くなります。また、仕事のパフォーマンスが低下することもあります。

従業員は、自分が一生懸命働いていないように見られるように、仕事との線引きを設けることに躊躇し、終わりのないサイクルに陥ってしまうかもしれません。

解決策 仕事との線引きを決め、徹底する

リモートワーカーを管理する場合、あなたには最適な仕事環境を作る責任があります。チームが経験するすべてのストレス要因に対処することはできませんが、日々の仕事が心身の健康に与える影響を最小限に抑えるために、仕事との戦引きを定め実施することができます。

境界線を設定・施行するためのヒントは以下の通りです。

  • 営業時間外の仕事について期待することを伝える。就業時間外にメールの返信をすることを期待していますか?締め切りを守るために時間外労働が必要なプロジェクトの方針は?これらの状況に対する期待値を決定し、チームに明確に伝えましょう。
  • ワーク・ライフ・バランスの重要性を模範とする。時間外にメールを送ったり、週末にプロジェクトに取り組んだりせず、定期的に個人的な休暇(有給休暇)を取ることで、チームの他のメンバーに模範を示しましょう。
    「週末には仕事のメールを送らない」「月曜日には会議をしない」などのポリシーを導入し、チームが守るべき明確な線引きを設けることを検討してください。
  • チームメンバーと定期的に連絡を取り合いましょう。週に一度の個人面談では、社員がどのように過ごしているか、仕事とプライベートのバランスをとるために何かできることはないかを尋ねます。改善すべき点を見つけられるよう、率直なフィードバックを得たい場合は、匿名のアンケートをチームに送ることも考えられます。

最も重要なのは、常に期待値を明確に伝えることです。状況によっては、既存の仕事の境界を調整する必要があります。

例えば、緊急のプロジェクトで数日間「全員参加」を求められ、ほとんどの社員が少し遅くまで仕事をしなければならない場合があります。

このような場合は、一時的なものであることをチームに伝え、プロジェクトが終了したら、通常の勤務時間に戻るように伝えます(ご褒美として1日休みを与えることも検討してみてください)。

課題 モチベーションの維持

どんなに良い状況であっても、社員が仕事に集中できない場合があります。リモートワーカーの中には、自宅での仕事のような仕組みがないことに慣れていない人もいるでしょうし、直接会ってコミュニケーションをとることが好きな人は、一貫したフィードバックや社会的な刺激がないと物事をやり遂げることができないかもしれません。

マネージャーとしては、このようなモチベーションの低下が、個人のパフォーマンスとチームの結果の両方に反映されることになるでしょう。締め切りを守れず、期待通りの成果を上げられない社員は、チームの他のメンバーの足を引っ張ります。期待通りの仕事ができない社員は、解雇せざるを得ないかもしれません。

解決策 チームのモチベーションを高める方法を創造する

この解決策は単純すぎるように見えるかもしれませんが、うまく使えば強力なものになります。まず、チームのモチベーションを高めるものは何かを聞いてみましょう。従業員はプレッシャーの中で最もよく働くのでしょうか?締め切りや作業サイクルを短くするなど、ワークフローを調整してみましょう。

独立して仕事をするのが好きな社員と、共同でプロジェクトに取り組むのが好きな社員がいないでしょうか?チームメンバー全員が自分の好きなタイプのプロジェクトを好きな方法で進められるように、適宜プロジェクトを任せるようにしましょう。

従業員にインセンティブを与えるもう一つの方法は、特定の仕事をゲーム化することです。締め切りを守ったり、問題を解決したりしたときにポイントを与えるなど、進捗状況に応じて複数の方法で報酬を与えることができます。週の終わりには、最も高いスコアを出した人に賞品を提供することもできます。

ゲーム化は、モチベーションを高めるだけでなく、日常の平凡な仕事に楽しみを与えます。どのような解決策をとるにしても、ストレスや気晴らしを増やしたり、やるべきことを増やしたりしないように注意してください。

遠隔地のチームを管理することは、どんなに熟練した管理者にとっても難しいことです。しかし、上記のベストプラクティスを実践することで、リモートマネージャーが直面する最も一般的な課題のいくつかを解決することができ、結果的にチームをより幸せに、より生産的にすることができ、最終的にはあなたの仕事をより簡単にすることができるのです。

MindManagerセールスチーム
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